Crea Automazioni per gestire le attività di routine, come applicare un modello quando viene creata un'attività o inviare un'email quando lo stato di un'attività cambia.

Dal pannello Automazioni, puoi:

• Iniziare con un'Automazione suggerita.
• Iniziare con un modello di Automazione predefinito.
• Assegnare automaticamente le attività o seguirle automaticamente nella posizione corrente.
• Creare un'Automazione personalizzata.

La disponibilità delle funzionalità e i limiti variano in base al piano e al ruolo dell'utente. Ulteriori informazioni

Creare un'Automazione

Per creare una nuova Automazione da uno Spazio, una Cartella, una Sottocartella o un Elenco:

1. In alto a destra, fai clic sull'icona robot.
2. Fai clic su Crea Automazione.
3. Usa un'Automazione suggerita, inizia con un modello predefinito oppure crea un'Automazione personalizzata da zero.
4. Configura il Trigger, le Condizioni e le Azioni.
5. Assegna all'Automazione un nome e una descrizione facoltativi.
   • Se lasci il nome vuoto e la ClickApp IA è attivata nella tua Area di lavoro, verrà generato automaticamente un nome tramite IA.
6. Fai clic su Crea.

Trigger e Azioni

Gli elementi fondamentali di un'Automazione sono i Trigger e le Azioni disponibili nei menu a discesa delle sezioni seguenti:

• Trigger: quando questo Trigger si verifica sulle attività in questa posizione.
• Azione: questa Azione verrà eseguita sulle attività in questa posizione.

Usare le condizioni

Per filtrare le attività che possono attivare l'Automazione, aggiungi le Condizioni.

Per aggiungere le condizioni, fai clic sull'icona più sotto il Trigger.

Aggiungere altre Azioni

Per aggiungere più di un'Azione, fai clic sull'icona più sotto la prima Azione.

Puoi trascinare e rilasciare le Azioni per riordinarle.

Usare un'Automazione suggerita

Inizia a creare con un'Automazione suggerita basata sul lavoro in corso nel tuo Spazio, nella tua Cartella, Sottocartella o Elenco.

Per usare un'Automazione suggerita:

1. In alto a destra, fai clic sull'icona robot.
2. Seleziona un'Automazione suggerita.

Iniziare con un modello di Automazione

Sfoglia i modelli di Automazione più diffusi e inizia a creare. Trova un modello in base al tuo caso d'uso o alla categoria di azioni che vuoi automatizzare.

Per creare un'Automazione usando un modello:

1. In alto a destra, fai clic sull'icona robot.
2. Fai clic su Crea Automazione.
3. Nella barra laterale, seleziona una soluzione o una categoria.
4. Fai clic su un modello per aprirlo.
5. Configura il Trigger, le Condizioni e le Azioni.
6. Assegna all'Automazione un nome e una descrizione facoltativi.
7. Fai clic su Crea.

Creare un'Automazione personalizzata

Puoi creare un'Automazione completamente personalizzabile da zero.

Per creare un'Automazione personalizzata:

1. Nel pannello Automazioni, assicurati di trovarti nella scheda Sfoglia.
   • Per impostazione predefinita, le Automazioni sono configurate per influire sulle attività e sulle attività secondarie. Per modificare questa impostazione:
   • Nella sezione Trigger, fai clic sul menu a discesa Attività o attività secondarie.

     

   • Seleziona Attività per impostare questa Automazione in modo che influisca solo sulle attività.
   • Seleziona Attività secondarie per impostare questa Automazione in modo che influisca solo sulle attività secondarie.
2. Per selezionare le attività o le attività secondarie create da origini specifiche, fai clic sul menu a discesa Creato da. Queste sono le opzioni disponibili:
   • API: influisce sulle attività o sulle attività secondarie create tramite l'API di ClickUp.
   • Automazioni: influisce sulle attività o sulle attività secondarie create da Automazioni e Integrazioni di Automazioni.
   • Estensione ClickUp per Chrome: influisce sulle attività create tramite l'estensione ClickUp per Chrome.
   • Email: influisce sulle attività create tramite email.
   • Moduli: quando le persone inviano le risposte a un Modulo, vengono create attività di invio. Questa opzione influisce sulle attività di invio nella posizione selezionata.
   • Importazioni: influisce sulle attività o sulle attività secondarie create durante l'importazione del lavoro in ClickUp da un'altra piattaforma.
   • Integrazioni: influisce sulle attività create da app esterne integrate con ClickUp. Questa opzione non influisce sulle attività create dalle Integrazioni di Automazioni.
   • Attività ricorrenti: influisce sulle attività create dalla funzionalità attività ricorrenti.
   • Modelli e attività duplicate: influisce sulle attività o sulle attività secondarie create applicando un modello o duplicando un'attività esistente.
   • Utenti: influisce sulle attività o sulle attività secondarie create da persone o team specifici.
3. Per configurare un Trigger, fai clic sul menu a discesa. Il nostro articolo Usare i Trigger di Automazioni elenca tutti i Trigger disponibili e ne descrive le impostazioni.
   • Per configurare una Condizione, fai clic sull'icona più sotto il menu a discesa del Trigger. Le Condizioni sono criteri facoltativi disponibili a partire dal piano Business che devono essere soddisfatti affinché l'Automazione venga avviata. Per aggiungere un'altra Condizione, fai clic sull'icona più sotto la prima Condizione.
4. Per configurare un'Azione, nella sezione Allora fai clic sul menu a discesa in alto. Il nostro articolo Usare le Azioni di Automazioni elenca tutte le Azioni disponibili e le relative impostazioni. Quasi tutte le Automazioni supportano più Azioni.

Azione Invia email

Se un'Automazione include un'Azione Invia email, può contenere solo ulteriori Azioni Invia email. Le Azioni non email, come la modifica dello stato o lo spostamento delle attività, non possono essere combinate con Invia email nella stessa Automazione. Per usare entrambe, crea Automazioni separate con lo stesso Trigger oppure usa un campo condiviso o una modifica di stato per attivare la seconda.

Creare un'Automazione nella Chat

Crea Automazioni nei tuoi canali Chat.

Automazioni attivate dalle attività secondarie

Quando le Automazioni vengono attivate da attività secondarie, vengono attivate anche dalle attività secondarie annidate.

L'Azione Crea un'attività secondaria funziona solo se l'attività secondaria che attiva l'Automazione non è quella di livello più basso.

Ad esempio, se usi 7 livelli di attività secondarie annidate e un'attività secondaria annidata sotto altre 6 attività soddisfa il Trigger e le Condizioni, l'Automazione non creerà un'attività secondaria.

Quando un'attività secondaria o un'attività secondaria annidata attiva l'Azione Sposta nell'Elenco, l'attività padre di primo livello e tutte le attività secondarie e le attività secondarie annidate verranno spostate.

La selezione di Oggi come data di scadenza è dinamica e le scadenze vengono attivate alle 4:00, a meno che non venga specificato un orario preciso.

Automazioni non riuscite

Puoi vedere lo stato delle Automazioni nella scheda Attività delle Automazioni. Consulta il nostro articolo Monitora l'attività delle Automazioni per scoprire come vengono gestiti i problemi relativi alle Automazioni.