Scopri come pianificare, dotare di risorse, promuovere, eseguire e rendicontare eventi in presenza in ClickUp usando Elenchi, modelli di attività, Automazioni e Super Agent.

Configura la tua area di lavoro

Struttura la tua area di lavoro in modo che ogni evento segua lo stesso percorso, dall'idea alla retrospettiva.

1. Crea o scegli uno Spazio per gli eventi. Ad esempio, Field Marketing o Eventi.
2. Crea una Cartella. Ad esempio, Attivazioni evento.
3. Crea degli Elenchi nella tua Cartella:
   • Eventi in programma per tutti gli eventi pianificati e in corso.
   • Eventi passati per gli eventi completati e archiviati.
   • Facoltativo: Fornitori per contratti, contatti e attività dei fornitori.
4. Nell'Elenco Eventi in programma, configura gli stati in modo che rispecchino le fasi del tuo manuale operativo per gli eventi. Ad esempio, Pianificazione, Allocazione risorse, Promozione, In esecuzione e Conclusione.
5. Aggiungi i principali Campi personalizzati nell'Elenco Eventi in programma, ad esempio:
   • Data evento (Data)
   • Luogo evento (Testo)
   • Tipo di evento (Elenco a discesa)
   • Responsabile evento (Persone)
   • Pubblico di riferimento (Testo o Elenco a discesa)
   • Obiettivo principale (Elenco a discesa o Testo)
   • Presenze previste (Numero)

Usa le Relazioni per collegare ogni evento agli obiettivi di livello superiore o agli OKR, così i responsabili possono vedere l'impatto dei tuoi eventi a colpo d'occhio.

Standardizza gli eventi con Documenti e modelli di attività

Converti le Procedure operative standard (SOP) dei tuoi eventi in un modello di attività riutilizzabile che renda ogni evento coerente.

1. Crea un Documento nella Cartella Attivazioni evento in cui raccogliere i manuali operativi e i runbook degli eventi attuali.
2. Dall'Elenco Eventi in programma, crea una nuova attività che diventerà il tuo modello. Ad esempio, Evento sul campo – attivazione standard.
3. Aggiungi attività secondarie per coprire ogni fase della tua SOP. Ad esempio:
   • Pianificazione evento
   • Allocazione risorse e personale
   • Coordinamento fornitori
   • Promozione ed esecuzione
   • Scaletta del giorno dell'evento
   • Rendicontazione e miglioramento
4. All'interno di ogni attività secondaria, aggiungi elenchi di controllo o attività secondarie annidate per registrare ogni dettaglio. Ad esempio:
   • Nell'attività secondaria Pianificazione evento, includi voci per finalizzare gli obiettivi, definire i target account e confermare il budget.
   • Nell'attività secondaria Allocazione risorse e personale, includi voci per il personale interno, le spese e i viaggi o gli alloggi.
   • Nell'attività secondaria Coordinamento fornitori, includi i dettagli sui fornitori che possono supportare il tuo evento. Potrebbe essere vuota all'inizio: puoi sempre collegare attività dall'Elenco Fornitori in un secondo momento.
   • Nell'attività secondaria Promozione ed esecuzione, includi voci per il brief della campagna, la landing page, le sequenze email e i post sui social.
   • Nell'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento, includi un elenco di controllo basato sul tempo. Ad esempio, apertura porte, keynote, sessioni parallele, smontaggio.
   • Nell'attività secondaria Rendicontazione e miglioramento, includi voci per i report sulla pipeline, la raccolta di feedback e la retrospettiva.
5. Imposta i Campi personalizzati che ti servono sempre nell'attività modello. Ad esempio, Tipo di evento, Responsabile evento o Reparto predefiniti.
6. Salva questa attività come modello di attività per poterla applicare a ogni nuovo evento.

Usa i tipi di attività personalizzati per distinguere chiaramente le fasi o i passaggi del flusso di lavoro.

Inizia a pianificare nuovi eventi

Combina le Automazioni e i Super Agent in modo che le nuove richieste di evento diventino automaticamente attività evento completamente strutturate.

Applica il modello di attività tramite le Automazioni

Puoi applicare un modello di attività ogni volta che viene creata un'attività nell'Elenco Eventi in programma.

1. Decidi come vengono creati i nuovi eventi in ClickUp:
   • Un Modulo compilato dai team sul campo o dai team vendite.
   • Un'attività creata manualmente dal team marketing operations.
   • Un'integrazione da un sistema esterno.
2. Assicurati che tutte le nuove attività evento arrivino nell'Elenco Eventi in programma e includano almeno i campi Data evento, Luogo evento e Tipo di evento.
3. Nell'Elenco Eventi in programma, crea un'Automazione:
   • Trigger: L'attività viene creata.
   • Condizione: Lo stato è Da fare. Oppure applica un filtro a Tipo di evento in modo che il modello venga applicato agli eventi in presenza.
   • Azioni: Applica modello → Applica il tuo modello di attività Evento sul campo – attivazione standard.
4. Salva e attiva l'Automazione in modo che ogni nuova richiesta di evento venga subito convertita in un'attività evento strutturata e pronta per la pianificazione.

Usa un Super Agent per aggiungere dettagli alle attività evento

Crea un Super Agent per aggiungere dettagli e chiarire i passaggi successivi nelle attività evento.

1. Crea un Super Agent chiamato Agent attivazione evento.
2. Fornisci le istruzioni, includendo passaggi come:
   • Rinominare l'attività evento usando il nome dell'evento, la città e la data.
   • Aggiornare i nomi e le descrizioni delle attività secondarie per includere il luogo dell'evento e le date pertinenti.
   • Creare o aggiornare un'attività secondaria "Elenco pubblico" con link agli elenchi di account target, alle viste CRM o ai file CSV.
   • Condividere i passaggi successivi e le azioni da intraprendere in un commento sull'attività principale.
3. Nell'Elenco Eventi in programma, aggiungi un'Automazione per attivare il Super Agent:
   • Trigger: L'attività viene creata.
   • Condizione: Lo stato è Pianificazione. Applica altre condizioni per avviare l'Agent su attività specifiche.
   • Azione: Super Agent → seleziona il tuo Agent attivazione evento.
4. Salva e attiva l'Automazione in modo che il tuo Super Agent aiuti a strutturare le attività evento.

Assegna risorse e personale agli eventi

Usa i Super Agent e le Automazioni per identificare il personale interno e coordinare i fornitori senza dover fare ricerche manuali.

1. Usa i Campi personalizzati per gestire le risorse nell'attività secondaria Allocazione risorse e personale:
   • Personale necessario (interno) (Numero)
   • Fornitori necessari (Elenco a discesa)
   • Solo locale (Sì/No)
   • Stato del personale (Elenco a discesa: Non avviato, In corso, Confermato).
2. Nella descrizione dell'attività secondaria Allocazione risorse e personale, definisci chi è idoneo a lavorare agli eventi. Ad esempio, i rappresentanti sul campo o i CSM entro una certa distanza dalla città dell'evento.
3. Crea un Agent allocazione risorse nello Spazio, nella Cartella o nell'Elenco dove si trovano i tuoi eventi, e configuralo in modo che:
   • Trigger: Lo stato di un'attività evento passa a Allocazione risorse.
   • Istruzioni:
   • Legga i campi luogo, data e Personale necessario (interno) dell'evento.
   • Usi i dati degli utenti dell'area di lavoro (titolo, team e luogo) per generare un elenco di personale interno suggerito.
   • Rediga messaggi diretti o messaggi in Chat personalizzati che spieghino l'evento e chiedano la disponibilità.
   • Strumenti: Includi strumenti per Cercare utenti e Team e Pubblicare messaggi in Chat o Inviare messaggi diretti, a seconda di come è configurata la tua area di lavoro.

Coordina i fornitori

Individua i fornitori e allineati con loro dall'attività secondaria Coordinamento fornitori.

1. Usa gli elenchi di controllo per le attività più piccole. Assegna le voci dell'elenco di controllo così non sfuggono nulla!
2. Crea attività secondarie annidate per monitorare le voci con scadenze fisse. Ad esempio, conferma AV, conteggio finale dei partecipanti per il catering, tempi di spedizione e consegna.
3. Allega email di conferma, preventivi o accordi firmati all'attività.
4. Invia email ai fornitori direttamente dall'attività, così i thread sono organizzati e associati a ciascun evento.

Genera campagne e risorse per la promozione

Usa ClickUp Brain per redigere landing page, email e altre risorse della campagna, mantenendo il controllo umano su qualità e conformità.

Dall'attività secondaria Promozione ed esecuzione:

1. Aggiungi un elenco di controllo e assegna ogni voce, tra cui:
   • Brief della campagna.
   • Landing page.
   • Sequenza email.
   • Post sui social.
   • Abilitazione partner o vendite.
2. Compila i Campi personalizzati che l'IA utilizzerà, tra cui:
   • Persona target.
   • Proposta di valore principale.
   • Sessioni o relatori chiave.
   • Invito all'azione.
3. Crea un Agent contenuti campagna che si attiva quando:
   • L'attività evento passa a Promozione, oppure
   • Un Campo personalizzato come Pronto per i contenuti viene impostato su Sì.
4. Nelle istruzioni del Super Agent, includi passaggi come:
   • Redigere un brief della campagna in un Documento correlato usando i dettagli dell'evento e le informazioni sulla persona target.
   • Generare una prima bozza del testo della landing page e una sequenza email in più passaggi.
   • Creare un elenco di controllo delle risorse nell'attività secondaria Promozione ed esecuzione e indicare quali ha già redatto.
5. Mantieni il "controllo umano" assegnando il brief e le risorse a un membro del team per la revisione:
   • Usa un'Automazione per assegnare l'attività secondaria Promozione ed esecuzione al responsabile evento quando i contenuti generati dall'IA sono pronti.
   • Aggiungi una voce nell'elenco di controllo per la Revisione legale/conformità dove necessario.
6. Archivia le risorse finali o i link (ad esempio, URL dalla tua piattaforma di marketing automation) in un campo personalizzato "Risorse campagna" o in un Documento correlato, così gli eventi futuri potranno riutilizzare gli esempi migliori.

L'IA è più utile per generare prime bozze e varianti. Stabilisci come regola che un membro del team deve revisionare e approvare qualsiasi testo generato dall'IA prima della pubblicazione.

Gestisci il giorno dell'evento con elenchi di controllo ottimizzati per mobile

Offri ai team in sede un'unica fonte di verità ottimizzata per mobile per la scaletta dell'evento.

Dall'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento:

1. Crea un elenco di controllo basato sul tempo o delle attività secondarie annidate, ad esempio:
   • 07:00 – Allestimento in sede
   • 08:30 – Apertura porte
   • 09:00 – Keynote
   • 10:30 – Sessioni parallele
   • 12:00 – Pranzo
   • 15:00 – Smontaggio.
2. Aggiungi voci nell'elenco di controllo o Campi personalizzati per la logistica principale, ad esempio:
   • Contatto e numero di telefono della sede
   • Dettagli Wi-Fi
   • Istruzioni per la stampa dei badge o il check-in
   • Note su attrezzature e AV.
3. Crea un Agent scaletta evento che:
   • Si attiva quando lo stato dell'evento cambia in In esecuzione.
   • Espande l'attività secondaria Scaletta del giorno dell'evento in un elenco di controllo dettagliato usando le informazioni nella descrizione dell'evento e negli allegati. Ad esempio, programmi o planimetrie.
   • Recupera i dettagli chiave come luogo, numero di partecipanti e contatti critici e li inserisce in cima alla descrizione dell'attività secondaria.
4. Assicurati che il team in sede abbia accesso all'app mobile di ClickUp e sappia quale attività o vista fissare per l'evento.
5. Durante l'evento, chiedi al team di usare l'elenco di controllo Scaletta del giorno dell'evento per contrassegnare le voci come completate e registrare eventuali problemi direttamente sull'attività.

Attiva la Modalità Io nelle viste per aiutare ogni persona a vedere solo ciò che le riguarda durante l'evento.

Raccogli feedback e crea report sulle prestazioni dell'evento con l'IA

Chiudi il ciclo dopo ogni evento per dimostrare l'impatto e migliorare continuamente i tuoi manuali operativi.

Dall'attività secondaria Rendicontazione e miglioramento:

1. Quando l'attività evento passa allo stato Conclusione, attiva un'Automazione che:
   • Imposti la scadenza dell'attività secondaria a qualche giorno dopo l'evento.
   • La assegni al responsabile evento.
2. Nell'attività secondaria Rendicontazione e miglioramento, includi voci nell'elenco di controllo per:
   • Retrospettiva interna
   • Feedback dai fornitori
   • Importazione del sondaggio tra i partecipanti
   • Rendicontazione di pipeline e ricavi
   • Aggiornamenti del manuale operativo.
3. Raccogli il feedback:
   • Invia email dall'attività a fornitori e partecipanti con sondaggi post-evento o moduli di feedback.
   • Chiedi ai team interni in Chat di condividere brevi note su cosa ha funzionato e cosa no.
4. Configura un Agent riepilogo post-evento che:
   • Legga i commenti, gli elenchi di controllo e i report allegati all'attività evento.
   • Generi un riepilogo pronto per la direzione che copra presenze, pipeline, risultati, rischi e raccomandazioni.
   • Aggiorni l'attività secondaria Rendicontazione e miglioramento con un riepilogo formattato o crei un Documento correlato per la leadership.
5. Aggiungi una voce finale nell'elenco di controllo per Aggiornamento SOP e modelli e chiedi al responsabile evento di:
   • Aggiornare il Documento del manuale operativo principale per riflettere i nuovi apprendimenti.
   • Aggiornare il modello di attività evento, le attività secondarie o gli elenchi di controllo secondo necessità.
6. Sposta l'attività evento da Eventi in programma a Eventi passati in modo che la pianificazione futura possa fare riferimento a esempi reali.

Nel tempo, puoi perfezionare le istruzioni dei tuoi Super Agent usando i dati degli eventi passati, così i suggerimenti per il personale, le bozze delle campagne e i riepiloghi per la direzione diventano sempre più precisi e richiedono meno interventi manuali.