Lege Berechtigungen für deine Dokumente und Seiten fest und teile sie. Wähle aus, wer deine Dokumente und Seiten sehen kann und welche Berechtigungen diese Personen haben.

Was du brauchst

• Dokumente und Seiten sind in allen ClickUp-Plänen verfügbar.
• Du kannst Dokumente und Seiten teilen mit:
  • Allen im Workspace, außer Gästen.
  • Bestimmten Personen und Teams, einschließlich Gästen.
  • Personen, die du in deinen Workspace einlädst, während du ein Dokument oder eine Seite teilst.
  • Bestimmten Aufgaben oder Speicherorten.
  • Personen außerhalb deines Workspace, indem du sie einlädst.
• Gäste mit Bearbeitungsberechtigungen können Dokumente und Seiten bearbeiten und löschen.
• Gäste können Dokumente oder Seiten nicht schützen oder den Schutz aufheben.
• Dokumente können ab unserem Business-Plan als privat festgelegt werden.
• Dokumente, die im Dokumente Hub erstellt werden, sind ab unserem Business-Plan standardmäßig privat.

Dokumente und Wikis

Ein Wiki ist ein Dokument, das als maßgebliche Informationsquelle priorisiert wird. Sofern nicht anders angegeben, gilt alles, was für Dokumente gilt, auch für Wikis.

Weitere Informationen findest du in unserem Artikel Ein Wiki erstellen.

Öffentliche oder private Dokumente erstellen

Wenn du ein Dokument im Free Forever- oder Unlimited-Plan erstellst, ist das Dokument für alle Mitglieder deines Workspace öffentlich.

Wenn du ein Dokument im Business-Plan erstellst, ist es standardmäßig privat. Du kannst es privat halten und mit bestimmten Personen oder Teams teilen oder es für alle Mitglieder deines Workspace öffentlich machen.

Ein Dokument öffnen

Du kannst ein Dokument auf folgende Arten öffnen:

• Von überall in ClickUp: Klicke auf ein Dokument in ClickUp und wähle Teilen in der oberen rechten Ecke.
• Über den Dokumente Hub: Klicke auf den Avatar oder das Symbol Teilen in der Spalte Freigabe.

Ein privates Dokument mit deinem Workspace teilen

Im Free Forever Plan sind Dokumente für deinen gesamten Workspace öffentlich.

So machst du ein privates Dokument für deinen Workspace öffentlich:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Freigabe. Bei privaten Dokumenten wird neben der Schaltfläche „Freigabe" ein Schloss-Symbol angezeigt.
3. Klicke auf den Schalter rechts neben deinem Workspace-Namen.

   

4. Passe die Berechtigungen einzelner Benutzer an, indem du auf das Caret-Symbol links neben deinem Workspace-Namen klickst.

Ein Dokument privat machen

Du kannst Dokumente so einstellen, dass sie nur für dich sichtbar sind, und sie dann mit bestimmten Personen oder Teams teilen.

So machst du ein Dokument privat:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Teilen.
3. Klicke auf Privat machen.

Ein privates Dokument mit einzelnen Benutzern oder Teams teilen

Private Dokumente haben ein Schloss-Symbol neben der Schaltfläche „Teilen".

So teilst du ein privates Dokument mit einzelnen Benutzern:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke in der oberen rechten Ecke auf Teilen.
3. Im Modal Dieses Dokument teilen hast du folgende Möglichkeiten:
   • Klicke rechts neben Privater Link auf Link kopieren. Gib den Link dann an beliebige Personen weiter.
   • Oder gib im Feld Per Name oder E-Mail einladen den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person ein. Bearbeite die Berechtigungen der Person, indem du rechts neben ihrem Namen auf das Dropdownmenü klickst. Klicke dann auf den Schalter Teilen, um ihn zu aktivieren.

Dokumente können nur mit Teams im Business Plus-Plan und höher geteilt werden.

Ein Dokument mit Personen außerhalb von ClickUp teilen

So teilst du dein Dokument mit Personen, die nicht in deinem Workspace sind:

1. Öffne ein Dokument.
2. Gib im Modal Dieses Dokument teilen die vollständige E-Mail-Adresse der Person ein und drücke Enter.
3. Klicke auf das Dropdown-Menü Mitglied, um eine andere Benutzerrolle auszuwählen.
4. Klicke auf das Dropdown-Menü Bearbeiten, um der Person die Berechtigung Kommentieren oder Nur anzeigen zu erteilen.
5. Klicke auf Einladung senden.
6. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, um deinem Workspace beizutreten.

Dokumente mit Aufgaben oder Speicherorten teilen

Teile Dokumente mit bestimmten Spaces, Ordnern, Unterordnern, Listen und Aufgaben.

In den Plänen Free Forever und Unlimited sind Dokumente, die Aufgaben oder Speicherorten hinzugefügt wurden, immer für alle Mitglieder deines Workspace zugänglich. Ab dem Business Plan können Dokumente privat sein und die Zugriffseinstellungen der Aufgabe oder des Speicherorts übernehmen, mit der bzw. dem sie geteilt wurden.

Du kannst Dokumente ohne Speicherort über das Freigabe-Dialogfeld oder den Dokumente Hub teilen.

Das Freigabe-Dialogfeld

Über das Freigabe-Dialogfeld:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Teilen.
3. Klicke im Abschnitt Teilen mit auf Aufgabe oder Speicherort auswählen und wähle eine der verfügbaren Optionen:
   • Aufgabe: Füge das Dokument als Anhang zu einer bestimmten Aufgabe hinzu.
   • Liste, Ordner, Unterordner oder Space (als Ansicht): Füge das Dokument als Dokument-Ansicht zu einer Liste, einem Ordner, einem Unterordner oder einem Space hinzu.
   • Sidebar: Füge das Dokument zu deiner Home-Sidebar und der Spaces-Sidebar hinzu.
4. Suche nach einem neuen Speicherort und wähle ihn aus.

Dokumente Hub

Über den Dokumente Hub:

1. Suche dein Dokument und fahre mit der Maus über die Spalte Standort.
2. Klicke auf + Standort hinzufügen.
3. Wähle im Dropdownmenü Dokument hinzufügen zu eine der verfügbaren Optionen:
   • Aufgabe: Füge das Dokument als Anhang zu einer bestimmten Aufgabe hinzu.
   • Liste, Ordner, Unterordner oder Space (als Ansicht): Füge das Dokument als Dokument-Ansicht zu einer Liste, einem Ordner, einem Unterordner oder einem Space hinzu.
   • Sidebar: Füge das Dokument zu deiner Home-Sidebar und der Spaces-Sidebar hinzu.
4. Suche nach einem neuen Speicherort und wähle ihn aus.

Dokumente an einen anderen Speicherort verschieben

Du kannst Dokumente mit einem übergeordneten Speicherort in der Hierarchie verschieben.

So verschiebst du ein Dokument an einen neuen Speicherort in der Hierarchie:

1. Klicke in der oberen rechten Ecke des Dokuments auf das Ellipsis ...-Symbol.
2. Wähle Verschieben nach aus.
3. Wähle einen Speicherort aus.

Dokumente aus Aufgaben oder Speicherorten entfernen

Du kannst ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie entfernen – über ein Dokument selbst, den Dokumente Hub, Dokumentansichten, die Home-Sidebar, die Spaces-Sidebar oder Aufgaben.

Wenn du ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie entfernst, ist das Dokument weiterhin über den Dokumente Hub zugänglich.

Ein Dokument

So entfernst du ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie über das Modal Teilen:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Teilen.
3. Klicke unter Teilen mit auf den Speicherort des Dokuments in der Hierarchie.
4. Klicke auf Aktuellen Speicherort entfernen.

Dokumente Hub

So entfernst du ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie über den Dokumente Hub:

1. Klicke in der Spalte + der Dokumente Hub-Tabelle auf das Symbol Ellipsis....
2. Klicke auf Verschieben nach.
3. Wähle Aktuellen Speicherort entfernen.

Dokumentansicht

So entfernst du ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie über die Dokumentansicht:

1. Öffne die Dokumentansicht.
2. Klicke oben auf den Namen der Dokumentansicht.
3. Klicke auf Verschieben.
4. Klicke auf Aktuellen Speicherort entfernen.

Home-Sidebar und Spaces-Sidebar

So entfernst du ein Dokument aus seinem Speicherort in der Hierarchie über deine Home-Sidebar und Spaces-Sidebar:

1. Fahre in deiner Home-Sidebar oder Spaces-Sidebar mit der Maus über das Dokument.
2. Klicke auf das Symbol Ellipsis... rechts neben deinem Dokument.
3. Klicke auf Verschieben nach.
4. Klicke auf Aktuellen Speicherort entfernen.

Aufgaben

So entfernst du ein Dokument, das einer Aufgabe angehängt ist:

1. Öffne das Dokument, das der Aufgabe angehängt ist.
2. Klicke oben rechts auf Teilen.
3. Klicke unter Teilen mit auf den Speicherort des Dokuments in der Hierarchie.
4. Klicke auf Aktuellen Speicherort entfernen.

Ein Dokument oder eine Seite exportieren

Du kannst Dokumente im PDF-, HTML- oder Markdown-Format über die rechte Seitenleiste oder das Modal Freigabe exportieren. Du kannst Seiten im PDF-, HTML- oder Markdown-Format über die rechte Seitenleiste oder die Seiten-Seitenleiste exportieren.

Ein Dokument über die rechte Seitenleiste exportieren

So exportierst du ein Dokument oder eine Seite über die rechte Seitenleiste:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke in der eingeklappten oder ausgeklappten rechten Seitenleiste auf das Symbol Exporte & Importe.
3. Wähle dein bevorzugtes Dateiformat aus – der Download startet automatisch.

Eine Seite über das Seiteneinstellungsmenü exportieren

1. Öffne das Seiteneinstellungsmenü.
2. Klicke auf Freigabe & Berechtigungen.
3. Klicke auf Export.
4. Wähle dein bevorzugtes Dateiformat aus.
5. Wähle eine Exportoption:
   • Diese Seite: Exportiert die geöffnete Seite.
   • Alle Seiten: Exportiert alle Seiten dieses Dokuments.

     

6. Der Download startet automatisch.

Ein Dokument über das Modal „Freigabe" exportieren

So exportierst du ein Dokument über das Modal Freigabe:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Freigabe.
3. Wähle Export aus.

   

4. Wähle dein bevorzugtes Dateiformat aus – der Download startet automatisch.

Eine Seite über die Seiten-Seitenleiste exportieren

Wenn dein Dokument mehr als eine Seite enthält, kannst du über die Seitenleiste Seiten exportieren.

1. Öffne das Dokument.
2. Bewege den Mauszeiger in der Seiten-Seitenleiste über eine Seite.
3. Klicke auf das Menü Ellipsis ....
4. Klicke auf Freigabe & Berechtigungen.
5. Wähle Export aus.
6. Wähle dein bevorzugtes Dateiformat aus – der Download startet automatisch.

Ein Dokument öffentlich teilen

Du kannst dein Dokument über das Freigabe-Modal oder den Dokumente Hub öffentlich teilen.

Das Freigabe-Modal

Über das Freigabe-Modal:

1. Öffne ein Dokument.
2. Klicke oben rechts auf Freigabe.
3. Klicke auf den Schalter neben Link mit allen teilen.
4. Klicke auf Öffentlichen Link kopieren.
5. Wähle aus den folgenden erweiterten Einstellungen:
   • Link ablaufen lassen: Enterprise-Workspaces können einen Zeitpunkt festlegen, zu dem der Link deaktiviert wird.
   • Link mit Suchmaschinen teilen: Erlaubt Suchmaschinen, den Link in Suchergebnissen anzuzeigen.
   • Öffentliche Duplizierung: Erlaubt Benutzern, dein geteiltes Dokument zu duplizieren.
   • Einbettungshöhe automatisch anpassen: Das Dokument nimmt beim Einbetten die gesamte verfügbare Breite und Höhe ein.
   • Einbettungscode: Bette das Dokument in eine beliebige Website ein, indem du diesen Code einfügst.

Der Dokumente Hub

Über den Dokumente Hub:

1. Klicke in der Spalte Freigabe der Docs-Hub-Tabelle auf das Freigabe-Symbol oder den Avatar.
2. Aktiviere Link mit allen teilen.
3. Klicke auf Link kopieren.

Eine Seite teilen

Für einzelne Seiten stehen dir ähnliche Freigabeoptionen zur Verfügung. Um Seiten zu teilen, benötigst du Bearbeitungsberechtigungen.

Seiten erben die Berechtigungen des Dokuments, in dem sie sich befinden.

Mit Seiten kannst du Folgendes tun:

• Seiten mit einzelnen Benutzern über einen privaten Link teilen. Dieser Vorgang ist identisch mit dem Teilen von Dokumenten mit Workspace-Mitgliedern über einen privaten Link.
• Einzelne Seiten öffentlich teilen.
  • Das Teilen von Seiten öffentlich funktioniert genauso wie das öffentliche Teilen von Dokumenten. Beim Teilen einzelner Seiten sind unter Erweiterte Einstellungen jedoch nur die folgenden Optionen verfügbar:
  • Link mit Suchmaschinen teilen
  • Öffentliche Duplizierung

In einem öffentlich geteilten Dokument navigieren

Sobald du ein öffentlich geteiltes Dokument öffnest, siehst du oben eine Kopfzeile und links eine Seitenleiste für Seiten.

Kopfzeile eines öffentlich geteilten Dokuments

Verwende die Kopfzeile des Dokuments, um es herunterzuladen und mehr.

In der oberen rechten Ecke der Kopfzeile kannst du das Dokument herunterladen oder das Menü Ellipsis ... aufrufen.

Seitenleiste für Seiten

Wenn dein Dokument mehrere Seiten enthält, siehst du links die Seitenleiste für Seiten.

Du kannst die Seitenleiste für Seiten erweitern, indem du auf Seiten anzeigen klickst. In der erweiterten Seitenleiste kannst du auf einzelne Seiten zugreifen.

Um die Seitenleiste für Seiten zu reduzieren, klicke auf das Symbol Reduzieren auf der rechten Seite.

Dokumente und Seiten schützen

Nutzer mit Business Plus- und Enterprise-Plan können unerwünschte Bearbeitungen verhindern, indem sie Dokumente und Seiten schützen.

Workspace-Admins und Mitglieder mit der Berechtigung Bearbeiten können Dokumente und Seiten schützen und den Schutz aufheben. Gäste können Dokumente und Seiten weder schützen noch den Schutz aufheben.