Captura el trabajo, alinea la estrategia, ejecuta con eficiencia y mejora continuamente tu pequeña empresa.

Captura y prioriza el trabajo

Captura todo lo que tu empresa tiene en marcha y deja que IA de Brain te ayude a priorizarlo.

Configura tu Entorno de trabajo

Crea una estructura clara en tu Entorno de trabajo usando Espacios, Carpetas, Subcarpetas y Listas.

• Crea o elige un Espacio para las operaciones de tu pequeña empresa. Por ejemplo, Operaciones o Trabajo con clientes.
• Crea Listas para los principales flujos de trabajo que gestionas, como Solicitudes de clientes, Pedidos e inventario e Ideas y mejoras.

Usa Formularios para capturar el trabajo entrante

Permite que los clientes y tu equipo creen tareas con todos los detalles necesarios usando Formularios.

1. Agrega una vista de Formulario a las Listas donde deben llegar las solicitudes o envíos externos. Por ejemplo, para recopilar consultas de clientes o pedidos de suministros.
2. Diseña tus Formularios para que cada envío cree una tarea con detalles clave como el solicitante, la urgencia, el tipo de solicitud y la fecha de vencimiento. Usa Campos personalizados para guardar tipos específicos de información del Formulario.

Si no tienes clara tu estructura ideal, empieza con una sola Lista de "Recepción" y un Formulario. Más adelante puedes dividirla en Listas más especializadas, a medida que identifiques patrones en el trabajo entrante.

Crea tareas para el trabajo no planificado

Puedes crear tareas desde cualquier lugar en ClickUp.

• Anima a tu equipo a crear tareas directamente desde las vistas o su Bandeja de entrada para el trabajo no planificado que no llega a través de un Formulario.
• Crea tareas desde cualquier lugar usando la barra de comandos de IA.

Lleva un registro de los puntos de acción de las reuniones

Haz que las reuniones sean mucho más productivas.

• Usa tareas recurrentes y Documentos para llevar a cabo reuniones eficaces.
• Usa Apuntes con IA durante las llamadas con clientes o las reuniones internas para que las decisiones, los seguimientos y los próximos pasos queden registrados automáticamente.

Alinea la estrategia y las metas con los OKR

Conecta el trabajo del día a día con las metas y los objetivos estratégicos de tu pequeña empresa.

1. Crea metas de negocio de alto nivel en una Lista dedicada. Por ejemplo: Aumentar los ingresos mensuales recurrentes o Reducir el tiempo de cumplimiento de pedidos.
2. Divide cada meta en indicadores medibles.
   • Usa Campos personalizados como los de número, dinero o casilla de selección para capturar indicadores simples.
   • Usa subtareas para planificar y ejecutar indicadores más detallados.
3. Crea Relaciones para conectar el trabajo en otras ubicaciones con tus metas.
4. Crea un Super Agent o usa IA de Brain para redactar Documentos de visión que expliquen cada meta, por qué es importante y cómo contribuye cada miembro del equipo.
5. Comparte estos Documentos en tu Espacio o Carpeta principal y fíjalos en las vistas para que todos puedan consultar la estrategia cuando lo necesiten.
6. Crea Paneles para visualizar el progreso de las metas con widgets de finalización de tareas, carga de trabajo y métricas clave.
7. Usa las vistas de Carga de trabajo para distribuir las asignaciones de forma equilibrada en tu equipo, y ajusta los responsables o las fechas de vencimiento cuando alguien esté sobrecargado.

Los Paneles funcionan mejor cuando las tareas se actualizan de forma constante. Haz que mantener los estados, las fechas y el registro del tiempo al día sea parte de la rutina de tu equipo, para que los informes reflejen la realidad.

Colabora, ejecuta y automatiza

Centraliza la colaboración y usa Automatizaciones y IA de Brain para que tu equipo avance más rápido.

1. Para cada flujo de trabajo principal (por ejemplo, Soporte al cliente o Cumplimiento de pedidos), crea una Carpeta, Subcarpeta o Lista donde convivan todas las tareas, Documentos y vistas relacionados.
2. Usa comentarios en las tareas, @menciones y Documentos adjuntos para mantener las discusiones y decisiones vinculadas directamente a cada elemento de trabajo.
3. Agrega Canales de Chat para conversaciones continuas, como #soporte-al-cliente o #sala-de-operaciones, y vincula los hilos importantes a las tareas.
4. Programa SyncUps regulares usando tareas o vistas de Calendario, y usa Apuntes con IA para que las notas de las reuniones y los puntos de acción queden guardados en ClickUp.
5. Configura Automatizaciones para gestionar actualizaciones rutinarias, como cambiar el estado de una tarea cuando se envía un Formulario o asignar una tarea cuando pasa a una nueva etapa.
6. Crea Super Agents para automatizar el trabajo, incluidas actualizaciones de estado, seguimientos e informes de progreso según tus instrucciones.
7. Usa los resúmenes de IA en tareas y Documentos para ponerte al día rápidamente en hilos largos y decidir qué hacer a continuación sin tener que leer cada comentario.

Empieza con un conjunto pequeño de Automatizaciones (por ejemplo, asignaciones y cambios de estado) antes de incorporar Super Agents. Así el sistema se mantiene fácil de entender mientras validas tu proceso.

Captura el conocimiento y escala lo que funciona

Convierte los flujos de trabajo exitosos en plantillas y conocimiento reutilizables para que tu empresa pueda crecer de forma consistente.

1. Identifica los procesos que repites con frecuencia, como la incorporación de clientes, los informes mensuales o la configuración de nuevas contrataciones.
2. Convierte la mejor versión de cada proceso en una plantilla de tarea, una plantilla de Documento o una combinación de ambas.
3. Guarda las plantillas en una Carpeta o Espacio dedicado para poder actualizar fácilmente la versión en el Centro de plantillas.
4. Usa Documentos para redactar POE sencillos que describan cuándo usar cada plantilla y cómo se ve el resultado final.
5. Usa Paneles para ver qué flujos de trabajo ahorran más tiempo o generan más ingresos.
6. Cuando encuentres una variación exitosa de un flujo de trabajo, actualiza tus plantillas y POE para que las mejoras se conviertan en el estándar.

Revisa tus plantillas con regularidad. A medida que tu empresa crece, es posible que necesites distintos campos, vistas o Automatizaciones para adaptarte a nuevos productos, servicios o estructuras de equipo.

Reporta, aprende y mejora continuamente

Usa los informes unificados y IA de Brain para monitorear el rendimiento e impulsar mejoras continuas.

1. Crea Paneles que reúnan métricas como tasas de finalización de tareas, trabajo vencido, canal de ventas y volumen de soporte.
2. Agrega AI Cards o resúmenes con IA a tus Paneles para generar resúmenes rápidos, actualizaciones semanales o vistas ejecutivas.
3. Usa filtros en las tarjetas de Lista de tareas para destacar las tareas vencidas, los cuellos de botella por persona asignada o estado, y las tendencias en Listas o Espacios.
4. Programa una reunión de revisión recurrente donde abras estos Paneles, analices los hallazgos y registres los puntos de acción como tareas.
5. A medida que hagas cambios basados en los hallazgos, actualiza tus metas, plantillas y Automatizaciones para que el sistema refleje tu modelo operativo más reciente.

Mantén tus informes simples al principio. Concéntrate en un conjunto pequeño de métricas que muestren claramente si tu empresa está mejor este mes que el anterior, y amplía el alcance a medida que te sientas más cómodo con los Paneles y los informes de IA.