Capture o trabalho, alinhe a estratégia, execute com eficiência e melhore continuamente sua pequena empresa.

Capture e priorize o trabalho

Capture tudo em que sua empresa está trabalhando e deixe a IA ClickUp ajudar você a priorizá-lo.

Configure seu espaço de trabalho

Crie uma estrutura relevante em seu espaço de trabalho usando espaços, pastas e listas.

• Crie ou escolha um espaço para as operações da sua pequena empresa. Por exemplo, operações ou trabalho de clientes.
• Crie listas para os principais fluxos de trabalho que você gerencia, como solicitações de clientes, pedidos e inventário e ideias e melhorias.

Use formulários para receber solicitações de trabalho

Permita que os clientes e sua equipe criem tarefas com detalhes relevantes usando os Formulários.

1. Adicione uma visualização de formulário às listas em que solicitações ou envios externos devem chegar. Por exemplo, para receber dúvidas de clientes ou pedidos de fornecimento.
2. Crie seus formulários de forma que cada envio crie uma tarefa com detalhes relevantes, como solicitante, urgência, tipo de solicitação e data final do prazo. Use campos personalizados para armazenar tipos específicos de informações do formulário.

Comece com uma única lista de “recebidos” e um formulário se você não tiver certeza de como seria sua estrutura ideal. Posteriormente, você pode dividi-la em listas mais especializadas, conforme for percebendo padrões em seus trabalhos recebidos.

Crie tarefas para trabalhos esporádicos

Você sempre pode criar tarefas em qualquer lugar da ClickUp. 

• Incentive sua equipe a criar tarefas diretamente nas visualizações ou na caixa de entrada para trabalhos esporádicos que não chegam por meio de um formulário.
• Crie tarefas em qualquer lugar usando a barra de comando de IA.

Monitore os itens de ação das reuniões

Torne a reunião muito produtiva.

• Use tarefas e documentos recorrentes para realizar reuniões eficazes.
• Use o AI Notetaker durante chamadas com clientes ou reuniões internas para que as decisões, os acompanhamentos e as próximas etapas sejam coletados automaticamente.

Alinhe estratégias e metas com OKRs

Conecte seu trabalho diário às metas e objetivos estratégicos da sua pequena empresa.

1. Crie metas de negócios de alto nível em uma lista dedicada. Por exemplo: Aumentar a receita mensal recorrente ou reduzir o tempo para atendimento de pedidos.
2. Divida cada meta em objetivos mensuráveis. 
   • Use campos personalizados, como os de número, moeda ou caixa de seleção para definir objetivos simples. 
   • Use subtarefas para planejar e executar metas mais detalhadas.
3. Crie relacionamentos para conectar o trabalho em outras localizações às suas metas.
4. Crie um superagente ou use o Brain para redigir documentos de visão que expliquem cada meta, por que ela é importante e como os membros da equipe podem contribuir.
5. Compartilhe esses documentos em seu espaço ou pasta principal e fixe-os em visualizações para que as pessoas possam consultar rapidamente a estratégia.
6. Crie painéis para visualizar o progresso da meta com widgets para conclusão de tarefas, carga de trabalho e métricas principais.
7. Use as visualizações de carga de trabalho para equilibrar as tarefas em sua equipe, ajustando os proprietários das tarefas ou as datas de conclusão quando alguém ficar sobrecarregado.

Os painéis funcionam melhor quando as tarefas são atualizadas de forma consistente. Faça com que seja parte da rotina da sua equipe manter status, datas e o tempo gasto atualizados, para que o relatório reflita a realidade.

Colabore, execute e automatize

Centralize a colaboração e use a automação e a inteligência artificial da ClickUp para que sua equipe possa progredir mais rapidamente.

1. Para cada fluxo de trabalho principal (por exemplo, atendimento ao cliente ou atendimento de pedidos), crie uma lista ou pasta em que todas as tarefas, documentos e visualizações relacionadas estejam juntas.
2. Use comentários de tarefas, @menções e documentos anexados para manter as discussões e decisões vinculadas diretamente a cada item de trabalho.
3. Adicione canais de chat para conversas contínuas, como #suporte-ao-cliente ou #sala-de-crise-operacional, e vincule conversas importantes às tarefas.
4. Agende SyncUps regulares usando tarefas ou visualizações de calendário e use o AI Notetaker para que as anotações da reunião e os itens de ação sejam armazenados na ClickUp.
5. Configure automações para lidar com atualizações de rotina, como alterar o status de uma tarefa quando um formulário é enviado ou atribuir uma tarefa quando ela passa para um novo estágio.
6. Crie superagentes para automatizar o trabalho, incluindo atualizações de status, acompanhamentos e relatórios de progresso, com base em suas instruções.
7. Use resumos de IA em tarefas e documentos para acompanhar rapidamente conversas longas e, em seguida, decidir o que fazer sem precisar ler todos os comentários.

Comece com um pequeno conjunto de automações (por exemplo, alterações de atribuição e status) antes de adicionar superagentes em camadas. Isso torna o sistema fácil de entender enquanto você valida seu processo.

Colete conhecimento e escale o que funciona

Transforme fluxos de trabalho bem-sucedidos em modelos e conhecimentos reutilizáveis para que sua empresa possa crescer de forma consistente.

1. Identifique processos que você repete com frequência, como integração de clientes, relatórios mensais ou configuração de novas contratações.
2. Transforme a melhor versão de cada processo em um modelo de tarefa, modelo de documento ou uma combinação de ambos.
3. Armazene modelos em uma pasta ou espaço dedicado para que você possa atualizar rapidamente a versão na Central de modelos.
4. Use Documentos para escrever SOPs simples que descrevam quando usar cada modelo e como algo deve estar quando for concluído.
5. Use painéis para ver quais fluxos de trabalho economizam mais tempo ou geram mais receita.
6. Quando você encontrar uma variação bem-sucedida de um fluxo de trabalho, atualize seus modelos e SOPs para que as melhorias se tornem padrão.

Revise seus modelos regularmente. Conforme sua empresa for crescendo, você pode precisar de diferentes campos, visualizações ou automações para combinar com novos produtos, serviços ou estruturas de equipe.

Faça relatórios, aprenda e melhore continuamente

Use relatórios unificados e a IA ClickUp para monitorar o desempenho e promover melhorias contínuas.

1. Crie painéis que reúnam métricas como taxas de conclusão de tarefas, trabalho atrasado, funil de vendas e volume de suporte.
2. Adicione cartões de IA ou resumos baseados em IA aos seus painéis para gerar apresentações rápidas, atualizações semanais ou visões executivas.
3. Use filtros nos cartões da Lista de tarefas para destacar tarefas atrasadas, gargalos por responsável ou status e tendências em listas ou espaços.
4. Agende uma reunião de revisão recorrente em que você abra esses painéis, discuta ideias e capture itens de ação como tarefas.
5. Ao fazer alterações com base nas informações disponíveis, atualize suas metas, modelos e automações para que o sistema reflita seu modelo operacional mais recente.

Inicialmente, mantenha seus relatórios simples. Concentre-se em um pequeno conjunto de métricas que mostrem claramente se sua empresa está mais saudável neste mês do que no mês passado e expanda à medida que você se sentir mais confortável com painéis e relatórios de IA.