Réutilisez des tâches en créant et en appliquant des modèles de tâches. Simplifiez vos processus, événements, rapports de bugs et tout autre travail que vous répétez régulièrement.
Ce dont vous aurez besoin
- Les modèles de tâches sont disponibles sur tous les forfaits.
- Les invités ont accès aux modèles de tâches, de Documents, de vues, de listes de contrôle et de Tableaux blancs.
- Tout le monde, y compris les invités disposant des autorisations de modification ou de modification complète, peut créer, modifier, appliquer et supprimer des modèles de tâches.
Créer un modèle de tâche
Pour créer un modèle de tâche :
-
Créez une tâche ou sélectionnez une Liste existante.
- Si nécessaire, ajoutez les tâches, les vues et les Automatisations que vous souhaitez enregistrer dans le modèle.
- Dans le coin supérieur droit de la tâche, cliquez sur l'icône points de suspension ….
- Sélectionnez Modèles.
- Cliquez sur Enregistrer comme modèle.
- Choisissez un nom.
- Vous pouvez également ajouter une description et des étiquettes.
- Par défaut, le modèle est partagé avec tous les membres et administrateurs de l'Environnement de travail. Vous pouvez modifier les paramètres de partage.
- Par défaut, la plupart des propriétés de la tâche sont importées. Dans la section Options d'importation, vous pouvez aussi sélectionner Personnaliser les éléments à importer.
- Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer le modèle.
Options d'importation de tâche
Lors de la création d'un modèle de tâche, vous pouvez choisir Tout importer ou Personnaliser les éléments à importer.
Si vous sélectionnez Tout importer, le modèle de tâche inclura toutes les propriétés, tous les champs et tous les paramètres de la tâche.
Si vous sélectionnez Personnaliser les éléments inclus, vous pouvez choisir ce que le modèle inclura parmi les options suivantes :
| Élément inclus | Description |
| Personnes assignées | Inclure les personnes assignées à la tâche. |
| Pièces jointes | Inclure les pièces jointes de la tâche. |
| Listes de contrôle | Inclure les listes de contrôle de la tâche. |
| Conserver les éléments cochés | Les éléments de liste de contrôle terminés resteront marqués comme complets. |
| Commentaires | Inclure les commentaires de la tâche. |
| Copier les paramètres des statuts | Inclure tous les statuts de la tâche comme options. |
| Statuts actuels de la tâche | Appliquer le même statut que la tâche d'origine. |
| Champs personnalisés | Inclure les champs personnalisés. Les champs de formule ne sont pas inclus. |
| Dépendances | Inclure les dépendances de la tâche. |
| Description | Inclure la description de la tâche. |
| Dates d'échéance | Inclure la date d'échéance et l'heure de la tâche. |
| Durée | Inclure la durée de la tâche. |
| Abonnés | Inclure les abonnés de la tâche. |
| Liens | Inclure les liens de la tâche. |
| Priorité | Inclure la priorité de la tâche. |
| Sous-tâches | Inclure les sous-tâches de la tâche. Le nombre de sous-tâches par tâche est limité à 1 000, y compris celles supprimées au cours des 51 derniers jours. Si l'application du modèle de tâche dépasse cette limite, le modèle ne pourra pas être appliqué. |
| Date de début | Inclure la date de début et l'heure de la tâche. |
| Paramètres de récurrence | Inclure les paramètres de récurrence de la tâche. |
| Relations | Inclure les relations de la tâche. |
| Étiquettes | Inclure toutes les étiquettes ajoutées à la tâche. |
| Types de tâches | Appliquer le même type de tâche personnalisé, le cas échéant. |
| Estimation de temps | Inclure l'estimation de temps de la tâche. |
Appliquer un modèle de tâche
Répétez vos processus en appliquant des modèles de tâches. Une fois un modèle de tâche appliqué, l'action ne peut pas être annulée. Consultez notre cours ClickUp University Apply and Manage Templates.
Pour appliquer un modèle de tâche :
- Ouvrez une tâche et, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône points de suspension ….
- Sélectionnez Modèles.
- Cliquez sur Appliquer un modèle.
- Dans le Centre de modèles, recherchez un modèle. Vous pouvez aussi filtrer les modèles de tâches à l'aide de la barre latérale gauche.
- Survolez le modèle et cliquez sur Utilisation rapide. Ou sélectionnez le modèle pour le modifier, puis cliquez sur les points de suspension… à côté du nom du modèle et sélectionnez Modifier.
Vous pouvez aussi créer une Automatisation pour appliquer un modèle à chaque nouvelle tâche créée, et ainsi éviter des actions supplémentaires.
Votre Automatisation doit utiliser le déclencheur et l'action suivants :
-
Déclencheur : sélectionnez Quand une tâche ou sous-tâche est créée.
- Pour n'appliquer les modèles qu'aux tâches, dans la colonne Déclencheur, cliquez sur le menu déroulant Tâches ou sous-tâches et sélectionnez Tâches.
-
Créé par : par défaut, toute tâche ou sous-tâche créée déclenchera l'Automatisation. Utilisez les cases à cocher pour filtrer les tâches créées d'une manière spécifique.
- Les modèles ne peuvent pas être appliqués aux tâches ou sous-tâches créées par un modèle.
- Action : sélectionnez Appliquer un modèle, puis choisissez un modèle dans le menu déroulant Modèle.
Utiliser les /Slash Commands pour appliquer des modèles de tâches
Pour appliquer un modèle de tâche à l'aide des /Slash Commands :
- Saisissez /temp dans le titre ou la description d'une tâche.
- Sélectionnez le modèle.
- Appuyez sur Entrée.
La /Slash Command de modèle est également disponible lors de la création d'une tâche dans la Vue Liste, la Vue Tableau, la Vue Calendrier, la Vue Échéancier, la Vue Équipe, la Vue Tableau blanc et la Vue Charge de travail.
Mettre à jour un modèle de tâche
Mettez à jour vos modèles de tâches pour rester en phase avec vos processus. Une fois un modèle de tâche mis à jour, il est impossible de revenir à son état précédent.
Pour mettre à jour un modèle de tâche :
- Dans la barre latérale Accueil ou la barre latérale Espaces, à côté d'un Espace, d'un Dossier, d'un sous-dossier ou d'une Liste, survolez l'emplacement et cliquez sur l'icône points de suspension …. Ou faites un clic droit sur l'emplacement.
- Sélectionnez Modèles, puis Mettre à jour un modèle existant.
- Recherchez et sélectionnez le modèle existant que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez sur Suivant.
- Vous pouvez aussi renommer votre modèle et mettre à jour ses paramètres de partage et ses Options d'importation.
- Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer le modèle.
Définir un modèle de tâche par défaut pour une Liste
Appliquez automatiquement un modèle à toutes les nouvelles tâches créées dans une Liste.
Supprimer un modèle de tâche
Supprimez les modèles de tâches dont vous n'avez plus besoin. Une fois un modèle de tâche supprimé, il est impossible de le récupérer.
Pour supprimer un modèle de tâche :
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur votre Environnement de travail.
- Sélectionnez Modèles et parcourez ou recherchez le modèle de tâche.
- Sélectionnez le modèle.
- À côté du nom du modèle, cliquez sur l'icône points de suspension ….
- Cliquez sur Supprimer.
Redéfinir les dates d'échéance des sous-tâches
Activez le ClickApp Redéfinir les dates d'échéance des sous-tâches pour modifier automatiquement les dates d'échéance des sous-tâches du même nombre de jours que leur tâche parente.
Par exemple, si vous repoussez la date d'échéance de la tâche parente de cinq jours, toutes les dates des sous-tâches seront également repoussées de cinq jours.
Redéfinir les dates lors de l'application de modèles
Lorsque vous créez un modèle d'Espace, de Dossier, de sous-dossier ou de Liste, vous pouvez choisir d'enregistrer les dates de début et d'échéance des tâches lors de la définition des Options d'importation du modèle.
Lorsque vous appliquez le modèle, vous pouvez choisir de conserver les dates de début et d'échéance d'origine ou de les redéfinir. Toutes vos tâches seront ainsi mises à jour en une seule fois, sans avoir à les modifier une par une.