Gestionar los estados de tarea predeterminados de ClickUp. O crea estados de tarea personalizados para adaptarlos a tu flujo de trabajo.

Tanto si gestionas aprobaciones de recursos creativos como historias de usuario desde la ideación hasta la finalización, los estados mantienen el trabajo organizado y el progreso transparente.

Qué necesitas

• Propietarios, miembros y administradores pueden crear, editar y eliminar estados por defecto.

• Los planes Business Plus y Enterprise Planes pueden utilizar permisos avanzados para controlar si miembros e invitados pueden crear, editar y eliminar estados.

  • Necesitas los permisos avanzados Eliminar elementos y Modificar estados para eliminar estados.

Estados 

Crea estados en espacios, carpetas o listas. O reutiliza estados creando plantillas de estado.

Agrupaciones de estados de tareas

Existen tres grupos de estados predeterminados.

Sin iniciar es un cuarto grupo de estados que se activa mediante una ClickApp. 

Los tres grupos de estado predeterminados son:

• Activa: tareas en las que se está trabajando actualmente.
• Terminada: tareas que se han terminado, pero que todavía no se pueden cerrar. Por ejemplo, si se ha completado toda la parte de ingeniería de una tarea de sprint, pero los equipos de redacción técnica y de marketing aún necesitan acceso a ella.
  • Las tareas de este grupo de estados no se consideran atrasadas.
  • Las posibles dependencias se eliminan al aplicar este estado.
• Cerrada: tareas que se consideran totalmente finalizadas.
  • Completada es el estado Cerrado predeterminado. 
  • No puedes crear estados Cerrados personalizados, pero puedes renombrarlo.

En la vista Lista, las tareas cerradas se ocultan de forma predeterminada. Si quieres que se muestren, haz lo siguiente:

1. Haz clic en el botón Mostrar cerradas , ubicado en la parte superior de la vista Lista. Cuando el botón está activado, se resalta y se muestra un desplegable.  
   • Desde el desplegable, puedes seleccionar Subtareas.
   • También puedes hacer clic en la x en la esquina superior derecha del botón Mostrar cerradas para ocultar rápidamente las tareas.
2. Las tareas cerradas se muestran en tu lista.
3. Haz clic en el botón Mostrar elementos cerrados para ocultar estas tareas otra vez.

Para garantizar la consistencia en todo tu entorno de trabajo, se proporcionan los estados Pendiente y Completada para marcar el inicio y el fin de tus flujos de trabajo.

Crea estados personalizados

Cuando crees un espacio, se te pedirá que definas estados para las tareas.

Puedes aprender cómo Crear tus Estados en la Universidad de ClickUp.

Los estados personalizados no aparecerán en el nivel Todo. El nivel Todo solo muestra estados que existen en todos los niveles de la jerarquía.

Las carpetas y las listas pueden tener estados diferentes para sus tareas. Por defecto, sus tareas siguen la jerarquía de estados:

• Las carpetas y listas creadas en un espacio heredan los estados de dicho espacio.

• Las listas heredan los estados de la carpeta donde residen.

• Las listas que no pertenecen a ninguna carpeta heredan los estados de su espacio.

  Puedes crear espacios personalizados para cualquier tipo de estado, excepto para el estado Cerrada.

Los colores de estado son consistentes con la ubicación donde fueron creados. Si trasladas una tarea a otra Lista con diferentes colores de estado, conservará el color de la Lista original.

Para definir estados personalizados cuando creas un espacio:

1. Cuando crees y nombres un Espacio, abre la pestaña de estados de tarea.
2. En el desplegable de plantilla de estado, selecciona Personalizado.
3. Debajo de cada grupo de estados, haz clic en Añadir estado para crear nuevos estados. Usa el tirador de arrastre situado a la izquierda de los estados para subirlos o bajarlos.

4. Escribe un nombre para el nuevo estado.

   Reordena los estados arrastrándolos hacia arriba o abajo con ayuda de los tiradores de arrastre disponibles a la izquierda.

5. Usa el selector de color para cambiar el color predeterminado. Haz clic en el icono del cuentagotas para ver más colores.
6. Haz clic en Guardar.

Para definir estados personalizados cuando creas una carpeta:

1. Cuando creas una carpeta, se abre el cuadro de diálogo Crear carpeta . Desde el cuadro de diálogo, abre la pestaña Estados y selecciona Usar estados personalizados.
2. sigue el mismo proceso que para definir los estados de un espacio.

Cuando creas una lista, también puedes definir flujos de trabajo personalizados para carpetas individuales. 

Modifica o elimina estados en la barra lateral y las vistas Lista o Tablero

Puedes renombrar, actualizar el color o eliminar plantillas de estado, personalizadas y predeterminadas.

Cuando elimines un estado de un espacio, carpeta o lista, se te pedirá que actualices las tareas y automatizaciones que estén utilizando dicho estado.

Para editar o eliminar estados desde la barra lateral:

1. En la barra lateral a la derecha del espacio, carpeta o lista, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .

2. Selecciona Ajustes del espacio, Ajustes de carpeta o Ajustes de lista.

3. Haz clic en Estados de lista o Estados de tarea.

4. Desde el cuadro de diálogo Editar estados en la sección Tipo de estado, selecciona Usar estados personalizados.
5. A la derecha del estado, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .
6. Selecciona Cambiar nombre, Cambiar color o Eliminar estado.
7. En la parte inferior derecha, haz clic en Aplicar cambios.

Para modificar o eliminar estados en la vista Lista:

1. En la vista Lista, a la derecha del nombre del estado, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .
   

2. Desde el menú de Opciones de agrupación, selecciona Editar estados.

3. Desde el cuadro de diálogo Editar estados , selecciona Usar estados personalizados.

4. A la derecha de un estado, haz clic en el icono de puntos suspensivos ....

5. Selecciona Cambiar nombre, Cambiar color o Eliminar estado.

A continuación, se describen los demás elementos del menú Opciones de grupo:

• Cambiar nombre: especifica otro nombre para el grupo de estados.
• Nuevo estado: abre una ventana modal donde puedes añadir un estado nuevo. Si vas a sumar un estado a una lista que hereda estados de una carpeta, también tendrás la opción de añadirlo a dicha carpeta.
• Contraer grupo: contrae el grupo que tiene el mismo estado.
• Ocultar estado: oculta ese estado en la vista Lista.
• Seleccionar todo: selecciona todas las tareas de la lista que tengan el mismo estado. Abre la barra de herramientas de acciones en lote donde puedes realizar cambios masivos en esas tareas.
• Contraer todos los grupos: contrae todos los grupos de estados.
• Automatizar estado: Haz clic en esta opción para crear una Automatización.

Para modificar o eliminar estados en la vista Tablero:

1. Bajo la barra de vistas, haz clic en Agrupar y selecciona Estado.  
2. En la parte superior derecha de una columna de estado, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .
3. En el menú desplegable, selecciona una de las siguientes opciones de estado:

• Colapsar grupo: Colapsa la columna del grupo de estados y la fija al lado de la vista.
• Archivar todo en este grupo: Archivar una tarea la elimina de la vista pero te permite restaurarla en cualquier momento. Todas las tareas se conservan y se pueden encontrar mediante una búsqueda.
• Automatizar estado: Haz clic en esta opción para crear una Automatización.
• Seleccionar todo: Selecciona todas las tareas en la Lista que compartan el mismo estado. Abre la barra de acciones en lote donde puedes realizar cambios masivos a esas tareas. 
• Cambiar nombre del estado: especifica otro nombre para el estado. Esta opción solo está disponible cuando estás visualizando un tablero donde todas las tareas tienen los mismos estados.
• Modificar estados: haz cambios en los estados de la lista que estás viendo. Esta opción solo se muestra en los tableros donde todas las tareas tienen los mismos estados.

Consulta todos los estados del espacio

Los propietarios y administradores pueden ver todos los estados del espacio en sus ajustes.

Sigue estos pasos para ver todos los estados del espacio:

1. Haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo, situado en la esquina superior izquierda.
2. Selecciona Ajustes, luego haz clic en Espacios.
   

Reordena los estados

Sigue estos pasos para modificar el orden de tus estados:

1. En la barra lateral expandida a la derecha del Espacio, Carpeta o Lista, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .

2. Selecciona Ajustes del espacio, Ajustes de carpeta o Ajustes de lista.

3. Haz clic en Estados de lista o Estados de tarea.

4. En la ventana modal de estados , haz clic en el tirador de arrastre disponible a la izquierda del estado para moverlo.