ClickUp facilite la planification et l'organisation de vos réunions d'équipe. Les bonnes pratiques suivantes sont efficaces et simples. Ils augmenteront votre productivité, aideront votre équipe à se concentrer sur les résultats et conserveront toutes vos informations de réunion en un seul endroit !
Structure hiérarchique recommandée
Nous recommandons d'organiser votre hiérarchie d'environnement de travail pour les réunions de la manière suivante :
- Créez une liste unique où toutes vos réunions seront répertoriées.
- Créer une tâche dans la liste pour chaque réunion.
- Joindre un document à la tâche pour noteprise.
Jetez un coup d’œil à ce modèle de document de note de réunion prêt à l’emploi.
Ajouter des détails avec des champs personnalisés
Avec champs personnalisés, vous pouvez créer une tâche champ unique pour ajouter plus d’informations à chaque tâche. Les champs personnalisés peuvent être définis au niveau de la liste, donc si nécessaire, vous pouvez créer un ensemble différent de champs personnalisés pour chaque liste.
Avant la réunion
Le temps précédant une réunion peut être tout aussi précieux que la réunion elle-même. Avec ClickUp, vous pouvez vous assurer que tout votre temps est utilisé de manière efficace.
Avant une réunion, nous vous recommandons de faire ce qui suit pour optimiser au mieux votre temps :
Collaborer
La collaboration en équipe peut parfois réduire le besoin de réunions et s'avère souvent plus efficace. Nous recommandons une collaboration asynchrone avec les membres de l'équipe pour déterminer si une réunion est nécessaire.
- Utilisez les tâches et les Documents pour collaborer.
Utilisez les @mentions dans les tâches, leChat, ou les Documents pour notifier les participants à une réunion, les utilisateurs individuels, ou les équipes de toute mise à jour ou information importante.
- Utilisez le Chat pour des conversations approfondies, des annonces et des messages directs.
- Créez rapidement un Clip pour des mises à jour ou des informations instructives plutôt que de programmer une réunion.
Créez un ordre du jour de réunion
La création d’un ordre du jour pour votre réunion est un excellent moyen de faire gagner du temps à votre équipe et de s’assurer que tous les participants à la réunion savent à quoi s’attendre. Vous pouvez utiliser le réunion note Style modèle dans le centre de modèles pour un note mettre en forme prêt à l’emploi.
Configurez votre cadre de réunion
Si votre équipe décide qu'une réunion est nécessaire, le cadre suivant garantira que vous êtes bien préparé :
- Réunions récurrentes: Créez un nouveau modèle de tâche ou sélectionnez un modèle de tâche dans le Centre de modèles et définissez une date d'échéance récurrente pour la tâche.
- Réunions en tête-à-tête: Créez un nouveau modèle de tâche ou sélectionnez un modèle depuis le centre de modèles. Nous recommandons que la tâche et tous les Documents attachés soient rendus privés afin que les informations ne soient accessibles qu'aux personnes appropriées. Découvrez notre cours sur les Bonnes Pratiques pour Mener des Réunions en Tête-à-Tête Efficaces à l'Université ClickUp.
- Réunion unique: utilisez la tâche de réunion que vous avez créée ou choisie dans le centre de modèles et ajoutez les détails de la réunion pertinents.
Utilisez Google Agenda
Avec l'intégration de Google Agenda de ClickUp, vous pouvez synchroniser votre Google Agenda avec votre calendrier ClickUp afin de ne jamais manquer une réunion. Nous recommandons d'inclure tous les détails pertinents dans l'événement du calendrier, y compris :
- Clarifiez les objectifs de l'ordre du jour de la réunion.
- Temps estimé pour chaque point de l'agenda afin d'aider votre équipe à rester sur la bonne voie.
- Lien vers la tâche de réunion ou le document.
Ajoutez une vue Embed d’un agenda Google partagé dans votre liste de réunions pour plus de visibilité.
Pendant la réunion
Pendant que votre équipe se réunit, nous recommandons d'utiliser le document joint pour prendre des notes. La note pourrait inclure :
- Éléments d'action de réunion.
- Risques ou obstacles.
- Avancement du projet.
Consultez les modèles de procès-verbaux de réunions disponibles dans notre centre de modèles :
Vous pouvez également créer vos propres modèles de notes de réunion!
Après la réunion
Après la réunion, vous pouvez utiliser la tâche de réunion pour coordonner et assigner les éléments d'action à votre équipe. Pour cela, nous vous recommandons ce qui suit :
- Laissez un commentaire sur la tâche et assignez le membre d'équipe pertinent.
- Créez des tâches et sous-tâches directement à partir du document de notes de réunion. Apprenez à créer des tâches à partir de commentaires en consultant cet article.
- Ajoutez tous les participants de la réunion comme observateurs à la tâche de réunion.
- Ajoutez le lien d’enregistrement de la réunion et toute autre ressource importante à la tâche afin qu’elle soit facilement accessible au groupe.