Mantén tu entorno de trabajo seguro. Comprende cómo las permisiones varían según el rol del usuario, ubicación, elemento y plan. Aprende a controlar el acceso de personas individuales a ubicaciones y elementos del entorno de trabajo.
Lo que necesitarás
- En nuestro plan Free Forever, todos los que se unan a tu entorno de trabajo solo podrán tener acceso completo para crear y editar elementos.
- En nuestros planes pagos, puedes otorgar a miembros e invitados permisos específicos para Carpetas, Listas, tareas, Paneles, Documentos, Metas, Carpetas de Metas y vistas seleccionadas.
- Los miembros e invitados reciben permisos basados en el elemento y su ubicación.
- En nuestro Plan Compañía, también puedes establecer licencias en los Espacios.
Tipos de permisos
Echa un vistazo a nuestro artículo, Introducción a los permisos para entender los diferentes tipos de permisos de roles de usuario y entorno de trabajo.
¿Cómo funcionan los permisos?
Las permisiones se aplican a ubicaciones en la Jerarquía y los elementos dentro de esas ubicaciones, como tareas y vistas.
Los permisos que tienes para cada elemento o ubicación específica se determinan en el siguiente orden:
| Pasos | Sí | No |
| 1. ¿Creaste el elemento? | Puedes acceder al elemento con permisos completos de edición. | Pasa al paso 2. |
| 2. ¿Tienes permisos de edición completa, edición, comentario o solo visualización para el elemento? | Puedes acceder al elemento con ese nivel de permiso. | Ve al paso 3. |
| 3. ¿Estás en un Equipo con permiso para el elemento? |
Puedes acceder al elemento con ese nivel de permiso. |
Pase al paso 4. |
| 4. ¿El elemento es privado? |
No puedes ver ni acceder al objeto. Los elementos privados solo están disponibles para las personas y equipos que tienen permiso para acceder al elemento. |
Dirígete al paso 5. |
| 5. ¿El elemento es un espacio y usted es un invitado? | No tendrás acceso a este elemento porque los invitados no tienen acceso a los espacios. | Ir al paso 6. |
| 6. ¿Tienes permiso para el elemento según tus permisos en toda la Jerarquía? |
Tus permisos para el elemento se heredan de la Jerarquía. Por ejemplo: Cada empleado tiene una tarea en la Lista de Nóminas con su cantidad salarial. Cada tarea se comparte con el empleado, de modo que solo pueden ver su propio salario. La lista de nóminas es privada y solo se comparte con el equipo de nóminas. El equipo de nóminas hereda permisos completos de edición para todas las tareas de la Lista de Nóminas porque tienen permisos para la Lista de Nóminas. |
Tienes acceso completo de edición al elemento. Por ejemplo: Se crea una tarea para corregir un error en la aplicación móvil. No se han establecido permisos en la tarea, la Lista de Errores, la carpeta del equipo de la app Móvil, ni en el Espacio de Ingeniería. La tarea, Lista, Carpeta y Espacio no son privados. Todos (excepto los invitados) tienen acceso de edición completa a la tarea de error.
Si el espacio de Ingeniería es privado, solo tendrás acceso a la tarea de error si:
|
Licencias conflictivas
Es posible tener diferentes licencias para la misma ubicación. En este caso, se aplican las licencias establecido en el nivel más específico de la Jerarquía. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo funciona:
Los permisos en tareas tienen prioridad sobre las Listas, y los permisos en Listas tienen prioridad sobre las Carpetas.
Por ejemplo: Tienes permisos de edición completa para una Lista. Tienes permisos solo de visualización para una tarea en esa Lista. Para esa tarea en particular, se aplican los permisos de solo visualización de la tarea en lugar de los permisos de edición completa de la Lista porque los permisos de la tarea son más específicos.
Los permisos para personas individuales anulan los permisos para Equipos cuando se otorgan al mismo nivel de la Jerarquía.
He aquí la diferencia entre los dos tipos de licencias:
- Licencias para personas individuales: Licencias otorgadas a una persona cuando se comparte con ella un elemento o una ubicación.
- **Permisos de equipo:** Permisos otorgados a todo un equipo cuando se comparte con ellos un elemento o ubicación.
Por ejemplo: Tienes permisos de edición completa para una Lista y perteneces a un Equipo con permisos de comentario en esa Lista. Tienes permisos de edición completa para las tareas en la Lista porque tus permisos individuales anulan los permisos de tu Equipo para esa Lista.
Si individualmente te dieron permisos de comentario para una tarea en la Lista, tendrías permisos de edición completa para las otras tareas y permisos de comentario para esa única. En este caso, la tarea es más específica que la Lista.
Los permisos del equipo pueden anular los permisos individuales si los permisos del equipo están en un nivel más específico de la jerarquía que tus permisos individuales.
Por ejemplo: Tienes permisos de comentario para una Carpeta y perteneces a un equipo con permisos completos de edición para una Lista en esa Carpeta. Tienes permisos completos de edición para las tareas en la Lista porque los permisos de tu Equipo están establecidos a nivel de Lista. El nivel de Lista es más específico que tus permisos a nivel de Carpeta.
Para tareas en múltiples Listas, la edición completa anula la edición, la edición anula el comentario, y el comentario anula los permisos solo de visualización.
Por ejemplo: Una tarea se agrega a dos listas separadas. Tienes permisos solo de visualización para una de las listas y permisos para comentar en la otra lista. Heredas el permiso de nivel más alto, y puedes comentar en la tarea.
¿Cómo se aplican los permisos?
Los permisos de solo visualización, comentario, edición y edición completa se aplican de manera diferente según el elemento, la ubicación y el rol del usuario.
Por ejemplo, los permisos de edición en una Carpeta permiten a los miembros compartir esa Carpeta. Y los invitados no pueden compartir nada, incluso con permisos de edición.
De forma predeterminada, los creadores de espacios, carpetas, listas y tareas no pueden tener estos permisos editados por otros.
Haz clic en los enlaces de la siguiente tabla para obtener más información detallada sobre cada ubicación, elemento y rol de usuario:
| Ubicación o elemento | Rol de usuario |
| Tareas | Miembros Invitados |
| Carpeta | Miembros Invitados |
| Listas | Miembros Invitados |
| Espacios |
Miembros Los permisos de espacio para miembros solo están disponibles en el plan Enterprise. |
| Paneles | Miembros Invitados (siempre solo vista) |
| Documentos | Todas las personas |
| Metas y Carpetas de Metas | Todas las personas |
| Proteger y desproteger vistas | Todos, excepto los invitados |
| Chat |
Todas las personas Algunos Canales de chat están basados en ubicaciones. Estos Canales y sus ubicaciones comparten permisos y uso compartido. Cuando alguien recibe acceso a una ubicación, también se le otorga acceso a su Canal y viceversa. |
|
La vista de chat solo está disponible si el ClickApp de chat está desactivado. |
Todas las personas |
| Vista de inserción | Todos, excepto los invitados |
| Vista de Formulario | Todos, excepto los invitados |
| Vista de documento | Todas las personas |
Tareas
Lo que puedes y no puedes hacer con tareas varía según el rol de usuario.
Las subtareas y las subtareas anidadas heredan las licencias de su tarea principal.
Miembros, propietarios y administradores
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de tarea para miembros, propietarios y administradores en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puede editar y eliminar una tarea. Puede realizar todas las acciones siguientes. |
| Modificar |
Puedes combinar, mover, imprimir, convertir en una Lista, añadir a otra Lista, añadir a favoritos, añadir a LineUp, usar plantillas y archivar la tarea. Puede compartir tareas con otros, incluyendo invitados. Puede compartir públicamente tareas. Solo puedes otorgar permisos para editar, comentar o solo visualización a otros usuarios. Puede añadir, cambiar y eliminar personas asignadas. Puede crear y agregar tareas a Relaciones. Pueden ver las Relaciones vinculadas a cualquier tarea para la que tengan licencia de acceso.
No puede crear ni eliminar tareas o subtareas. |
| Comentar |
Puedes comentar, copiar enlaces y ID de tareas, imprimir, adjuntar correos electrónicos y archivos, y agregar a favoritos y Prioridades. Pueden reaccionar con emoji, asignar y resolver sus propios comentarios asignados y completar los elementos de la lista de comprobación asignados. Puede compartir tareas con otras personas, incluidos los invitados. Puede compartir tareas públicamente. Solo puedes otorgar a otros permisos de comentario o solo visualización. Los asignados pueden cambiar el estado de la tarea, añadir otros asignados, o eliminarse como asignado de la tarea.
No se puede crear, editar, eliminar ni registrar tiempo en tareas o subtareas. |
| Solo lectura |
Puede ver tareas, copiar enlaces e ID, imprimir y añadir a favoritos y Prioridades.
No se pueden crear, editar o eliminar tareas o subtareas. No puedo comentar ni editar tareas. |
Invitados
Esta tabla muestra los permisos de tarea para los invitados en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puede duplicar, mover y combinar tareas. Puede convertir tareas en Listas o subtareas, archivar y eliminar tareas. Puedes añadir a favoritos, usar plantillas y añadir comentarios. Puede añadir, cambiar y eliminar asignados, editar, asignar, resolver y eliminar sus propios comentarios, asignar y resolver comentarios de otras personas. Puedes ver, editar e imprimir la descripción de la tarea. Puede restaurar la descripción de la tarea desde el historial. Puede crear y agregar tareas a Relaciones. Pueden ver las Relaciones vinculadas a cualquier tarea para la que tengan licencia de acceso.
No se pueden gestionar los Campos personalizados para la lista de esta tarea. No puedes compartir la tarea. |
| Modificar |
Puede fusionar y mover tareas. Convierte tareas en Listas. Puedes agregar a favoritos, utilizar plantillas y archivar la tarea. Puedes ver, editar e imprimir la descripción de la tarea. Puede restaurar la descripción de la tarea desde el historial. Puede añadir, cambiar y eliminar personas asignadas, y añadir comentarios. Pueden editar, asignar, resolver y eliminar sus propios comentarios, así como asignar y resolver comentarios de otras personas. Puede crear y añadir tareas a Relaciones. Pueden ver las Relaciones vinculadas a cualquier tarea para la que tengan licencia de acceso.
No puedo crear tareas, subtareas o convertir una tarea en subtarea. No se puede eliminar la tarea. No puedo realizar ninguna otra acción. |
| Comentar |
Puedes copiar enlaces e ID de tareas, imprimir, adjuntar correos electrónicos y añadir a favoritos. Puede descargar adjuntos de tareas. Puede añadir comentarios, editar, asignar, resolver y eliminar sus propios comentarios, resolver y reasignar comentarios que le han sido asignados. Los asignados pueden cambiar el estado y establecer asignados en las tareas que les corresponden. Pueden ver las Relaciones vinculadas a cualquier tarea para la que tengan licencia de acceso.
No se puede editar la tarea. No puedo realizar ninguna otra acción. |
| Solo lectura |
Puedes ver tareas, copiar enlaces e ID, imprimir la tarea y añadir a favoritos. Pueden ver las Relaciones vinculadas a cualquier tarea para la que tengan licencia de acceso.
No se pueden añadir comentarios. No puedo realizar ninguna otra acción. |
Carpeta
Lo que puedes y no puedes hacer con una Carpeta varía según el rol del usuario.
Miembros, administradores y propietarios
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Carpeta para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puede crear tareas en esta carpeta. Puede editar configuraciones de Carpeta y eliminar la Carpeta. |
| Modificar |
Puede editar tareas en esta Carpeta y los ajustes de la Carpeta. Puede compartir carpetas con otros, incluyendo invitados.
No puede crear tareas ni eliminar la carpeta. |
| Comentar |
Pueden comentar sobre Tareas en esta Carpeta. Las personas asignadas pueden cambiar el estado y establecer asignado(s) en las tareas que les corresponden en esta carpeta.
No se pueden modificar los ajustes de la carpeta. |
| Solo lectura |
Pueden ver elementos en esta carpeta y compartir carpetas con otros, incluyendo invitados.
No puede comentar ni editar en tareas en esta Carpeta, ni editar configuraciones de la Carpeta. |
Invitados
Esta tabla muestra los permisos de Carpeta para invitados en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puedes crear tareas en esta Carpeta, copiar enlaces de la Carpeta y añadir a favoritos.
No se pueden modificar los ajustes de la carpeta. |
| Modificar |
Puedes editar, copiar enlaces de Carpetas y añadir a favoritos.
No se pueden crear tareas en esta Carpeta ni editar los ajustes de la Carpeta. |
| Comentar |
Puede comentar, copiar enlaces y añadir a favoritos. Las personas asignadas pueden cambiar el estado y establecer asignado(s) en las tareas que les corresponden en esta carpeta.
No se pueden modificar los ajustes de la carpeta. |
| Solo lectura |
Puede ver elementos en esta Carpeta, copiar enlaces y añadir a favoritos.
No puede comentar ni editar tareas en esta Carpeta, ni editar los ajustes de la Carpeta. |
Listas
Lo que puedes y no puedes hacer con una Lista varía según el rol del usuario.
Miembros, administradores y propietarios
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Lista para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puede crear tareas en esta lista, modificar los ajustes de la lista y eliminarla. |
| Modificar |
Puede editar tareas en esta Lista y los ajustes de la Lista. Puedes compartir Listas con otros, incluyendo invitados.
No puede crear tareas ni eliminar la lista. |
| Comentar |
Puede comentar las tareas de esta lista. Puedes ver la Información de la Lista, copiar enlaces y agregar a favoritos. Los asignados pueden cambiar el estado y establecer asignados en las tareas que les han sido asignadas en esta Lista.
No pueden modificar los ajustes de la lista. |
| Solo lectura |
Puedes ver esta Lista, información de la Lista, copiar enlaces y añadir a favoritos.
No puede comentar, modificar tareas en esta lista ni modificar la configuración de la lista. |
Invitados
Esta tabla muestra los permisos de Lista para invitados en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puedes crear tareas, copiar enlaces, editar la Información de la Lista y añadir a favoritos.
No pueden modificar los ajustes de la lista. |
| Modificar |
Puedes editar tareas, copiar enlaces, editar la Información de la Lista y añadir a favoritos.
No pueden modificar los ajustes de la lista. |
| Comentar |
Puedes comentar, copiar enlaces, ver la Información de la Lista y agregar a favoritos. Los asignados pueden cambiar el estado y establecer asignados en las tareas que les han sido asignadas en esta Lista.
No pueden modificar los ajustes de la lista. |
| Solo lectura |
Puedes ver esta Lista, copiar enlaces, ver la Información de la Lista y agregar a favoritos.
No puedo comentar, editar tareas o modificar los ajustes de la Lista. |
Espacios
En el plan Enterprise, puedes otorgar permisos de espacio a miembros individuales. Invitados no pueden tener espacios compartidos con ellos.
Miembros, administradores y propietarios
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Espacio para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
|
Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puede crear o eliminar Listas y Carpetas en el Espacio. Puede compartir el Espacio con otros.
No se puede eliminar el Espacio ni editar los ajustes del Espacio a menos que lo hayan creado. |
| Modificar |
Puedes ver este Espacio, copiar enlaces y agregar el Espacio a favoritos. Puedes archivar Listas o Carpetas en el Espacio.
No puedo crear ni eliminar Listas o Carpetas en el Espacio. No se puede compartir el espacio con otros. |
| Comentar |
Puede comentar sobre tareas que se encuentran en Listas en el Espacio. Puede ver la información de las Listas en el Espacio. Puedes ver este Espacio, copiar enlaces y agregar el Espacio a favoritos. Los asignados pueden cambiar el estado y establecer asignado(s) en las tareas que les corresponden en Listas que se encuentran en el Espacio.
No se pueden editar los ajustes del espacio. No es posible archivar Listas o Carpetas en el Espacio. |
| Solo lectura |
Puedes ver este Espacio, copiar enlaces y agregar el Espacio a favoritos.
No puede comentar ni editar tareas que se encuentren en Listas en este Espacio. No se pueden editar los ajustes del espacio. |
Vistas
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Vista para todos los usuarios en cada nivel de permiso:
| Rol de usuario |
Descripción |
| Miembros, administradores y propietarios |
Pueden acceder a vistas públicas. Pueden acceder a vistas privadas compartidas con ellos. Puede crear vistas. |
| Invitados |
Pueden acceder a vistas públicas de elementos compartidos con ellos. Pueden acceder a vistas privadas compartidas con ellos. Pueden crear vistas si se les han otorgadopermisos individuales a invitados. |
Permisos de vista protegida
Aprende sobre gestionar permisos de vista protegida.
Chat
Las ubicaciones de jerarquía y sus Chats comparten permisos y uso compartido. Cuando se otorga acceso a un miembro a una ubicación, también se le otorga acceso al Chat y viceversa. Los invitados no pueden acceder al Chat.
Vista de chat
Si la ClickApp de Chat está desactivada en tu entorno de trabajo, puedes utilizar la vista de Chat.
Puedes establecer permisos únicos que se aplican exclusivamente a una vista de Chat.
- Puede gestionar el chat: Puede editar ajustes y eliminar esta vista.
-
No se puede gestionar ni eliminar el chat: Puede ver, añadir comentarios, copiar y añadir a favoritos.
No se pueden editar los ajustes ni eliminar esta vista de Chat.
Vista de inserción
Puedes establecer permisos únicos que solo se aplican a una vista incrustada.
- Puede gestionar la vista de incrustación: Puede editar los ajustes de la vista y eliminar esta vista.
-
No puedes gestionar la vista de incrustación: Puedes ver, copiar y añadir a favoritos.
No puedes editar los ajustes ni eliminar esta vista.
Vista de Formulario
Puedes establecer permisos únicos que solo se aplican a una vista de Formulario.
- Puedes editar y gestionar el Formulario: Puedes editar los campos del Formulario, los ajustes del Formulario y de la vista, y eliminar esta vista.
-
No se puede editar o gestionar el Formulario: Puede ver, enviar, copiar y agregar a favoritos.
No se pueden editar los campos del Formulario, el Formulario o los ajustes de la vista, ni eliminar esta vista.
Vista de documento
Puedes establecer permisos para un documento compartido como una vista de documento. Los permisos establecidos en una vista de Documento también se aplican al Documento en sí.
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Modificar |
Puede editar el documento, ver y editar ajustes, y eliminar esta vista. Puede compartir Documentos con otros, incluyendo invitados. |
| Comentar |
Puede ver, agregar, editar y eliminar sus propios comentarios. Puedes copiar la vista y añadir a favoritos.
No es posible editar el documento, la vista o los ajustes del documento, ni eliminar esta vista. |
| Solo lectura |
Puedes ver este documento Puedes ver el historial de Doc
No se puede editar Doc, agregar comentarios, editar la vista o la configuración de Doc, ni eliminar esta vista. |
Paneles
Lo que puedes y no puedes hacer con Paneles varía según el rol del usuario.
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Lista para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
Miembros, administradores y propietarios
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Edición completa |
Puedes agregar, editar y eliminar tarjetas. Puede modificar la configuración y eliminar este panel. |
| Modificar |
Puede agregar, editar y eliminar tarjetas. Puedes compartir Paneles con otros, incluyendo invitados.
No se puede eliminar el Panel. |
| Solo lectura |
Puede ver este panel. Puede comentar, editar y eliminar sus propios comentarios en tarjetas de Discusión.
No puede añadir, editar, ni eliminar tarjetas. No puede modificar ni eliminar este panel. |
Invitados
Solo hay una opción de permiso de Panel disponible para invitados.
Solo vista: Pueden ver este panel. No pueden comentar en tarjetas de Discusión en el panel.
Los invitados deben tener acceso a las tareas, Listas o Carpetas referenciadas en las tarjetas del Panel para ver todos los datos.
Documentos
Los permisos establecidos en Documentos también se aplican cuando los Documentos se comparten como una vista o en la Barra lateral de Espacios.
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Documento para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Modificar |
Puede editar el documento, los ajustes del documento y eliminar el documento. Puedes compartir Documentos con otros, incluyendo invitados. También pueden compartir documentos y páginas públicamente.
Puede editar el documento, los ajustes del documento y eliminar el documento. No es posible compartir Docs con otros. |
| Comentar |
Puede ver el documento, agregar, editar y eliminar sus propios comentarios. |
| Solo lectura |
Puede ver el documento.
No puede editar el Documento, añadir comentarios, editar los ajustes del Documento, ni eliminar la vista. |
Metas y Carpetas de Metas
Puedes establecer permisos únicos que se aplican exclusivamente a Metas y carpetas de metas.
Por defecto, los miembros, propietarios y administradores tienen permisos de edición completa para todos los elementos y ubicaciones públicas.
Esta tabla muestra los permisos de Meta y Carpeta Dorada para miembros, administradores y propietarios en cada nivel de permiso:
| Nivel de permiso |
Permisos |
| Modificar |
Puedes crear, modificar, mover y eliminar las metas. Puede compartir Metas con otros, incluyendo invitados. |
| Solo lectura |
No puedes crear, modificar, mover ni eliminar las metas. |
Licencias conflictivas
- Los permisos a nivel de tarea anulan los permisos a nivel de lista, que a su vez anulan los permisos a nivel de carpeta y espacio.
- Por ejemplo: Sam tiene permisos solo de visualización para una tarea privada. Tiene permisos de comentario para la Lista privada donde reside la tarea. Sam tiene acceso solo de visualización a esa tarea específica, y permisos de comentario para las otras tareas en la Lista.
- Las licencias establecido para una persona concreta siempre anulan las licencias de Equipo.
- Por ejemplo: Una tarea privada se comparte con Alex (solo vista) y el Equipo A (comentario). Alex es miembro del Equipo A. Alex tiene permisos de solo vista para la tarea privada.
- Crear & Editar (edición completa) anula los permisos de edición, que anulan los de comentario, que a su vez anulan los de solo visualización.
Permisos del equipo
Permisos de documentos
Permisos para Tareas en Múltiples Listas
Permisos al compartir elementos privados
Ejemplo de lógica de permisos
- Alex no es el propietario de la tarea. Si lo fuera, obtendría permisos completos de edición.
- Alex no tiene permisos individuales para la tarea.
- Alex no es miembro de un equipo con permisos para la tarea.
- La tarea no es privada.
- Alex no es el propietario de la Lista.
- Alex no tiene permisos individuales para la Lista.
- Alex no es miembro de un equipo con acceso a la Lista.
- La Lista no es privada.
- Alex no es el propietario de la Carpeta.
- Alex no tiene permisos individuales para la Carpeta.
- Alex no es miembro de un equipo con acceso a la carpeta.
- La carpeta no es privada.
- Alex no es el propietario del espacio.
- Alex no tiene permisos individuales para el espacio.
- Alex no es afiliado a un equipo con acceso al Espacio.
- El espacio no es privado.
- Alex no es un invitado.