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Usa las plantillas de tareas

Reutiliza tareas creando y aplicando plantillas de tareas. Simplifica procesos, eventos, informes de errores y cualquier otro trabajo que repitas con regularidad.

Qué necesitarás

  • Las plantillas de tareas están disponibles en todos los planes.
  • Los invitados tienen acceso a plantillas de tareas, Documentos, vistas, listas de comprobación y Pizarras.
  • Todos, incluidos los invitados con permisos de edición o edición completa, pueden crear, editar, aplicar y eliminar plantillas de tareas.

Crear una plantilla de tarea

Para crear una nueva plantilla de tarea:

  1. Crea una tarea o selecciona una Lista existente.
    • Si es necesario, añade las tareas, vistas y automatizaciones que quieras guardar como plantilla.
  2. En la esquina superior derecha de la tarea, haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
  3. Selecciona Plantillas.
  4. Haz clic en Guardar como plantilla.
  5. Elige un nombre.
    • Si quieres, puedes añadir una descripción y etiquetas.
    • De forma predeterminada, la plantilla se comparte con todos los miembros y administradores del Entorno de trabajo. Puedes editar la configuración de uso compartido.
    • De forma predeterminada, se importa la mayoría de las propiedades de la tarea. En la sección de opciones de importación, también puedes seleccionar Personalizar elementos a importar.
  6. En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar plantilla.

Opciones de importación de tareas

Al crear una plantilla de tarea, puedes elegir Importar todo o Personalizar elementos a importar.

Si seleccionas Importar todo, la plantilla de tarea incluirá todas las propiedades, campos y ajustes de la tarea.

Si seleccionas Personalizar elementos incluidos, puedes elegir qué incluirá la plantilla entre las siguientes opciones:

Elemento incluido Descripción
Asignados Incluir los asignados de la tarea.
Archivos adjuntos Incluir los archivos adjuntos de la tarea.
Listas de comprobación Incluir las listas de comprobación de la tarea.
Mantener elementos marcados Los elementos completados de la lista de comprobación permanecerán marcados como completados.
Comentarios Incluir los comentarios de la tarea.
Copiar ajustes de Estados Incluir todos los estados de la tarea como opciones.
Estados actuales de la tarea Establecer el mismo estado de tarea que el de la tarea original.
Campos personalizados Incluir los campos personalizados.
Los campos de fórmula no se incluyen.
Dependencias Incluir las dependencias de la tarea.
Descripción Incluir la descripción de la tarea.
Fechas de vencimiento Incluir la fecha de vencimiento y la hora de la tarea.
Duración Incluir la duración de la tarea.
Seguidores Incluir los seguidores de la tarea.
Enlaces Incluir cualquier enlace de la tarea.
Prioridad Incluir la prioridad de la tarea.
Subtareas Incluir las subtareas de la tarea.
Hay un límite de 1000 subtareas por tarea, incluidas las eliminadas en los últimos 51 días. Si al aplicar la plantilla de tarea se supera ese límite, la plantilla no se aplicará.
Fecha de inicio Incluir la fecha de inicio y la hora de la tarea.
Ajustes periódicos Incluir los ajustes periódicos de la tarea.
Relaciones Incluir las relaciones de la tarea.
Etiquetas Incluir cualquier etiqueta que se haya añadido a la tarea.
Tipos de tarea Establecer el mismo tipo de tarea personalizado, si corresponde.
Estimación de tiempo Incluir la estimación de tiempo de la tarea.

Aplicar una plantilla de tarea

Repite procesos aplicando plantillas de tareas. Una vez aplicada una plantilla de tarea, la acción no se puede deshacer. Consulta el curso de ClickUp University Aplicar y gestionar plantillas.

Para aplicar una plantilla de tarea:

  1. Abre una tarea y, en la esquina superior derecha, haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
  2. Selecciona Plantillas.
  3. Haz clic en Aplicar una plantilla.
  4. En el Centro de plantillas, busca una plantilla. También puedes filtrar por plantillas de tareas usando la barra lateral izquierda.
  5. Puedes pasar el cursor sobre la plantilla y hacer clic en Uso rápido. O bien, selecciona la plantilla para editarla. A continuación, junto al nombre de la plantilla, haz clic en los puntos suspensivos... y selecciona Editar.

También puedes crear una Automatización para aplicar una plantilla cada vez que se cree una nueva tarea y evitar así trabajo adicional.

Tu Automatización debe usar el siguiente desencadenador y acción:

  • Desencadenador: selecciona Cuando se crea una tarea o subtarea.
    • Para aplicar plantillas solo a tareas, en la columna Desencadenador, haz clic en el desplegable Tareas o subtareas y selecciona Tareas.
  • Creado por: de forma predeterminada, cualquier tarea o subtarea que se cree activará la Automatización. Usa las casillas de selección para filtrar las tareas creadas de formas específicas.
    • No se pueden aplicar plantillas a tareas o subtareas que hayan sido creadas por una plantilla.
  • Acción: selecciona Aplicar una plantilla y, a continuación, en el desplegable Plantilla, selecciona una plantilla.

Captura de pantalla del modal de Automatizaciones con el desencadenador y la acción descritos anteriormente seleccionados.

Usar /Comandos de barra diagonal para aplicar plantillas de tareas

Para aplicar una plantilla de tarea usando /Comandos de barra diagonal:

  1. Escribe /temp en el título o la descripción de una tarea.
  2. Selecciona la plantilla.
  3. Pulsa Intro.

El /Comando de barra diagonal de plantilla también está disponible al crear una nueva tarea en la Vista Lista, la Vista Tablero, la Vista Calendario, la Vista Cronograma, la Vista de equipo, la Vista Pizarra y la Vista Carga de trabajo.

Actualizar una plantilla de tarea

Actualiza las plantillas de tareas para mantenerlas al día con tus procesos. Una vez actualizada una plantilla de tarea, no se puede revertir al estado anterior.

Para actualizar una plantilla de tarea:

  1. En la barra lateral de Inicio o en la barra lateral de Espacios, junto a un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista, pasa el cursor sobre la ubicación y haz clic en el icono de puntos suspensivos .... O bien, haz clic con el botón derecho en la ubicación.
  2. Selecciona Plantillas y, a continuación, Actualizar plantilla existente.
  3. Busca y selecciona la plantilla existente que quieras actualizar.
  4. Haz clic en Siguiente.
    • Si quieres, puedes cambiar el nombre de tu plantilla y actualizar su configuración de uso compartido y las Opciones de importación.
  5. En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar plantilla.

Establecer una plantilla de tarea predeterminada para una Lista

Aplica automáticamente una plantilla a todas las tareas nuevas creadas en una Lista.

Eliminar una plantilla de tarea

Elimina las plantillas de tareas que ya no necesites. Una vez eliminada una plantilla de tarea, no se puede recuperar.

Para eliminar una plantilla de tarea:

  1. En la esquina superior izquierda, haz clic en tu Entorno de trabajo.
  2. Selecciona Plantillas y busca la plantilla de tarea.
  3. Selecciona la plantilla.
  4. Junto al nombre de la plantilla, haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
  5. Haz clic en Eliminar.

Reasignar fechas de vencimiento de subtareas

Activa el ClickApp Reasignar fechas de vencimiento de subtareas para cambiar automáticamente las fechas de vencimiento de las subtareas en la misma cantidad de días que se cambie la tarea principal.

Por ejemplo, si retrasas cinco días la fecha de vencimiento de la tarea principal, todas las fechas de las subtareas también se retrasarán cinco días.

Reasignar fechas al aplicar plantillas

Al crear una plantilla de Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista, puedes elegir guardar las fechas de inicio y vencimiento de sus tareas al configurar las Opciones de importación de la plantilla.

Al aplicar la plantilla, puedes elegir usar las fechas de inicio y vencimiento originales de las tareas o reasignarlas. En lugar de actualizar cada tarea manualmente, todas tus tareas se actualizarán cuando se aplique la plantilla.