Aprende a planificar, asignar personal, promocionar, ejecutar e informar sobre eventos presenciales en ClickUp usando Listas, plantillas de tareas, Automatizaciones y Super Agents.
Configura tu entorno de trabajo
Estructura tu entorno de trabajo para que cada evento siga el mismo camino, desde la idea hasta la retrospectiva.
- Crea o elige un Espacio para eventos. Por ejemplo, Marketing de campo o Eventos.
- Crea una Carpeta. Por ejemplo, Activaciones de eventos.
- Crea Listas en tu Carpeta:
- Próximos eventos para todos los eventos planificados y en curso.
- Eventos pasados para eventos completados y archivados.
- Opcional: Proveedores para contratos, contactos y tareas de proveedores.
- En la Lista Próximos eventos, configura los estados para reflejar las etapas de tu guía de eventos. Por ejemplo, Planificación, Asignación de recursos, Promoción, En ejecución y Cierre.
- Agrega los Campos personalizados principales en la Lista Próximos eventos, como:
- Fecha del evento (Fecha)
- Ubicación del evento (Texto)
- Tipo de evento (Lista desplegable)
- Responsable del evento (Personas)
- Público objetivo (Texto o Lista desplegable)
- Meta principal (Lista desplegable o Texto)
- Asistencia esperada (Número)
Usa Relaciones para vincular cada evento a objetivos de nivel superior u OKRs, para que los líderes puedan ver el impacto de tus eventos de un vistazo.
Estandariza los eventos con Documentos y plantillas de tareas
Convierte los Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) de tus eventos en una plantilla de tarea reutilizable que mantenga la coherencia en cada evento.
- Crea un Documento en la Carpeta Activaciones de eventos donde registres tus guías y manuales de operación actuales.
- Desde la Lista Próximos eventos, crea una nueva tarea que se convertirá en tu plantilla. Por ejemplo, Evento de campo – activación estándar.
- Agrega subtareas para cubrir cada fase de tu SOP. Por ejemplo:
- Planificación del evento
- Asignación de recursos y personal
- Coordinación de proveedores
- Promoción y ejecución
- Guion del día del evento
- Informes y mejoras
- Dentro de cada subtarea, agrega listas de verificación o subtareas anidadas para registrar cada detalle. Por ejemplo:
- En la subtarea de Planificación del evento, incluye elementos para finalizar los objetivos, definir las cuentas objetivo y confirmar el presupuesto.
- En la subtarea Asignación de recursos y personal, incluye elementos para el personal interno, los gastos y los viajes o alojamiento.
- En la subtarea Coordinación de proveedores, incluye detalles sobre los proveedores que pueden apoyar tu evento. Puede estar vacía al principio; siempre puedes relacionar tareas de tu Lista de Proveedores más adelante.
- En la subtarea Promoción y ejecución, incluye elementos para el resumen de campaña, la página de destino, las secuencias de correo electrónico y las publicaciones en redes sociales.
- En la subtarea Guion del día del evento, incluye una lista de verificación por horarios. Por ejemplo, apertura de puertas, charla principal, sesiones paralelas, desmontaje.
- En la subtarea Informes y mejoras, incluye elementos para informes de canal, recopilación de comentarios y retrospectiva.
- Define los Campos personalizados que siempre necesitas en la tarea de plantilla. Por ejemplo, el Tipo de evento, el Responsable del evento o el Departamento predeterminados.
- Guarda esta tarea como plantilla de tarea para poder aplicarla a cada nuevo evento.
Usa tipos de tarea personalizados para distinguir claramente las fases o pasos del flujo de trabajo.
Empieza a planificar nuevos eventos
Combina Automatizaciones y Super Agents para que las nuevas solicitudes de eventos se conviertan automáticamente en tareas de eventos completamente estructuradas.
Aplica tu plantilla de tarea con Automatizaciones
Puedes aplicar una plantilla de tarea cada vez que se cree una tarea en tu Lista de Próximos eventos.
- Decide cómo se crean los nuevos eventos en ClickUp:
- Un Formulario que completan los equipos de campo o de ventas.
- Una tarea creada manualmente por el equipo de operaciones de marketing.
- Una integración desde un sistema externo.
- Asegúrate de que todas las nuevas tareas de eventos lleguen a tu Lista Próximos eventos e incluyan al menos los campos Fecha del evento, Ubicación del evento y Tipo de evento.
- En la Lista Próximos eventos, crea una Automatización:
- Disparador: Se crea una tarea.
- Condición: El estado es Por hacer. O aplica un filtro al Tipo de evento para que la plantilla se aplique solo a los eventos presenciales.
- Acciones: Aplicar plantilla → Aplica tu plantilla de tarea Evento de campo – activación estándar.
- Guarda y activa la Automatización para que cada nueva solicitud de evento se convierta de inmediato en una tarea de evento estructurada y lista para planificar.
Usa un Super Agent para agregar detalles a tus tareas de eventos
Crea un Super Agent para agregar detalles y aclarar los próximos pasos en tus tareas de eventos.
- Crea un Super Agent llamado Agente de activación de eventos.
- Dale instrucciones que incluyan pasos como:
- Cambiar el nombre de la tarea del evento usando el nombre del evento, la ciudad y la fecha.
- Actualizar los nombres y descripciones de las subtareas para incluir la ubicación del evento y las fechas relevantes.
- Crear o actualizar una subtarea "Lista de audiencia" con enlaces a listas de cuentas objetivo, vistas de CRM o archivos CSV.
- Compartir los próximos pasos y puntos de acción en un comentario en la tarea principal.
- En la Lista Próximos eventos, agrega una Automatización para activar tu Super Agent:
- Disparador: Se crea una tarea.
- Condición: El estado es Planificación. Aplica otras condiciones para activar el agente en tareas específicas.
- Acción: Super Agents → selecciona tu Agente de activación de eventos.
- Guarda y activa la Automatización para que tu Super Agent ayude a estructurar tus tareas de eventos.
Asigna recursos y personal a tus eventos
Usa Super Agents y Automatizaciones para identificar al personal interno y coordinar a los proveedores sin búsquedas manuales.
- Usa Campos personalizados para gestionar los recursos en la subtarea Asignación de recursos y personal:
- Personal necesario (interno) (Número)
- Proveedores necesarios (Lista desplegable)
- Solo locales (Sí/No)
- Estado de personal (Lista desplegable: Sin iniciar, En progreso, Confirmado).
- En la descripción de la subtarea Asignación de recursos y personal, define quién es elegible para trabajar en los eventos. Por ejemplo, representantes de campo o CSMs que estén dentro de cierta distancia de la ciudad del evento.
- Crea un Agente de asignación de recursos en el Espacio, la Carpeta o la Lista donde viven tus eventos, y configúralo para:
- Disparador: Cuando el estado de una tarea de evento cambia a Asignación de recursos.
- Instrucciones:
- Leer los campos de ubicación, fecha y Personal necesario (interno) del evento.
- Usar los datos de usuarios del entorno de trabajo (cargo, equipo y ubicación) para generar una lista de personal interno sugerido.
- Redactar mensajes directos o mensajes de Chat personalizados que expliquen el evento y consulten la disponibilidad.
- Herramientas: Incluye herramientas para Buscar usuarios y Equipos y Publicar mensajes de Chat o Enviar mensajes directos, según cómo esté configurado tu entorno de trabajo.
Coordina a los proveedores
Busca y coordínate con los proveedores desde la subtarea Coordinación de proveedores.
- Usa listas de verificación para las tareas pendientes más pequeñas. ¡Asigna los elementos de la lista de verificación para que no se pasen por alto!
- Crea subtareas anidadas para hacer seguimiento de los elementos con fechas límite fijas. Por ejemplo, confirmación de audiovisual, conteos finales de asistentes para el catering, y plazos de envío y entrega.
- Adjunta correos de confirmación, cotizaciones o acuerdos firmados a la tarea.
- Envía correos electrónicos a los proveedores desde la tarea para mantener los hilos organizados y asociados a cada evento.
Genera campañas y recursos para la promoción
Usa IA de Brain para redactar páginas de destino, correos electrónicos y otros recursos de campaña, manteniendo la supervisión humana para garantizar la calidad y el cumplimiento normativo.
Desde la subtarea Promoción y ejecución:
- Agrega una lista de verificación y asigna cada elemento, incluyendo:
- Resumen de campaña.
- Página de destino.
- Secuencia de correos electrónicos.
- Publicaciones en redes sociales.
- Habilitación de socios o ventas.
- Completa los Campos personalizados para que los use la IA, incluyendo:
- Persona objetivo.
- Propuesta de valor principal.
- Sesiones o ponentes clave.
- Llamada a la acción.
- Crea un Agente de contenido de campaña que se active cuando:
- La tarea del evento cambie a Promoción, o
- Un Campo personalizado como Listo para contenido se establezca en Sí.
- En las instrucciones del Super Agent, incluye pasos como:
- Redactar un resumen de campaña en un Documento relacionado usando los detalles del evento y la información de la persona objetivo.
- Generar un primer borrador del texto para la página de destino y una secuencia de correos electrónicos de varios pasos.
- Crear una lista de verificación de recursos en la subtarea Promoción y ejecución e indicar cuáles ya tiene en borrador.
- Mantén la supervisión humana asignando el resumen y los recursos a un miembro del equipo para su revisión:
- Usa una Automatización para asignar la subtarea Promoción y ejecución al responsable del evento cuando el contenido generado por IA esté listo.
- Agrega un elemento de lista de verificación para la Revisión legal/de cumplimiento donde sea necesario.
- Guarda los recursos finales o los enlaces (por ejemplo, las URLs de tu plataforma de automatización de marketing) en un campo personalizado "Recursos de campaña" o en un Documento relacionado para que los eventos futuros puedan reutilizar los mejores ejemplos.
La IA es más útil para generar primeros borradores y variaciones. Establece como regla que un miembro del equipo debe revisar y aprobar cualquier contenido generado por IA antes de publicarlo.
Ejecuta el día del evento con listas de verificación optimizadas para móvil
Dale a los equipos en el lugar del evento una única fuente de verdad, optimizada para móvil, con el guion del día del evento.
Desde la subtarea Guion del día del evento:
- Crea una lista de verificación por horarios o subtareas anidadas, por ejemplo:
- 07:00 – Montaje en el lugar
- 08:30 – Apertura de puertas
- 09:00 – Charla principal
- 10:30 – Sesiones paralelas
- 12:00 – Almuerzo
- 15:00 – Desmontaje.
- Agrega elementos de lista de verificación o Campos personalizados para la logística clave, como:
- Contacto del lugar y número de teléfono
- Detalles de Wi‑Fi
- Instrucciones para la impresión de credenciales o el registro
- Notas sobre equipos y audiovisual.
- Crea un Agente del guion del día del evento que:
- Se active cuando el estado del evento cambie a En ejecución.
- Expanda la subtarea Guion del día del evento en una lista de verificación detallada usando la información de la descripción del evento y los adjuntos. Por ejemplo, agendas o planos del lugar.
- Extraiga detalles clave como la ubicación, el número de asistentes y los contactos críticos al inicio de la descripción de la subtarea.
- Asegúrate de que tu equipo en el lugar tenga acceso a la aplicación móvil de ClickUp y sepa qué tarea o vista debe fijar para el evento.
- Durante el evento, haz que el equipo use la lista de verificación del Guion del día del evento para marcar los elementos como completados y registrar cualquier incidencia directamente en la tarea.
Activa el Modo Yo en las vistas para que cada persona vea solo lo que le corresponde durante el evento.
Recopila comentarios e informa sobre el rendimiento del evento con IA
Cierra el ciclo después de cada evento para demostrar el impacto y mejorar continuamente tus guías de operación.
Desde la subtarea Informes y mejoras:
- Cuando la tarea del evento cambie al estado Cierre, activa una Automatización que:
- Establezca la fecha límite de la subtarea para unos días después del evento.
- La asigne al responsable del evento.
- En la subtarea Informes y mejoras, incluye elementos de lista de verificación para:
- Retrospectiva interna
- Comentarios de proveedores
- Importación de encuesta a asistentes
- Informes de canal e ingresos
- Actualizaciones de la guía de operación.
- Recopila comentarios:
- Envía correos electrónicos desde la tarea a los proveedores y participantes con encuestas posteriores al evento o formularios de comentarios.
- Consulta a los equipos internos en Chat para obtener notas rápidas sobre qué funcionó y qué no.
- Configura un Agente de resumen post-evento que:
- Lea los comentarios, las listas de verificación y los informes adjuntos en la tarea del evento.
- Genere un resumen ejecutivo que cubra asistencia, canal, logros, riesgos y recomendaciones.
- Actualice la subtarea Informes y mejoras con un resumen con formato o cree un Documento relacionado para el liderazgo.
- Agrega un elemento final de lista de verificación para Actualizar SOPs y plantillas, y haz que el responsable del evento:
- Ajuste el Documento principal de la guía de eventos para reflejar los nuevos aprendizajes.
- Actualice la plantilla de tarea del evento, las subtareas o las listas de verificación según sea necesario.
- Mueve la tarea del evento de Próximos eventos a Eventos pasados para que la planificación futura pueda tomar como referencia ejemplos reales.
Con el tiempo, puedes perfeccionar las instrucciones de tus Super Agents usando patrones de eventos pasados, para que las sugerencias de personal, los borradores de campaña y los resúmenes ejecutivos sean más precisos y requieran menos edición manual.