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Introducción a los roles de usuario

¿No estás seguro de cómo asignar roles a tu equipo? 

Para un líder de TI, ser propietario de un entorno de trabajo es lo adecuado. ¿Para alguien que construye flujos de trabajo y realiza cambios significativos? El rol de administrador. Una persona que inicia sesión y realiza trabajo debería ser un miembro. ¡Y si necesitas un colaborador externo para un proyecto a corto plazo, conviértelo en invitado!

Lo que necesitarás

  • Los roles de propietario, administrador, miembro e invitado están disponibles en todos los planes de ClickUp.

Tipos de rol de usuario

Los usuarios de ClickUp pueden tener los siguientes roles de usuario dentro de un entorno de trabajo:

  • Invitados: Personas fuera de tu organización con quienes has compartido elementos específicos del entorno de trabajo. En los planes de pago hay dos tipos de invitados, internos y externos. Echa un vistazo a nuestro artículo Cargos por invitar a miembros e invitados para más información. 
  • Miembros: Personas en tu organización que trabajan activamente en ClickUp.
  • Admins: Personas que son responsables de gestionar el entorno de trabajo incluyendo facturación, permisos e integraciones.
    Puedes pensar en un administrador como un miembro con algunos permisos adicionales para gestionar el entorno de trabajo.
  • Propietario: La persona que creó tu entorno de trabajo, o a quien se le transfirió la propiedad. Cada entorno de trabajo solo puede tener un propietario.
    Puede pensar en un propietario como un miembro con permisos adicionales para gestionar el entorno de trabajo.
  • Roles personalizados: Los planes Business Plus y Enterprise también tienen roles personalizados disponibles.

Invitados

Invita a personas de fuera de tu organización a unirse a tu entorno de trabajo como invitados compartiendo elementos con ellos. Las personas en un rol de invitado solo podrán acceder a los elementos que se hayan compartido con ellos.

También puedes permitir que invitados individuales usen ciertas funciones:

Por ejemplo, contratas a un contratista que te ayuda a completar un proyecto. Puedes darles acceso para registrar el tiempo, así podrán anotar las horas trabajadas en tareas específicas.

Puedes ocultar Campos personalizados a los invitados:

Por ejemplo, un cliente desea seguir las tareas en su proyecto. Has incluido el presupuesto, el costo y el margen de beneficio en los Campos personalizados. Puedes ocultar todos los Campos personalizados al cliente o simplemente los campos que no deseas que vean.

Miembros

Los miembros son personas en tu organización que trabajan activamente en ClickUp contigo.

Los miembros pueden:

  • Puede crear espacios, carpetas, listas y tareas.

  • Accede a todos los espacios públicos.

  • Ver a todos en el entorno de trabajo.

  • Comparte cosas con invitados y otros miembros.

  • Invita a invitados con los mismos o menos licencias.

  • Haz privados los espacios, carpetas, listas y tareas. Los miembros solo pueden hacer esto para los elementos que han creado o de los cuales son propietarios.

Administradores

Los administradores son personas de confianza para gestionar tu Espacio de Trabajo.

Además de todo lo que pueden hacer los usuarios, los administradores también pueden:

Propietarios

Los propietarios tienen la última palabra sobre el entorno de trabajo. Generalmente, el propietario será la persona que creó el entorno de trabajo por primera vez, aunque la propiedad del entorno de trabajo puede ser transferida.

Además de todo lo que pueden hacer los administradores, los propietarios también pueden:

Acciones permitidas según el rol del usuario

Echa un vistazo a la tabla a continuación para obtener una visión general de lo que cada rol de usuario puede hacer de forma predeterminada. Algunos elementos podrían no estar disponibles para ti, dependiendo de los permisos aplicados por el propietario de tu entorno de trabajo o los administradores.

Acciones Invitado Miembro Administrador Propietario
Accede a vista Todo

No

 Sí Sí Sí
Accede a elementos en Espacios

No puedes compartir espacios con invitados.

 Sí Sí Sí
Acceder a elementos de Carpetas, Listas, tareas

Los invitados pueden ser invitados a elementos específicos.

 Sí Sí Sí
Acceso a vistas

Puedes otorgar permisoa invitados individuales para crear vistas. 

Se debe compartir una Carpeta o Lista con ellos y necesitan permisos de edición o acceso completo.

 Sí Sí Sí
Crear espacios, carpetas o listas

No

 Sí Sí Sí
Crear tareas

Los invitados con permisos de edición o acceso completo pueden crear tareas.

 Sí Sí Sí
Crea Documentos No Sí Sí Sí

Configura integraciones en el Centro de apps

 No No Sí Sí
Configura la privacidad y el uso compartido. No Sí Sí Sí
Crear y emplear Objetivos y Metas

No

 Sí Sí Sí
Crear, editar o eliminar etiquetas

No

 Sí Sí Sí
Delegar recordatorios No Sí Sí Sí
Eliminar el entorno de trabajo No No No Sí
Editar permisos de administrador Lo siento, parece que no hay contenido proporcionado para traducir. ¿Puedo ayudarte con algo más?   No 

No

  Sí
Exportar datos

 

 No No Sí.  Sí

Importar datos

 

 No

Sí

En el plan Enterprise, los miembros con el permiso de rol personalizado de Importación pueden importar .

 Sí Sí

Bandeja de entrada 

 Sí Sí Sí Sí
Invita personas a tu entorno de trabajo No

Los miembros solo pueden otorgar a los invitados y a los miembros los mismos permisos o menos.

 Sí Sí
Ver y usar Campos personalizados

Puedes permitir que los invitados individuales vean y usen Campos personalizados.

 Sí Sí Sí
Ver Perfiles Sí Sí Sí Sí
Transferir la propiedad del entorno de trabajo No No No Sí
Utiliza barra de herramientas de acciones en lote No Sí Sí Sí
Emplea Inicio Sí Sí Sí Sí
Usa y visualiza Registro del tiempo y Estimaciones de tiempo

Puedes permitir que los invitados individuales vean y usen el seguimiento del tiempo y las estimaciones de tiempo.

 Sí Sí Sí

Convertir roles de usuario

Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden ver y convertir los roles de usuario asignados.

Cuando conviertes a alguien, su acceso y permisos se actualizarán para reflejar su nuevo rol. Tendrán acceso a las funciones disponibles para ese rol.

Cuando un miembro se convierte en invitado, no tendrá acceso a ciertas funciones. Perderán acceso a todo aquello a lo que no hayan sido invitados a trabajar, incluyendo los elementos privados de su entorno de trabajo. 

Roles personalizados

Toma control total sobre los permisos a través de Roles personalizados. Con esta función, puedes crear otros roles además de invitado, miembro y administrador. Por ejemplo, superadministrador, editor, miembro limitado, ¡o cualquier función que se adapte a tus necesidades!

Además, los propietarios del entorno de trabajo pueden designar quién puede crear y editar Roles personalizados.

Animación que muestra los pasos para crear un Rol personalizado.

Comparte elementos en tu entorno de trabajo

En tu Espacio de trabajo, puedes hacer que cualquier elemento sea privado y elegir compartirlo sólo con miembros selectos de tu Espacio de trabajo.

De forma predeterminada, los elementos son públicos. Por ejemplo: 

  • Una tarea pública está disponible para cualquier persona con acceso a su Lista principal. 

  • Una Lista pública se comparte con cualquier persona que tenga acceso a su carpeta principal.

  • Y una carpeta pública se comparte con todos los que tienen acceso a su espacio principal.

Para que alguien acceda a un elemento privado, debe ser compartido con esa persona. 

De forma predeterminada, los miembros ven todos los elementos públicos y pueden ser invitados a elementos privados. Los invitados solo verán los elementos que se compartan con ellos.

Cada vez que invites a alguien para compartir un elemento privado, tendrás la opción de establecer un nivel de permiso.

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