Crea Automatizaciones para encargarte de tareas repetitivas, como aplicar una plantilla cuando se crea una tarea o enviar un correo electrónico cuando cambia el estado de una tarea.

Desde el modal de Automatizaciones, puedes:

• Comenzar con una Automatización sugerida.
• Comenzar con una plantilla de Automatización prediseñada.
• Asignar automáticamente tareas o seguirlas automáticamente en tu ubicación actual.
• Crear una Automatización personalizada.

La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información

Crear una Automatización

Para crear una nueva Automatización desde un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista:

1. En la parte superior derecha, haz clic en el ícono de robot.
2. Haz clic en Crear Automatización.
3. Usa una Automatización sugerida, comienza con una plantilla prediseñada o crea una Automatización personalizada desde cero.
4. Configura tu Disparador, Condiciones y Acciones.
5. Dale a tu Automatización un nombre y una descripción opcionales.
   • Si dejas el nombre vacío y el ClickApp de IA está activado en tu Entorno de trabajo, se creará automáticamente un nombre generado por IA.
6. Haz clic en Crear.

Disparadores y Acciones

Los componentes básicos de una Automatización son los Disparadores y las Acciones de los menús desplegables en las siguientes secciones:

• Disparador: cuando este Disparador ocurre en las tareas de esta ubicación.
• Acción: entonces esta Acción se ejecutará en las tareas de esta ubicación.

Usar condiciones

Para filtrar las tareas que pueden activar tu Automatización, agrega Condiciones.

Para agregar condiciones, haz clic en el ícono de más debajo del Disparador.

Agregar más Acciones

Para agregar más de una Acción, haz clic en el ícono de más debajo de la primera Acción.

Puedes arrastrar y soltar las Acciones para reordenarlas.

Usar una Automatización sugerida

Comienza a crear con una Automatización sugerida basada en el trabajo que ocurre en tu Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista.

Para usar una Automatización sugerida:

1. En la parte superior derecha, haz clic en el ícono de robot.
2. Selecciona una Automatización sugerida.

Comenzar con una plantilla de Automatización

Explora y comienza a crear con una plantilla de Automatización popular. Encuentra una plantilla según tu caso de uso o la categoría de acciones que quieres automatizar.

Para crear una Automatización usando una plantilla:

1. En la parte superior derecha, haz clic en el ícono de robot.
2. Haz clic en Crear Automatización.
3. En la barra lateral, selecciona una solución o categoría.
4. Haz clic en una plantilla para abrirla.
5. Configura tu Disparador, Condiciones y Acciones.
6. Dale a tu Automatización un nombre y una descripción opcionales.
7. Haz clic en Crear.

Crear una Automatización personalizada

Puedes crear una Automatización completamente personalizable desde cero.

Para crear una Automatización personalizada:

1. En el modal de Automatizaciones, asegúrate de estar en la pestaña Explorar.
   • De forma predeterminada, las Automatizaciones están configuradas para afectar tareas y subtareas. Para cambiar esto:
   • En la sección Disparador, haz clic en el menú desplegable Tareas o subtareas.

     

   • Selecciona Tareas para que esta Automatización afecte solo tareas.
   • Selecciona Subtareas para que esta Automatización afecte solo subtareas.
2. Para seleccionar tareas o subtareas creadas por fuentes específicas, haz clic en el menú desplegable Creado por. Estas son las opciones disponibles:
   • API: afecta tareas o subtareas creadas a través de la API de ClickUp.
   • Automatizaciones: afecta tareas o subtareas creadas por Automatizaciones e Integraciones de Automatización.
   • Extensión de ClickUp para Chrome: afecta tareas creadas con la extensión de ClickUp para Chrome.
   • Correo electrónico: afecta tareas creadas por correo electrónico.
   • Formularios: cuando alguien envía respuestas a un Formulario, se crean tareas de envío. Esta opción afecta las tareas de envío en la ubicación seleccionada.
   • Importaciones: afecta tareas o subtareas creadas al importar tu trabajo a ClickUp desde otra plataforma.
   • Integraciones: afecta tareas creadas por aplicaciones externas integradas con ClickUp. Esta opción no afecta las tareas creadas por Integraciones de Automatización.
   • Tareas recurrentes: afecta tareas creadas por la función de tareas recurrentes.
   • Plantillas y tareas duplicadas: afecta tareas o subtareas creadas al aplicar una plantilla o al duplicar una tarea existente.
   • Usuarios: afecta tareas o subtareas creadas por personas o equipos específicos.
3. Para configurar un Disparador, haz clic en el menú desplegable. Nuestro artículo Usar Disparadores de Automatización lista todos los Disparadores disponibles y detalla su configuración.
   • Para configurar una Condición, haz clic en el ícono de más debajo del menú desplegable del Disparador. Las Condiciones son criterios opcionales disponibles en el plan Business y superiores que deben cumplirse para que la Automatización se ejecute. Para agregar otra Condición, haz clic en el ícono de más debajo de la primera Condición.
4. Para configurar una Acción, en la sección Entonces haz clic en el menú desplegable superior. Nuestro artículo Usar Acciones de Automatización lista todas las Acciones disponibles y su configuración. Casi todas las Automatizaciones admiten múltiples Acciones.

Acción Enviar correo electrónico

Si una Automatización incluye una Acción Enviar correo electrónico, solo puede incluir Acciones adicionales de Enviar correo electrónico. Las Acciones que no son de correo electrónico, como cambiar el estado o mover tareas, no se pueden combinar con Enviar correo electrónico en la misma Automatización. Para usar ambas, crea Automatizaciones separadas con el mismo Disparador, o usa un campo compartido o un cambio de estado para activar la segunda.

Crear una Automatización de Chat

Crea Automatizaciones en tus Canales de Chat.

Automatizaciones activadas por subtareas

Cuando las Automatizaciones son activadas por subtareas, también se activarán con las subtareas anidadas.

La Acción Crear una subtarea solo funcionará si la subtarea que activa la Automatización no es la de nivel más bajo.

Por ejemplo, si usas 7 niveles de subtareas anidadas y una subtarea anidada bajo otras 6 tareas cumple el Disparador y las Condiciones, la Automatización no creará una subtarea.

Cuando una subtarea o subtarea anidada activa la Acción Mover a Lista, la tarea principal de nivel superior y todas sus subtareas y subtareas anidadas también se moverán.

Seleccionar Hoy como fecha de vencimiento es dinámico, y las fechas de vencimiento se activarán a las 4 a. m. a menos que se indique una hora específica.

Automatizaciones fallidas

Puedes ver el estado de las Automatizaciones en la pestaña Actividad de Automatizaciones. Consulta nuestro artículo Rastrear la actividad de tus Automatizaciones para aprender cómo gestionamos los errores de Automatizaciones.