Las automatizaciones de correo electrónico permiten enviar correos electrónicos automáticamente desde tu Entorno de trabajo de ClickUp según ciertos parámetros. Las automatizaciones eliminan la necesidad de intervención manual por tu parte o por parte de cualquier miembro de tu equipo.

La disponibilidad de las funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información

El administrador o propietario del Entorno de trabajo debe activar el ClickApp de correo electrónico para cada Espacio.

Los administradores o propietarios de Entornos de trabajo Business Plus y Enterprise deben activar el permiso de correo electrónico personalizado Enviar correo electrónico para cada usuario.

Crear una automatización de correo electrónico

Para crear una automatización de correo electrónico usando una plantilla, desde una Lista, Subcarpeta, Carpeta o Espacio:

1. En la parte superior derecha, haz clic en el icono del robot.
2. Haz clic en Crear automatización:
   • Selecciona un desencadenador o acción de correo electrónico.
   • O bien, desde la barra lateral izquierda, selecciona Correo electrónico y elige una plantilla de automatización.
3. Selecciona una cuenta de correo electrónico o inicia sesión.
4. Configura tu desencadenador, condiciones y acciones.
5. Haz clic en Crear.

Opciones de campos variables

Puedes añadir contenido dinámico a los campos de tu automatización de correo electrónico.

Las opciones de campos variables incluyen:

• ID de tarea: si el ClickApp de ID de tarea está activado en tu Entorno de trabajo, este campo se rellenará automáticamente.
• Nombre de la tarea
• Descripción de la tarea
• Asignados
• Nombre de usuario del creador
• Correo electrónico del creador
• Fecha de vencimiento
• Fecha de inicio
• Fecha de creación
• Fecha de actualización
• Fecha de finalización
• Fecha de cierre
• Nombre del estado
• Color del estado
• Tipo de estado
• Prioridad
• Campos personalizados distintos de Progreso (automático), campos de fórmula y columnas de relación.

Enviar un correo electrónico cuando un formulario crea una tarea

Puedes crear una automatización para enviar un correo electrónico cada vez que un Formulario cree una tarea.

Los Formularios están disponibles en todos los planes de pago.

Para crear una automatización que solo se aplique a las tareas creadas desde Formularios:

1. Ve al Espacio, la Carpeta, la Subcarpeta o la Lista donde quieras la automatización.
2. En la parte superior derecha, haz clic en el icono del robot.
3. En la sección Otras automatizaciones, haz clic en Crear automatización.
4. En la sección Desencadenador, selecciona Tarea o subtarea creada.
5. Haz clic en el desplegable Creado por y desmarca todas las opciones excepto Formularios.
6. En la sección Acción, selecciona Cuando se crea una tarea, enviar correo electrónico.
7. Haz clic en Crear.
8. Selecciona una cuenta o inicia sesión.
9. En la sección Acción, introduce tu información.

Solucionar problemas de automatizaciones de correo electrónico

Las automatizaciones de correo electrónico se desactivan si el correo electrónico usado para crearlas no está autenticado o ha sido eliminado.

Si tienes problemas con las automatizaciones de correo electrónico, puede que tu cuenta necesite reautorizarse. Prueba lo siguiente:

1. En el Espacio, la Carpeta, la Subcarpeta o la Lista donde se encuentra tu automatización, abre una tarea.
2. Haz clic en el área de comentarios.
3. Haz clic en el icono Enviar correo electrónico.
4. En la sección De, haz clic en la dirección de correo electrónico.
5. Haz clic en Gestionar cuentas.
6. Pasa el cursor sobre la cuenta inactiva y selecciona Restaurar cuenta.
7. Completa los pasos restantes para autorizar tu cuenta de correo electrónico.

Una vez reautorizada tu cuenta de correo electrónico, prueba la automatización. Si eliminas a alguien de tu Entorno de trabajo mientras su dirección de correo electrónico se está usando en una automatización, la automatización quedará desactivada.

Solución de problemas adicional

• Si ves un mensaje de error al usar una automatización de correo electrónico, prueba a eliminar y volver a añadir la cuenta de correo electrónico usada en la automatización.
• Si el campo De de tu correo electrónico está en blanco y ves el mensaje de error ACCESS_137, no tienes acceso a la dirección de correo electrónico del remitente. El propietario de esa dirección deberá ajustar los permisos de correo electrónico.
• Si ves un error CMAIL_203, es probable que la bandeja de entrada del destinatario esté llena o sin espacio de almacenamiento.