Cómo nuestros gerentes de producto usan ClickUp

Desde los inicios de ClickUp, nuestro equipo se comprometió a lanzar nuevas funciones y soluciones cada semana. En dos años, este ritmo nos permitió alcanzar la paridad de funciones con algunas de las mayores empresas de software de gestión de proyectos del mercado, y lo hicimos todo utilizando ClickUp.

Usa nuestra plantilla de vista del Tablero de Sprints para configurar automáticamente una vista para la planificación y gestión de sprints. 

Utiliza ClickUp para Sprints

Un sprint es un alcance de trabajo limitado por tiempo al que tu equipo se compromete. Para mantenernos al día con nuestras publicaciones semanales y mantener bucles de retroalimentación efectivos con los interesados, nuestro equipo trabaja en sprints de una semana. Al utilizar Sprints de ClickUp, nuestro equipo puede estimar lo que se lanzará cada semana.

Creemos que los Sprints en ClickUp funcionan mejor cuando tienes habilitada la ClickApp de Sprints junto con la ClickApp de Tareas en Múltiples Listas.

Utiliza la ClickApp de Sprints.

Cuando uses Sprints, sugerimos:

  • Usa Tareas en Múltiples Listas para añadir tareas a Listas de Sprint mientras las mantienes en su ubicación original también.
  • Utiliza estados de tarea personalizados para entender rápidamente en qué están trabajando tu equipo y cuánto han avanzado.
  • En el plan Business y superiores, puedes utilizar Automatizaciones de Sprints para que ClickUp cree Sprints y maneje las tareas pendientes por ti. Así es como nuestro equipo gestiona las tareas no finalizadas al final de un sprint.
  • En el plan Business y superiores, puedes hacer un seguimiento del progreso del sprint mediante las tarjetas del Panel Sprint.

Utiliza sprints sin la ClickApp

Todavía puedes gestionar sprints de manera efectiva en ClickUp sin utilizar la ClickApp. Aún recomendamos usar Tareas en Múltiples Listas cuando se usan sprints sin la ClickApp de Sprints.

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo podría verse tu Jerarquía en ClickUp.

Captura de pantalla de una jerarquía de ClickUp que utiliza Sprints sin la ClickApp Sprints.

Además de una carpeta de Funciones Folder, recomendamos crear carpetas individuales para cada gestor de producto para mantener un seguimiento de sus tareas. La ClickApp de Tareas en Múltiples Listas te permite añadir tareas de tus Listas de Funciones a las Listas de Sprints.

Sugerimos crear una tarea para representar cada lanzamiento y añadir Relaciones a cualquier tarea de diseño e ingeniería relacionada. También podrías hacer que la tarea de lanzamiento dependa de otras tareas necesarias. Nuestro equipo utiliza tareas de lanzamiento para almacenar el resumen del producto, que incluye todos los requisitos y diseños del lanzamiento. Esta tarea es el lugar central para encontrar toda la información sobre el lanzamiento.

En ClickUp, los desarrolladores gestionan los errores. Nuestras Listas de Errores se encuentran en un Espacio de Desarrollo dentro de nuestra Carpeta de QA. Los desarrolladores añaden tareas a estas Listas cuando realizan sprints de errores y correcciones urgentes semanales.

Ceremonias y procesos ágiles en ClickUp

La comunicación es clave al lanzar actualizaciones cada semana, por lo que nuestro equipo de Producto realiza ceremonias de sprint diarias. Utilizamos tareas periódicas en vista Calendario para hacer seguimiento de estas reuniones.

Captura de pantalla de una vista de Calendario mostrando reuniones periódicas.

Los entornos de trabajo de los planes de pago pueden mostrar futuras tareas periódicas en la vista Calendario.

Utiliza los paneles para las reuniones diarias de puesta al día

Utilizamos reuniones rápidas diarias para abordar errores urgentes antes de proceder con las actualizaciones estándar. Utilizamos un Panel y una vista Lista de tareas priorizadas para guiar la discusión en nuestras reuniones rápidas. Cada gestor de producto revisa el Panel y la Lista antes de la reunión para entender qué tareas necesitan seguimiento. Después de que cada desarrollador haya dado una actualización de estado básica y mencionado cualquier obstáculo, tenemos tiempo para que el equipo de Producto haga preguntas o para que los equipos más pequeños tengan sesiones breves de trabajo en grupo.

Así es como se ve nuestro panel para la reunión diaria de puesta al día:

Captura de pantalla de un panel de control diario.

Campos personalizados

Hemos creado varios Campos personalizados que son esenciales para nuestro plan de lanzamiento semanal y el Panel:

  • Grupo objetivo de lanzamiento: Este campo indica cuándo esperamos que se lance una función. Esta fecha objetivo se trata como un compromiso que está haciendo el equipo de Producto. La fecha puede retrasarse si no se alcanza el objetivo, pero mantenemos un registro de ello en la actividad de la tarea.
  • Lanzamiento objetivo del backend: Este campo indica cuándo debe estar completo el backend para alcanzar nuestra fecha de lanzamiento prevista.
  • Riesgo: Este campo indica nuestra confianza en una liberación puntual. Podrías usar valores como muy probable, probable, en riesgo y alto riesgo.

Nuestro Panel también se utiliza para nuestra sincronización de la tarde con el equipo de Aseguramiento de la Calidad. Actualizamos continuamente el Campo Personalizado de Desplegable de Riesgos para mantener a todos alineados. Una vez que sabemos que algo está en riesgo, informamos a todos los interesados para que puedan cambiar de dirección si es necesario.

Colabora con ingenieros usando comentarios

Utiliza los comentarios de las tareas para dar seguimiento a las conversaciones y llevar un registro de las decisiones. Puede trasladar información importante de los comentarios a la descripción de su tarea haciendo clic en los puntos suspensivos ... en la esquina superior derecha del comentario y seleccionando Agregar a la descripción. Así es como nuestro equipo de Ingeniería se mantiene alineado.

Cuando nuestro equipo de Aseguramiento de Calidad comienza las pruebas, dejan comentarios asignados con banners para ayudar a distinguir problemas críticos bloqueantes de problemas menos sustanciales.

Los comentarios asignados incompletos aparecen en la sección Pendiente de tu tarea.

Nuestro equipo de Aseguramiento de Calidad coloca los comentarios asignados en tarjetas de Bloque de Texto para que sean visibles para todos en el Panel.

Nuestro equipo utiliza comentarios en hilos para mantener varias conversaciones detalladas dentro de una sola tarea. Una vez tomada la decisión, lo añadimos a la descripción de la tarea o asignamos un comentario como elemento de acción para que alguien lo complete.

Planifica sprints y gestiona lanzamientos

Además de los Campos personalizados y etiquetas que utilizamos para planificar sprints y gestionar lanzamientos, mantenemos una extensa Lista de mejoras de usabilidad simples pendientes. Durante las semanas en las que no lanzamos una gran función, intentamos lanzar varias mejoras de usabilidad en su lugar.

Colabora con el equipo de Producto

Tenemos una reunión diaria del equipo de Producto para tratar los siguientes temas:

  • Revisión del resumen del producto
  • Revisión de diseño
  • Demos
  • Debates sobre la mejora de procesos
  • Priorizando el feedback de los clientes
  • Abordando obstáculos y preguntas generales

Los puntos de acción se tratan en vivo durante la reunión, y luego creamos tareas de seguimiento en ClickUp para no perder de vista lo que se ha discutido. Organizamos estas reuniones diariamente para crear un ciclo de retroalimentación rápido y positivo con clientes y partes interesadas.

A medida que nuestro equipo de Producto ha ido creciendo, hemos implementado algunos procesos adicionales para estandarizar nuestro enfoque de lanzamiento y guardar tiempo:

  • Clips: Clips graban retroalimentación compleja para evitar malentendidos que a menudo vienen con la retroalimentación escrita. Los Clips también facilitan el teletrabajo, permitiendo a los compañeros de equipo revisar reuniones si no pudieron asistir en vivo.
  • Plantilla de descripción de producto: Utilizar la plantilla de descripción de producto garantiza que todos los gestores de producto sean meticulosos al crear tareas y proporcionen a los equipos de Diseño, Desarrollo y Aseguramiento de Calidad criterios de aceptación claros. Esta plantilla incluye una lista de control para ayudar a los gestores de producto a seguir el proceso establecido.
  • Revisión asincrónica entre pares: Para reducir el tiempo dedicado a reuniones, hemos comenzado a realizar revisiones entre pares aprovechando la función de comentarios en las tareas para obtener retroalimentación. Tras una primera revisión básica entre pares, nuestras tareas pasan a una revisión de producto más profunda con el equipo ampliado, incluyendo a Zeb, cofundador y CEO de ClickUp.

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