¿Listo para cambiar de Asana a ClickUp? Este artículo te guía a través del proceso de importación.
La disponibilidad y los límites de las funciones varían según el plan y el rol de usuario. Más información
Prepara tu entorno de trabajo en ClickUp
Recomendamos configurar primero tu estructura jerárquica en ClickUp. Crea un espacio o varios espacios para albergar todos tus proyectos de Asana. También puedes crear espacios durante el proceso de importación.
¿Qué datos se importan?
La siguiente tabla muestra qué datos no se importan automáticamente desde Asana y los métodos manuales para gestionar estos datos:
| No se importa automáticamente | Método de importación manual |
| Tareas independientes | En Asana, mueve tareas independientes a Proyectos. |
| Subtareas anidadas | En ClickUp, mueve manualmente las subtareas anidadas a sus tareas principales. |
| Tareas compartidas entre proyectos | En Asana, añade una nota a las tareas compartidas entre proyectos. En ClickUp, añade estas tareas a múltiples listas. |
| Tareas periódicas | En Asana, añade una nota a las tareas periódicas. En ClickUp, configura la recurrencia. |
| Tareas privadas | En Asana, añade una nota a las tareas privadas. En ClickUp, haz que estas tareas sean privadas. |
| Campos personalizados | Para importar Campos personalizados desde Asana, necesitarás utilizar el importador de hojas de cálculo en ClickUp. |
| @menciones | Ninguna. Las @menciones no se importan. |
Iniciar su importación
- En la esquina superior izquierda, haz clic en tu avatar del entorno de trabajo y selecciona Ajustes.
- En la barra lateral de todos los ajustes, selecciona Importaciones / Exportaciones.
- Si tu entorno de trabajo no tiene un historial de importación o exportación, se abre la página Seleccionar fuente de importación. En la sección Importar desde apps, selecciona Asana.
- Si tu entorno de trabajo tiene un historial de importación o exportación, se abre la página Importaciones / Exportaciones. Selecciona Importar elementos. En la página Seleccionar fuente de importación, selecciona Asana.
- En la ventana emergente, inicia sesión en tu cuenta de Asana.
Selecciona tu entorno de trabajo de Asana
Para seleccionar tu entorno de trabajo de Asana:
- Desde el desplegable de ClickUp Workspace, selecciona tu entorno de trabajo de Asana.
- Haz clic en Siguiente.
Mapeo de datos
Mapear significa correlacionar los datos de Asana con los datos existentes de ClickUp. Por ejemplo, coincidencia de direcciones de correo electrónico y nombres de canales. Durante la importación, revisarás estas correspondencias para asegurar su precisión.
Selecciona tus proyectos de Asana y los espacios de ClickUp
En la página de Importar Tareas, todos los Proyectos de Asana importados se agrupan por defecto. Puedes seleccionar un espacio de ClickUp para todos los Proyectos, o puedes seleccionar individualmente un espacio de ClickUp nuevo o existente para cada Proyecto. También puedes optar por no importar Proyectos individuales.
Nuevo espacio
Esta opción crea un nuevo espacio para importar tus proyectos de Asana. Cada espacio llevará el nombre del proyecto de Asana.
Espacio existente
Importa tus proyectos a cualquier espacio existente de ClickUp.
Haz tus proyectos privados
Tus proyectos de Asana se importan en carpetas públicas de ClickUp. ¡Recomendamos mantener proyectos relacionados en el mismo espacio para que los proyectos relacionados estén organizados juntos!
Los Espacios y Carpetas son públicos por defecto. Esto significa que todos los miembros y administradores en tu entorno de trabajo pueden ver las tareas en la carpeta.
Para hacer privados los elementos importados de Asana, realiza lo siguiente:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en tu avatar del entorno de trabajo y selecciona Ajustes.
- En la barra lateral de todos los ajustes, haz clic en Seguridad y Permisos.
- Desplázate abajo hasta Permisos avanzados.
- A la izquierda de Hacer nuevos Espacios privados, haz clic en el interruptor para activarlo.
- Al importar desde Asana, selecciona Nuevo espacio.
Importar todos los proyectos de Asana al mismo espacio de ClickUp
Para importar todos los proyectos de Asana al mismo espacio de ClickUp:
- En la página de Importar Tareas, haz clic en el desplegable Seleccionar Espacio para Importar Proyectos.
- Puedes seleccionar un espacio nuevo o existente para importar todos tus proyectos de Asana.
- Haz clic en Siguiente.
Importa individualmente proyectos de Asana a diferentes espacios de ClickUp
- En la página de Importar Tareas, debajo del desplegable de Proyectos de Asana , haz clic en Personalizar Proyectos individualmente.
- Debajo del desplegable Seleccionar espacio para importar proyectos, haz clic en Personalizar espacios individualmente.
- Selecciona un espacio nuevo o existente para importar cada proyecto de Asana.
- Haz clic en Siguiente.
Mapea las secciones del proyecto como estados o listas
¿Organizas tus Secciones de Proyecto como estados en tu flujo de trabajo del proyecto, o es mejor que estén en Listas separadas?
Organiza las secciones de Asana como estados de ClickUp
Si utilizas secciones en Asana para los estados de tu flujo de trabajo, como pendiente, en curso, y terminado, entonces querrás correlacionar tus secciones con los estados en ClickUp.
En este caso, tu proyecto se importará como una nueva carpeta con una lista llamada Importada de Asana.
Para importar secciones como estados:
- En la página de Importar Tareas, selecciona Secciones como Estado.
Organiza las secciones de Asana como listas de ClickUp
¿Utilizas Secciones para algo que no sea un estado de tarea? Por ejemplo, utilizas Secciones para fines organizativos en lugar de mover tareas a través de un flujo de trabajo particular.
En este caso, tu tablero será importado como una nueva carpeta, y tus columnas se convertirán en listas de ClickUp.
Para importar secciones como listas:
- En la página de importación de tareas, selecciona Secciones como lista.
Personaliza los proyectos individualmente
También tiene la opción de organizar cada proyecto de Asana individualmente. Si tiene proyectos con diferentes usos de secciones, puede configurarlos adecuadamente antes de importar.
Para personalizar proyectos individualmente:
- En la página de Importar Tareas, selecciona Personalizar Proyectos individualmente.
Importar usuarios
Después de haber mapeado los canales de Asana, ¡puedes importar y mapear usuarios!
Para importar usuarios de Asana a ClickUp:
Por defecto, los usuarios de Asana se mapean por correo electrónico a los usuarios existentes de ClickUp. No se envía una invitación por correo electrónico.
- A la derecha del usuario de Asana, haz clic en el menú desplegable.
- Elige entre las siguientes opciones:
- Selecciona un usuario: Selecciona esta opción para elegir el usuario de ClickUp que coincida con la dirección de correo electrónico del usuario importado.
- Invitar por correo electrónico: Envía un correo electrónico invitando a un nuevo usuario de Asana a tu entorno de trabajo de ClickUp.
- Usuario inactivo: Mapea usuarios que no estarán activos en ClickUp. Por ejemplo, aún puedes importar mensajes de un compañero que ha dejado tu organización.
Invitar personas a tu entorno de trabajo puede incurrir en cargos.
Elige tus opciones de importación
Selecciona de las opciones para importar:
Tareas cerradas
Elige importar todas las tareas, incluidas las cerradas. O solo importa las tareas abiertas.
Generalmente, recomendamos importar todas tus tareas para que puedas referenciar el historial y los adjuntos en ClickUp.
Adjuntos
Elige si importar todos los adjuntos o no.
La mayoría de las personas sí desean importar adjuntos desde Asana. Si estás en el plan Free Forever y te preocupa superar tu límite de almacenamiento, quizás quieras seleccionar No.
Desafortunadamente, Asana no proporciona una manera de calcular la cantidad de datos en tus adjuntos, por lo que solo lo sabrás después de que la importación haya sido completada.
Si importas adjuntos y excedes el límite de almacenamiento, puedes eliminar adjuntos para que tu entorno de trabajo vuelva a estar bajo el límite de almacenamiento.
Hitos
Elija importar los hitos de Asana como Hitos de ClickUp. Importa hitos como tareas regulares de ClickUp. O no importar los hitos.
¿Cuánto tiempo tarda una importación?
Iniciar el proceso de importación generalmente tarda de 2 a 10 minutos. Una vez confirmada la importación, el tiempo real de importación puede variar entre 1 minuto y unas pocas horas. Esto depende completamente de la cantidad de datos que tenga en Asana, así como de los límites de calificación de Asana.
Dado que Asana sí limita la velocidad de importación, tenemos que regular la velocidad para asegurarnos de no alcanzar el límite, por lo que puede tardar hasta unas pocas horas (o más) si tienes muchos adjuntos.
Te enviaremos un correo electrónico en cuanto se complete tu importación.
Próximos pasos
Si has terminado con tu importación y estás listo para mover cosas, asegúrate de aprovechar nuestra barra de herramientas de acciones en lote!