Los desencadenantes y las acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los desencadenantes inician la Automatización y resultan en una Acción. Las acciones son los cambios que deseas automatizar.
Las condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden más precisión y control.
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La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información
Cómo funcionan los desencadenantes
Los desencadenantes inician Automatizaciones. Pueden aplicarse a tareas, subtareas o ambas en un Espacio, Carpeta o Lista específicos.
Puedes agregar condiciones a tus desencadenantes para filtrar qué tareas iniciarán tu Automatización.
Si tienes múltiples Automatizaciones con el mismo desencadenante, se activarán al mismo tiempo.
Activadores disponibles
La siguiente tabla enumera los desencadenantes de Automatización disponibles. Para ver las Acciones correspondientes a estos desencadenantes, consulta nuestro artículo Usar Acciones de Automatización.
Las automatizaciones activadas por fechas emplean la zona horaria establecido para la persona que creó la Automatización. Si la fecha no tiene hora, la Automatización se activará a las 4 am hora local.
| Activador de automatización | Descripción | Opciones |
| Se agregó la persona asignada. |
Cuando se añade un asignado en una tarea, se realizará una acción. Si se seleccionan múltiples personas asignadas, agregar a una sola persona asignada activará la Automatización. Puedes elegir que la nueva persona asignada sea el observador de la tarea, el creador de la tarea, el desencadenante de la Automatización o un campo personalizado de Persona. Agregar una persona asignada desde el menú de creación de tareas no activará esta Automatización. |
Cuando se añade una persona asignada a: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
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Se eliminó la persona asignada. |
Cuando se elimine un asignado de una tarea, tendrá lugar una Acción. Puedes elegir que la persona asignada eliminada sea el observador de la tarea, el creador de la tarea, el desencadenante de la Automatización o un campo personalizado de Persona. |
Cuando se elimina a un asignado: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
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Se agrega un comentario. |
Cuando se añade un nuevo comentario a una tarea, se llevará a cabo una Acción. Las respuestas en hilos no desencadenarán Automatizaciones. |
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| Cambios en el campo personalizado |
Cuando se produce el cambio relacionado en un campo personalizado, se llevará a cabo una acción. Los cambios en los campos personalizados que ocurren al aplicar una plantilla no desencadenarán ninguna automatización. Puedes utilizar Campos de IA y Campos personalizados privados en Desencadenantes. |
Haz clic en Avanzado para elegir si la Automatización se aplica a tareas recién creadas, actualizaciones de tareas existentes o ambas. Tienes la opción de agregar múltiples valores al campo personalizado seleccionado. Haz clic en el desplegable Desde debajo del campo seleccionado. Elige un valor o selecciona Agregar/editar opciones para crear un nuevo valor. Por ejemplo, puedes seleccionar Cualquiera para crear el Desencadenante: Si el campo personalizado seleccionado cambia de cualquier otro campo personalizado, entonces se realizará la Acción. También puedes hacer clic en el desplegable A . Puedes seleccionar un valor, hacer clic en +Agregar opción para añadir un valor personalizado, o hacer clic en Configuración avanzada para buscar un Campo personalizado. |
| Cambios en el nombre de la tarea o subtarea |
Cuando se actualiza el nombre de una tarea o subtarea, se realiza una Acción. |
Este desencadenante se basa en la configuración para ejecutar la Automatización en tareas, subtareas o ambas. |
| Listas de control resueltas | Cuando todas las listas de control se resuelvan en una tarea, se llevará a cabo una Acción | |
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La fecha es antes/después del |
En esta fecha, se llevará a cabo una acción. Por ejemplo, 10 días antes de la fecha límite, añade un comentario a esta tarea y @menciona a los seguidores. Las automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4 am hora local en la fecha límite. |
De forma predeterminada, las variables están configuradas para 1 día antes de la fecha de inicio. Para editar estas variables:
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| Se cumpla la fecha límite | Cuando llega una fecha límite, se realizará una acción. Las automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4 am hora local en la fecha límite. |
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| Cambios en la fecha límite | Cuando cambia la fecha límite, se realizará una Acción. | |
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Cada… |
Cuando llegue el día y hora programados, se aplicará una Acción a todas las tareas dentro de la Lista. Por ejemplo, todos los jueves a las 8:00, configura un campo personalizado. Este desencadenante no se activará en tareas cerradas o completadas. |
Repetir: Selecciona un horario para que la Acción se repita. A las: Selecciona una hora para que se realice la acción. Comenzando el: Selecciona un día para que se realice la acción. Zona horaria: Por defecto, es la zona horaria establecida en Mis ajustes. Finaliza: Selecciona un momento para que este Desencadenante termine. Para evitar problemas de rendimiento, la Acción Duplicada no está disponible con el Desencadenante Cada... |
| Se agrega la tarea o subtarea existente a esta ubicación |
Cuando se añade una tarea o subtarea existente a una ubicación específica, se llevará a cabo una acción. Esto solo se activa para subtareas añadidas a la ubicación utilizando Subtareas en múltiples listas. No se activará en subtareas cuando su tarea principal se añada a la ubicación. |
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| Cambia la prioridad | Cuando una Prioridad cambia en una tarea, se realizará una Acción. Opcionalmente, solo activar al cambiar de o a una Prioridad específica. | Cuando una prioridad cambia de: Elige de cualquier nivel de Prioridad, incluyendo sin Prioridad. |
| Mover a esta Lista | Cuando una tarea se mueve a la Lista que estás automatizando, se realizará una Acción. | |
| Llega la fecha de inicio | Cuando llega la fecha de inicio en una tarea, se realizará una Acción. | |
| Cambios en la fecha de inicio | Cuando cambia una fecha de inicio, se realizará una Acción. | |
| Cambios de estado |
Cuando un estado cambia en una tarea, se realizará una Acción. Opcionalmente, solo activar al cambiar de o a un cierto estado. Para especificar estados individuales, haga clic en el ícono de flecha hacia abajo a la derecha de su grupo de estados. |
Cuando un estado cambia de: Elige entre cualquier estado activo, completado o cerrado en tu Lista
Para: Elige entre cualquier estado activo, hecho o cerrado de tu Lista |
| Subtareas resueltas |
Cuando todas las subtareas se resuelvan en una tarea, se llevará a cabo una Acción. Este desencadenante solo resolverá las subtareas directamente debajo de la tarea principal. |
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| Etiquetas agregadas |
Cuando cualquiera de las etiquetas seleccionadas se añade a una tarea, se realizará una Acción. Para requerir dos o más etiquetas para activar una Automatización, puedes combinar este desencadenante con Condiciones. Las etiquetas deben aplicarse a las tareas en orden. Las etiquetas en la Condición deben aplicarse a las tareas antes de establecer las etiquetas en este Desencadenante. |
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| Etiquetas eliminadas | Cuando se eliminen cualquiera de las etiquetas seleccionadas de una tarea, se realizará una Acción. |
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| Se crea una tarea o subtarea | Cuando se crea una tarea o subtarea en la Lista, se llevará a cabo una Acción. |
De forma predeterminada, cualquier tarea o subtarea creada activará la Automatización. Emplea las casillas de verificación para filtrar las tareas que se crearon de formas específicas. |
| Tarea o subtarea vinculada | Cuando una tarea o subtarea está vinculada en la Lista, se realizará una Acción. |
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| Tiempo registrado | Cuando se registre el tiempo por una persona específica en una tarea, se realizará una Acción. |
Usuario: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
| Se cambia el tipo de tarea. | Cuando se cambie un tipo de tarea, tendrá lugar una Acción. |
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| Tarea o subtarea desbloqueada | Cuando una tarea o subtarea es desbloqueada, se realizará una acción. |
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Desencadenantes de chat disponibles
La siguiente tabla enumera los desencadenantes de Automatización de Chat disponibles. Estos desencadenantes solo pueden ser accedidos y utilizados en Canales de Chat.
| Desencadenante de Automatización de Chat | Descripción | Opciones |
| Se publicó el mensaje | Cuando se publica un mensaje de chat en el Canal, se realizará una acción. | |
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Cada… |
Cuando llegue el día y hora programados, se aplicará una Acción a todas las tareas dentro de la Lista. Por ejemplo, todos los jueves a las 8:00, configura un campo personalizado. Este desencadenante no se activará en tareas cerradas o completadas.
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Repetir: Selecciona un horario para que la acción se repita. A las: Selecciona una hora para que se realice la acción. Comenzando el: Selecciona un día para que se realice la acción. Zona horaria: Por defecto, es la zona horaria establecida en Mis ajustes. Finaliza: Selecciona un momento para que este Desencadenante termine. |