Ne manquez plus jamais d'informations importantes sur vos réunions ! Utilisez l'IA de prise de notes pour prendre des notes de réunion pour vous ou votre équipe.

Une fois la réunion terminée, accédez rapidement aux points clés, aux actions à mener, à un enregistrement vidéo ou audio, et bien plus encore.

La disponibilité et les limites de la fonctionnalité IA de prise de notes varient selon le forfait et le rôle de l'utilisateur. En savoir plus

Vous pouvez utiliser l'IA de prise de notes pour prendre des notes lors de :

• SyncUps
• réunions Google Agenda via Zoom, Teams ou Google Meet
  • Vous devez d'abord connecter votre Google Agenda.
• réunions Outlook Calendar via Zoom, Teams ou Google Meet
  • Vous devez d'abord connecter votre Outlook Calendar.

Activer le ClickApp IA de prise de notes

Avant d'utiliser l'IA de prise de notes lors des réunions, un administrateur ou un propriétaire doit activer le ClickApp IA de prise de notes dans votre Environnement de travail.

Envoyer l'IA de prise de notes à une réunion

Une fois l'IA de prise de notes activé dans votre Environnement de travail, vous pouvez l'envoyer à des réunions.

Trois types d'IA de prise de notes sont disponibles :

• Personal Notetaker : le Document de notes de réunion sera partagé uniquement avec vous.
• Workspace Notetaker : un Document de notes de réunion sera accessible par tous les membres de votre Environnement de travail.
• Shared Notetaker : un Document de notes de réunion est toujours partagé avec les personnes ayant participé à la réunion. Pour les réunions planifiées, les personnes invitées peuvent également recevoir les notes lorsque ClickUp est en mesure de les identifier en tant qu'invitées individuelles. Les invités n'ayant pas participé peuvent ne pas recevoir les notes automatiquement, y compris les personnes invitées via un Google Group qui ne peut pas être décomposé en membres individuels.

Les administrateurs peuvent définir le nom et le message de bienvenue utilisés par chaque type de Notetaker, et choisir si les enregistrements et les transcriptions sont inclus dans les notes. Ils peuvent également empêcher les membres de modifier ces paramètres par défaut. En savoir plus

Toute personne invitée à une réunion peut activer ou désactiver un Workspace Notetaker ou un Shared Notetaker pour cette réunion.

Envoyer l'IA de prise de notes à une réunion planifiée

Pour envoyer l'IA de prise de notes à une réunion planifiée :

1. Dans votre Planner ou votre Calendar Glance, cliquez sur une réunion contenant un lien de vidéoconférence.
2. Cliquez sur Ajouter l'IA de prise de notes.

3. Sélectionnez le type d'IA de prise de notes à utiliser. Cela détermine qui peut accéder aux notes.
   • Si un Shared Notetaker ou un Workspace Notetaker est déjà défini pour la réunion, le Personal Notetaker n'est pas disponible.
4. À l'heure de la réunion, l'IA de prise de notes rejoindra la réunion en tant que participant et laissera un commentaire pour se présenter.
5. Une fois la réunion terminée, le Document de notes de réunion sera partagé conformément au type de Notetaker sélectionné.

L'IA de prise de notes n'est pas pris en charge dans les salles de sous-groupes pour le moment.

Conflits entre les types de Notetaker

Lorsqu'une personne active un Workspace Notetaker ou un Shared Notetaker pour une réunion, tous les Personal Notetakers sont automatiquement désactivés.

Les Personal Notetakers ne sont désactivés que si le Workspace Notetaker ou le Shared Notetaker a été activé avant le début de la réunion.

Une fois la réunion commencée, les participants peuvent toujours envoyer leur Personal Notetaker de manière ponctuelle. Ces Notetakers commenceront à enregistrer dès le moment où ils rejoignent l'appel.

Envoyer l'IA de prise de notes à une réunion ad hoc

Vous pouvez envoyer l'IA de prise de notes à n'importe quelle réunion ad hoc sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

Depuis votre Planner

Pour envoyer l'IA de prise de notes à une réunion ad hoc depuis votre Planner :

1. En haut à droite de votre Planner, cliquez sur l'icône notes.
2. Sous Envoyer l'IA de prise de notes personnelle maintenant, collez le lien vers votre réunion.
   • Pour changer de type d'IA de prise de notes, cliquez sur l'icône développer à côté de l'icône envoyer.
3. Cliquez sur l'icône envoyer.

Depuis votre barre d'outils

Pour envoyer l'IA de prise de notes à une réunion ad hoc depuis votre barre d'outils :

1. En haut à droite, cliquez sur votre avatar personnel et sélectionnez IA de prise de notes.
   • Si elle est épinglée, cliquez sur l'icône IA de prise de notes à gauche de votre avatar personnel.
2. Collez le lien vers votre réunion et sélectionnez un type d'IA de prise de notes.
3. Cliquez sur Envoyer maintenant.

Depuis le hub Réunions

Pour envoyer l'IA de prise de notes à une réunion ad hoc depuis le hub Réunions :

1. Ouvrez le hub Réunions.
2. En haut à droite de la section Réunions à venir, cliquez sur Envoyer l'IA de prise de notes.
3. Collez le lien vers votre réunion et sélectionnez un type d'IA de prise de notes.
4. Cliquez sur Envoyer maintenant.

Activer votre IA de prise de notes personnelle pour toutes les réunions

Activez automatiquement votre IA de prise de notes personnelle pour toutes vos prochaines réunions :

1. En haut à droite de votre Planner, cliquez sur l'icône notes.
2. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner les calendriers pour lesquels vous souhaitez activer l'IA de prise de notes. Seuls les calendriers principaux peuvent être sélectionnés.
3. À la fin de chaque réunion, le document de notes privées vous sera partagé.

La planification automatique s'applique uniquement à votre IA de prise de notes personnelle. Elle ne définit pas une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail comme option par défaut pour vos réunions, et ne configure pas non plus de type d'IA de prise de notes par défaut pour votre Environnement de travail.

La planification automatique n'ajoute pas votre IA de prise de notes personnelle à une réunion qui dispose déjà d'une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail.

Si deux personnes du même Environnement de travail ont toutes les deux la planification automatique activée pour la même réunion, chacune envoie sa propre IA de prise de notes personnelle. Chaque IA de prise de notes prend ses propres notes, et chacune est comptabilisée dans l'utilisation de l'IA de prise de notes de votre Environnement de travail.

Modifier le type d'IA de prise de notes

Toute personne invitée à une réunion peut activer ou désactiver une IA de prise de notes de l'Environnement de travail, partagée ou personnelle pour cette réunion.

Pour modifier le type d'IA de prise de notes pour votre réunion :

1. Dans votre Planner ou votre Aperçu du calendrier, cliquez sur l'événement.
2. Cliquez sur votre type d'IA de prise de notes actuel et sélectionnez-en un nouveau.
   • Si une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail est définie, l'IA de prise de notes personnelle n'est pas disponible tant que vous ne sélectionnez pas Aucune IA de prise de notes.
3. Si l'événement est récurrent, la fenêtre Modifier l'événement récurrent s'ouvre. Sélectionnez une option et cliquez sur Enregistrer :
   • Cet événement : modifie le type d'IA de prise de notes pour cette réunion uniquement. Les autres réunions de la série conservent leur type d'IA de prise de notes.
   • Tous les événements : modifie le type d'IA de prise de notes pour toutes les réunions de la série.

Si vous démarrez une réunion et basculez d'une IA de prise de notes de l'Environnement de travail vers une IA de prise de notes partagée (ou inversement), l'IA de prise de notes d'origine quitte la réunion et l'autre la rejoint. Chacune crée ses propres notes pour le temps qu'elle a passé dans la réunion.

Retirer une IA de prise de notes

Retirez une IA de prise de notes de votre réunion.

Retirer votre IA de prise de notes personnelle d'une réunion

Retirez votre IA de prise de notes personnelle d'une réunion.

Une fois la réunion commencée, toute personne disposant de l'autorisation de retirer des participants dans votre application de visioconférence peut retirer votre IA de prise de notes personnelle.

Pour retirer votre IA de prise de notes personnelle d'une réunion :

1. Dans votre Planner ou votre Aperçu du calendrier, cliquez sur la réunion et sélectionnez IA de prise de notes personnelle.
2. Sélectionnez Aucune IA de prise de notes.
3. Si l'événement est récurrent, vous serez invité à sélectionner Cet événement ou Tous les événements avant d'enregistrer.

Retirer une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail d'une réunion

Toute personne invitée à une réunion peut retirer une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail depuis son Planner.

Passer d'un type d'IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail à Aucune IA de prise de notes désactivera toutes les IA de prise de notes.

Pour réactiver une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail, quelqu'un doit la rajouter manuellement à la réunion.

Pour retirer une IA de prise de notes partagée ou de l'Environnement de travail d'une réunion :

1. Dans votre Planner ou votre Aperçu du calendrier, cliquez sur la réunion et sélectionnez Partagée ou IA de prise de notes de l'Environnement de travail.
2. Sélectionnez Aucune IA de prise de notes.

Une fois retirée, les participants peuvent sélectionner IA de prise de notes personnelle pour la réunion ou envoyer une IA de prise de notes personnelle en mode ad hoc.

Utiliser l'IA de prise de notes dans les SyncUps

Utilisez l'IA de prise de notes pour prendre des notes et enregistrer vos SyncUps !

Format des notes de réunion

Les notes sont créées dans un Document. Lorsque vous utilisez une IA de prise de notes personnelle, vos notes sont privées.

Les administrateurs peuvent désactiver les enregistrements, les transcriptions ou l'historique des discussions pour l'ensemble de l'Environnement de travail. Dans ce cas, ce contenu n'est pas inclus dans les notes de réunion.

Les informations suivantes sont incluses dans les notes de réunion de l'IA de prise de notes :

• Nom et date de la réunion : Le Document est automatiquement nommé avec le titre et la date de la réunion, ce qui facilite sa localisation et sa consultation.
• Canal de réunion : Le canal ou la conversation par message direct dans lequel la réunion SyncUp s'est déroulée. Cette information est uniquement incluse pour les réunions SyncUp.
• Participants : La liste de toutes les personnes ayant rejoint la réunion.
• Enregistrement : Pour les appels d'une heure ou moins, un enregistrement vidéo complet est inclus dans les notes. Pour les appels de plus d'une heure, c'est un enregistrement audio complet qui est inclus.

Les enregistrements vidéo sont en version bêta. Ils sont accessibles depuis le Document de réunion ou depuis le Clips Hub.

• Aperçu : Un bref résumé des points clés de la réunion pour une compréhension rapide.
• Points essentiels : La liste des informations et décisions les plus importantes, présentée sous forme de puces pour une consultation facile.
• Prochaines étapes : Une liste de contrôle des actions à effectuer pour s'assurer que les tâches sont accomplies et que les responsabilités sont clairement définies.
• Sujets clés : Les informations de la réunion organisées par catégorie dans un menu extensible.
• Historique des discussions : L'historique des discussions de la réunion.

Pour les réunions Teams, l'historique des discussions n'est capturé que si le chat de la réunion est accessible aux participants anonymes. L'IA de prise de notes ne peut pas capturer l'historique des discussions pour les réunions de canal.

• Transcription : Une transcription extensible de l'intégralité de la conversation, utile pour une révision détaillée et la documentation. Pour certaines notes, la transcription se trouve sur une deuxième page du Document.

Personnaliser l'IA de prise de notes

Personnalisez votre IA de prise de notes pour adapter vos notes à vos besoins.

Détection automatique de la langue

L'IA de prise de notes peut détecter automatiquement la langue parlée lors des appels. Si plusieurs langues sont détectées, elle tente de déterminer la langue principale, puis transcrit l'intégralité de l'appel dans cette langue.

Aucune configuration n'est nécessaire pour que la détection automatique de la langue fonctionne.

Langues prises en charge

L'IA de prise de notes peut détecter automatiquement et transcrire des notes dans près de 100 langues. Consultez la liste complète des langues prises en charge.

Utiliser Zoom pour les réunions

L'IA de prise de notes ne crée pas de fichiers locaux sur votre ordinateur. Les notes de réunion sont créées sous forme de Documents ClickUp privés.

Si vous utilisez Zoom pour vos réunions, l'hôte doit activer certains paramètres depuis l'application web Zoom avant d'utiliser l'IA de prise de notes :

1. Connectez-vous à votre compte Zoom et ouvrez la page Paramètres.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Enregistrement.
3. Activez Enregistrer dans des fichiers locaux.
4. Vérifiez que Participants internes à la réunion est activé.
5. Juste en dessous de Participants internes à la réunion, activez Approuver automatiquement leurs demandes d'autorisation.

Les vidéoconférences Zoom ne peuvent être ajoutées qu'à partir de votre Google Agenda ou de votre Outlook Calendar externe. Elles peuvent être rejointes depuis ClickUp via votre Planner ou votre Calendar Glance.

Autoriser l'IA de prise de notes à enregistrer les réunions Zoom

Si l'hôte de la réunion utilise Zoom mais n'a pas connecté Zoom dans ClickUp, il doit accorder des autorisations d'enregistrement à chaque IA de prise de notes qui rejoint la réunion en cliquant sur Approuver.

L'IA de prise de notes de ClickUp s'appuie sur le système de notification d'enregistrement natif de Zoom pour informer les participants qu'un enregistrement est en cours. En savoir plus

L'hôte peut autoriser toutes les IA de prise de notes des personnes invitées à enregistrer en cochant Appliquer ces autorisations à toutes les futures demandes dans cette réunion avant de cliquer sur Approuver.

Ouvrir vos notes de réunion

L'IA de prise de notes crée les notes de réunion dans les Documents ClickUp.

Vous pouvez accéder à vos notes de réunion de plusieurs façons :

• Ouvrez le Meetings Hub en cliquant sur Réunions dans votre barre latérale d'accueil.
• Dans votre Planner, cliquez sur l'événement et sélectionnez Afficher les notes par l'IA.
• Dans le coin supérieur droit du Planner, cliquez sur l'icône notes pour consulter vos notes récentes.
• Ouvrez le Documents Hub et sélectionnez Notes de réunion dans la barre latérale Documents. Vous pouvez y rechercher, trier et filtrer toutes vos notes de réunion.
• Demandez à Brain de rechercher vos notes.

Un propriétaire ou un administrateur d'Environnement de travail peut configurer et ajuster la conservation des données de l'IA de prise de notes dans les paramètres de l'IA de prise de notes.

Interroger Brain sur vos notes de réunion

Après la réunion, vous pouvez poser à ClickUp Brain des questions sur n'importe laquelle de vos notes :

1. Ouvrez le Document de notes de réunion.
2. En haut à droite, cliquez sur Brain.
3. Posez vos questions ou demandez un résumé de la réunion.

FAQ

Questions fréquemment posées sur l'IA de prise de notes.

Que se passe-t-il si un Workspace Notetaker ou un Shared Notetaker est désactivé avant une réunion ? Pendant une réunion ?

Lorsqu'un Workspace Notetaker ou un Shared Notetaker est désactivé avant une réunion, les participants doivent activer leur Personal Notetaker s'ils souhaitent que des notes soient prises.

Lorsqu'un Workspace Notetaker ou un Shared Notetaker est désactivé pendant une réunion, les participants peuvent envoyer leur Personal Notetaker de manière ponctuelle s'ils souhaitent que des notes soient prises.

Pourquoi tous les invités à la réunion n'ont-ils pas reçu les notes ?

Le Shared Notetaker partage toujours les notes avec les personnes ayant assisté à la réunion. Pour les réunions planifiées, les invités absents peuvent ne pas recevoir les notes automatiquement. Cela peut se produire lorsque des invités ont été ajoutés via un groupe Google, car ClickUp ne peut pas décomposer le groupe en membres individuels.

Si quelqu'un a encore besoin d'accéder aux notes après la réunion, le propriétaire des notes ou n'importe quel participant peut partager le Doc manuellement. En savoir plus sur l'intégration Google Agenda.

Quels paramètres sont nécessaires pour Google Meet et Microsoft Teams ?

Pour Google Meet et Microsoft Teams, l'IA de prise de notes fonctionne sans configuration supplémentaire.

L'utilisation est-elle mesurée en minutes ou en heures ?

L'utilisation est mesurée en minutes.

Peut-on utiliser l'IA de prise de notes sans utiliser son Planner ?

L'IA de prise de notes fonctionne avec votre Planner et les SyncUps.

Que se passe-t-il si l'IA de prise de notes est accidentellement retiré d'une réunion ?

Vous pouvez envoyer un nouvel IA de prise de notes dans la réunion de manière ponctuelle. Il ne capturera les notes qu'à partir du moment où il rejoint la réunion.

Que se passe-t-il si plusieurs personnes utilisent l'IA de prise de notes dans une même réunion ?

Tous les AI Notetakers produiront des notes après la réunion.

Chaque Personal Notetaker prend ses propres notes, et chacun est comptabilisé dans l'utilisation de l'IA de prise de notes de votre Environnement de travail. Pour obtenir un seul ensemble de notes, sélectionnez un Shared Notetaker ou un Workspace Notetaker avant le début de la réunion.

Vais-je recevoir des notes si ma réunion est déplacée à un autre jour ?

Si la réunion est déplacée à une date ultérieure avant son début, l'IA de prise de notes s'adaptera et vous recevrez les notes.

Si la réunion est déplacée à une date ultérieure après son début, vous ne recevrez des notes que pour la réunion d'origine. En effet, un seul IA de prise de notes est autorisé par utilisateur et par événement. Si votre réunion est déplacée après son début, nous vous recommandons de créer une nouvelle réunion pour recevoir des notes.

Quel est le type d'IA de prise de notes par défaut ?

Pour les réunions planifiées, le type par défaut est votre Personal Notetaker. Toute personne ayant activé la planification automatique envoie son propre Personal Notetaker ; plusieurs Notetakers peuvent donc rejoindre la même réunion. Si la planification automatique est désactivée, aucun Notetaker ne rejoint la réunion à moins que quelqu'un n'en ajoute un.

ClickUp ne définit pas de type d'IA de prise de notes par défaut pour l'ensemble de votre Environnement de travail. Pour envoyer un seul Notetaker pour tous les participants à une réunion, sélectionnez un Shared Notetaker ou un Workspace Notetaker avant le début de la réunion.

Pourquoi ne puis-je pas sélectionner le Personal Notetaker pour une réunion ?

Un Shared Notetaker ou un Workspace Notetaker est déjà défini pour cette réunion. ClickUp envoie un seul Notetaker pour tous les participants plutôt qu'un Personal Notetaker distinct pour chaque personne. Pour utiliser votre Personal Notetaker, sélectionnez d'abord No Notetaker pour la réunion, puis sélectionnez Personal Notetaker.