Verwende den E-Mail-ClickApp, um deine Arbeit und Unterhaltungen zu zentralisieren.

Sende und empfange E-Mails direkt aus Aufgaben heraus, wobei Antworten als separate oder in Threads zusammengefasste Kommentare angezeigt werden. Du kannst schnell zwischen dem Hinterlassen eines Kommentars für interne Teammitglieder und dem Senden einer E-Mail an Personen außerhalb von ClickUp wechseln.

Du kannst auch Aufgaben erstellen oder Kommentare per E-Mail hinzufügen.

Was du brauchst

• Workspace-Eigentümer und Admins können diese ClickApp aktivieren.
• Gäste können die E-Mail-ClickApp nicht verwenden.
• Workspaces im Free Forever Plan erhalten ein kostenloses E-Mail-Konto mit 100 Verwendungen.
• Workspaces im Unlimited Plan erhalten ein kostenloses E-Mail-Konto mit unbegrenzter Nutzung.
• Workspaces im Business Plan und höher erhalten zwei kostenlose E-Mail-Konten, einschließlich Signaturen und E-Mail-Vorlagen.
• Workspaces im Business Plan und höher können das Wasserzeichen Gesendet mit ClickUp aus E-Mails entfernen, die über ClickUp gesendet werden.
• Workspaces im Business Plus und Enterprise Plan können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen für Admins und Mitglieder verwenden.
• Jedes E-Mail-Konto, das du hinzufügst, kann automatisch bis zu 100 Kontakte in ClickUp übertragen.
• Das Planen von E-Mails ist im Unlimited Plan und höher verfügbar.

Unterstützte E-Mail-Anbieter

ClickUp unterstützt derzeit die folgenden E-Mail-Anbieter:

• Outlook: E-Mails mit den Domains hotmail.com, live.com und outlook.com.
• IMAP: Ältere Clients, die OAUTH nicht unterstützen, darunter einige lokale Microsoft Exchange-Server.
• Gmail (OAuth): E-Mails mit der Domain gmail.com.
• Microsoft 365 (OAuth): E-Mail-Konten, die Microsofts kostenpflichtige Microsoft 365-Dienste nutzen, einschließlich hybrider Exchange-Umgebungen.

E-Mail-Aliase und gemeinsam genutzte E-Mail-Adressen

Wenn du dich mit einem E-Mail-Alias bei deinem E-Mail-Dienst anmelden kannst, kannst du ihn auch mit E-Mail in ClickUp verwenden!

Gemeinsam genutzte E-Mail-Adressen werden unterstützt, sofern sie über eindeutige Anmeldedaten verfügen.

E-Mail-ClickApp aktivieren

So aktivierst du die E-Mail-ClickApp:

1. Öffne das App Center.
2. Klicke in der linken Seitenleiste des App Centers auf Alle ClickApps.
3. Suche die E-Mail-ClickApp oder scrolle zu ihr.
4. Klicke auf den Schalter, um die E-Mail-ClickApp zu aktivieren.
5. Über das Dropdownmenü kannst du die ClickApp in bestimmten Spaces aktivieren.
6. Wähle im Dropdown aus, ob E-Mails zu Aufgaben als Thread-Antworten oder neue Kommentare hinzugefügt werden sollen.

E-Mail in ClickUp autorisieren

Wenn du dein E-Mail-Konto zu ClickUp hinzufügst, hängen die von ClickUp angeforderten Berechtigungen von deinem E-Mail-Anbieter ab. Weitere Informationen zu diesen Berechtigungen findest du in den folgenden Artikeln:

• Outlook-Berechtigungen
• Gmail-E-Mail-Authentifizierung
• Office 365-E-Mail-Authentifizierung

E-Mail-Konten verwalten

Eigentümer und Admins können alle E-Mail-Konten einsehen, Konten hinzufügen und Konten aus dem App Center entfernen:

1. Öffne das App Center.
2. Wähle E-Mail aus.

E-Mail-Konten können von einer unbegrenzten Anzahl von Personen genutzt werden. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass alle Personen in deinem Workspace ein einziges E-Mail-Konto verwenden.

Die Person, die das E-Mail-Konto verbunden hat, muss anderen zuerst die Berechtigung erteilen, bevor sie Nachrichten über dieses Konto versenden können.

Je nach den Sicherheitsrichtlinien deines E-Mail-Anbieters oder deiner Organisation musst du die E-Mail-Adressen, die du zu ClickUp hinzugefügt hast, gelegentlich erneut authentifizieren. Besuche dazu die Seite der E-Mail-Integration.

E-Mail-Konto über eine Aufgabe hinzufügen

So fügst du ein E-Mail-Konto über den Kommentarbereich einer Aufgabe hinzu:

1. Klicke in der unteren linken Ecke auf Kommentar und wähle E-Mail aus.
2. Klicke im Feld Von auf E-Mail verknüpfen.
3. Wähle deinen E-Mail-Anbieter aus und melde dich an.
4. Passe deinen Namen und die Personen an, die über das verknüpfte Konto in deinem Workspace E-Mails versenden dürfen.
5. Klicke auf Fertig.
6. Klicke auf Speichern.

Weitere E-Mail-Konten über eine Aufgabe hinzufügen

So fügst du weitere E-Mail-Konten über den Kommentarbereich einer Aufgabe hinzu:

1. Klicke in der unteren linken Ecke auf Kommentar und wähle E-Mail aus.
2. Klicke im Feld Von auf die aktuelle E-Mail-Adresse.
3. Klicke auf Konto hinzufügen.

E-Mail-Konten entfernen

Admins und Eigentümer können E-Mail-Konten über die E-Mail-Integrationsseite oder beim Verfassen einer E-Mail entfernen.

Leere E-Mail-Slots werden beim nächsten Abrechnungszeitraum automatisch entfernt.

E-Mail-Integrationsseite

So entfernst du ein E-Mail-Konto über die Integrationsseite:

1. Klicke in der oberen linken Ecke auf deinen Workspace-Avatar und wähle Einstellungen aus.
2. Klicke in der Seitenleiste „Alle Einstellungen" auf E-Mail-Integration.

   

3. Bewege auf der E-Mail-Integrationsseite den Mauszeiger rechts neben das E-Mail-Konto.
4. Klicke auf das Symbol Papierkorb, um das E-Mail-Konto zu löschen.

E-Mail verfassen

So entfernst du ein E-Mail-Konto beim Verfassen einer E-Mail:

1. Klicke auf das Feld Von.
2. Wähle Konten verwalten aus.
3. Bewege den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse, die du entfernen möchtest, und klicke auf das Symbol Löschen rechts daneben.
4. Lies das Warnungsmodal und klicke dann auf Löschen, um den Vorgang zu bestätigen.

Zusätzliche E-Mail-Konten kaufen

Admins und Eigentümer mit dem Unlimited-Plan oder höher können zusätzliche E-Mail-Konten über die E-Mail-Integrations-Seite oder beim Verfassen einer E-Mail kaufen.

E-Mail-Integrations-Seite

So kaufst du zusätzliche E-Mail-Konten über die Integrations-Seite:

1. Klicke oben links auf deinen Workspace-Avatar und wähle Einstellungen.
2. Klicke in der Seitenleiste „Alle Einstellungen" auf E-Mail-Integration.
3. Klicke auf der E-Mail-Integrations-Seite auf Neu hinzufügen.

Eine E-Mail verfassen

So kaufst du zusätzliche E-Mail-Konten beim Verfassen einer E-Mail:

1. Klicke auf das Feld Von.
2. Wähle E-Mail-Konto hinzufügen.

Die Kosten pro zusätzlichem E-Mail-Konto betragen 24 $/Jahr oder 2 $/Monat. Der Preis wird anteilig auf Basis der verbleibenden Zeit bis zu deinem nächsten Verlängerungsdatum berechnet.

Sobald zusätzliche Konten gekauft wurden, können Workspace-Mitglieder ihre eigenen E-Mail-Konten mit dem Workspace verknüpfen.

Du benötigst eine aktive Kreditkarte, die mit dem Workspace verknüpft ist, um dem Konto eine weitere E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Wenn du ein E-Mail-Konto mitten in einem Abrechnungszeitraum hinzufügst, wird dir ein anteiliger Betrag für die verbleibende Zeit bis zu deinem Verlängerungsdatum berechnet.

E-Mails aus einer Aufgabe senden

Sobald die ClickApp aktiviert wurde, kannst du deine erste E-Mail senden.

So sendest du eine E-Mail aus einer Aufgabe:

1. Öffne einen Aufgabenkommentar.
2. Klicke in der unteren linken Ecke auf Kommentar und wähle E-Mail aus.
3. Wenn du noch keine E-Mail-Adresse verknüpft hast, wähle im Feld Von die Option E-Mail verknüpfen aus.
4. Gib die Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein. ClickUp schlägt einige deiner Kontakte vor, wenn du zum ersten Mal ein E-Mail-Konto einrichtest, und fragt nach weiteren Kontakten, die als Vorschläge angezeigt werden sollen, während du in den Feldern An, CC und BCC tippst.
5. Füge Anhänge und deine Signatur hinzu.
6. Klicke auf E-Mail senden oder klicke auf den Pfeil, um deine E-Mail zu einem späteren Datum und einer späteren Uhrzeit zu senden.

Sobald du eine E-Mail aus deiner Aufgabe gesendet hast, werden Antworten im Aktivitätsfeed der Aufgabe sowie in deinem E-Mail-Posteingang angezeigt. Um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten, verwenden wir kein Tracking-Pixel mehr, um anzuzeigen, ob eine von ClickUp gesendete E-Mail gesehen wurde.

Um Benachrichtigungen für E-Mail-Antworten zu erhalten, müssen ClickBot-Benachrichtigungen aktiviert sein. Außerdem musst du die ursprüngliche E-Mail aus der Aufgabe gesendet haben oder ein Follower des Threads sein, der mit der gesendeten E-Mail begonnen hat.

Wenn eine E-Mail in deinem Posteingang gelöscht wird, wird die Kopie nicht aus deiner Aufgabe gelöscht.

ClickUp unterstützt die folgenden E-Mail-Funktionen:

• Von: Wähle die E-Mail-Adresse aus, von der du senden möchtest.
• An: Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Wenn deine Aufgabe ein benutzerdefiniertes E-Mail-Feld hat, wird diese E-Mail-Adresse beim Verfassen als Vorschlag angezeigt. Klicke auf den vorgeschlagenen Eintrag, um dieses Feld schnell auszufüllen.
• CC: Sende eine Kopie deiner E-Mail.
• BCC: Sende eine verdeckte Kopie deiner E-Mail.
• Betreff: Gib den Betreff deiner E-Mail ein. Wenn die Betreffzeile einer von ClickUp gesendeten E-Mail vom Empfänger geändert wird, erhältst du die Antwort nicht innerhalb von ClickUp.
• Nachricht: Gib den Text deiner E-Mail ein.
• Anhänge: Hänge Dateien an deine E-Mail an.
• Signaturen: Ab dem Business-Plan kannst du mit benutzerdefinierten E-Mail-Signaturen abschließen.
• Vorlagen: Ab dem Business-Plan kannst du dieselben Abläufe mit benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wiederholen.

Für E-Mails, die aus ClickUp-Aufgaben gesendet werden, gelten die Anhanggrößenbeschränkungen des jeweiligen E-Mail-Anbieters. Für Gmail gilt beispielsweise eine Anhanggrößenbeschränkung von 25 MB.

E-Mail-Signaturen erstellen

Workspaces im Business-Plan und höher können E-Mail-Signaturen erstellen. Jedes Mitglied kann mehrere Signaturen haben.

So erstellst du eine Signatur:

1. Wenn du eine E-Mail aus einer Aufgabe heraus verfasst, wähle unten links Signaturen hinzufügen aus.
2. Wähle aus den Optionen Signatur hinzufügen oder Signaturen verwalten aus.
3. Gib deiner Signatur einen Namen.
4. Erstelle deine Signatur. Du kannst die Signatur in HTML schreiben, indem du auf das Symbol oben rechts klickst.
5. Speichere die Signatur.

Du kannst eine Signatur als Standard festlegen, indem du auf das Ellipsis ... neben der Signatur klickst und die Option Als Standardsignatur festlegen aktivierst.

Eine E-Mail planen

Du kannst eine E-Mail so planen, dass sie zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit gesendet wird.

E-Mail senden als

Verwende einen benutzerdefinierten Namen beim Senden von E-Mails.

Einige E-Mail-Anbieter senden E-Mails nur mit dem Standardnamen deines E-Mail-Kontos.

So verwendest du einen benutzerdefinierten Namen:

1. Klicke auf das Feld Von.
2. Wähle Konten verwalten aus.
3. Klicke auf das Erweitern-Symbol links neben deiner E-Mail-Adresse.
4. Gib unter E-Mail senden als den gewünschten Namen ein.

   

5. Klicke auf Speichern.

Benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen

Eigentümer und Admins in Business Plus- und Enterprise-Workspaces können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen festlegen. So legst du benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen fest:

1. Klicke oben links auf deinen Workspace-Avatar und wähle Einstellungen.
2. Klicke in der Seitenleiste „Alle Einstellungen" auf Sicherheit & Berechtigungen.
3. Scrolle nach unten zu Benutzerdefinierte Rollenberechtigungen.
4. Es gibt zwei E-Mail-Berechtigungen, die für Mitglieder und Admins aktiviert oder deaktiviert werden können:
   • E-Mail senden (E-Mail-ClickApp): Gibt der Person die Berechtigung, E-Mails über die E-Mail-ClickApp zu senden. Die Berechtigung „E-Mail-Konten hinzufügen" muss aktiviert sein, bevor du diese Berechtigung einschalten kannst.
   • E-Mail-Konten hinzufügen (E-Mail-ClickApp): Gibt der Person die Berechtigung, autorisierte E-Mail-Konten über die E-Mail-ClickApp hinzuzufügen.

Wenn du die Berechtigung E-Mail-Konten hinzufügen aktivierst, wird die Berechtigung E-Mail senden automatisch aktiviert. Du kannst jedoch jede beliebige Kombination der beiden Berechtigungen festlegen.

E-Mail-Automatisierungen

Automatisiere E-Mails in ClickUp!

Sicherheit der ClickUp-E-Mail-Integration

Befolge diese Best Practices, um deine E-Mails sicher zu halten.

Häufige Fehlercodes

Unten findest du eine Tabelle der häufigsten Fehlercodes, die bei der Verwendung von E-Mail in ClickUp auftreten.