Establece los permisos y comparte tus Documentos y páginas. Elija quién puede ver sus documentos y páginas y sus permisos.
Lo que necesitarás
- Los documentos y páginas están disponibles en todos los planes de ClickUp.
- Puedes compartir Docs y páginas con:
- Todos en el entorno de trabajo, excepto los invitados.
- Personas específicas y equipos, incluidos invitados.
- Personas a las que invitas a tu entorno de trabajo mientras compartes un documento o página.
- Tareas o ubicaciones específicas.
- Puedes invitar a personas ajenas a tu entorno de trabajo.
- Invitados con permisos de edición pueden editar y eliminar documentos y páginas.
- Los invitados no pueden proteger ni desproteger documentos o páginas.
- Los documentos pueden hacerse privados en nuestro plan Business y superiores.
- Los documentos creados en Centro de documentos son privados por defecto en nuestro plan Business y superiores.
Documentos y wikis
Una wiki es un Documento que se prioriza como la fuente principal de verdad. A menos que se especifique, todo lo que se aplica a Documentos también se aplica a wikis.
Obtén más información en nuestro artículo Crear una wiki.
Abre un documento
Puedes abrir un documento de las siguientes maneras:
- Desde cualquier lugar en ClickUp: Haz clic en un documento en cualquier lugar de ClickUp y selecciona Compartir en la esquina superior derecha.
- Desde el Centro de documentos: Haz clic en el avatar o en el ícono de compartir en la columna de uso compartido.
Comparte un Documento con tu entorno de trabajo
En el plan Free Forever, los Docs son públicos para todo tu entorno de trabajo.
Para hacerlo:
- Abrir un documento.
- Haz clic en el interruptor a la derecha de tu nombre de entorno de trabajo.
- Edita los permisos de usuario individuales haciendo clic en el icono de flecha a la izquierda del nombre de tu entorno de trabajo.
Comparte un documento con usuarios individuales o equipos
Para compartir un Doc con usuarios individuales:
- Abrir un documento.
- En el cuadro de diálogo modal Compartir este documento, puedes hacer cualquiera de las siguientes acciones:
- A la derecha del enlace privado, haz clic en Copiar enlace. Luego, comparte el enlace con quien desees.
- O, en el campo Invitar por nombre o correo electrónico, escribe el nombre o correo electrónico de una persona. A la derecha del nombre de la persona, edita sus permisos haciendo clic en el desplegable. Luego haz clic en el interruptor Compartir para activarlo.
Los documentos solo se pueden compartir con Equipos en el plan Business Plus y superiores.
Compartir un documento con personas fuera de ClickUp.
Para compartir tu documento con personas que no están en tu entorno de trabajo:
- Abrir un documento.
- En el cuadro de diálogo modal Compartir este documento, escribe la dirección completa de correo electrónico de la persona y presiona
Enter. - Haz clic en el desplegable Miembro para seleccionar un rol de usuario diferente.
- Haz clic en el desplegable Editar para otorgarles permisos de Comentario o de Solo visualización.
- Haz clic en Enviar invitación.
- Recibirán un correo electrónico con un enlace para unirse a tu entorno de trabajo.
Compartir Documentos con tareas o ubicaciones
Comparte documentos con tareas específicas, listas, carpetas o espacios.
En los planes Free Forever y Unlimited, los documentos agregados a tareas o ubicaciones siempre están disponibles para todos en tu entorno de trabajo. En el plan Business y superiores, los documentos pueden ser privados y heredar la privacidad de la tarea o ubicación donde se comparten.
Puedes compartir Documentos sin una ubicación principal desde el Compartir cuadro de diálogo modal o desde el Centro de documentos.
El modal de compartir
Desde el cuadro de diálogo modal de uso compartido:
- Abrir un documento.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
- En la sección Compartir con, haz clic en Seleccionar tarea o ubicación y elige entre las opciones disponibles:
- Tarea: Agrega el documento a una tarea específica como adjunto.
- Lista, Carpeta o Espacio (como una vista): Agrega el Documento a una Lista, Carpeta o Espacio como una vista de Documento.
- Barra lateral: Agrega el documento a la barra lateral izquierda de tu espacio de trabajo.
- Busca y selecciona una nueva ubicación.
Centro de documentos
Desde el Centro de documentos:
- Encuentra tu documento y pasa el cursor sobre la columna de Ubicación.
- Haz clic en + Añadir ubicación.
- Desde el desplegable Agregar documento a, elige entre las opciones disponibles:
- Tarea: Agrega el documento a una tarea específica como adjunto.
- Lista, Carpeta o Espacio (como una vista): Agrega el documento a una Lista, Carpeta o Espacio como una vista de documento.
- Barra lateral: Agrega el documento a la barra lateral.
- Busca y selecciona una nueva ubicación.
Mover documentos a una ubicación diferente
Puedes mover documentos con una ubicación jerárquica inicial.
Para mover un documento a una nueva ubicación jerárquica:
- Abre el documento.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
- En la sección Compartir Con, haz clic en la ubicación de la jerarquía del Documento.
- Elige una nueva ubicación de las opciones disponibles:
- Tarea: Agrega el documento a una tarea específica como adjunto.
- Lista, Carpeta o Espacio (como una vista): Agrega el Documento a una Lista, Carpeta o Espacio como una vista de Documento.
- Barra lateral: Agrega el documento a la barra lateral izquierda de tu espacio de trabajo.
- Busca y selecciona una nueva ubicación.
Eliminar documentos de tareas o ubicaciones
Puedes eliminar un documento de su ubicación en la jerarquía utilizando el cuadro de diálogo modal de uso compartido, el Centro de documentos, las vistas de documentos, la barra lateral y las tareas.
Cuando eliminas un documento de su ubicación en la jerarquía, aún puedes acceder al documento desde el Centro de documentos.
Cuadro de diálogo de compartir
Para quitar un documento de su ubicación en la Jerarquía usando el cuadro de diálogo de Compartir:
- Abrir un documento.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
- Bajo Compartir con, haz clic en la ubicación de la jerarquía del documento en Inicio.
- Haz clic en Eliminar ubicación actual.
Centro de documentos
Para eliminar un Documento de su ubicación en la Jerarquía utilizando tu Centro de documentos:
- En la columna + de la tabla del Centro de documentos, haz clic en el ícono de puntos suspensivos....
- Haz clic en Mover a.
- Elige Eliminar ubicación actual.
Vista de documentos
Para eliminar un documento de su ubicación en la Jerarquía usando la vista de Documento:
- Abre la vista del Documento.
- En la parte superior, haz clic en el nombre de la vista del documento.
- Haz clic en Mover.
- Haz clic en Eliminar ubicación actual.
Barra lateral
Para eliminar un Documento de su ubicación en la jerarquía en la barra lateral:
- En la barra lateral, pasa el cursor sobre el documento.
- Haz clic en el icono puntos suspensivos... a la derecha de tu Documento.
- Haz clic en Mover a.
- Haz clic en Eliminar ubicación actual.
Tareas
Eliminar un documento adjunto a una tarea:
- Abre el documento adjunto a la tarea.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir
- Bajo Compartir con, haz clic en la ubicación de la jerarquía del documento en Inicio.
- Haz clic en Eliminar ubicación actual.
Exporta un documento o página
Puedes exportar documentos en formato PDF, HTML o Markdown desde la barra lateral derecha o el cuadro de diálogo modal Compartir. Puedes exportar páginas en formato PDF, HTML o Markdown desde la barra lateral derecha o la barra lateral de Páginas.
Exporta un documento o página desde la barra lateral derecha
Para exportar un documento o página desde la barra lateral derecha:
- Abre un documento o página.
- En la barra lateral derecha, colapsada o expandida, haz clic en el icono de Exportaciones e Importaciones.
- Selecciona Esta página o Todas las páginas.
- Selecciona tu formato de archivo preferido y comenzará tu descarga.
Exporta un documento desde el cuadro de diálogo de compartir
Para exportar un documento desde el cuadro de diálogo modal Compartir:
- Abrir un documento.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- Selecciona Exportar.
- Selecciona tu formato de archivo preferido y comenzará tu descarga.
Exporta una página desde la barra lateral de Páginas
Si tu Documento tiene más de una página, puedes exportar desde la barra lateral de Páginas.
- Abre el documento.
- Desde la barra lateral de páginas, pasa el cursor sobre una página.
- Haz clic en el menú de puntos suspensivos ... .
- Haz clic en Compartir y permisos.
- Selecciona Exportar.
- Selecciona tu formato de archivo preferido y comenzará tu descarga.
Compartir un documento públicamente
Puedes compartir tu documento públicamente desde el cuadro de diálogo modal Compartir o desde el Centro de documentos.
El modal de compartir
Desde el cuadro de diálogo modal de uso compartido:
- Abrir un documento.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
- Haz clic en el interruptor junto a Compartir enlace con cualquiera.
- Haz clic en Copiar enlace público.
- Elige entre las siguientes configuraciones avanzadas:
- Caducar enlace: Los Espacios de Trabajo de Empresa pueden establecer un tiempo para que el enlace se desactive.
- Comparte el enlace con los motores de búsqueda: Permite que los motores de búsqueda incluyan el enlace en los resultados de búsqueda.
- Duplicación pública: Permite a los usuarios duplicar tu documento compartido.
- Altura de incrustación automática: Al incrustar el documento, este ocupa todo el ancho y alto disponible.
- Insertar código: Incorpora el documento en cualquier sitio web pegando este código.
El Centro de documentos
Desde el Centro de documentos:
- En la columna Compartir en la tabla del Centro de documentos, haz clic en el icono de compartir o avatar.
- Activa el interruptor Compartir enlace con cualquiera.
- Haz clic en Copiar enlace.
Compartir una página
Tienes opciones de compartir similares para páginas individuales. Para compartir páginas, debes tener permisos de edición.
Las páginas heredan los permisos del documento en el que se encuentran.
Puedes hacer lo siguiente con las páginas:
- Comparte páginas con usuarios individuales usando un enlace Privado. Este proceso es idéntico al compartir documentos con miembros del entorno de trabajo usando un enlace Privado.
- Comparte páginas individuales de manera pública.
- El proceso para compartir páginas públicamente es idéntico al de compartir documentos públicamente. Sin embargo, al compartir páginas individuales, las únicas opciones bajo Configuración avanzada son:
- Compartir enlace con motores de búsqueda
- Duplicación pública
Navegar por un documento compartido públicamente
Una vez que abras un documento compartido públicamente, verás un encabezado en la parte superior y una barra lateral de páginas a la izquierda.
Encabezado de documento compartido públicamente
Utiliza el encabezado del documento para descargar tu documento y más.
En la esquina superior derecha del encabezado, puedes descargar el Documento o acceder al menú puntos suspensivos ....
Barra lateral de páginas
Si tienes múltiples páginas en tu documento, verás la barra lateral de Páginas a la izquierda.
Puedes expandir la barra lateral de Páginas haciendo clic en Mostrar páginas. Desde la barra lateral expandida, puedes acceder a páginas individuales.
Para contraer la barra lateral de Páginas, haz clic en el icono de contraer a la derecha.
Proteger documentos y páginas
Los usuarios en los planes Business Plus y Enterprise pueden prevenir ediciones no deseadas mediante protegiendo documentos y páginas.
Los administradores del entorno de trabajo y los miembros con permisos de Edición pueden proteger y desproteger documentos y páginas. Invitados no pueden proteger o desproteger documentos o páginas.