Gestiona los estados de tarea predeterminados de ClickUp o crea estados de tarea personalizados que se adapten a tu flujo de trabajo.

Tanto si gestionas aprobaciones de recursos creativos como historias de usuario desde la ideación hasta la finalización, los estados mantienen el trabajo organizado y el progreso visible.

Qué necesitarás

• Los propietarios, miembros y administradores pueden crear, editar y eliminar estados de forma predeterminada.
• Los planes Business Plus y Enterprise pueden usar permisos avanzados para controlar si los miembros e invitados pueden crear, editar y eliminar estados.
  • Necesitarás tanto el permiso avanzado Eliminar elementos como el de Editar estados para poder eliminar estados.

Estados

Puedes crear estados en los niveles de Espacio, Carpeta, Subcarpeta y Lista. O reutiliza estados creando plantillas de estado.

Grupos de estados de tarea

Hay tres grupos de estados de tarea predeterminados.

Not Started es un cuarto grupo de estados que se activa a través de un ClickApp.

Los tres grupos de estados predeterminados son:

• Activo: tareas en las que se está trabajando actualmente.
• Listo: tareas que están terminadas pero que deben permanecer abiertas. Por ejemplo, toda la ingeniería de una tarea de Sprint está completada, pero los equipos de marketing y redacción técnica aún necesitan acceso a ella.
  • Las tareas de este grupo de estados no se consideran vencidas.
  • Las Dependencias se eliminan cuando se aplica este estado.
• Cerrado: tareas que están totalmente completadas.
  • Completado es el estado Cerrado predeterminado.
  • No puedes crear estados Cerrado personalizados, pero sí puedes cambiarles el nombre.

Las tareas cerradas en la Vista Lista están ocultas de forma predeterminada. Puedes mostrarlas así:

1. Haz clic en el botón Mostrar cerradas, situado en la parte superior de la Vista Lista. Cuando el botón está activado, aparece resaltado y se muestra un menú desplegable.
   • Desde el menú desplegable, puedes seleccionar Subtareas.
   • También puedes hacer clic en la x de la esquina superior derecha del botón Mostrar cerradas para ocultar las tareas rápidamente.
2. Las tareas cerradas aparecen en tu Lista.
3. Haz clic en el botón Mostrar cerradas para volver a ocultarlas.

Para garantizar la coherencia en todo tu Entorno de trabajo, los estados Por hacer y Completado marcan el inicio y el fin de tus flujos de trabajo.

Crear estados de tarea personalizados

Al crear Espacios, se te pedirá que configures los estados para las tareas que se añadan en ellos.

Los estados personalizados no aparecerán en el nivel Todo. El nivel Todo solo muestra los estados que existen en todos los niveles de la jerarquía.

Las Carpetas, las Subcarpetas y las Listas también pueden tener estados diferentes para sus tareas. De forma predeterminada, sus tareas siguen la jerarquía de estados:

• Las Carpetas y Listas creadas en un Espacio heredan los estados de ese Espacio.
• Las Subcarpetas heredan los estados de su Carpeta principal si dicha Carpeta tiene estados personalizados activados. De lo contrario, la Subcarpeta hereda los estados de su Espacio de nivel superior.
• Las Listas heredan los estados de su Carpeta.
• Las Listas que no pertenecen a ninguna Carpeta heredan los estados de su Espacio.
• Puedes crear estados personalizados para cualquier tipo de estado excepto Cerrado.

Los colores de los estados corresponden a la ubicación en la que se crearon. Si mueves una tarea a otra Lista con colores de estado diferentes, conservará el color de la Lista original.

Para crear estados personalizados al crear un Espacio:

1. Al crear y nombrar un Espacio, abre la pestaña Estados de tarea.
2. En el menú desplegable Plantilla de estado, selecciona Personalizado.
3. En cada grupo de estados, haz clic en Añadir estado para crear nuevos estados. Usa el controlador de arrastre situado a la izquierda de los estados para subirlos o bajarlos.
4. Asigna un nombre al nuevo estado. Reordena los estados arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo con los controladores de arrastre situados a la izquierda. Haz clic en el color de un estado para elegir uno nuevo.
5. Haz clic en Guardar.

Para crear estados personalizados al crear una Carpeta o Subcarpeta:

1. Al crear una Carpeta o Subcarpeta, se abrirá el modal Crear carpeta. Desde el modal, abre la pestaña Estados y selecciona Usar estados personalizados.
2. Sigue el mismo proceso que para configurar estados en un Espacio.

También puedes crear flujos de trabajo personalizados para Carpetas individuales al crear una Lista.

Añadir nuevos estados con el botón Nuevo

Usa el botón Nuevo para añadir un nuevo estado rápidamente.

Editar estados

Edita los estados para adaptarlos a tus flujos de trabajo.

Ver todos los estados de un Espacio

Los propietarios y administradores pueden ver todos los estados de un Espacio en sus ajustes.

Para ver todos los estados de un Espacio:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Ajustes.
2. En la barra lateral Todos los ajustes, haz clic en Espacios.
3. Verás todos tus Espacios y su información, incluidos los estados.

   

Reordenar estados

Hay varias formas de reordenar los estados de tarea.

Desde la barra lateral de Inicio

Para reordenar estados de un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista desde la barra lateral de Inicio:

1. En tu Navegación global, haz clic en Inicio.
2. En la sección Espacios de tu barra lateral de Inicio, pasa el cursor sobre la ubicación y haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
   • También puedes hacer clic con el botón derecho en la ubicación.
3. Haz clic en Estados de tarea o Estados de lista.
4. En el modal de estados, haz clic en el controlador de arrastre situado a la izquierda del estado para moverlo.

Desde la barra lateral de Espacios

Para reordenar estados de un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista desde la barra lateral de Espacios:

1. En tu Navegación global, haz clic en Espacios.
   • Si no ves el elemento en tu Navegación global, haz clic en Más y selecciónalo.
   • Para mantener el elemento visible en tu Navegación global, fíjalo.
2. En la barra lateral de Espacios, pasa el cursor sobre la ubicación y haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
   • También puedes hacer clic con el botón derecho en la ubicación.
3. Selecciona Estados de tarea o Estados de lista.
4. En el modal de estados, haz clic en el controlador de arrastre situado a la izquierda del estado para moverlo.