Wandle E-Mails in umsetzbare Aufgaben oder Kommentare um, indem du sie über eine eindeutige URL in einer Aufgabe oder Liste weiterleitest.
Du kannst in deinem Workspace auch E-Mails aus Aufgaben senden!
Was du benötigst
- Du kannst Aufgaben und Kommentare per E-Mail in jedem ClickUp-Plan erstellen.
- Gäste können Aufgaben erstellen und Kommentare per E-Mail hinzufügen, wenn die eindeutige E-Mail-Adresse mit ihnen geteilt wurde. Die E-Mail-Adresse können sie in ClickUp jedoch nicht einsehen.
- Für Integrations-Workflows empfehlen wir, statt E-Mail die ClickUp API zu verwenden, um große Mengen an Aufgaben zu erstellen. Die Automatisierung dieser Funktion wird derzeit nicht unterstützt.
Aufgaben per E-Mail erstellen
So erstellst du eine Aufgabe per E-Mail:
- Fahre in der Home-Sidebar oder der Spaces-Sidebar mit der Maus über eine Liste.
- Klicke auf das Symbol Ellipsis ....
- Klicke auf „E-Mail an Liste". E-Mail-Adressen sind für jeden Benutzer eindeutig.
- Klicke im Modal „E-Mails anhängen" auf Kopieren.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Dieses Modal überspringen und Link jedes Mal kopieren, um den Link standardmäßig zu kopieren. Speichere Aufgaben- und Listen-Adressen in deinen Kontakten, um Aufgaben von überall erstellen zu können.
- Erstelle eine neue E-Mail und füge die Listen-Adresse in das Empfängerfeld ein. Füge der E-Mail alle Aufgabendetails hinzu, die du erfassen möchtest.
- Sobald du die E-Mail sendest, wird die Aufgabe erstellt. Die E-Mail wird als Anhang zur Aufgabe hinzugefügt. Bei per E-Mail erstellten Aufgaben wirst du unabhängig von deinen Benachrichtigungseinstellungen automatisch als Follower hinzugefügt.
Wenn ein Benutzer eine Aufgabe per E-Mail erstellt, aber kein zugehöriges ClickUp-Konto im Workspace besitzt, wird der Eigentümer der Liste als Follower hinzugefügt.
Details per E-Mail erstellter Aufgaben
Füge Aufgabendetails über den E-Mail-Betreff und den Nachrichtentext hinzu. Folgende Aufgabendetails können beim Senden einer E-Mail an eine ClickUp-Listen-Adresse angegeben werden:
| Aufgabendetail | Beschreibung |
| Aufgabenname | Die Betreffzeile der E-Mail wird zum Aufgabennamen. |
| Aufgabenbeschreibung | Der Nachrichtentext der E-Mail wird zur Aufgabenbeschreibung. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird ebenfalls in der Aufgabenbeschreibung angezeigt. |
| Zuweisen | Verwende Tags im Betreff deiner E-Mail, um die Aufgabe zuzuweisen: • <assign me> weist die Aufgabe dem ClickUp-Benutzer zu, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, von der du sendest. • <assign example@email.com\> weist die Aufgabe dem ClickUp-Benutzer zu, der mit der E-Mail-Adresse example@email.com verknüpft ist. Um mehrere zugewiesene Personen festzulegen, füge mehr als einen <assign>-Tag in die Betreffzeile ein. |
| Tags | Verwende <tag ClickUp_tag_name> in der Betreffzeile, um einen oder mehrere Tags hinzuzufügen. Falls der Tag nicht vorhanden ist, erstellt ClickUp automatisch einen neuen. |
| Fälligkeitsdatum | Verwende einen Tag in der Betreffzeile, um das Fälligkeitsdatum der Aufgabe festzulegen. Du kannst das Fälligkeitsdatum auch in natürlicher Sprache angeben: • <due next Friday> • <due 20th of August 2021> Um eine Fälligkeitszeit festzulegen, verwende folgende Syntax: <due mm/dd/yyyy at 2pm>. |
| Anhänge | E-Mail-Anhänge werden als Anhänge zur Aufgabe hinzugefügt. Bilder im E-Mail-Text werden ebenfalls als Anhänge zur Aufgabe hinzugefügt. Aufgrund von AWS-Einschränkungen darf die Gesamtgröße aller Anhänge pro E-Mail 10 MB nicht überschreiten. |
| Erstellt von | Die E-Mail-Adresse des Absenders wird automatisch in das Feld „Erstellt von" der Aufgabe eingetragen. |
E-Mail zurücksetzen
So setzt du die E-Mail-Adresse der Liste zurück, die zum Erstellen von Aufgaben verwendet wird:
- Fahre in der Home-Sidebar oder der Spaces-Sidebar mit der Maus über eine Liste.
- Klicke auf das Symbol Ellipsis ....
- Klicke auf „E-Mail an Liste".
- Klicke im Modal Aufgaben per E-Mail erstellen auf das Symbol Zurücksetzen.
Kommentare per E-Mail hinzufügen
So fügst du einer Aufgabe per E-Mail einen Kommentar hinzu:
- Öffne eine Aufgabe.
- Klicke oben rechts auf das Symbol Ellipsis ....
- Klicke auf „E-Mail an Aufgabe senden". E-Mail-Adressen sind für jeden Benutzer eindeutig.
- Klicke auf Kopieren, um die Adresse für diese Aufgabe zu kopieren.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Dieses Modal überspringen und Link jedes Mal kopieren, um den Link standardmäßig zu kopieren.
- Erstelle eine neue E-Mail und füge die Aufgaben-Adresse in das Empfängerfeld ein. Der gesamte Text der E-Mail wird in den Aufgabenkommentar aufgenommen.
- Sobald du die E-Mail sendest, wird der Kommentar erstellt. Eine Kopie der E-Mail wird automatisch als HTML-Anhang zum Kommentar hinzugefügt. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird bei per E-Mail erstellten Kommentaren angezeigt. Stimmt die E-Mail-Adresse mit einem Benutzer im Workspace überein, werden dessen Avatar und Name angezeigt.
Wenn du auf einen per E-Mail erstellten Kommentar antwortest, kannst du wählen, ob du als Kommentar in ClickUp antworten oder eine E-Mail-Antwort über die E-Mail-ClickApp senden möchtest.
E-Mail zurücksetzen
So setzt du die E-Mail-Adresse der Aufgabe zurück, die zum Erstellen von Kommentaren verwendet wird:
- Öffne eine Aufgabe.
- Klicke oben rechts auf das Symbol Ellipsis ....
- Klicke auf „E-Mail an Aufgabe senden".
- Klicke im Modal E-Mails an diese Aufgabe anhängen auf das Symbol Zurücksetzen.
Kommentare per Benachrichtigungs-E-Mail hinzufügen
Wenn du auf ClickUp-Benachrichtigungs-E-Mails antwortest, wird deine Antwort als Kommentar zu der Aufgabe hinzugefügt, über die du eine Benachrichtigung erhalten hast. Eine Kopie der E-Mail wird automatisch als HTML-Anhang zum Kommentar hinzugefügt.
Du musst die E-Mail-Adresse verwenden, die mit deinem ClickUp-Konto verknüpft ist, um auf Benachrichtigungen antworten zu können.
Sicherheit der ClickUp-E-Mail-Integration
Befolge diese Best Practices, um deine E-Mails zu schützen.
Fehlerbehebung
Wenn beim Erstellen von Aufgaben oder Kommentaren per E-Mail eine Fehlermeldung angezeigt wird, stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse nicht zurückgesetzt wurde.