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Erstelle eine E-Mail-Automatisierung

Mit E-Mail-Automatisierungen kannst du automatisch E-Mails aus deinem ClickUp Workspace versenden – basierend auf bestimmten Parametern! Automatisierungen machen manuelle Eingaben von dir oder deinen Teammitgliedern überflüssig.

Verfügbarkeit und Limits von Funktionen variieren je nach Plan und Benutzerrolle. Mehr erfahren

Der Workspace-Administrator oder Eigentümer muss die E-Mail-ClickApp für jeden Space aktivieren.

Administratoren oder Eigentümer in Business Plus- und Enterprise-Workspaces müssen die benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigung „E-Mail senden" für jeden Benutzer aktivieren.

Eine E-Mail-Automatisierung erstellen

So erstellst du eine E-Mail-Automatisierung mithilfe einer Vorlage aus einer Liste, einem Unterordner, einem Ordner oder einem Space:

  1. Klicke oben rechts auf das Roboter-Symbol.
  2. Klicke auf Automatisierung erstellen:
    • Wähle einen E-Mail-Trigger oder eine Aktion aus.
    • Oder wähle in der linken Seitenleiste E-Mail aus und wähle eine Automatisierungsvorlage.
  3. Wähle ein E-Mail-Konto aus oder melde dich an.
  4. Konfiguriere Trigger, Bedingungen und Aktionen.
  5. Klicke auf Erstellen.

Variablenfeld-Optionen

Du kannst den Feldern deiner E-Mail-Automatisierung dynamische Inhalte hinzufügen.

Folgende Variablenfeld-Optionen stehen zur Verfügung:

Eine E-Mail senden, wenn ein Formular eine Aufgabe erstellt

Du kannst eine Automatisierung erstellen, die jedes Mal eine E-Mail sendet, wenn ein Formular eine Aufgabe erstellt.

Formulare sind in allen kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

So erstellst du eine Automatisierung, die nur für Aufgaben gilt, die über Formulare erstellt wurden:

  1. Navigiere zu dem Space, dem Ordner, dem Unterordner oder der Liste, in dem die Automatisierung gelten soll.
  2. Klicke oben rechts auf das Roboter-Symbol.
  3. Klicke im Abschnitt Weitere Automatisierungen auf Automatisierung erstellen.
  4. Wähle im Abschnitt Trigger die Option Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt aus.
  5. Klicke auf das Dropdown-Menü „Erstellt von" und hebe die Auswahl aller Optionen außer Formulare auf.
  6. Wähle im Abschnitt Aktion die Option Wenn Aufgabe erstellt, dann E-Mail senden aus.
  7. Klicke auf Erstellen.
  8. Wähle ein Konto aus oder melde dich an.
  9. Gib im Abschnitt Aktion deine Informationen ein.

Fehlerbehebung bei E-Mail-Automatisierungen

E-Mail-Automatisierungen werden deaktiviert, wenn die zur Erstellung der Automatisierung verwendete E-Mail-Adresse nicht authentifiziert oder gelöscht wurde.

Wenn du Probleme mit E-Mail-Automatisierungen hast, muss dein E-Mail-Konto möglicherweise neu autorisiert werden. Versuche Folgendes:

  1. Öffne im Space, Ordner, Unterordner oder in der Liste, in dem deine Automatisierung gespeichert ist, eine Aufgabe.
  2. Klicke auf den Kommentarbereich.
  3. Klicke auf das Symbol E-Mail senden.
  4. Klicke im Abschnitt Von auf die E-Mail-Adresse.
  5. Klicke auf Konten verwalten.
  6. Fahre mit dem Mauszeiger über das inaktive Konto und wähle Konto wiederherstellen aus.
  7. Folge den verbleibenden Anweisungen, um dein E-Mail-Konto zu autorisieren.

Teste deine Automatisierung, nachdem du dein E-Mail-Konto neu autorisiert hast. Wenn du jemanden aus deinem Workspace entfernst, dessen E-Mail-Adresse für eine E-Mail-Automatisierung verwendet wird, wird die Automatisierung deaktiviert.

Weitere Fehlerbehebung

  • Wenn bei der Verwendung einer E-Mail-Automatisierung eine Fehlermeldung angezeigt wird, versuche, das in der Automatisierung verwendete E-Mail-Konto zu entfernen und erneut hinzuzufügen.
  • Wenn das Feld Von in deiner E-Mail leer ist und die Fehlermeldung ACCESS_137 angezeigt wird, hast du keinen Zugriff auf die E-Mail-Adresse des Absenders. Der Eigentümer der E-Mail-Adresse muss die E-Mail-Berechtigungen anpassen.
  • Wenn der Fehler CMAIL_203 angezeigt wird, ist der Posteingang des Empfängers wahrscheinlich voll oder hat keinen freien Speicherplatz mehr.