Transformez vos e-mails en tâches ou en commentaires exploitables en les transférant via une URL unique dans une tâche ou une Liste.
Vous pouvez aussi envoyer des e-mails depuis des tâches dans votre Environnement de travail !
Ce dont vous aurez besoin
- Vous pouvez créer des tâches et des commentaires par e-mail avec tous les abonnements ClickUp.
- Les invités peuvent créer des tâches et ajouter des commentaires par e-mail si l'adresse e-mail unique leur a été partagée, mais ils ne peuvent pas la consulter dans ClickUp.
- Pour les flux d'intégration, nous recommandons d'utiliser l'API ClickUp plutôt que l'e-mail pour créer de grandes quantités de tâches. L'automatisation de cette fonctionnalité n'est pas encore prise en charge.
Créer des tâches par e-mail
Pour créer une tâche par e-mail :
- Depuis la barre latérale Accueil ou la barre latérale des Espaces, survolez une Liste.
- Cliquez sur l'icône points de suspension ...
- Cliquez sur E-mail vers la Liste. Les adresses e-mail sont propres à chaque utilisateur.
- Dans la fenêtre modale Joindre des e-mails, cliquez sur Copier.
- Cochez la case Ignorer cette fenêtre et copier le lien à chaque fois pour copier le lien par défaut. Enregistrez les adresses de tâche et de Liste dans vos contacts pour créer des tâches depuis n'importe où.
- Rédigez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la Liste dans le champ destinataire. Complétez l'e-mail avec les détails de la tâche que vous souhaitez ajouter.
- Une fois l'e-mail envoyé, la tâche est créée. L'e-mail est joint en pièce jointe à la tâche. Les tâches créées par e-mail vous ajoutent automatiquement en tant qu'abonné, quels que soient vos paramètres de notification.
Si un utilisateur crée une tâche par e-mail sans avoir de compte ClickUp associé dans l'Environnement de travail, le propriétaire de la Liste est ajouté en tant qu'abonné.
Détails des tâches créées par e-mail
Ajoutez des détails à la tâche via l'objet et le corps de l'e-mail. Voici les détails de tâche que vous pouvez ajouter en envoyant un e-mail à une adresse de Liste ClickUp :
| Détail de la tâche | Description |
| Nom de la tâche | L'objet de l'e-mail devient le nom de la tâche. |
| Description de la tâche | Le corps de l'e-mail devient la description de la tâche. L'adresse e-mail de l'expéditeur apparaît également dans la description de la tâche. |
| Attribuer | Utilisez des balises dans l'objet de votre e-mail pour attribuer la tâche : • <assign me> attribue la tâche à l'utilisateur ClickUp associé à l'adresse e-mail depuis laquelle vous envoyez. • <assign example@email.com\> attribue la tâche à l'utilisateur ClickUp associé à l'adresse e-mail example@email.com. Pour définir plusieurs personnes assignées, incluez plusieurs balises <assign> dans l'objet. |
| Étiquettes | Utilisez <tag nom_étiquette_ClickUp> dans l'objet pour ajouter une ou plusieurs étiquettes. Si l'étiquette n'existe pas, ClickUp en crée automatiquement une nouvelle. |
| Date d'échéance | Utilisez une balise dans l'objet pour définir la date d'échéance de la tâche. Vous pouvez utiliser le langage naturel pour définir la date d'échéance : • <due next Friday> • <due 20th of August 2021> Pour définir une heure d'échéance, utilisez la syntaxe suivante : <due mm/dd/yyyy at 2pm>. |
| Pièces jointes | Les pièces jointes de l'e-mail sont ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche. Les images présentes dans le corps de l'e-mail sont également ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche. En raison des limitations d'AWS, la taille totale des pièces jointes par e-mail doit être inférieure à 10 Mo. |
| Créé par | L'adresse e-mail de l'expéditeur est automatiquement ajoutée au champ Créé par de la tâche. |
Réinitialiser l'adresse e-mail
Pour réinitialiser l'adresse e-mail de la Liste utilisée pour créer des tâches :
- Depuis la barre latérale Accueil ou la barre latérale des Espaces, survolez une Liste.
- Cliquez sur l'icône points de suspension ...
- Cliquez sur E-mail vers la Liste.
- Dans la fenêtre modale Créer des tâches par e-mail, cliquez sur l'icône de réinitialisation.
Ajouter des commentaires par e-mail
Pour ajouter un commentaire à une tâche par e-mail :
- Ouvrez une tâche.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône points de suspension ...
- Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche. Les adresses e-mail sont propres à chaque utilisateur.
- Cliquez sur Copier pour copier l'adresse de cette tâche.
- Cochez la case Ignorer cette fenêtre et copier le lien à chaque fois pour copier le lien par défaut.
- Rédigez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la tâche dans le champ destinataire. Tout le texte ajouté à l'e-mail sera inclus dans le commentaire de la tâche.
- Une fois l'e-mail envoyé, le commentaire est créé. Une copie de l'e-mail est automatiquement jointe au commentaire en tant que pièce jointe HTML. L'adresse e-mail de l'expéditeur s'affiche sur les commentaires créés par e-mail. Si l'e-mail correspond à un utilisateur de l'Environnement de travail, son avatar et son nom sont affichés.
Lorsque vous répondez à un commentaire créé par e-mail, vous pouvez choisir de répondre sous forme de commentaire dans ClickUp ou d'envoyer une réponse par e-mail via le ClickApp E-mail.
Réinitialiser l'adresse e-mail
Pour réinitialiser l'adresse e-mail de la tâche utilisée pour créer des commentaires :
- Ouvrez une tâche.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône points de suspension ...
- Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche.
- Dans la fenêtre modale Joindre des e-mails à cette tâche, cliquez sur l'icône de réinitialisation.
Ajouter des commentaires via les e-mails de notification
Si vous répondez à des e-mails de notification ClickUp, votre réponse est ajoutée en tant que commentaire à la tâche pour laquelle vous avez reçu une notification. Une copie de l'e-mail est automatiquement jointe au commentaire en tant que pièce jointe HTML.
Vous devez utiliser l'adresse e-mail associée à votre compte ClickUp pour répondre aux notifications.
Sécurité de l'intégration e-mail ClickUp
Appliquez ces bonnes pratiques pour sécuriser vos e-mails.
Résolution des problèmes
Si vous recevez un message d'erreur lorsque vous essayez de créer des tâches ou des commentaires par e-mail, vérifiez que l'adresse e-mail n'a pas été réinitialisée.