Trigger und Aktionen sind die zwei wesentlichen Bestandteile einer Automatisierung. Trigger starten die Automatisierung und führen zu einer Aktion. Aktionen sind die Änderungen, die du automatisieren möchtest.
Bedingungen sind ein optionaler Bestandteil von Automatisierungen, der mehr Präzision und Kontrolle ermöglicht.
Erfahre, wie du Trigger einsetzt, um Automatisierungen zu erstellen, die dir Klicks sparen!
Verfügbarkeit und Limits von Funktionen variieren je nach Plan und Benutzerrolle. Mehr erfahren
So funktionieren Trigger
Trigger starten Automatisierungen. Sie können für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides in einem bestimmten Space, Ordner, Unterordner oder einer Liste gelten.
Du kannst deinen Triggern Bedingungen hinzufügen, um zu filtern, welche Aufgaben deine Automatisierung starten.
Wenn du mehrere Automatisierungen mit demselben Trigger hast, werden sie gleichzeitig ausgelöst.
Verfügbare Trigger
Die folgende Tabelle listet alle verfügbaren Automatisierungs-Trigger auf. Die zugehörigen Aktionen findest du im Artikel Automatisierungsaktionen verwenden.
Diese Tabelle enthält keine integrationsbasierten Trigger von GitHub, Google Kalender und anderen. Weitere Informationen findest du unter Integrations-Automatisierungen einrichten.
Automatisierungen, die durch Datumsangaben ausgelöst werden, verwenden die Zeitzone der Person, die die Automatisierung erstellt hat. Wenn das Datum keine Uhrzeit enthält, wird die Automatisierung um 4 Uhr Ortszeit ausgelöst.
| Automatisierungs-Trigger | Beschreibung | Optionen |
| Zugewiesene Person hinzugefügt | Wenn einer Aufgabe eine zugewiesene Person hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Wenn mehrere zugewiesene Personen ausgewählt sind, reicht das Hinzufügen einer einzelnen Person, um die Automatisierung auszulösen. Du kannst die neu zugewiesene(n) Person(en) als Follower der Aufgabe, Ersteller der Aufgabe, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Personen" festlegen. Das Hinzufügen einer zugewiesenen Person über das Menü zur Aufgabenerstellung löst diese Automatisierung nicht aus. |
Wenn eine zugewiesene Person hinzugefügt wird zu: Wähle eine Person aus, die Zugriff auf die Liste hat |
| Zugewiesene Person entfernt | Wenn eine zugewiesene Person aus einer Aufgabe entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Du kannst die entfernte(n) zugewiesene(n) Person(en) als Follower der Aufgabe, Ersteller der Aufgabe, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Personen" festlegen. |
Wenn eine zugewiesene Person entfernt wird von: Wähle eine Person aus, die Zugriff auf die Liste hat |
| Kommentar hinzugefügt | Wenn einer Aufgabe ein neuer Kommentar hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Threadantworten lösen keine Automatisierungen aus. |
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| Benutzerdefiniertes Feld ändert sich | Wenn die entsprechende Änderung an einem benutzerdefinierten Feld vorgenommen wird, wird eine Aktion ausgeführt. Änderungen an benutzerdefinierten Feldern, die beim Anwenden einer Vorlage auftreten, lösen keine Automatisierungen aus. Formelfelder, die die Funktion Today() verwenden, werden nicht unterstützt.Du kannst KI-Felder und private benutzerdefinierte Felder in Triggern verwenden. |
Klicke auf „Erweitert", um festzulegen, ob die Automatisierung für neu erstellte Aufgaben, Aktualisierungen vorhandener Aufgaben oder beides gelten soll. Du kannst dem ausgewählten benutzerdefinierten Feld mehrere Werte hinzufügen. Klicke auf das Dropdown-Menü „Von" unterhalb des ausgewählten Felds. Wähle einen Wert aus oder klicke auf „Optionen hinzufügen/bearbeiten", um einen neuen Wert zu erstellen. Du kannst zum Beispiel „Beliebig" auswählen, um den folgenden Trigger zu erstellen: Wenn sich das ausgewählte benutzerdefinierte Feld von einem beliebigen anderen benutzerdefinierten Feld ändert, wird die Aktion ausgeführt. Du kannst auch auf das Dropdown-Menü „Zu" klicken. Dort kannst du einen Wert auswählen, auf „+ Option hinzufügen" klicken, um einen eigenen Wert hinzuzufügen, oder auf „Erweiterte Einstellungen" klicken, um nach einem benutzerdefinierten Feld zu suchen. |
| Name der Aufgabe oder Unteraufgabe ändert sich | Wenn der Name einer Aufgabe oder Unteraufgabe geändert wird, wird eine Aktion ausgeführt. | Dieser Trigger richtet sich nach der Einstellung, die Automatisierung für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides auszuführen. |
| Checklisten gelöst | Wenn alle Checklisten einer Aufgabe gelöst sind, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Datum liegt vor/nach | An diesem Datum wird eine Aktion ausgeführt. Zum Beispiel: 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einen Kommentar zu dieser Aufgabe hinzufügen und Follower @erwähnen. Automatisierungen mit diesem Trigger werden um 4 Uhr Ortszeit am Fälligkeitsdatum ausgelöst. |
Standardmäßig sind die Variablen auf „1 Tag vor dem Startdatum" gesetzt. So änderst du diese Variablen: • Gib eine andere Zahl in das Zahlenfeld ein. • Klicke auf die Dropdown-Menüs und triff eine andere Auswahl. |
| Fälligkeitsdatum erreicht | Wenn ein Fälligkeitsdatum erreicht wird, wird eine Aktion ausgeführt. Automatisierungen mit diesem Trigger werden um 4 Uhr Ortszeit am Fälligkeitsdatum ausgelöst. |
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| Fälligkeitsdatum ändert sich | Wenn sich ein Fälligkeitsdatum ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Jeden/Jede... | Wenn ein geplanter Tag und eine geplante Uhrzeit eintreten, wird eine Aktion auf alle Aufgaben innerhalb der Liste angewendet. Zum Beispiel: jeden Donnerstag um 8:00 Uhr ein benutzerdefiniertes Feld setzen. Dieser Trigger wird nicht für geschlossene oder abgeschlossene Aufgaben ausgelöst. |
Wiederholen: Wähle einen Zeitplan aus, nach dem die Aktion wiederholt werden soll. Um: Wähle eine Uhrzeit aus, zu der die Aktion stattfinden soll. Beginnend am: Wähle einen Tag aus, an dem die Aktion stattfinden soll. Zeitzone: Standardmäßig ist dies die in Meine Einstellungen festgelegte Zeitzone. Endet: Wähle einen Zeitpunkt aus, zu dem dieser Trigger enden soll. Um Leistungsprobleme zu vermeiden, ist die Aktion „Duplizieren" mit dem Trigger „Jeden/Jede..." nicht verfügbar. |
| Vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe wird diesem Speicherort hinzugefügt | Wenn eine vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe einem bestimmten Speicherort hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Dies wird nur für Unteraufgaben ausgelöst, die dem Speicherort über Unteraufgaben in mehreren Listen hinzugefügt werden. Der Trigger wird nicht ausgelöst, wenn die übergeordnete Aufgabe dem Speicherort hinzugefügt wird. |
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| Priorität ändert sich | Wenn sich die Priorität einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional lässt sich der Trigger so einschränken, dass er nur beim Wechsel von oder zu einer bestimmten Priorität ausgelöst wird. | Wenn sich eine Priorität ändert von: Wähle aus einer beliebigen Prioritätsstufe, einschließlich „Keine Priorität". |
| In diese Liste verschieben | Wenn eine Aufgabe in die Liste verschoben wird, die du automatisierst, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum erreicht | Wenn das Startdatum einer Aufgabe erreicht wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum ändert sich | Wenn sich ein Startdatum ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Status ändert sich | Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional lässt sich der Trigger so einschränken, dass er nur beim Wechsel von oder zu einem bestimmten Status ausgelöst wird. Um einzelne Status anzugeben, klicke auf das Caret-Symbol rechts neben der jeweiligen Statusgruppe. | Wenn sich ein Status ändert von: Wähle aus einem beliebigen aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in deiner Liste. Zu: Wähle aus einem beliebigen aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in deiner Liste. |
| Unteraufgaben gelöst | Wenn alle Unteraufgaben einer Aufgabe gelöst sind, wird eine Aktion ausgeführt. Dieser Trigger berücksichtigt nur Unteraufgaben, die sich direkt unter der übergeordneten Aufgabe befinden. |
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| Tags hinzugefügt | Wenn einer Aufgabe einer der ausgewählten Tags hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Um zwei oder mehr Tags zum Auslösen einer Automatisierung zu erfordern, kannst du diesen Trigger mit Bedingungen kombinieren. Die Tags müssen der Reihe nach auf Aufgaben angewendet werden. Tags in der Bedingung müssen auf Aufgaben angewendet werden, bevor die in diesem Trigger festgelegten Tags angewendet werden. |
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| Tags entfernt | Wenn einer Aufgabe einer der ausgewählten Tags entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe in der Liste erstellt wird, wird eine Aktion ausgeführt. | Standardmäßig löst jede erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung aus. Verwende die Kontrollkästchen, um nach Aufgaben zu filtern, die auf bestimmte Arten erstellt wurden. |
| Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe in der Liste verknüpft wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Zeit erfasst | Wenn Zeit von einer bestimmten Person in einer Aufgabe erfasst wird, wird eine Aktion ausgeführt. | Benutzer: Wähle eine Person aus, die Zugriff auf die Liste hat |
| Aufgabentyp ändert sich | Wenn ein Aufgabentyp geändert wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Aufgabe oder Unteraufgabe entsperrt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe entsperrt wird, wird eine Aktion ausgeführt. |
Verfügbare Chat-Trigger
Die folgende Tabelle listet alle verfügbaren Chat-Automatisierungs-Trigger auf. Diese Trigger können nur in Chat-Channels aufgerufen und verwendet werden.
| Chat-Automatisierungs-Trigger | Beschreibung | Optionen |
| Nachricht gepostet | Wenn eine Chat-Nachricht im Channel gepostet wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Jeden/Jede... | Wenn ein geplanter Tag und eine geplante Uhrzeit eintreten, wird eine Aktion auf alle Aufgaben innerhalb der Liste angewendet. Zum Beispiel: jeden Donnerstag um 8:00 Uhr ein benutzerdefiniertes Feld setzen. Dieser Trigger wird nicht für geschlossene oder abgeschlossene Aufgaben ausgelöst. |
Wiederholen: Wähle einen Zeitplan aus, nach dem die Aktion wiederholt werden soll. Um: Wähle eine Uhrzeit aus, zu der die Aktion stattfinden soll. Beginnend am: Wähle einen Tag aus, an dem die Aktion stattfinden soll. Zeitzone: Standardmäßig ist dies die in Meine Einstellungen festgelegte Zeitzone. Endet: Wähle einen Zeitpunkt aus, zu dem dieser Trigger enden soll. |