Si gestionas tu trabajo en un archivo Excel, CSV, JSON, TSV o TXT, puedes importarlo fácilmente a ClickUp. Después de subir el archivo, el importador te guiará para asignar los datos a los campos de tarea de ClickUp o a los campos personalizados.
Cuando finalice la importación, abre la entrada desde tu historial de importaciones para revisar el resultado en un informe a página completa.
También puedes importar desde aplicaciones externas como Jira, Slack o monday.com, o documentos como Google Docs o archivos Markdown.
La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información
Si quieres importar una hoja de cálculo de Google, expórtala primero a uno de los formatos de archivo admitidos y luego importa el archivo.
¿Qué hay de nuevo?
El nuevo importador de hojas de cálculo ha renovado completamente el proceso de importación.
La tabla siguiente describe las diferencias entre el nuevo importador de hojas de cálculo y el antiguo importador de CSV.
| Función | Importador de CSV | Importador de hojas de cálculo |
| Ubicación de destino de la importación | Crea nuevas Listas en un Espacio | Importa a Listas, Carpetas o Espacios existentes |
| Opciones de datos a importar | Solo CSV | CSV y Excel |
| Algoritmo de asignación | Reasigna los campos cada vez | Usa asignaciones históricas de archivos con la misma estructura e IA para preasignar columnas a campos. Por ejemplo, las asignaciones de importación de la persona A informan las futuras asignaciones para archivos con la misma estructura de la persona B. |
| Proceso de extremo a extremo | La asignación a campos personalizados se produce más adelante en el proceso. El Estado, la Prioridad y los tipos de tarea deben tener valores coincidentes en el archivo CSV. |
La asignación a tareas y campos personalizados existentes se produce antes en el proceso de importación, lo que permite importar archivos rápidamente. La vista previa de datos en tiempo real te ayuda a ver el tipo de datos que se importan durante la asignación de campos. Manipula los datos fácilmente en la hoja de cálculo. Los elementos no válidos se resaltan. El Estado, la Prioridad y los tipos de tarea ahora se pueden asignar a valores existentes. |
| Biblioteca de campos personalizados | Las asignaciones de campos personalizados muestran todos los campos del Entorno de trabajo. | Solo estarán disponibles para seleccionar los campos personalizados de la ubicación de destino, lo que facilita encontrarlos. |
| Subtareas | Las subtareas creadas durante el proceso de importación no incluyen las propiedades de tarea. | Se importa la jerarquía completa de tareas, subtareas y subtareas anidadas junto con todas sus propiedades de tarea. |
Preparar una hoja de cálculo para importar
Aprende cómo preparar una hoja de cálculo para importar antes de empezar este proceso.
Campos admitidos por el importador de hojas de cálculo
Durante la preparación, también puedes consultar qué campos de ClickUp admite el importador.
Importar una hoja de cálculo
Cada fila de tu hoja de cálculo representa una tarea. Cada columna representa una propiedad de esa tarea, ya sea un campo de tarea, como la Prioridad, o un campo personalizado.
Paso 1: Seleccionar el origen de la importación
Para seleccionar una hoja de cálculo como origen de la importación:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Ajustes.
- En la sección Integraciones y ClickApps de la barra lateral Todos los ajustes, selecciona Importaciones / Exportaciones.
- Si tu Entorno de trabajo no tiene historial de importaciones ni exportaciones, se abre la página Seleccionar origen de la importación. En la sección Importar desde aplicaciones, selecciona Hoja de cálculo.
- Si tu Entorno de trabajo tiene historial de importaciones o exportaciones, se abre la página Importaciones / Exportaciones. Selecciona Importar elementos. Luego, en la página Seleccionar origen de la importación, selecciona Hoja de cálculo.
También puedes iniciar una importación de hoja de cálculo desde la barra lateral:
- En la barra lateral, haz clic con el botón derecho en un Espacio o una Carpeta.
- Selecciona Importaciones.
- En el submenú, selecciona Archivos de hoja de cálculo.
Paso 2: Destino de la importación
En este paso, elegirás dónde importar, el formato de fecha y el delimitador predeterminado.
Para elegir la ubicación de ClickUp donde importar los datos de tus tareas:
- En la página Destino de la importación, en el desplegable Seleccionar ubicación, selecciona un Espacio, una Carpeta o una Lista.
Para elegir el formato de todas las fechas de tu hoja de cálculo:
- En el desplegable Año-Mes-Día, selecciona el formato de fecha. Más información sobre los formatos de fecha aceptados.
Para elegir el delimitador de todos los campos multivalor de tu hoja de cálculo:
- En el desplegable Coma, selecciona el delimitador. Más información sobre los delimitadores aceptados.
- Haz clic en Continuar.
- Se abre el importador de hojas de cálculo.
Subir tu hoja de cálculo
Para subir tu hoja de cálculo al importador de hojas de cálculo:
- Cuando se abra el importador, arrastra y suelta o sube una hoja de cálculo.
- Si la carga se realiza correctamente, se abrirá la página Asignar campos.
Revisar los resultados de la importación
Cuando finalice la importación, abre el informe para ver lo que ha creado ClickUp:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Ajustes.
- En la barra lateral Todos los ajustes, selecciona Importaciones / Exportaciones.
- A la derecha de tu importación, haz clic en Ver detalles.
Corregir el error de nombre de tarea obligatorio
El nombre de tarea es el único campo obligatorio.
Si aparece un mensaje de error en rojo a la derecha de la columna Campos de ClickUp, se trata de uno de estos dos problemas:
- No hay ninguna columna de nombres de tarea en la hoja de cálculo.
- El importador no ha asignado correctamente esta columna de nombres de tarea al campo de ClickUp Nombre de tarea.
Si el archivo no incluye nombres de tarea:
- En la esquina superior derecha, haz clic en Cancelar.
- Añade una columna de nombres de tarea a la hoja de cálculo.
- Inicia una nueva importación.
Si has incluido una columna de nombres de tarea en el archivo, puedes asignar manualmente los nombres de tarea al campo de tarea:
- En la página Asignar campos, en Campos entrantes, busca Nombre de tarea.
- A la derecha de Nombre de tarea, en la columna Campos de ClickUp, haz clic en el desplegable Seleccionar.
- Selecciona Nombre de tarea.
- El indicador rojo deja de mostrarse una vez corregido el error.
¿Qué es la asignación?
Asignar significa hacer coincidir las columnas de tu hoja de cálculo con los campos de tarea de ClickUp y los campos personalizados. El importador simplifica este proceso alineando automáticamente los datos con los campos correctos.
En el paso siguiente, revisarás estas coincidencias para comprobar que todo es correcto. Todos los campos disponibles en la ubicación elegida son accesibles. Para algunos tipos de campo, puedes crear nuevos campos durante el proceso de asignación si tienes permiso para crearlos en ClickUp.
Revisar y confirmar las opciones de asignación de campos
Cada columna de tu archivo se asigna automáticamente a un tipo de campo de tarea de ClickUp. Antes de continuar, comprueba las asignaciones y edita los tipos de campo si es necesario.
Los campos entrantes no asignados a un campo de ClickUp quedarán excluidos de la importación y no aparecerán en los pasos siguientes.
Para confirmar las opciones de asignación de campos:
- En la página Asignar campos, pasa el ratón por encima de una fila para ver un panel de vista previa de datos a la derecha.
- Comprueba que los datos del panel coincidan con el campo de la columna Campos de ClickUp. Si tienes dudas, consulta el artículo Campos admitidos por el importador de hojas de cálculo para ver datos de ejemplo y descripciones de los campos de ClickUp.
- En la columna Campos de ClickUp, selecciona el campo correcto.
- Algunos campos de tarea, como el Estado y la Prioridad, deben asignarse a valores que existan en esa ubicación. Si tienes permiso para crear estos campos, tendrás la opción de crear nuevos en esa ubicación. Por ejemplo, tienes un Estado entrante llamado Abierta. El Estado Abierta no existe en la ubicación de ClickUp a la que importas. Puedes crear un nuevo Estado llamado Abierta o elegir no importar ese Estado.
- También puedes añadir un nuevo campo personalizado durante este proceso. Aprende cómo en la sección siguiente.
- Puedes borrar todos los campos haciendo clic en el icono de flecha a la derecha de Campos de ClickUp.
- Cuando hayas terminado, haz clic en Continuar.
Añadir como nuevo campo personalizado
Si no tienes permisos para crear campos personalizados, no verás la opción Añadir como nuevo campo personalizado.
Si quieres que los datos de una columna concreta rellenen un campo personalizado tras la importación, haz lo siguiente:
- En la página Asignar campos, en la columna Campos de ClickUp, pasa el ratón por encima de una fila.
- Haz clic en el campo actual y desplázate hacia abajo hasta la sección Añadir nuevo.
- Para asignar a un campo personalizado, haz clic en Añadir como nuevo campo personalizado. El campo recibirá el nombre de la columna a la que está asignado.
- En el paso siguiente, puedes asignar este campo a un tipo de campo personalizado en la ubicación que hayas elegido.
- Haz clic en Continuar.
Importar a ClickUp
Una vez que hayas asignado todos los datos a campos de ClickUp existentes o nuevos, se abre el importador de hojas de cálculo y puedes revisar los datos.
Si has importado celdas en blanco o editables, aparece un desplegable en esa columna. Haz clic en él para añadir o editar un valor.
También puedes hacer doble clic en una celda y escribir directamente.
En la página final del importador de hojas de cálculo, en la esquina superior derecha, puedes usar los siguientes ajustes y filtros para revisar y actualizar la importación:
| Filtros y herramientas | Descripción |
| Filtro | Haz clic en el icono de lupa para buscar un campo, seleccionarlo o usar el filtro avanzado. |
| Buscar | Haz clic en el icono de lupa para buscar cualquier valor. |
| Acciones | Eliminar: elimina todas las filas seleccionadas. También puedes seleccionar filas y hacer clic en el icono de papelera a la derecha de Acciones. Descargar: descarga todas las filas seleccionadas. También puedes seleccionar filas y hacer clic en el icono de descarga a la derecha de Acciones. |
| Todos | Haz clic para mostrar todos los valores. |
| Válidos | Haz clic para mostrar todos los valores válidos. Las celdas con fondo amarillo no se importarán debido a un error de formato. Puedes hacer doble clic para actualizar esa celda. Si tienes dudas sobre el formato, consulta el artículo Campos admitidos por el importador de hojas de cálculo para ver datos de ejemplo y descripciones de los campos de ClickUp. |
| No válidos | Haz clic para mostrar todos los valores no válidos. Las celdas no válidas también tienen un fondo rojo. |
| Columnas ocultas | En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de columnas para mostrar u ocultar las columnas ocultas. |
| Menús de encabezado | Pasa el ratón por encima de la fila de encabezado de cada columna y haz clic en los puntos suspensivos... para abrir estos menús: • Ordenar de A a Z: haz clic para ordenar la columna alfabéticamente. • Haz clic en el icono de intercalación para quitar el orden. • Ordenar de Z a A: haz clic para ordenar la columna en orden alfabético inverso. • Haz clic en el icono de intercalación para quitar el orden. • Fijar columna: haz clic para fijar esta columna a la izquierda de la tabla. La columna no se moverá mientras te desplazas por la hoja. • Haz clic en el icono de chincheta para desfijar la columna. • Buscar en el campo: haz clic para buscar cualquier texto en la columna. Solo se mostrarán las filas que contengan ese texto. • Para borrar esta búsqueda, en la esquina superior izquierda, haz clic en la x de la barra de búsqueda. • Buscar y reemplazar: haz clic para buscar cualquier texto en la columna y reemplazarlo de forma masiva por cualquier valor. • Reemplazar celdas vacías: usa esta herramienta para reemplazar de forma masiva las celdas vacías. Haz clic para localizar las celdas vacías de la columna y selecciona un reemplazo en el desplegable. • Filtrar por valor: selecciona uno o más valores de esta columna. Por ejemplo, en una columna de Estimación de tiempo, puedes filtrar por todas las filas que contengan 10 h. • Borrar columna: elimina todos los valores de esta columna. |
Cuando hayas terminado de revisar la importación, en la esquina superior derecha, haz clic en Importar a ClickUp.
Asignación de campos personalizados
Si seleccionaste Añadir como nuevo campo personalizado al revisar las opciones de asignación de campos, se te dirigirá a la página Asignación de campos personalizados.
Para asignar tus campos personalizados:
- En la página Asignación de campos personalizados, haz clic en el desplegable Tipo de dato.
- Selecciona un tipo de campo personalizado de ClickUp.
- Haz clic en Completar.
Encontrar columnas ocultas y campos personalizados
Si añadiste un nuevo campo personalizado durante el proceso de importación, tendrás que añadir esa columna a tu Vista Lista. Además, ciertas columnas están ocultas en la Vista Lista de forma predeterminada.
Para añadir una columna a tu Vista Lista:
- En la esquina superior derecha, encima de la tabla de tareas, haz clic en el icono de más o en Añadir.
- Haz clic en la pestaña Añadir existente.
- Haz clic en el interruptor junto a un campo para mostrarlo.
Editar en bloque las tareas importadas
La barra de herramientas de acciones masivas te ayuda a editar varias tareas de forma rápida y sencilla.