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Erstelle eine Automatisierung

Erstelle Automatisierungen, die Routineaufgaben übernehmen – zum Beispiel das Anwenden einer Vorlage beim Erstellen einer Aufgabe oder das Versenden einer E-Mail bei einer Statusänderung.

Im Automatisierungsfenster kannst du:

  • Mit einer vorgeschlagenen Automatisierung beginnen.
  • Mit einer vorgefertigten Automatisierungsvorlage beginnen.
  • Aufgaben an deinem aktuellen Speicherort automatisch zuweisen oder ihnen automatisch folgen.
  • Eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen.

Verfügbarkeit und Limits von Funktionen variieren je nach Plan und Benutzerrolle. Mehr erfahren

Eine Automatisierung erstellen

So erstellst du eine neue Automatisierung in einem Space, Ordner, Unterordner oder einer Liste:

  1. Klicke oben rechts auf das Roboter-Symbol.
  2. Klicke auf Automatisierung erstellen.
  3. Nutze eine vorgeschlagene Automatisierung, starte mit einer vorgefertigten Vorlage oder erstelle eine benutzerdefinierte Automatisierung von Grund auf.
  4. Konfiguriere Trigger, Bedingungen und Aktionen.
  5. Gib deiner Automatisierung optional einen Namen und eine Beschreibung.
    • Wenn du den Namen leer lässt und die KI-ClickApp in deinem Workspace aktiviert ist, wird automatisch ein KI-generierter Name vergeben.
  6. Klicke auf Erstellen.

Animation zum Erstellen einer Automatisierung in der Listenansicht.

Trigger und Aktionen

Die Bausteine einer Automatisierung sind die Trigger und Aktionen aus den Dropdownmenüs in den folgenden Abschnitten:

  • Trigger: Wenn dieser Trigger bei Aufgaben an diesem Speicherort eintritt.
  • Aktion: Dann wird diese Aktion bei Aufgaben an diesem Speicherort ausgeführt.

Screenshot einer Automatisierung mit den Abschnitten für Trigger und Aktion.

Bedingungen verwenden

Füge Bedingungen hinzu, um die Aufgaben zu filtern, die deine Automatisierung auslösen können.

Klicke dazu auf das Plus-Symbol unterhalb des Triggers.

Weitere Aktionen hinzufügen

Um mehr als eine Aktion hinzuzufügen, klicke auf das Plus-Symbol unterhalb der ersten Aktion.

Aktionen lassen sich per Drag-and-drop neu anordnen.

Screenshot der Schaltfläche zum Hinzufügen einer Aktion

Eine vorgeschlagene Automatisierung verwenden

Starte mit einer vorgeschlagenen Automatisierung, die auf den Aktivitäten in deinem Space, Ordner, Unterordner oder deiner Liste basiert.

So verwendest du eine vorgeschlagene Automatisierung:

  1. Klicke oben rechts auf das Roboter-Symbol.
  2. Wähle eine vorgeschlagene Automatisierung aus.

Mit einer Automatisierungsvorlage beginnen

Stöbere in beliebten Automatisierungsvorlagen und leg direkt los. Finde eine Vorlage passend zu deinem Anwendungsfall oder der Kategorie von Aktionen, die du automatisieren möchtest.

So erstellst du eine Automatisierung mithilfe einer Vorlage:

  1. Klicke oben rechts auf das Roboter-Symbol.
  2. Klicke auf Automatisierung erstellen.
  3. Wähle in der Seitenleiste eine Lösung oder Kategorie aus.
  4. Klicke auf eine Vorlage, um sie zu öffnen.
  5. Konfiguriere Trigger, Bedingungen und Aktionen.
  6. Gib deiner Automatisierung optional einen Namen und eine Beschreibung.
  7. Klicke auf Erstellen.

Eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen

Du kannst eine vollständig anpassbare Automatisierung von Grund auf erstellen.

So erstellst du eine benutzerdefinierte Automatisierung:

  1. Stelle im Automatisierungsfenster sicher, dass der Tab Durchsuchen geöffnet ist.
    • Standardmäßig sind Automatisierungen so eingestellt, dass sie Aufgaben und Unteraufgaben betreffen. So änderst du das:
    • Klicke im Trigger-Abschnitt auf das Dropdownmenü Aufgaben oder Unteraufgaben.

      Screenshot eines Automatisierungs-Triggers mit der hervorgehobenen Option, zwischen Aufgaben, Unteraufgaben oder beiden zu wählen.

    • Wähle Aufgaben, damit diese Automatisierung nur Aufgaben betrifft.
    • Wähle Unteraufgaben, damit diese Automatisierung nur Unteraufgaben betrifft.
  2. Um Aufgaben oder Unteraufgaben auszuwählen, die von bestimmten Quellen erstellt wurden, klicke auf das Dropdownmenü Erstellt von. Diese Optionen stehen zur Verfügung:
    • API: Betrifft Aufgaben oder Unteraufgaben, die über die ClickUp-API erstellt wurden.
    • Automatisierungen: Betrifft Aufgaben oder Unteraufgaben, die durch Automatisierungen und Automatisierungsintegrationen erstellt wurden.
    • ClickUp Chrome Extension: Betrifft Aufgaben, die mit der ClickUp Chrome-Erweiterung erstellt wurden.
    • E-Mail: Betrifft Aufgaben, die per E-Mail erstellt wurden.
    • Formulare: Wenn Personen Antworten in einem Formular einreichen, werden Einreichungsaufgaben erstellt. Diese Option betrifft die Einreichungsaufgaben am gewählten Speicherort.
    • Importe: Betrifft Aufgaben oder Unteraufgaben, die beim Importieren deiner Arbeit aus einer anderen Plattform in ClickUp erstellt wurden.
    • Integrationen: Betrifft Aufgaben, die von externen Apps erstellt wurden, die mit ClickUp integriert sind. Diese Option betrifft keine Aufgaben, die durch Automatisierungsintegrationen erstellt wurden.
    • Wiederkehrende Aufgaben: Betrifft Aufgaben, die über die Funktion für wiederkehrende Aufgaben erstellt wurden.
    • Vorlagen & Duplizierte Aufgaben: Betrifft Aufgaben oder Unteraufgaben, die durch Anwenden einer Vorlage oder Duplizieren einer vorhandenen Aufgabe erstellt wurden.
    • Benutzer: Betrifft Aufgaben oder Unteraufgaben, die von bestimmten Personen oder Teams erstellt wurden.
  3. Um einen Trigger einzurichten, klicke auf das Dropdownmenü. Der Artikel Automatisierungs-Trigger verwenden listet alle verfügbaren Trigger und ihre Einstellungen auf.
    • Um eine Bedingung einzurichten, klicke unterhalb des Trigger-Dropdownmenüs auf das Plus-Symbol. Bedingungen sind optionale Kriterien, die ab dem Business-Plan verfügbar sind und erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgelöst wird. Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicke unterhalb der ersten Bedingung auf das Plus-Symbol.
  4. Um eine Aktion einzurichten, klicke im Abschnitt Dann auf das obere Dropdownmenü. Der Artikel Automatisierungsaktionen verwenden listet alle verfügbaren Aktionen und ihre Einstellungen auf. Fast alle Automatisierungen unterstützen mehrere Aktionen.

Aktion „E-Mail senden"

Wenn eine Automatisierung eine Aktion „E-Mail senden" enthält, können nur weitere Aktionen des Typs „E-Mail senden" hinzugefügt werden. Aktionen ohne E-Mail-Bezug – wie das Ändern eines Status oder das Verschieben von Aufgaben – lassen sich nicht mit „E-Mail senden" in derselben Automatisierung kombinieren. Um beides zu nutzen, erstelle separate Automatisierungen mit demselben Trigger oder verwende eine gemeinsame Feld- oder Statusänderung, um die zweite Automatisierung auszulösen.

Eine Chat-Automatisierung erstellen

Erstelle Automatisierungen in deinen Chat-Kanälen.

Durch Unteraufgaben ausgelöste Automatisierungen

Wenn Automatisierungen durch Unteraufgaben ausgelöst werden, gelten sie auch für verschachtelte Unteraufgaben.

Die Aktion „Unteraufgabe erstellen" funktioniert nur, wenn die auslösende Unteraufgabe nicht die unterste Ebene ist.

Wenn du beispielsweise 7 Ebenen verschachtelter Unteraufgaben nutzt und eine unter 6 anderen Aufgaben verschachtelte Unteraufgabe Trigger und Bedingungen erfüllt, erstellt die Automatisierung keine weitere Unteraufgabe.

Wenn eine Unteraufgabe oder verschachtelte Unteraufgabe die Aktion „In Liste verschieben" auslöst, werden die übergeordnete Aufgabe auf oberster Ebene sowie alle Unteraufgaben und verschachtelten Unteraufgaben mit verschoben.

Die Auswahl von Heute als Fälligkeitsdatum ist dynamisch. Fälligkeitsdaten werden um 4:00 Uhr ausgelöst, sofern keine bestimmte Uhrzeit angegeben wurde.

Fehlgeschlagene Automatisierungen

Den Status deiner Automatisierungen siehst du im Tab „Automatisierungsaktivität". Im Artikel Automatisierungsaktivität verfolgen erfährst du, wie wir mit fehlgeschlagenen Automatisierungen umgehen.