Capturez votre travail, alignez votre stratégie, exécutez efficacement et améliorez continuellement votre petite entreprise.

Capturer et prioriser le travail

Capturez tout ce sur quoi votre entreprise travaille et laissez IA Brain vous aider à le prioriser.

Configurer votre Environnement de travail

Créez une structure pertinente dans votre Environnement de travail en utilisant des Espaces, des Dossiers, des sous-dossiers et des Listes.

• Créez ou choisissez un Espace pour les opérations de votre petite entreprise. Par exemple, Opérations ou Travail client.
• Créez des Listes pour les principaux flux de travail que vous gérez, comme Demandes clients, Commandes & Inventaire et Idées & Améliorations.

Utiliser des Formulaires pour capturer le travail entrant

Permettez à vos clients et à votre équipe de créer des tâches avec des informations détaillées grâce aux Formulaires.

1. Ajoutez une vue Formulaire aux Listes où les demandes ou soumissions externes doivent arriver. Par exemple, pour collecter des demandes clients ou des commandes de fournitures.
2. Concevez vos Formulaires de façon que chaque soumission crée une tâche avec les informations clés : demandeur, urgence, type de demande et date d'échéance. Utilisez des champs personnalisés pour stocker des types d'informations spécifiques issus du Formulaire.

Si vous n'êtes pas sûr(e) de la structure idéale, commencez avec une seule Liste « Réception » et un seul Formulaire. Vous pourrez ensuite la diviser en Listes plus spécialisées au fur et à mesure que vous repérerez des tendances dans votre travail entrant.

Créer des tâches pour le travail ponctuel

Vous pouvez toujours créer des tâches depuis n'importe où dans ClickUp.

• Encouragez votre équipe à créer des tâches directement depuis les vues ou leur Boîte de réception pour tout travail ponctuel qui ne passe pas par un Formulaire.
• Créez des tâches depuis n'importe où grâce à la barre de commandes IA.

Suivre les actions issues des réunions

Rendez vos réunions vraiment productives.

• Utilisez des tâches récurrentes et des Documents pour animer des réunions efficaces.
• Utilisez l'IA de prise de notes lors des appels clients ou des réunions internes pour que les décisions, les points de suivi et les prochaines étapes soient capturés automatiquement.

Aligner la stratégie et les objectifs avec les OKR

Connectez votre travail quotidien aux objectifs et aux priorités stratégiques de votre petite entreprise.

1. Créez des objectifs métier de haut niveau dans une Liste dédiée. Par exemple : Augmenter le chiffre d'affaires mensuel récurrent ou Réduire le délai de traitement des commandes.
2. Décomposez chaque objectif en cibles mesurables.
   • Utilisez des champs personnalisés comme les champs personnalisés Nombre, Argent ou Case à cocher pour capturer des cibles simples.
   • Utilisez des sous-tâches pour planifier et exécuter des cibles plus détaillées.
3. Créez des Relations pour relier le travail situé dans d'autres emplacements à vos objectifs.
4. Créez un Super Agent ou utilisez IA Brain pour rédiger des Documents de vision qui expliquent chaque objectif, pourquoi il est important et comment les membres de l'équipe y contribuent.
5. Partagez ces Documents dans votre Espace ou Dossier principal et épinglez-les dans des vues pour que chacun puisse consulter rapidement la stratégie.
6. Créez des Tableaux de bord pour visualiser la progression des objectifs avec des widgets de complétion de tâches, de charge de travail et d'indicateurs clés.
7. Utilisez les vues Charge de travail pour équilibrer les attributions au sein de votre équipe en ajustant les responsables de tâches ou les dates d'échéance quand quelqu'un est surchargé.

Les Tableaux de bord sont plus efficaces quand les tâches sont mises à jour régulièrement. Intégrez à la routine de votre équipe la mise à jour des statuts, des dates et du suivi du temps afin que les rapports reflètent la réalité.

Collaborer, exécuter et automatiser

Centralisez la collaboration et utilisez les Automatisations et IA Brain pour permettre à votre équipe d'avancer plus vite.

1. Pour chaque flux de travail principal (par exemple, Support client ou Traitement des commandes), créez un Dossier, un sous-dossier ou une Liste où toutes les tâches, Documents et vues associés sont regroupés.
2. Utilisez les commentaires de tâches, les @mentions et les Documents joints pour garder les discussions et les décisions directement liées à chaque élément de travail.
3. Ajoutez des canaux de Discussion pour les conversations continues, comme #support-client ou #cellule-ops, et liez les fils importants aux tâches.
4. Planifiez des SyncUps réguliers à l'aide de tâches ou de vues Calendrier, et utilisez l'IA de prise de notes pour que les comptes rendus de réunion et les actions à mener soient enregistrés dans ClickUp.
5. Configurez des Automatisations pour gérer les mises à jour de routine, par exemple modifier le statut d'une tâche lorsqu'un Formulaire est soumis ou attribuer une tâche lorsqu'elle passe à une nouvelle étape.
6. Créez des Super Agents pour automatiser le travail, notamment les mises à jour de statut, les points de suivi et les rapports d'avancement, selon vos instructions.
7. Utilisez les résumés IA dans les tâches et les Documents pour vous mettre rapidement à jour sur les longs fils de discussion, puis décidez de la prochaine action sans avoir à lire chaque commentaire.

Commencez avec un petit nombre d'Automatisations (par exemple, les attributions et les changements de statut) avant d'intégrer des Super Agents. Cela permet de garder le système simple pendant que vous validez votre processus.

Capitaliser les connaissances et reproduire ce qui fonctionne

Transformez les flux de travail réussis en modèles réutilisables et en connaissances pour que votre entreprise puisse croître de façon cohérente.

1. Identifiez les processus que vous répétez souvent, comme l'intégration des clients, le reporting mensuel ou la configuration des nouvelles recrues.
2. Transformez la meilleure version de chaque processus en un modèle de tâche, un modèle de Document ou une combinaison des deux.
3. Stockez les modèles dans un Dossier ou un Espace dédié afin de pouvoir mettre à jour rapidement la version dans le Centre de modèles.
4. Utilisez des Documents pour rédiger des procédures opérationnelles simples décrivant quand utiliser chaque modèle et à quoi ressemble un travail « terminé ».
5. Utilisez des Tableaux de bord pour identifier les flux de travail qui font le plus gagner du temps ou qui génèrent le plus de revenus.
6. Quand vous trouvez une variante réussie d'un flux de travail, mettez à jour vos modèles et vos procédures opérationnelles pour que les améliorations deviennent la norme.

Révisez vos modèles régulièrement. À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez peut-être besoin de champs, de vues ou d'Automatisations différents pour vous adapter aux nouveaux produits, services ou structures d'équipe.

Rapporter, apprendre et s'améliorer continuellement

Utilisez des rapports centralisés et IA Brain pour surveiller les performances et stimuler les améliorations continues.

1. Créez des Tableaux de bord qui regroupent des indicateurs comme les taux de complétion des tâches, le travail en retard, le pipeline commercial et le volume des demandes de support.
2. Ajoutez des cartes IA ou des résumés générés par l'IA à vos Tableaux de bord pour produire des points d'équipe rapides, des mises à jour hebdomadaires ou des vues à destination de la direction.
3. Utilisez des filtres sur les cartes Liste de tâches pour mettre en évidence les tâches en retard, les goulots d'étranglement par personne assignée ou par statut, et les tendances entre les Listes ou les Espaces.
4. Planifiez une réunion de bilan récurrente au cours de laquelle vous ouvrez ces Tableaux de bord, discutez des informations et enregistrez les actions à mener sous forme de tâches.
5. Au fil des changements apportés à partir des informations recueillies, mettez à jour vos objectifs, vos modèles et vos Automatisations pour que le système reflète votre modèle opérationnel le plus récent.

Gardez vos rapports simples dans un premier temps. Concentrez-vous sur un petit ensemble d'indicateurs qui montrent clairement si votre entreprise se porte mieux ce mois-ci que le mois dernier, puis élargissez-les à mesure que vous vous familiarisez avec les Tableaux de bord et les rapports IA.