Si gestionas tu trabajo en un archivo de Excel, CSV, JSON, TSV o TXT, puedes importarlo fácilmente a ClickUp. Después de subir el archivo, el Importador te guiará para asignar los datos a campos de tareas de ClickUp o Campos personalizados.
Una vez que se ejecute la importación, abre la entrada desde tu historial de importaciones para revisar el resultado en un informe de página completa.
También puedes importar desde aplicaciones externas como Jira, Slack o monday.com. O documentos como Google Docs o archivos Markdown.
La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información
Si quieres importar una hoja de cálculo de Google, primero expórtala a uno de los formatos de archivo compatibles y luego importa el archivo.
¿Qué hay de nuevo?
El nuevo Importador de hojas de cálculo renovó por completo el proceso de importación.
La siguiente tabla describe las diferencias entre el nuevo Importador de hojas de cálculo y el antiguo Importador de CSV.
| Función | Importador de CSV | Importador de hojas de cálculo |
| Destino de la importación | Crea nuevas Listas en un Espacio | Importa a Listas, Carpetas o Espacios existentes |
| Opciones de datos para importar | Solo CSV | CSV y Excel |
| Algoritmo de asignación | Reasigna los campos cada vez | Usa asignaciones históricas de archivos con la misma estructura e IA para pre-asignar columnas a campos. Por ejemplo, las asignaciones de importación de la persona A informan las asignaciones futuras para archivos con la misma estructura de la persona B. |
| Proceso de principio a fin | La asignación a Campos personalizados ocurre más adelante en el proceso. Los estados, prioridades y tipos de tarea deben tener valores coincidentes en el archivo CSV. |
La asignación a campos de tareas y Campos personalizados existentes ocurre antes en el proceso de importación, lo que permite importar archivos rápidamente. La vista previa de datos en tiempo real te ayuda a ver el tipo de datos que se importan durante la asignación de campos. Manipula los datos fácilmente en la hoja de cálculo. Los elementos no válidos se resaltan. Los estados, prioridades y tipos de tarea ahora se pueden asignar a valores existentes. |
| Biblioteca de Campos personalizados | Las asignaciones de Campos personalizados muestran todos los campos del Entorno de trabajo. | Solo los Campos personalizados disponibles en el destino estarán disponibles para selección, lo que facilita encontrar campos. |
| Subtareas | Las subtareas creadas durante el proceso de importación no incluyen propiedades de tarea. | La jerarquía completa de tareas, subtareas y subtareas anidadas se importa junto con todas sus propiedades de tarea. |
Prepara una hoja de cálculo para importar
Aprende a preparar una hoja de cálculo para importar antes de comenzar este proceso.
Campos compatibles con el Importador de hojas de cálculo
Durante la preparación, también puedes consultar qué campos de ClickUp son compatibles con nuestro Importador.
Importa una hoja de cálculo
Cada fila de tu hoja de cálculo representa una tarea. Cada columna representa una propiedad de esa tarea, ya sea un campo de tarea, como Prioridad, o un Campo personalizado.
Paso 1: Selecciona el origen de la importación
Para seleccionar una hoja de cálculo como origen de la importación:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Configuración.
- En la sección Integraciones y ClickApps de la barra lateral Todos los ajustes, selecciona Importaciones / Exportaciones.
- Si tu Entorno de trabajo no tiene historial de importaciones ni exportaciones, se abre la página Seleccionar origen de importación. En la sección Importar desde aplicaciones, selecciona Hoja de cálculo.
- Si tu Entorno de trabajo tiene historial de importaciones o exportaciones, se abre la página Importaciones / Exportaciones. Selecciona Importar elementos. Luego, en la página Seleccionar origen de importación, selecciona Hoja de cálculo.
También puedes iniciar una importación de hoja de cálculo desde tu Barra lateral:
- En la Barra lateral, haz clic derecho en un Espacio o Carpeta.
- Selecciona Importaciones.
- En el submenú, selecciona Archivos de hoja de cálculo.
Paso 2: Destino de la importación
En este paso, elegirás dónde importar, el formato de fecha y el delimitador predeterminado.
Para elegir la ubicación de ClickUp a la que importar los datos de tus tareas:
- En la página Destino de la importación, selecciona un Espacio, Carpeta o Lista en el menú desplegable Seleccionar ubicación.
Para elegir el formato de todas las fechas de tu hoja de cálculo:
- En el menú desplegable Año-Mes-Día, selecciona el formato de fecha. Más información sobre los formatos de fecha aceptados.
Para elegir el delimitador de todos los campos de múltiples valores de tu hoja de cálculo:
- En el menú desplegable Coma, selecciona el delimitador. Más información sobre los delimitadores aceptados.
- Haz clic en Continuar.
- Se abre el Importador de hojas de cálculo.
Sube tu hoja de cálculo
Para subir tu hoja de cálculo al Importador de hojas de cálculo:
- Cuando se abra el Importador, arrastra y suelta o sube una hoja de cálculo.
- Si la carga es exitosa, se abrirá la página Asignar campos.
Revisa los resultados de tu importación
Una vez que se ejecute la importación, abre el informe para ver lo que ClickUp creó:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Configuración.
- En la barra lateral Todos los ajustes, selecciona Importaciones / Exportaciones.
- A la derecha de tu importación, haz clic en Ver detalles.
Corrige el error de nombre de tarea requerido
El nombre de tarea es el único campo obligatorio.
Si aparece un mensaje de error en rojo a la derecha de la columna Campos de ClickUp, hay uno de dos problemas:
- No hay ninguna columna de nombres de tareas en la hoja de cálculo.
- El Importador no asignó correctamente esta columna de nombres de tareas al campo de ClickUp Nombre de tarea.
Si el archivo no incluye nombres de tareas:
- En la esquina superior derecha, haz clic en Cancelar.
- Agrega una columna de nombres de tareas a la hoja de cálculo.
- Inicia una nueva importación.
Si incluiste una columna de nombres de tareas en tu archivo, puedes asignar manualmente los nombres de tareas al campo de tarea:
- En la página Asignar campos, en Campos entrantes, busca Nombre de tarea.
- A la derecha de Nombre de tarea, en la columna Campos de ClickUp, haz clic en el menú desplegable Seleccionar.
- Selecciona Nombre de tarea.
- La insignia roja desaparece una vez que se corrige el error.
¿Qué es la asignación?
Asignar significa relacionar las columnas de tu hoja de cálculo con los campos de tareas de ClickUp y los Campos personalizados. El Importador simplifica esto alineando automáticamente tus datos con los campos correctos.
En el siguiente paso, revisarás estas coincidencias para verificar su exactitud. Todos los campos disponibles en la ubicación elegida son accesibles. Para algunos tipos de campo, puedes crear nuevos campos durante el proceso de asignación si tienes permiso para crearlos en ClickUp.
Revisa y confirma las opciones de asignación de campos
Cada columna de tu archivo se asigna automáticamente a un tipo de campo de tarea de ClickUp. Antes de continuar, verifica las asignaciones y edita los tipos de campo si es necesario.
Los campos entrantes que no se asignen a un campo de ClickUp quedarán excluidos de la importación y no aparecerán en los pasos siguientes.
Para confirmar las opciones de asignación de campos:
- En la página Asignar campos, coloca el cursor sobre una fila para ver un panel de vista previa de datos a la derecha.
- Verifica que los datos del panel coincidan con el campo en la columna Campos de ClickUp. Si no estás seguro, consulta nuestro artículo Campos compatibles con el Importador de hojas de cálculo para ver datos de ejemplo y descripciones de campos de ClickUp.
- En la columna Campos de ClickUp, selecciona el campo correcto.
- Ciertos campos de tarea, como estado y prioridad, deben asignarse a valores que existan en esa ubicación. Si tienes permiso para crear estos campos, tendrás la opción de crear nuevos en esa ubicación. Por ejemplo, si tienes un estado entrante llamado Abierto y ese estado no existe en la ubicación de ClickUp a la que estás importando, puedes crear un nuevo estado llamado Abierto o elegir no importar ese estado.
- También puedes agregar un nuevo Campo personalizado durante este proceso. Aprende cómo en la siguiente sección.
- Puedes limpiar todos los campos haciendo clic en el ícono de flecha a la derecha de Campos de ClickUp.
- Cuando termines, haz clic en Continuar.
Agregar como nuevo Campo personalizado
Si no tienes permisos para crear Campos personalizados, no verás la opción Agregar como nuevo campo personalizado.
Si quieres que los datos de una columna en particular llenen un Campo personalizado después de la importación, haz lo siguiente:
- En la página Asignar campos, en la columna Campos de ClickUp, coloca el cursor sobre una fila.
- Haz clic en el campo actual y desplázate hacia abajo hasta la sección Agregar nuevo.
- Para asignar a un Campo personalizado, haz clic en Agregar como nuevo campo personalizado. El campo tomará el nombre de la columna a la que está asignado.
- En el siguiente paso, puedes asignar este campo a un tipo de Campo personalizado en la ubicación que elegiste.
- Haz clic en Continuar.
Importar a ClickUp
Una vez que hayas asignado todos los datos a campos de ClickUp existentes o nuevos, se abre el Importador de hojas de cálculo y puedes revisar tus datos.
Si importaste celdas en blanco o editables, aparece un menú desplegable en esa columna. Haz clic en el menú desplegable para agregar o editar un valor.
También puedes hacer doble clic en una celda y escribir directamente.
En la página final del Importador de hojas de cálculo, en la esquina superior derecha, puedes usar los siguientes ajustes y filtros para revisar y actualizar tu importación:
| Filtros y herramientas | Descripción |
| Filtro | Haz clic en el ícono de lupa para buscar un campo, seleccionar un campo o usar el filtro avanzado. |
| Búsqueda | Haz clic en el ícono de lupa para buscar cualquier valor. |
| Acciones | Eliminar: elimina todas las filas seleccionadas. También puedes seleccionar filas y hacer clic en el ícono de papelera a la derecha de Acciones. Descargar: descarga todas las filas seleccionadas. También puedes seleccionar filas y hacer clic en el ícono de descarga a la derecha de Acciones. |
| Todos | Haz clic para mostrar todos los valores. |
| Válidos | Haz clic para mostrar todos los valores válidos. Las celdas con fondo amarillo no se importarán debido a un error de formato. Puedes hacer doble clic para actualizar esa celda. Si no estás seguro del formato, consulta nuestro artículo Campos compatibles con el Importador de hojas de cálculo para ver datos de ejemplo y descripciones de campos de ClickUp. |
| No válidos | Haz clic para mostrar todos los valores no válidos. Las celdas no válidas también tienen fondo rojo. |
| Columnas ocultas | En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de columnas para mostrar u ocultar columnas ocultas. |
| Menús de encabezado | Coloca el cursor sobre la fila de encabezado de cada columna y haz clic en los puntos suspensivos... para abrir estos menús: • Ordenar de A a Z: haz clic para ordenar la columna alfabéticamente. • Haz clic en el ícono de intercalación para quitar el orden. • Ordenar de Z a A: haz clic para ordenar la columna en orden alfabético inverso. • Haz clic en el ícono de intercalación para quitar el orden. • Fijar columna: haz clic para fijar esta columna a la izquierda de la tabla. La columna no se moverá mientras te desplazas por la hoja. • Haz clic en el ícono de fijación para desfijar la columna. • Buscar en campo: haz clic para buscar cualquier texto en la columna. Solo se mostrarán las filas que contengan ese texto. • Para limpiar esta búsqueda, en la esquina superior izquierda, haz clic en la x de la barra de búsqueda. • Buscar y reemplazar: haz clic para buscar cualquier texto en la columna y reemplazarlo de forma masiva con cualquier valor. • Reemplazar celdas vacías: usa esta herramienta para reemplazar celdas vacías de forma masiva. Haz clic para encontrar las celdas vacías en la columna. Selecciona un reemplazo en el menú desplegable. • Filtrar por valor: selecciona uno o más valores que estén en esta columna. Por ejemplo, en una columna de Estimación de tiempo, puedes filtrar por todas las filas que contengan 10 hr. • Borrar columna: elimina todos los valores de esta columna. |
Cuando termines de revisar la importación, en la esquina superior derecha, haz clic en Importar a ClickUp.
Asignación de Campos personalizados
Si seleccionaste Agregar como nuevo campo personalizado al revisar las opciones de asignación de campos, serás dirigido a la página Asignación de Campos personalizados.
Para asignar tus Campos personalizados:
- En la página Asignación de Campos personalizados, haz clic en el menú desplegable Tipo de datos.
- Selecciona un tipo de Campo personalizado de ClickUp.
- Haz clic en Completar.
Encuentra columnas ocultas y Campos personalizados
Si agregaste un nuevo Campo personalizado durante el proceso de importación, deberás agregar esa columna a la Vista de lista. Además, ciertas columnas están ocultas en una Vista de lista de forma predeterminada.
Para agregar una columna a tu Vista de lista:
- En la esquina superior derecha sobre la tabla de tareas, haz clic en el ícono de más o en Agregar.
- Haz clic en la pestaña Agregar existente.
- Haz clic en el botón de alternancia junto a un campo para mostrarlo.
Edita en masa tus tareas importadas
Nuestra Barra de acciones en masa te ayuda a editar varias tareas de forma rápida y sencilla.