Scopri come pianificare, assegnare le risorse, promuovere, eseguire e rendicontare eventi in presenza in ClickUp usando Elenchi, modelli di attività, Automazioni e Super Agent.

Configura la tua area di lavoro

Struttura la tua area di lavoro in modo che ogni evento segua lo stesso percorso, dall'idea alla retrospettiva.

1. Crea o scegli uno Spazio per gli eventi. Ad esempio, Field Marketing o Events.
2. Crea una Cartella. Ad esempio, Attivazioni eventi.
3. Crea degli Elenchi nella tua Cartella:
   • Eventi in programma per tutti gli eventi pianificati e in corso.
   • Eventi passati per gli eventi completati e archiviati.
   • Facoltativo: Fornitori per contratti, contatti e attività relative ai fornitori.
4. Nell'Elenco Eventi in programma, configura gli stati in modo che rispecchino le fasi del tuo manuale operativo per gli eventi. Ad esempio, Pianificazione, Assegnazione risorse, Promozione, In esecuzione e Conclusione.
5. Aggiungi i Campi personalizzati principali nell'Elenco Eventi in programma, ad esempio:
   • Data evento (Data)
   • Luogo evento (Testo)
   • Tipo di evento (Elenco a discesa)
   • Responsabile evento (Persone)
   • Pubblico di riferimento (Testo o Elenco a discesa)
   • Obiettivo principale (Elenco a discesa o Testo)
   • Partecipanti previsti (Numero)

Usa le Relazioni per collegare ogni evento agli obiettivi di livello superiore o agli OKR, così i responsabili possono valutare l'impatto dei tuoi eventi a colpo d'occhio.

Standardizza gli eventi con Documenti e modelli di attività

Trasforma le procedure operative standard (SOP) dei tuoi eventi in un modello di attività riutilizzabile che rende ogni evento coerente.

1. Crea un Documento nella Cartella Attivazioni eventi in cui raccogliere i tuoi manuali operativi e i runbook degli eventi correnti.
2. Dall'Elenco Eventi in programma, crea una nuova attività che diventerà il tuo modello. Ad esempio, Evento sul campo – attivazione standard.
3. Aggiungi attività secondarie per ogni fase della tua SOP. Ad esempio:
   • Pianificazione dell'evento
   • Assegnazione risorse e personale
   • Coordinamento fornitori
   • Promozione ed esecuzione
   • Scaletta del giorno dell'evento
   • Reportistica e miglioramento
4. All'interno di ogni attività secondaria, aggiungi liste di controllo o attività secondarie annidate per registrare ogni dettaglio. Ad esempio:
   • Nell'attività secondaria di pianificazione dell'evento, includi elementi per finalizzare gli obiettivi, definire gli account target e confermare il budget.
   • Nell'attività secondaria Assegnazione risorse e personale, includi elementi per il personale interno, le spese e i viaggi o l'alloggio.
   • Nell'attività secondaria Coordinamento fornitori, includi i dettagli sui fornitori che possono supportare il tuo evento. All'inizio potrebbe essere vuota. Puoi sempre collegare le attività dal tuo Elenco Fornitori in un secondo momento.
   • Nell'attività secondaria Promozione ed esecuzione, includi elementi per il brief della campagna, la landing page, le sequenze email e i post sui social.
   • Nell'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento, includi una lista di controllo basata sugli orari. Ad esempio, apertura porte, keynote, sessioni parallele, smontaggio.
   • Nell'attività secondaria Reportistica e miglioramento, includi elementi per i report sulla pipeline, la raccolta di feedback e la retrospettiva.
5. Imposta i Campi personalizzati che ti servono sempre sull'attività modello. Ad esempio, Tipo di evento, Responsabile evento o Reparto predefiniti.
6. Salva questa attività come modello di attività per poterla applicare a ogni nuovo evento.

Usa i tipi di attività personalizzati per distinguere chiaramente le fasi o i passaggi del flusso di lavoro.

Inizia a pianificare nuovi eventi

Combina le Automazioni e i Super Agent in modo che le nuove richieste di eventi diventino automaticamente attività evento completamente strutturate.

Applica il tuo modello di attività tramite le Automazioni

Puoi applicare un modello di attività ogni volta che viene creata un'attività nel tuo Elenco Eventi in programma.

1. Decidi come vengono creati i nuovi eventi in ClickUp:
   • Un Modulo che i team sul campo o le vendite compilano.
   • Un'attività creata manualmente dal team marketing ops.
   • Un'integrazione da un sistema esterno.
2. Assicurati che tutte le nuove attività evento finiscano nel tuo Elenco Eventi in programma e includano almeno i campi Data evento, Luogo evento e Tipo di evento.
3. Nell'Elenco Eventi in programma, crea un'Automazione:
   • Trigger: l'attività viene creata.
   • Condizione: lo Stato è Da fare. Oppure applica un filtro su Tipo di evento in modo che il modello venga applicato agli eventi in presenza.
   • Azioni: Applica modello → Applica il tuo modello di attività Evento sul campo – attivazione standard.
4. Salva e abilita l'Automazione in modo che ogni nuova richiesta di evento venga immediatamente convertita in un'attività evento strutturata e pronta per la pianificazione.

Usa un Super Agent per aggiungere dettagli alle attività evento

Crea un Super Agent per arricchire le tue attività evento con dettagli e chiarire i passi successivi.

1. Crea un Super Agent chiamato Agent attivazione eventi.
2. Forniscigli istruzioni che includano passaggi come:
   • Rinominare l'attività evento usando il nome dell'evento, la città e la data.
   • Aggiornare i nomi e le descrizioni delle attività secondarie includendo il luogo dell'evento e le date pertinenti.
   • Creare o aggiornare un'attività secondaria "Elenco pubblico" con i link alle liste degli account target, alle viste CRM o ai file CSV.
   • Condividere i passi successivi e le azioni da intraprendere in un commento sull'attività principale.
3. Nell'Elenco Eventi in programma, aggiungi un'Automazione per attivare il tuo Super Agent:
   • Trigger: l'attività viene creata.
   • Condizione: lo Stato è Pianificazione. Applica altre condizioni per avviare l'Agent su attività specifiche.
   • Azione: Super Agent → seleziona il tuo Agent attivazione eventi.
4. Salva e abilita l'Automazione in modo che il tuo Super Agent contribuisca a strutturare le tue attività evento.

Assegna risorse e personale agli eventi

Usa i Super Agent e le Automazioni per identificare il personale interno e coordinare i fornitori senza ricerche manuali.

1. Usa i Campi personalizzati per gestire le risorse nell'attività secondaria Assegnazione risorse e personale:
   • Personale necessario (interno) (Numero)
   • Fornitori necessari (Elenco a discesa)
   • Solo locale (Sì/No)
   • Stato assegnazione personale (Elenco a discesa: Non avviato, In corso, Confermato).
2. Nella descrizione dell'attività secondaria Assegnazione risorse e personale, definisci chi è idoneo a lavorare agli eventi. Ad esempio, i rappresentanti sul campo o i CSM entro una certa distanza dalla città dell'evento.
3. Crea un Agent assegnazione risorse nello Spazio, nella Cartella o nell'Elenco in cui si trovano i tuoi eventi e configuralo in modo che:
   • Trigger: lo stato di un'attività evento passa ad Assegnazione risorse.
   • Istruzioni:
   • Legga i campi luogo, data e Personale necessario (interno) dell'evento.
   • Usi i dati degli utenti dell'area di lavoro (titolo, team e posizione) per generare un elenco di personale interno suggerito.
   • Rediga messaggi diretti o messaggi Chat personalizzati che spiegano l'evento e chiedono la disponibilità.
   • Strumenti: includi strumenti per Cerca utenti e Team e Pubblica messaggi Chat o Invia messaggi diretti, a seconda di come è configurata la tua area di lavoro.

Coordina i fornitori

Individua i fornitori e allineati con loro dall'attività secondaria Coordinamento fornitori.

1. Usa le liste di controllo per i compiti più piccoli. Assegna gli elementi della lista di controllo in modo che non vengano tralasciati!
2. Crea attività secondarie annidate per tenere traccia degli elementi con scadenze fisse. Ad esempio, conferma AV, conteggi finali dei partecipanti per il catering, tempistiche di spedizione e consegna.
3. Allega email di conferma, preventivi o accordi sottoscritti all'attività.
4. Invia email ai fornitori direttamente dall'attività in modo che i thread email restino organizzati e associati a ogni evento.

Genera campagne e risorse per la promozione

Usa ClickUp Brain per redigere landing page, email e altre risorse della campagna, mantenendo il controllo umano per la qualità e la conformità.

Dall'attività secondaria Promozione ed esecuzione:

1. Aggiungi una lista di controllo e assegna ogni elemento, tra cui:
   • Brief della campagna.
   • Landing page.
   • Sequenza email.
   • Post sui social.
   • Abilitazione partner o vendite.
2. Compila i Campi personalizzati che l'IA utilizzerà, tra cui:
   • Persona target.
   • Proposta di valore principale.
   • Sessioni o relatori chiave.
   • Call to action.
3. Crea un Agent contenuti campagna che si attiva quando:
   • l'attività evento passa a Promozione, oppure
   • un Campo personalizzato come Pronto per i contenuti viene impostato su Sì.
4. Nelle istruzioni del Super Agent, includi passaggi come:
   • Redigere un brief della campagna in un Documento correlato usando i dettagli dell'evento e le informazioni sulla persona target.
   • Generare una prima bozza del testo della landing page e una sequenza email in più fasi.
   • Creare una lista di controllo delle risorse nell'attività secondaria Promozione ed esecuzione e indicare quali ha già redatto.
5. Mantieni il controllo umano nel processo assegnando il brief e le risorse a un membro del team per la revisione:
   • Usa un'Automazione per assegnare l'attività secondaria Promozione ed esecuzione al responsabile evento quando i contenuti generati dall'IA sono pronti.
   • Aggiungi un elemento della lista di controllo per la revisione legale/di conformità dove necessario.
6. Archivia le risorse finali o i link (ad esempio, gli URL della tua piattaforma di marketing automation) in un campo personalizzato "Risorse campagna" o in un Documento correlato, in modo che gli eventi futuri possano riutilizzare i migliori esempi.

L'IA è più utile per generare prime bozze e varianti. Stabilisci come regola che un membro del team deve revisionare e approvare qualsiasi testo generato dall'IA prima della pubblicazione.

Gestisci il giorno dell'evento con liste di controllo ottimizzate per il mobile

Dai ai team in loco un'unica fonte di verità, accessibile da mobile, per la scaletta dell'evento.

Dall'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento:

1. Crea una lista di controllo basata sugli orari o delle attività secondarie annidate, ad esempio:
   • 07:00 – Allestimento in loco
   • 08:30 – Apertura porte
   • 09:00 – Keynote
   • 10:30 – Sessioni parallele
   • 12:00 – Pranzo
   • 15:00 – Smontaggio.
2. Aggiungi elementi della lista di controllo o Campi personalizzati per la logistica principale, ad esempio:
   • Contatto della sede e numero di telefono
   • Dettagli Wi-Fi
   • Istruzioni per la stampa dei badge o il check-in
   • Note su attrezzature e AV.
3. Crea un Agent scaletta dell'evento che:
   • si attiva quando lo stato dell'evento cambia in In esecuzione;
   • espande l'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento in una lista di controllo dettagliata usando le informazioni dalla descrizione dell'evento e dagli allegati, ad esempio programmi o planimetrie;
   • inserisce in cima alla descrizione dell'attività secondaria i dettagli chiave come luogo, numero di partecipanti e contatti critici.
4. Assicurati che il tuo team in loco abbia accesso all'app mobile di ClickUp e sappia quale attività o vista fissare per l'evento.
5. Durante l'evento, chiedi al team di usare la lista di controllo Scaletta del giorno dell'evento per contrassegnare gli elementi come completati e registrare eventuali problemi direttamente sull'attività.

Attiva la Modalità Io nelle viste per aiutare ogni persona a vedere solo ciò che la riguarda durante l'evento.

Raccogli feedback e rendiconta le performance dell'evento con l'IA

Chiudi il ciclo dopo ogni evento per dimostrare l'impatto e migliorare continuamente i tuoi manuali operativi.

Dall'attività secondaria Reportistica e miglioramento:

1. Quando l'attività evento passa allo stato Conclusione, attiva un'Automazione che:
   • imposti la data di scadenza dell'attività secondaria a qualche giorno dopo l'evento;
   • la assegni al responsabile evento.
2. Nell'attività secondaria Reportistica e miglioramento, includi elementi della lista di controllo per:
   • Retrospettiva interna
   • Feedback fornitori
   • Importazione del sondaggio tra i partecipanti
   • Reportistica su pipeline e ricavi
   • Aggiornamenti del manuale operativo.
3. Raccogli il feedback:
   • Invia email dall'attività ai fornitori e ai partecipanti con sondaggi post-evento o moduli di feedback.
   • Chiedi ai team interni in Chat note rapide su cosa ha funzionato e cosa no.
4. Configura un Agent riepilogo post-evento che:
   • legga commenti, liste di controllo e report allegati sull'attività evento;
   • generi un riepilogo pronto per la direzione che copra presenze, pipeline, risultati, rischi e raccomandazioni;
   • aggiorni l'attività secondaria Reportistica e miglioramento con un riepilogo formattato o crei un Documento correlato per la leadership.
5. Aggiungi un elemento finale della lista di controllo per Aggiorna SOP e modelli, e chiedi al responsabile evento di:
   • aggiornare il Documento principale del manuale operativo dell'evento per recepire i nuovi apprendimenti;
   • aggiornare il modello dell'attività evento, le attività secondarie o le liste di controllo secondo necessità.
6. Sposta l'attività evento da Eventi in programma a Eventi passati in modo che la pianificazione futura possa fare riferimento a esempi reali.

Col tempo, puoi perfezionare le istruzioni dei tuoi Super Agent usando i modelli degli eventi passati, in modo che i suggerimenti per il personale, le bozze delle campagne e i riepiloghi per la direzione diventino sempre più accurati e richiedano meno modifiche manuali.