KI kann Dokumentationen schneller entwerfen, zusammenfassen und strukturieren, als wenn man von Grund auf neu beginnt. In ClickUp ist Brain direkt in Dokumente und Wikis integriert, sodass du Entwürfe erstellen, bestehende Seiten zusammenfassen, Aktionspunkte extrahieren und Dokumentationen aktuell halten kannst – ohne deinen Workspace zu verlassen.

Verfügbarkeit und Limits von Funktionen variieren je nach Plan und Benutzerrolle. Mehr erfahren

Was KI für Dokumentationen leisten kann

Dokumentationen von Grund auf neu zu schreiben kostet Zeit – sie aktuell zu halten, noch mehr. KI beschleunigt beides, indem sie die Aufgaben übernimmt, die kein menschliches Urteilsvermögen erfordern, darunter:

• Rohe Notizen in strukturierten Fließtext verwandeln
• Lange Seiten zu Zusammenfassungen verdichten
• Aktionspunkte aus Besprechungsprotokollen erstellen, damit nichts übersehen wird

Drei Anwendungsfälle decken die meisten Dokumentations-Workflows ab:

• Neue Dokumente entwerfen – aus Notizen, Gliederungen oder Besprechungsprotokollen, sodass die erste Version eines Dokuments Minuten statt Stunden dauert.
• Bestehende Inhalte zusammenfassen – um kompakte Übersichten langer Wiki-Seiten, Projektbriefings oder Entscheidungsprotokolle zu erstellen.
• Aktionspunkte extrahieren – aus Besprechungsnotizen oder Projektdokumenten, damit Folgeaufgaben direkt erstellt werden können, ohne alles erneut lesen zu müssen.

Die folgenden Abschnitte zeigen, wie das in ClickUp jeweils funktioniert.

Dokumentationen mit ClickUp Brain erstellen

Brain ist in jedem Doc über die Schaltfläche Brain oben rechts erreichbar. Jeder der folgenden Workflows beginnt dort.

Ein neues Dokument mit KI entwerfen

Öffne einen Doc und klicke oben rechts auf die Schaltfläche Brain. Gib einen Prompt ein, der beschreibt, was Brain schreiben soll.

Füge Informationen zu Zielgruppe, Zweck und Umfang hinzu, um einen nützlicheren ersten Entwurf zu erhalten. Zum Beispiel: „Schreibe ein Runbook für den Neustart des Produktions-API-Servers. Zielgruppe: Bereitschaftsingenieure. Füge Schritte, erwartete Ausgaben und Rollback-Anweisungen hinzu."

Brain erstellt einen Entwurf, den du direkt im Doc prüfen und bearbeiten kannst.

Behandle das Ergebnis als ersten Entwurf, nicht als endgültige Version. Eine Überprüfung durch einen Menschen ist immer erforderlich, bevor eine Dokumentation veröffentlicht wird.

Bestehende Inhalte mit KI zusammenfassen

So fasst du bestehende Inhalte mit KI zusammen:

1. Öffne einen Doc und klicke oben rechts auf das Symbol Brain.
2. Wähle Zusammenfassen aus und klicke auf das Symbol Senden.
3. Brain liest die gesamte Seite und erstellt eine kompakte Übersicht.

Das ist besonders nützlich, um neue Teammitglieder in bestehende Dokumentationen einzuführen, Stakeholder-Updates aus detaillierten Projektseiten vorzubereiten oder eine Wiki-Seite zu sichten, die du seit Monaten nicht mehr geöffnet hast.

KI zum Extrahieren von Aktionspunkten verwenden

Wenn Besprechungsnotizen oder Projektdokumente verstreute nächste Schritte enthalten, kann Brain diese als strukturierte Liste aufbereiten:

1. Markiere den relevanten Text im Doc.
2. Klicke in der Textsymbolleiste auf Bearbeiten.
3. Wähle Aktionspunkte generieren aus.

   

4. Brain erstellt eine Liste von Aufgaben, die du direkt aus der Antwort heraus anlegen kannst.

Eine Team-Wissensdatenbank mit KI aufbauen

Eine Wissensdatenbank funktioniert nur, wenn Personen schnell genaue Antworten finden können.

In ClickUp signalisiert das Markieren eines Dokumente als Wiki Brain, dass es die maßgebliche Informationsquelle für Fragen zu diesem Thema ist.

Wenn jemand Brain eine Frage stellt, werden Wiki-Seiten in der Antwort gegenüber regulären Dokumente bevorzugt. Für Teams, die immer wieder dieselben Fragen beantworten müssen, zahlt sich die Wissensdatenbank genau hier aus.

Dokumente, die sich besonders gut als Wikis eignen, sind zum Beispiel:

• Architekturentscheidungsprotokolle
• Produktbriefings und Spezifikationen
• Incident-Runbooks und Eskalationsleitfäden
• Einführungsleitfäden für neue Teammitglieder
• Prozessdokumentationen, die sich selten ändern, aber häufig nachgeschlagen werden

Best Practices für KI-Dokumentationen

KI beschleunigt die Dokumentationsarbeit, birgt aber eigene Risiken, wenn sie unachtsam eingesetzt wird. Hier sind einige unserer empfohlenen Best Practices:

• Beziehe einen Menschen in den Überprüfungsprozess ein: KI-Entwürfe sind Ausgangspunkte. Technische Genauigkeit, unternehmensspezifischer Kontext und differenziertes Urteilsvermögen erfordern immer eine menschliche Prüfung, bevor die Dokumentation veröffentlicht wird.
• Nutze KI für erste Entwürfe, nicht für endgültige: Der Mehrwert liegt darin, schnell einen strukturierten Ausgangspunkt zu schaffen. Einen KI-Entwurf zu überarbeiten geht deutlich schneller, als auf einer leeren Seite zu beginnen.
• Gib deinen Prompts Kontext: Je mehr Brain über Zielgruppe, Zweck und Umfang weiß, desto brauchbarer ist das Ergebnis. Vage Prompts liefern generische Ergebnisse.
• Lege einen Überprüfungsrhythmus für KI-erstellte Dokumente fest: Dokumentationen veralten. Erstelle eine wiederkehrende Aufgabe, um stark frequentierte Seiten vierteljährlich zu prüfen, und nutze Brain, um zusammenzufassen, was sich seit der letzten Überprüfung geändert hat.

Brain in deinen Dokumente verwenden

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, öffne ein vorhandenes Besprechungsnotizen-Doc und bitte Brain, es zusammenzufassen oder Aktionspunkte zu erstellen. So siehst du das Ergebnis, bevor du deinen Workflow anpasst.

Mehr über ClickUp Brain erfahren.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Verwendung von KI für Dokumentationen.

Kann KI technische Dokumentationen schreiben?

Ja, mit Einschränkungen. KI bewältigt Struktur, Formatierung und Fließtext gut. Sie kann jedoch keine technische Genauigkeit prüfen, keinen institutionellen Kontext wiedergeben und keine Fehler in Code oder Prozesslogik erkennen. Nutze Brain, um schnell einen ersten Entwurf zu erstellen, und lass ihn anschließend von einer Fachkraft prüfen und korrigieren, bevor du ihn veröffentlichst.

Wie verwendet ClickUp Brain meine vorhandenen Dokumente?

Brain liest den Inhalt von Dokumente und Wikis in deinem Workspace, um Fragen zu beantworten und Zusammenfassungen zu erstellen. Als Wikis markierte Dokumente gelten als primäre maßgebliche Informationsquelle und werden bevorzugt, wenn Brain Fragen zu diesen Inhalten beantwortet.

Sind KI-erstellte Dokumentationen zuverlässig?

Nicht zuverlässig für sich allein. Brain erstellt Inhalte auf Basis des Prompts und der in deinem Workspace vorhandenen Inhalte. Sachliche Aussagen, technische Schritte und produktspezifische Details sollten immer von jemandem mit direktem Fachwissen geprüft werden, bevor die Dokumentation veröffentlicht oder geteilt wird.