Il existe d’innombrables façons d’organiser votre travail dans ClickUp. Dans cet article, vous découvrirez les bonnes pratiques recommandées pour structurer votre hiérarchie pour des projets de petite, moyenne et grande envergure dans ClickUp. N’hésitez pas à consulter notre cours Révision de la hiérarchie ClickUp dans ClickUp University.
Ce dont vous aurez besoin
- Les bonnes pratiques de cet article sont réalisables sur tous les forfaits ClickUp.
Principes de base de la hiérarchie
La hiérarchie est la structure centrale dans ClickUp et vous pouvez la personnaliser pour l’adapter à votre workflow. Nous conseillons généralement que chaque équipe ou département ait son propre Espace. Dans l’espace de l’équipe, tous les projets doivent être dans un dossier où chaque projet doit être représenté par une liste. Toutes les tâches nécessaires pour terminer chaque projet se trouvent dans la liste de leur projet.
Cette organisation de base permet de distinguer visuellement les projets et donne aux chefs de projet une visibilité sur tous les projets, toutefois la hiérarchie de votre équipe peut différer selon sa taille.
Petits projets
Les petits projets sont généralement gérés par un seul chef de projet ou propriétaire de projet qui réalise également la plupart du travail. Pour un projet de cette taille, nous conseillons de travailler à partir d’une seule liste où chaque projet est représenté par une tâche.
Si d’autres membres de l’équipe contribuent à un petit projet, nous recommandons d’utiliser des sous-tâches pour suivre leur travail.
Projets moyens
Pour les projets de taille moyenne, le chef de projet principal travaille avec d’autres membres de l’équipe pour réaliser le travail. Dans ce cas, nous recommandons d’utiliser une liste pour représenter chaque projet. Tous les projets doivent être contenus dans un seul dossier.
Dans chaque liste de projet, les tâches doivent être assignées aux membres de l’équipe impliqués.
Grands projets
Les grands projets incluent une plus large collaboration et sont généralement gérés par une équipe plutôt que par un seul chef de projet. Pour les projets de cette taille, nous recommandons de créer un dossier pour chaque projet. Chaque dossier doit contenir une liste par étape du projet.
Utiliser des vues
Chaque vue vous offre une perspective unique sur votre travail dans ClickUp. Les vues suivantes conviennent aux projets de toutes les tailles.
Vue Liste
La vue Liste est la vue principale dans ClickUp. Elle est idéale pour regrouper, filtrer, trier ou suivre beaucoup d’informations à la fois.
Vue Tableau
La vue Tableau est parfaite pour montrer le travail sous forme de cartes à glisser-déposer regroupées par statuts personnalisés, catégories ou sous-groupes. Nous recommandons la vue Tableau pour les workflows :
- Kanban
- Réunions quotidiennes
- Rétrospectives Scrum
- Création de contenu
- Pipeline de vente
Vue Gantt
La vue Gantt peut être utilisée pour planifier les tâches d’un projet selon une chronologie et créer et visualiser des dépendances entre les tâches. Cette vue est excellente pour les projets qui ont des étapes successives et dont les tâches dépendent les unes des autres, les projets de construction, les projets de développement logiciel, et plus encore.
Vue Calendrier
Avec la vue Calendrier, vous pouvez visualiser les tâches dans un calendrier traditionnel par date d’échéance ou dates personnalisées. Cette vue convient parfaitement aux calendriers de contenu, aux calendriers de campagne ou aux réunions d’équipe.
Vue Échéancier
La vue Échéancier montre le planning de votre projet de manière linéaire avec des regroupements personnalisables. Cette vue est parfaite pour les feuilles de route et la gestion des ressources.
Vue Équipe
La vue Équipe vous permet de voir sur quoi travaillent les membres de l’équipe, ce qu’ils ont fait et qui a besoin de plus de tâches ou en a trop.
Vue Charge de travail
Avec la vue Charge de travail, vous pouvez fixer la capacité de chaque membre de l’équipe, voir les membres de l’équipe qui ont trop de travail et réaffecter des tâches à ceux ont de la disponibilité.