Gestisci l'erogazione completa dei servizi ai clienti in ClickUp, dall'acquisizione delle richieste all'ottimizzazione continua.

Configurerai un flusso di lavoro dall'acquisizione alla consegna basato su Super Agents, modelli e Dashboard, così il tuo team può passare da una gestione reattiva delle emergenze a un modello di erogazione dei servizi proattivo e scalabile.

Configura il passaggio di consegne e l'acquisizione dei progetti

Raccogli tutto ciò di cui hai bisogno dalle vendite e dal tuo cliente in modo che i progetti inizino con obiettivi, scope e sequenze temporali chiari.

Crea una posizione per il cliente

Crea uno Spazio, una Cartella, una Sottocartella o un Elenco dedicato ai contratti con i clienti, in modo che il lavoro, la comunicazione e i report rimangano in un unico posto.

1. Nella Gerarchia della tua area di lavoro, crea uno Spazio per tutti i servizi ai clienti.
2. Crea poi una Cartella per ogni offerta o segmento, quindi aggiungi una Sottocartella o un Elenco per i progetti attivi.
3. Aggiungi i Campi personalizzati che usi in tutti i contratti. Ad esempio: Cliente, Valore del contratto, Data di inizio, Referente principale, Regione.

Standardizza le attività di acquisizione

Trasforma le domande di acquisizione ideali in un modello di attività ClickUp riutilizzabile, in modo che ogni contratto inizi allo stesso modo.

1. Crea un'attività chiamata Acquisizione cliente – [Nome cliente] nell'Elenco dei progetti del cliente.
2. Aggiungi sezioni nella descrizione per obiettivi, scope, vincoli, stakeholder, sequenze temporali e metriche di successo principali.
3. Salvala come modello di attività in modo da poterla riutilizzare per ogni nuovo progetto.

Automatizza il passaggio di consegne dalle vendite ai servizi

Usa un Super Agent per trasferire le informazioni dal tuo CRM e dalle note sulle soluzioni in ClickUp, in modo che il tuo team non parta mai da zero.

• Collega il tuo CRM o il board delle trattative a ClickUp tramite un'integrazione o un'Automazione che crea un'attività quando una trattativa passa allo stato "Closed Won".
• Crea un Super Agent per leggere il record della trattativa e le note sulla soluzione allegate, quindi popola la descrizione e i Campi personalizzati dell'attività di acquisizione, inclusi obiettivi, vincoli, date target e contatti principali.
• Aggiungi una checklist all'attività di acquisizione per i campi che il Super Agent non è riuscito a compilare e assegnala al titolare del progetto.

Raccogli i dettagli mancanti con Moduli e commenti

Usa i Moduli e i commenti nell'attività per colmare le lacune prima del kickoff, in modo che i clienti non debbano ripetersi.

• Aggiungi una Vista Modulo all'Elenco dei progetti del cliente con le stesse domande del modello di acquisizione.
• Condividi il Modulo con il cliente in modo che possa fornire o confermare i dettagli.
• Usa i commenti nell'attività di acquisizione per porre domande di chiarimento e @menzionare gli stakeholder interni dove hai bisogno di un contributo.

Genera e archivia un Documento di kickoff

Trasforma le risposte dell'acquisizione in un Documento di kickoff in modo che tutti partano da una comprensione condivisa.

• Crea un Documento allegato all'attività del progetto cliente che riassuma obiettivi, scope, sequenze temporali e decisioni principali.
• Crea un Super Agent per trasformare i dati di acquisizione in un'agenda concisa e in note per la riunione di kickoff.
• Fissa il Documento come vista nell'Elenco del progetto in modo che sia a un clic di distanza per il tuo team e il cliente.

Centralizza la comunicazione di acquisizione e onboarding

Mantieni tutto il contesto del passaggio di consegne, le domande e le approvazioni in un unico posto.

• Usa i commenti alle attività, i Documenti allegati e le Lavagne online al posto dei thread email per le discussioni di acquisizione.
• Aggiungi una Vista Lavagna online alla posizione dei progetti del cliente per la collaborazione in formato libero.
• Incoraggia il tuo team a collegare eventuali riferimenti esterni, come proposte, SOW o specifiche, direttamente nell'attività del progetto o nel Documento.

Mostra i campi di acquisizione direttamente nel tuo Elenco di progetti principale usando i Campi personalizzati, in modo che i project manager e i dirigenti possano vedere i dettagli principali a colpo d'occhio.

Pianifica e gestisci le risorse dei progetti cliente

Trasforma le attività di ricezione in un piano di consegna strutturato che bilancia il carico di lavoro e la responsabilità nel team.

Applica un modello di consegna del progetto

Usa i modelli per creare strutture di progetto coerenti in pochi secondi.

• Crea un modello di consegna (modello di Elenco o di attività) con le attività cardine standard, i raggruppamenti di attività, gli stati e le Automazioni.
• Quando un nuovo progetto cliente viene approvato, applica il modello in modo che le attività, le dipendenze e le Automazioni vengano create automaticamente.
• Mappa le date in relazione alla data di inizio del progetto, così le sequenze temporali si adeguano di conseguenza.

Stima il lavoro e assegna i responsabili delle attività

Aggiungi stime temporali e responsabilità per visualizzare l'impegno e la rendicontazione nell'intero progetto.

• Per ogni deliverable principale, assegna un responsabile primario e aggiungi una stima temporale o un campo per l'impegno.
• Crea e assegna attività secondarie ad altri team con deliverable, come quelli di ingegneria, sicurezza e legale.
• Raggruppa o filtra la Vista Elenco o la Vista Board per assegnatario o team per verificare che il lavoro sia distribuito in modo equo.

Usa le viste Carico di lavoro e capacità per evitare il sovraccarico

Visualizza l'utilizzo delle risorse per evitare sorprese quando il lavoro inizia.

• Aggiungi una Vista Carico di lavoro alla posizione dei tuoi progetti cliente e raggruppa per assegnatario o team.
• Configura il Carico di lavoro in modo da usare le stime temporali o le attività come metrica di capacità, a seconda di come il tuo team misura il proprio lavoro.
• Modifica le sequenze temporali o riassegna le attività dove i singoli membri sono al di sopra o al di sotto della capacità.

Tieni traccia delle decisioni sulle risorse nel progetto

Mantieni il contesto delle risorse collegato al lavoro anziché distribuito tra thread di chat e fogli di calcolo.

• Usa i commenti sull'attività principale del progetto per le decisioni chiave. Ad esempio, "Lavoro di design spostato all'Agenzia X per questa fase".
• Aggiungi un Campo personalizzato come "Note sul personale" all'attività del progetto padre per un riferimento rapido.
• Includi ipotesi e vincoli relativi alle risorse nel Documento di kickoff in modo che siano visibili durante l'esecuzione.

Invita clienti e partner con accesso controllato

Porta gli stakeholder esterni in ClickUp in modo che possano consultare autonomamente lo stato del progetto senza ulteriori email.

• Invita i clienti come ospiti o membri con accesso limitato con accesso in sola visualizzazione o solo commento alla Cartella, Sottocartella, Elenco o alle attività specifiche di cui hanno bisogno.
• Rivedi le autorizzazioni degli ospiti in modo che gli utenti esterni non possano modificare accidentalmente i dati delle attività.
• Pianifica i report della Dashboard per condividere i report sullo stato di avanzamento con persone esterne alla tua area di lavoro.

Molti team creano una Dashboard o una Vista Elenco dedicata ai clienti, con meno campi e stati orientati al cliente, per semplificare le cose agli stakeholder esterni.

Collabora e gestisci il lavoro con i clienti

Centralizza la collaborazione, mantieni tutti allineati e assicurati che le decisioni vengano registrate durante la consegna.

Centralizza la comunicazione del progetto in ClickUp

Consolida Chat, commenti e Documenti in modo che il contesto sia sempre a portata di clic.

• Usa i commenti sulle attività per discussioni specifiche sul lavoro e @menziona le persone giuste invece di inviare email dirette.
• Crea un canale Chat associato all'Elenco del progetto principale per le conversazioni generali sul progetto.
• Incoraggia i membri del team a collegare le attività e i Documenti correlati all'interno dei commenti, così i dettagli e il contesto sono sempre facili da trovare.

Usa Lavagne online e Documenti per la co-creazione

Acquisisci sessioni di brainstorming, requisiti e decisioni nel luogo in cui si svolge il lavoro.

• Crea una Lavagna online collegata al progetto per mappare i percorsi dei clienti, le architetture o i flussi di processo ad alto livello.
• Usa note adesive, forme e connettori per delineare i flussi, poi converti gli elementi direttamente in attività di ClickUp dalla Lavagna online.
• Mantieni un Documento "Decisioni del progetto" aggiornato con voci datate che riassumano gli accordi principali.

Acquisisci le riunioni con Appunti con l'IA

Automatizza gli appunti delle riunioni in modo che le azioni da intraprendere non vadano mai perse.

• Abilita la ClickApp Appunti con l'IA, poi includi Appunti con l'IA nelle chiamate con i clienti per acquisire automaticamente note, azioni da intraprendere e passi successivi.
• Converti le azioni da intraprendere della riunione in attività direttamente dal Documento della riunione e assegna titolari e scadenze.

Governance dei modelli, roadmap e backlog

Standardizza il modo in cui gestisci il lavoro continuativo su più progetti.

• Mantieni una vista backlog condivisa per ogni linea di servizio, filtrata per le attività relative a quella offerta o a quell'account.
• Crea una Vista Bacheca roadmap o una Vista Sequenza temporale che mostri le principali attività cardine per cliente nelle settimane o nei trimestri successivi.
• Trasforma le strutture di progetto consolidate in nuovi modelli in modo che i progetti futuri seguano automaticamente gli stessi schemi di governance.

Usa Campi personalizzati come "Playbook" o "Tipo di progetto" per filtrare rapidamente le viste e le Dashboard in base al modello di consegna sottostante.

Gestisci i progetti in modo proattivo su larga scala

Usa gli agenti IA, le Automazioni e le Dashboard per monitorare lo stato dei progetti senza dover rincorrere manualmente le informazioni.

Usa i Super Agents per monitorare lo stato dei progetti

Lascia che i Super Agents tengano d'occhio gli indicatori di rischio nelle attività e nei progetti.

Configura i Super Agents per:

• Rilevare schemi come attività scadute, stati bloccati o assegnatari mancanti nello Spazio dei progetti clienti.
• Pubblicare commenti di riepilogo sulle attività dei progetti principali. Ad esempio, riepiloghi settimanali sullo stato con segnalazioni dei rischi.
• Avvisare i titolari quando mancano campi fondamentali, come date di scadenza, stime o aggiornamenti di stato.

Automatizza il monitoraggio del tempo e gli aggiornamenti di routine

Riduci il carico amministrativo mantenendo dati accurati.

• Incoraggia i membri del team a monitorare il tempo direttamente sulle attività o tramite la barra degli strumenti.
• Aggiungi Automazioni per ricordare agli assegnatari di inserire le voci di tempo nelle fasi principali. Ad esempio, quando le attività passano a "In revisione" o "Completata".
• Usa i Super Agents o le Automazioni per impostare o aggiornare gli stati quando le attività dipendenti vengono completate.

Crea Dashboard basate sui ruoli per gli stakeholder

Offri visibilità in tempo reale personalizzata per ogni tipo di pubblico.

• Crea una Dashboard per il project manager che mostri il carico di lavoro, le attività scadute, i rischi e le prossime attività cardine.
• Crea una Dashboard per i dirigenti che riepiloghi l'utilizzo delle risorse, gli indicatori di margine e i principali KPI di progetto per ogni cliente.
• Crea Dashboard rivolte ai clienti, filtrate per account specifico, con focus su sequenze temporali, deliverable e stato.

Posiziona le Dashboard accanto agli Elenchi di progetto come viste Dashboard in modo che i team possano accedere alle metriche senza uscire dal contesto di lavoro.

Usa le Automazioni per garantire le cadenze fondamentali

Mantieni i progetti in movimento con promemoria automatici e aggiornamenti dei campi.

• Configura le Automazioni per ricordare ai titolari le scadenze importanti. Ad esempio: 3 giorni prima della scadenza di un'attività cardine.
• Invia promemoria ricorrenti per la revisione dei campi relativi a rischi, ambito di progetto o soddisfazione del cliente nelle attività a lungo termine.
• Assegna automaticamente le attività di revisione ai responsabili quando il lavoro passa allo stato "Pronto per la revisione" o a stati simili.

Crea report sulle performance e ottimizza i servizi

Usa Dashboard in tempo reale e informazioni basate sull'IA per migliorare i margini e i risultati dei clienti nel tempo.

Crea dashboard di redditività e utilizzo

Combina dati finanziari e operativi in modo che i responsabili possano agire rapidamente.

• Monitora il tempo dedicato alle attività e assicurati che il lavoro fatturabile e non fatturabile venga registrato con precisione.
• Crea una Dashboard con schede per le ore fatturabili, l'utilizzo per ruolo o team e gli indicatori di margine per cliente.
• Filtra le Dashboard per Spazio, Cartella, Sottocartella, Elenco o campo cliente in modo che i responsabili possano approfondire i dettagli quando necessario.

Automatizza il monitoraggio della conformità e dei rinnovi

Assicurati che le date critiche e gli obblighi non vengano mai trascurati.

• Aggiungi Campi personalizzati di tipo Data alle attività di progetto o account per le date di rinnovo, gli SLA o le scadenze di conformità.
• Usa le Automazioni per creare promemoria prima di ogni data chiave e assegnarli al titolare corretto.
• Mostra queste date nelle Dashboard e nelle Panoramiche in modo che i responsabili degli account e della delivery possano vedere cosa si avvicina.

Usa i Super Agents per analizzare tendenze e rischi

Trasforma i dati di delivery in segnali di miglioramento continuo.

Crea dei Super Agents per:

• Riepilogare periodicamente le tendenze nelle attività in ritardo, le variazioni di scope o le escalation dei clienti tra i vari progetti.
• Evidenziare i blocchi ricorrenti o le lacune nei processi, ad esempio i ritardi frequenti in una fase specifica.
• Condividere i riepiloghi in un Documento o in una riunione di "revisione della delivery" ricorrente per guidare i cambiamenti di processo.

Incorpora le lezioni apprese nei modelli e nelle automazioni

Fai in modo che ogni progetto migliori quello successivo.

• Dopo aver chiuso un progetto, crea o aggiorna un Documento "Lezioni apprese" allegato al progetto principale.
• Aggiorna i modelli di progetto e di attività con checklist più precise, campi migliorati o Automazioni ottimizzate in base a quanto appreso.
• Modifica le Dashboard, le configurazioni del Carico di lavoro e le istruzioni dei Super Agents in modo che rispecchino meglio le metriche più importanti.

La tua organizzazione di servizi può passare da strumenti dispersi e coordinamento manuale a un'Area di lavoro ClickUp unificata in cui acquisizione, pianificazione, delivery e ottimizzazione confluiscono in un unico sistema basato sull'IA.