Erfahre, wie du mit ClickUp mithilfe von Listen, Aufgabenvorlagen, Automatisierungen und Super Agents Präsenzveranstaltungen planst, besetzt, bewirbst, durchführst und auswertest.

Deinen Workspace einrichten

Strukturiere deinen Workspace so, dass jede Veranstaltung denselben Weg von der Idee bis zur Retrospektive durchläuft.

1. Erstelle einen Space für Veranstaltungen oder wähle einen aus. Zum Beispiel Feldmarketing oder Veranstaltungen.
2. Erstelle einen Ordner. Zum Beispiel Veranstaltungsaktivierungen.
3. Erstelle Listen in deinem Ordner:
   • Bevorstehende Veranstaltungen für alle geplanten und laufenden Veranstaltungen.
   • Vergangene Veranstaltungen für abgeschlossene und archivierte Veranstaltungen.
   • Optional: Anbieter für Anbieterverträge, Kontakte und Aufgaben.
4. Konfiguriere in der Liste Bevorstehende Veranstaltungen die Status, sodass sie die Phasen in deinem Veranstaltungs-Playbook widerspiegeln. Zum Beispiel Planung, Ressourcenzuweisung, Werbung, In Ausführung und Abschluss.
5. Füge in der Liste Bevorstehende Veranstaltungen zentrale Benutzerdefinierte Felder hinzu, zum Beispiel:
   • Veranstaltungsdatum (Datum)
   • Veranstaltungsort (Text)
   • Veranstaltungstyp (Dropdownmenü)
   • Veranstaltungsverantwortliche Person (Personen)
   • Zielgruppe (Text oder Dropdownmenü)
   • Hauptziel (Dropdownmenü oder Text)
   • Erwartete Teilnehmerzahl (Zahl)

Verwende Beziehungen, um jede Veranstaltung mit übergeordneten Zielen oder OKRs zu verknüpfen, damit Führungskräfte die Auswirkungen deiner Veranstaltungen auf einen Blick sehen können.

Veranstaltungen mit Dokumenten und Aufgabenvorlagen standardisieren

Überführe deine Veranstaltungs-SOPs (Standard Operating Procedures) in eine wiederverwendbare Aufgabenvorlage, die jede Veranstaltung konsistent macht.

1. Erstelle ein Dokument im Ordner Veranstaltungsaktivierungen, das deine aktuellen Veranstaltungs-Playbooks und Runbooks enthält.
2. Erstelle in der Liste Bevorstehende Veranstaltungen eine neue Aufgabe, die deine Vorlage werden soll. Zum Beispiel Feldveranstaltung – Standardaktivierung.
3. Füge Unteraufgaben hinzu, die jede Phase deiner SOP abdecken. Zum Beispiel:
   • Veranstaltungsplanung
   • Ressourcenzuweisung & Personalbesetzung
   • Anbieterkontrolle
   • Werbung & Durchführung
   • Ablaufplan für den Veranstaltungstag
   • Berichterstattung & Verbesserung
4. Füge in jeder Unteraufgabe Checklisten oder verschachtelte Unteraufgaben hinzu, damit jedes Detail erfasst wird. Zum Beispiel:
   • Füge in der Unteraufgabe „Veranstaltungsplanung" Punkte zum Festlegen von Zielen, zur Definition von Zielaccounts und zur Budgetbestätigung hinzu.
   • Füge in der Unteraufgabe Ressourcenzuweisung & Personalbesetzung Punkte für internes Personal, Ausgaben sowie Reise oder Unterkunft hinzu.
   • Füge in der Unteraufgabe Anbieterkontrolle Details zu den Anbietern ein, die deine Veranstaltung unterstützen können. Diese kann zunächst leer bleiben. Du kannst Aufgaben aus deiner Anbieterliste jederzeit später verknüpfen.
   • Füge in der Unteraufgabe Werbung & Durchführung Punkte für Campaign Brief, Landingpage, E-Mail-Sequenzen und Social-Media-Beiträge hinzu.
   • Füge in der Unteraufgabe Ablaufplan für den Veranstaltungstag eine zeitbasierte Checkliste ein. Zum Beispiel: Türöffnung, Keynote, Breakout-Sessions, Abbau.
   • Füge in der Unteraufgabe Berichterstattung & Verbesserung Punkte für Pipeline-Berichte, Feedback-Erfassung und Retrospektive hinzu.
5. Lege alle Benutzerdefinierten Felder fest, die du in der Vorlagenaufgabe immer benötigst. Zum Beispiel Standard-Veranstaltungstyp, Veranstaltungsverantwortliche Person oder Abteilung.
6. Speichere diese Aufgabe als Aufgabenvorlage, damit du sie auf jede neue Veranstaltung anwenden kannst.

Verwende benutzerdefinierte Aufgabentypen, um die Phasen oder Schritte des Workflows klar voneinander zu unterscheiden.

Mit der Planung neuer Veranstaltungen beginnen

Kombiniere Automatisierungen und Super Agents, damit neue Veranstaltungsanfragen automatisch zu vollständig strukturierten Veranstaltungsaufgaben werden.

Wende deine Aufgabenvorlage mithilfe von Automatisierungen an

Du kannst jedes Mal, wenn eine Aufgabe in deiner Liste „Bevorstehende Veranstaltungen" erstellt wird, eine Aufgabenvorlage anwenden.

1. Lege fest, wie neue Veranstaltungen in ClickUp erstellt werden:
   • Ein Formular, das Außendienst- oder Vertriebsteams ausfüllen.
   • Eine manuell von Marketing-Ops erstellte Aufgabe.
   • Eine Integration aus einem externen System.
2. Stelle sicher, dass alle neuen Veranstaltungsaufgaben in deiner Liste Bevorstehende Veranstaltungen landen und mindestens die Felder Veranstaltungsdatum, Veranstaltungsort und Veranstaltungstyp enthalten.
3. Erstelle in der Liste Bevorstehende Veranstaltungen eine Automatisierung:
   • Auslöser: Aufgabe wird erstellt.
   • Bedingung: Status ist Zu erledigen. Oder wende einen Filter auf Veranstaltungstyp an, damit die Vorlage auf Präsenzveranstaltungen angewendet wird.
   • Aktionen: Vorlage anwenden → Wende deine Aufgabenvorlage Feldveranstaltung – Standardaktivierung an.
4. Speichere und aktiviere die Automatisierung, damit jede neue Veranstaltungsanfrage sofort in eine strukturierte, planungsbereite Veranstaltungsaufgabe umgewandelt wird.

Verwende einen Super Agent, um deinen Veranstaltungsaufgaben Details hinzuzufügen

Erstelle einen Super Agent, um Details hinzuzufügen und die nächsten Schritte für deine Veranstaltungsaufgaben zu klären.

1. Erstelle einen Super Agent mit dem Namen Veranstaltungsaktivierungs-Agent.
2. Gib ihm Anweisungen, darunter Schritte wie:
   • Benenne die Veranstaltungsaufgabe unter Verwendung des Veranstaltungsnamens, der Stadt und des Datums um.
   • Aktualisiere Namen und Beschreibungen von Unteraufgaben, um den Veranstaltungsort und relevante Daten einzubeziehen.
   • Erstelle oder aktualisiere eine Unteraufgabe „Zielgruppenliste" mit Links zu Zielkontolisten, CRM-Ansichten oder CSV-Dateien.
   • Teile nächste Schritte und Aufgaben in einem Kommentar zur übergeordneten Aufgabe mit.
3. Füge in der Liste Bevorstehende Veranstaltungen eine Automatisierung hinzu, um deinen Super Agent auszulösen:
   • Auslöser: Aufgabe wird erstellt.
   • Bedingung: Status ist Planung. Wende weitere Bedingungen an, um den Agent für bestimmte Aufgaben zu starten.
   • Aktion: Super Agents → Wähle deinen Veranstaltungsaktivierungs-Agent aus.
4. Speichere und aktiviere die Automatisierung, damit dein Super Agent beim Aufbau deiner Veranstaltungsaufgaben hilft.

Veranstaltungen mit Personal und Ressourcen ausstatten

Verwende Super Agents und Automatisierungen, um internes Personal zu identifizieren und Anbieter zu koordinieren, ohne manuell suchen zu müssen.

1. Verwende Benutzerdefinierte Felder, um Ressourcen in der Unteraufgabe Ressourcen & Personal zu verwalten:
   • Benötigtes Personal (intern) (Zahl)
   • Benötigte Anbieter (Dropdownmenü)
   • Nur vor Ort (Ja/Nein)
   • Personalstatus (Dropdownmenü: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Bestätigt).
2. Lege in der Beschreibung der Unteraufgabe Ressourcen & Personal fest, wer für den Einsatz bei Veranstaltungen in Frage kommt. Zum Beispiel Außendienstmitarbeitende oder CSMs in einem bestimmten Umkreis um die Veranstaltungsstadt.
3. Erstelle einen Ressourcen-Agent im Space, Ordner oder der Liste, in der deine Veranstaltungen gespeichert sind, und konfiguriere ihn so:
   • Auslöser: Wenn der Status einer Veranstaltungsaufgabe zu Ressourcenplanung wechselt.
   • Anweisungen:
   • Lese die Felder Standort, Datum und Benötigtes Personal (intern) der Veranstaltung.
   • Nutze Workspace-Benutzerdaten (Titel, Team und Standort), um eine Liste empfohlener interner Mitarbeitender zu erstellen.
   • Verfasse individuelle Direktnachrichten oder Chat-Nachrichten, die die Veranstaltung erläutern und nach der Verfügbarkeit fragen.
   • Tools: Füge Tools zum Suchen von Nutzenden und Teams sowie zum Veröffentlichen von Chat-Nachrichten oder Senden von Direktnachrichten hinzu, je nachdem, wie dein Workspace konfiguriert ist.

Lieferanten koordinieren

Finde Lieferanten und stimme dich mit ihnen über die Unteraufgabe Lieferantenkoordination ab.

1. Verwende Checklisten für kleinere Aufgaben. Weise die Checklistenpunkte zu, damit nichts vergessen wird!
2. Erstelle verschachtelte Unteraufgaben, um Punkte mit festen Fristen zu verfolgen. Zum Beispiel: AV-Bestätigung, endgültige Teilnehmerzahlen für das Catering sowie Versand- und Lieferzeiten.
3. Hänge Bestätigungs-E-Mails, Angebote oder unterzeichnete Vereinbarungen an die Aufgabe an.
4. Schreibe Lieferanten per E-Mail direkt aus der Aufgabe heraus an, damit die E-Mail-Verläufe übersichtlich bleiben und jedem Event zugeordnet sind.

Kampagnen und Assets für die Werbung erstellen

Verwende Brain KI, um Landingpages, E-Mails und andere Kampagnen-Assets zu entwerfen, während Menschen zur Qualitätssicherung und Compliance eingebunden bleiben.

Aus der Unteraufgabe Werbung und Durchführung:

1. Füge eine Checkliste hinzu und weise jeden Punkt zu, darunter:
   • Kampagnen-Briefing.
   • Landingpage.
   • E-Mail-Sequenz.
   • Social-Media-Beiträge.
   • Partner- oder Vertriebsunterstützung.
2. Fülle Benutzerdefinierte Felder aus, die die KI verwenden soll, darunter:
   • Zielpersona.
   • Hauptnutzenversprechen.
   • Wichtige Sessions oder Referenten.
   • Handlungsaufforderung.
3. Erstelle einen Kampagneninhalt-Agent, der ausgelöst wird, wenn:
   • die Event-Aufgabe in den Status Werbung wechselt oder
   • ein Benutzerdefiniertes Feld wie Bereit für Inhalte auf Ja gesetzt wird.
4. Füge in den Anweisungen des Super Agent Schritte wie diese ein:
   • Entwirf ein Kampagnen-Briefing in einem verknüpften Dokument anhand der Event-Details und Zielpersona-Informationen.
   • Erstelle einen ersten Entwurf des Landingpage-Texts und eine mehrstufige E-Mail-Sequenz.
   • Lege eine Checkliste der Assets in der Unteraufgabe Werbung & Durchführung an und markiere, welche davon bereits entworfen wurden.
5. Binde Menschen in den Prozess ein, indem du das Briefing und die Assets einem Teammitglied zur Überprüfung zuweist:
   • Nutze eine Automatisierung, um die Unteraufgabe Werbung & Durchführung dem Event-Eigentümer zuzuweisen, sobald KI-Inhalte fertig sind.
   • Füge bei Bedarf einen Checklistenpunkt für Rechtliche Prüfung/Compliance-Prüfung hinzu.
6. Speichere finale Assets oder Links (zum Beispiel URLs deiner Marketing-Automatisierungsplattform) in einem benutzerdefinierten Feld „Kampagnen-Assets" oder in einem verknüpften Dokument, damit zukünftige Events die besten Beispiele wiederverwenden können.

KI eignet sich am besten zum Erstellen erster Entwürfe und Varianten. Lege als Regel fest, dass ein Teammitglied jeden KI-generierten Text prüfen und freigeben muss, bevor er veröffentlicht wird.

Den Event-Tag mit mobiltauglichen Checklisten durchführen

Gib den Teams vor Ort eine einzige, mobilfreundliche maßgebliche Informationsquelle für den Ablaufplan.

Aus der Unteraufgabe Ablaufplan am Veranstaltungstag:

1. Erstelle eine zeitbasierte Checkliste oder verschachtelte Unteraufgaben, zum Beispiel:
   • 07:00 – Aufbau vor Ort
   • 08:30 – Einlass
   • 09:00 – Keynote
   • 10:30 – Breakout-Sessions
   • 12:00 – Mittagessen
   • 15:00 – Abbau.
2. Füge Checklistenpunkte oder Benutzerdefinierte Felder für wichtige Logistikdetails hinzu, zum Beispiel:
   • Veranstaltungsortkontakt und Telefonnummer
   • WLAN-Details
   • Anweisungen zum Drucken von Namensschildern oder zum Check-in
   • Ausrüstungs- und AV-Hinweise.
3. Erstelle einen Ablaufplan-Agent, der:
   • ausgelöst wird, wenn sich der Event-Status auf In Durchführung ändert,
   • die Unteraufgabe Ablaufplan am Veranstaltungstag anhand von Informationen aus der Event-Beschreibung und Anhängen – zum Beispiel Agenden oder Grundrisse – in eine detaillierte Checkliste umwandelt,
   • wichtige Details wie Standort, Teilnehmerzahl und wichtige Kontakte an den Anfang der Unteraufgabenbeschreibung zieht.
4. Stelle sicher, dass dein Team vor Ort Zugang zur ClickUp-Mobile-App hat und weiß, welche Aufgabe oder Ansicht für den Event angeheftet werden soll.
5. Lass das Team während des Events die Checkliste Ablaufplan am Veranstaltungstag nutzen, um Punkte als erledigt zu markieren und Probleme direkt in der Aufgabe festzuhalten.

Aktiviere den Ich-Modus in Ansichten, damit jede Person während des Events nur die für sie relevanten Punkte sieht.

Feedback sammeln und Veranstaltungsleistung mit KI auswerten

Schließe den Kreis nach jeder Veranstaltung, damit du Wirkung nachweisen und deine Playbooks kontinuierlich verbessern kannst.

Gehe in der Unteraufgabe Berichterstellung & Verbesserung wie folgt vor:

1. Wenn die Veranstaltungsaufgabe den Status Abschluss erhält, löse eine Automatisierung aus, die:
   • Das Fälligkeitsdatum der Unteraufgabe auf einige Tage nach der Veranstaltung setzt.
   • Die Unteraufgabe der für die Veranstaltung verantwortlichen Person zuweist.
2. Füge in der Unteraufgabe Berichterstellung & Verbesserung Checklistenpunkte für Folgendes ein:
   • Interne Retrospektive
   • Lieferanten-Feedback
   • Import der Teilnehmerumfrage
   • Pipeline- und Umsatzreporting
   • Playbook-Updates.
3. Feedback einholen:
   • Sende aus der Aufgabe heraus E-Mails an Lieferanten und Teilnehmende mit Umfragen oder Feedback-Formularen nach der Veranstaltung.
   • Frage interne Teams im Chat nach kurzen Anmerkungen dazu, was gut funktioniert hat und was nicht.
4. Konfiguriere einen Agent für die Zusammenfassung nach der Veranstaltung, der:
   • Kommentare, Checklisten und angehängte Berichte zur Veranstaltungsaufgabe liest.
   • Eine führungsreife Zusammenfassung erstellt, die Teilnahme, Pipeline, Erfolge, Risiken und Empfehlungen abdeckt.
   • Die Unteraufgabe Berichterstellung & Verbesserung mit einer formatierten Zusammenfassung aktualisiert oder ein zugehöriges Dokument für die Führungsebene erstellt.
5. Füge einen abschließenden Checklistenpunkt für SOPs und Vorlagen aktualisieren hinzu, und lass die für die Veranstaltung verantwortliche Person:
   • Das Haupt-Playbook-Dokument der Veranstaltung anpassen, um neue Erkenntnisse einzuarbeiten.
   • Die Aufgabenvorlage, Unteraufgaben oder Checklisten der Veranstaltung bei Bedarf aktualisieren.
6. Verschiebe die Veranstaltungsaufgabe von Bevorstehende Veranstaltungen nach Vergangene Veranstaltungen, damit zukünftige Planungen auf echte Beispiele zurückgreifen können.

Mit der Zeit kannst du die Anweisungen deiner Super Agents verfeinern, indem du Muster aus vergangenen Veranstaltungen nutzt – so werden Personalvorschläge, Kampagnenentwürfe und Zusammenfassungen für die Führungsebene immer präziser und erfordern weniger manuelle Nacharbeit.