Crea automatizaciones para encargarte del trabajo rutinario, como aplicar una plantilla cuando se crea una tarea o enviar un correo electrónico cuando cambia el estado de una tarea.
Desde el modal de Automatizaciones, puedes:
- Comenzar con una automatización sugerida.
- Comenzar con una plantilla de automatización predefinida.
- Asignar o seguir tareas automáticamente en tu ubicación actual.
- Crear una automatización personalizada.
La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información
Crear una automatización
Para crear una nueva automatización desde un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista:
- En la parte superior derecha, haz clic en el icono del robot.
- Haz clic en Crear automatización.
- Usa una automatización sugerida, empieza con una plantilla predefinida o crea una automatización personalizada desde cero.
- Configura tu Desencadenador, Condiciones y Acciones.
- Ponle a tu automatización un nombre y una descripción opcionales.
- Si dejas el nombre en blanco y el ClickApp de IA está activado en tu Entorno de trabajo, se generará automáticamente un nombre con IA.
- Haz clic en Crear.
Desencadenadores y acciones
Los componentes básicos de una automatización son los Desencadenadores y las Acciones de los menús desplegables en las siguientes secciones:
- Desencadenador: cuando este desencadenador ocurre en las tareas de esta ubicación.
- Acción: entonces esta acción se ejecutará en las tareas de esta ubicación.
Usar condiciones
Para filtrar las tareas que pueden activar tu automatización, añade Condiciones.
Para añadir condiciones, haz clic en el icono de más que aparece debajo del Desencadenador.
Añadir más acciones
Para añadir más de una acción, haz clic en el icono de más que aparece debajo de la primera acción.
Puedes arrastrar y soltar las acciones para reordenarlas.
Usar una automatización sugerida
Empieza a crear con una automatización sugerida basada en el trabajo que se realiza en tu Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista.
Para usar una automatización sugerida:
- En la parte superior derecha, haz clic en el icono del robot.
- Selecciona una automatización sugerida.
Comenzar con una plantilla de automatización
Explora y empieza a crear con una plantilla de automatización popular. Encuentra una plantilla según tu caso de uso o la categoría de acciones que quieras automatizar.
Para crear una automatización usando una plantilla:
- En la parte superior derecha, haz clic en el icono del robot.
- Haz clic en Crear automatización.
- En la barra lateral, selecciona una solución o categoría.
- Haz clic en una plantilla para abrirla.
- Configura tu Desencadenador, Condiciones y Acciones.
- Ponle a tu automatización un nombre y una descripción opcionales.
- Haz clic en Crear.
Crear una automatización personalizada
Puedes crear una automatización totalmente personalizable desde cero.
Para crear una automatización personalizada:
- En el modal de Automatizaciones, asegúrate de estar en la pestaña Explorar.
- De forma predeterminada, las automatizaciones están configuradas para afectar a tareas y subtareas. Para cambiar esto:
- En la sección Desencadenador, haz clic en el desplegable Tareas o subtareas.
- Selecciona Tareas para que esta automatización afecte solo a las tareas.
- Selecciona Subtareas para que esta automatización afecte solo a las subtareas.
- Para seleccionar tareas o subtareas creadas por fuentes específicas, haz clic en el desplegable Creado por. Estas son las opciones disponibles:
- API: afecta a las tareas o subtareas creadas a través de la API de ClickUp.
- Automatizaciones: afecta a las tareas o subtareas creadas por automatizaciones e integraciones de automatizaciones.
- Extensión de ClickUp para Chrome: afecta a las tareas creadas con la extensión de ClickUp para Chrome.
- Correo electrónico: afecta a las tareas creadas por correo electrónico.
- Formularios: cuando alguien envía respuestas a un formulario, se crean tareas de envío. Esta opción afecta a las tareas de envío en la ubicación elegida.
- Importaciones: afecta a las tareas o subtareas creadas al importar tu trabajo a ClickUp desde otra plataforma.
- Integraciones: afecta a las tareas creadas por aplicaciones externas integradas con ClickUp. Esta opción no afecta a las tareas creadas por integraciones de automatizaciones.
- Tareas periódicas: afecta a las tareas creadas por nuestra función de tareas periódicas.
- Plantillas y tareas duplicadas: afecta a las tareas o subtareas creadas al aplicar una plantilla o al duplicar una tarea existente.
- Usuarios: afecta a las tareas o subtareas creadas por personas o equipos específicos.
- Para configurar un desencadenador, haz clic en el menú desplegable. En el artículo Usar desencadenadores de automatizaciones encontrarás todos los desencadenadores disponibles y los detalles de su configuración.
- Para configurar una condición, haz clic en el icono de más que aparece debajo del desplegable del desencadenador. Las condiciones son criterios opcionales disponibles en el plan Business y superiores que deben cumplirse para que se inicie la automatización. Para añadir otra condición, haz clic en el icono de más que aparece debajo de la primera condición.
- Para configurar una acción, en la sección Entonces haz clic en el desplegable superior. En el artículo Usar acciones de automatizaciones encontrarás todas las acciones disponibles y su configuración. Casi todas las automatizaciones admiten varias acciones.
Acción Enviar correo electrónico
Si una automatización incluye una acción Enviar correo electrónico, solo puede incluir acciones adicionales de Enviar correo electrónico. Las acciones que no son de correo electrónico, como cambiar el estado o mover tareas, no se pueden combinar con Enviar correo electrónico en la misma automatización. Para usar ambas, crea automatizaciones separadas con el mismo desencadenador, o usa un campo compartido o un cambio de estado para activar la segunda.
Crear una automatización de Chat
Crea automatizaciones en tus canales de Chat.
Automatizaciones activadas por subtareas
Cuando las automatizaciones se activan por subtareas, también se activarán por subtareas anidadas.
La acción Crear una subtarea solo funcionará si la subtarea que activa la automatización no es la subtarea de nivel más bajo.
Por ejemplo, si usas 7 niveles de subtareas anidadas y una subtarea anidada bajo otras 6 tareas cumple el desencadenador y las condiciones, la automatización no creará una subtarea.
Cuando una subtarea o subtarea anidada activa la acción Mover a Lista, la tarea principal de nivel superior y todas las subtareas y subtareas anidadas se moverán.
Seleccionar Hoy como fecha de vencimiento es dinámico, y las fechas de vencimiento se activarán a las 4 a. m. a menos que se indique una hora específica.
Automatizaciones fallidas
Puedes ver el estado de las automatizaciones en la pestaña Actividad de automatizaciones. Consulta nuestro artículo Seguir la actividad de tus automatizaciones para saber cómo gestionamos los errores en las automatizaciones.