La Búsqueda conectada transforma la forma en que trabajan los equipos al eliminar silos, acabar con el cambio constante de aplicaciones y convertir datos dispersos en información útil en tiempo real.

Esta Búsqueda conectada empresarial unifica la búsqueda en todas las aplicaciones, aprovecha Brain y Super Agents para encontrar archivos, mejora la colaboración e integra tu entorno de trabajo con las herramientas existentes.

La Búsqueda conectada está disponible en todos los planes como prueba por tiempo limitado. En el futuro se aplicarán restricciones.

Hay dos tipos de Búsqueda conectada:

• Búsqueda conectada personal: Las conexiones personales son solo para ti. Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.
• Búsqueda conectada del entorno de trabajo: Permite que todos los miembros del entorno de trabajo busquen archivos desde la cuenta conectada. Para más detalles, revisa la tabla en la sección Búsqueda conectada del entorno de trabajo que aparece más abajo.

Los propietarios y administradores del entorno de trabajo pueden activar el ClickApp de Búsqueda conectada y conectar aplicaciones.

Los invitados no pueden usar la Búsqueda conectada.

Búsqueda conectada personal

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp. Los resultados de esas aplicaciones solo serán visibles para ti.

Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.

La Búsqueda conectada personal está disponible para las siguientes aplicaciones:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Outlook Mail
• Notion
• Microsoft Teams

Búsqueda conectada del entorno de trabajo

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp para todos en tu entorno de trabajo.

La Búsqueda conectada del entorno de trabajo está disponible para las siguientes aplicaciones:

Activar el ClickApp de Búsqueda conectada

Un propietario o administrador del entorno de trabajo debe activar el ClickApp de Búsqueda conectada:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo.
2. Selecciona Aplicaciones.
3. Busca o navega hasta Búsqueda conectada y actívala.

Conectar una aplicación

Aprende cómo conectar una aplicación externa para empezar a usar la Búsqueda conectada.

Habilitar la Búsqueda conectada

Cuando conectas una aplicación, la Búsqueda conectada se activa de forma predeterminada. Si la desactivaste durante el proceso de configuración, puedes volver a activarla manualmente.

Para activar manualmente la Búsqueda conectada para una aplicación desde el App Center:

1. Busca y selecciona la integración.
2. Haz clic en la pestaña Personal o Entorno de trabajo.
3. Haz clic en el interruptor junto a Búsqueda conectada personal o Búsqueda conectada del entorno de trabajo.
4. Junto a tu conexión, haz clic en Guardar o Volver a conectar.
5. La indexación comenzará. Puedes revisar el progreso abriendo la Barra de comandos de IA.
6. Una vez que la indexación termine, los archivos de la integración aparecerán al buscar en tu entorno de trabajo. Los resultados muestran el ícono de la aplicación correspondiente junto a ellos.

Filtrar resultados de búsqueda por aplicación

Puedes filtrar los resultados de búsqueda por aplicaciones individuales de Búsqueda conectada fijándolas en la Barra de comandos de IA.

Usar Super Agents y Brain para buscar archivos

Aprovecha la Búsqueda conectada en tus Super Agents y Brain.

Indexación de búsqueda

Obtén más información sobre la indexación de búsqueda.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Cuando conectas una integración (como SharePoint, Google Drive, etc.) a ClickUp mediante la Búsqueda conectada, indexamos los recursos; es decir, organizamos y catalogamos los archivos y datos de tus integraciones conectadas para que se puedan buscar de forma fácil y rápida dentro de ClickUp.

¿Cómo funciona la indexación?

Una vez establecida la conexión, ClickUp analiza e incorpora los datos relevantes (como nombres de archivos, rutas y, en algunos casos, el contenido de los archivos, según los permisos). Esto permite que los usuarios encuentren información de todas las herramientas conectadas en un solo lugar, sin tener que buscar manualmente en cada plataforma.

¿Con qué frecuencia ocurre la indexación?

• Análisis inicial: Cuando se conecta una nueva integración, ClickUp realiza un análisis masivo para indexar todos los datos compatibles de la fuente conectada.
• Actualizaciones continuas: Después del análisis inicial, ClickUp vuelve a analizar periódicamente para mantener el índice actualizado. La frecuencia depende de la integración, pero la mayoría de las fuentes se actualizan cada pocas horas.
• Activadores en tiempo real (donde estén disponibles): Algunas integraciones admiten activadores basados en eventos (por ejemplo, webhooks), lo que permite indexar contenido nuevo o actualizado en tiempo casi real.

Seguridad de la indexación

Notas importantes para los equipos de seguridad:

• Desactivar una conexión: Si se desconecta una integración en el App Center de ClickUp, todos los datos indexados de esa fuente se eliminan de ClickUp.
• La indexación es automatizada: Cuando la Búsqueda conectada está habilitada, nuestro sistema incorpora datos de las cuentas conectadas de forma automática. Esto puede aparecer en los registros como un acceso grande o repetido a archivos o datos, lo cual es el comportamiento esperado de la función y no indica actividad maliciosa.
• Acceso y permisos: La visibilidad del contenido indexado en ClickUp depende de cómo esté configurada la integración. Para las conexiones del entorno de trabajo (de administrador), indexamos todo lo que la cuenta conectada puede acceder, incluso si algunos archivos están restringidos en el sistema de origen. Usa carpetas o unidades compartidas a nivel de empresa para evitar exponer archivos confidenciales. Para las conexiones personales, solo se indexan los archivos accesibles para el usuario que realizó la conexión, y los resultados solo son visibles para ese usuario.
• Respuesta a alertas de seguridad: La actividad de indexación automatizada puede generar alertas en tus herramientas de monitoreo de seguridad (SIEM, DLP, etc.), especialmente durante la configuración inicial o las sincronizaciones masivas. Esto es normal. Si tu equipo de seguridad tiene dudas, puedes desconectar la integración y los datos indexados se eliminarán de ClickUp.
• La Búsqueda conectada realiza un análisis inicial y una reindexación periódica para mantener los resultados actualizados. Para fuentes como SharePoint y OneDrive, esta actividad en segundo plano puede aparecer en registros externos de SIEM, DLP o seguridad como acceso repetido o masivo a archivos. Este es el comportamiento esperado. Los registros de auditoría actualmente no muestran qué usuario creó una conexión personal con un tercero, por lo que los administradores deben usar conexiones del entorno de trabajo aprobadas como superficie de control.

Seguridad de la Búsqueda conectada

Obtén información sobre la gestión de datos y la seguridad de la Búsqueda conectada.

Gestión de datos y acceso de usuarios

La Búsqueda conectada respeta los permisos existentes de las aplicaciones conectadas. Aplicamos controles basados en roles para mantener el acceso actualizado y coherente.

Además, puedes elegir qué información está disponible para las personas en tu entorno de trabajo. Estos son los dos tipos de conexiones:

• Integración del entorno de trabajo: Esta conexión debe configurarla un propietario o administrador del entorno de trabajo. Con ella, todos los usuarios del entorno de trabajo pueden buscar datos en las aplicaciones conectadas mediante la Búsqueda conectada y la IA.

No todas las aplicaciones de Búsqueda conectada admiten este tipo de conexión.

• Integración personal: Cualquier persona puede configurar esta conexión. Todos los datos a los que esa persona tiene acceso se pueden buscar. Nadie más en el entorno de trabajo puede usarla.

Compromiso de seguridad y privacidad

ClickUp se compromete a ofrecer un programa sólido de seguridad y privacidad que proteja los datos en toda su plataforma.

Esto incluye medidas de seguridad sólidas, el cumplimiento de los estándares del sector y la supervisión continua de posibles amenazas.

Para garantizar la seguridad y la gestión de datos, y para permitir un intercambio seguro de información, la Búsqueda conectada con IA de ClickUp implementa las siguientes protecciones:

Permisos de acceso

• Opciones para compartir la conexión: Las personas en tu entorno de trabajo pueden establecer conexiones personales privadas. Los administradores pueden gestionar las conexiones del entorno de trabajo y compartir el contenido de búsqueda con todos.
• Acceso basado en roles: Las búsquedas conectadas solo pueden hacer referencia a los datos indexados a los que tiene acceso la cuenta conectada. Si la cuenta conectada no puede acceder a los datos en el sistema conectado, ni el usuario ni el entorno de trabajo podrán acceder a ellos con la IA de Brain y la Búsqueda conectada.
• Filtrado de datos de la conexión del entorno de trabajo: Para las conexiones del entorno de trabajo, indexamos el contenido al que la cuenta conectada puede acceder en las ubicaciones seleccionadas para la Búsqueda conectada, incluidos los archivos privados guardados en esas ubicaciones. Este filtrado varía según el sistema conectado; por ejemplo, las propiedades de archivos de Box o la configuración de grupos de Confluence.
• Permisos de roles de usuario: El contenido privado dentro de ClickUp no es accesible para usuarios no autorizados mediante la Búsqueda o la IA de Brain. Las personas en tu entorno de trabajo solo pueden acceder al contenido de ClickUp que se ha compartido con ellas cuando usan la IA de Brain o la Búsqueda.
• Controles para compartir: Los administradores de ClickUp pueden filtrar datos directamente dentro de ClickUp mediante las opciones de configuración de la Búsqueda conectada. Este filtrado varía según el sistema conectado; por ejemplo, propiedades de archivos de Google Drive, repositorios de GitHub y selectores de ubicación.
• Limitar el uso compartido: Los administradores de TI pueden restringir aún más el acceso a los datos con las conexiones del entorno de trabajo mediante cuentas de servicio. Las cuentas de servicio son cuentas creadas exclusivamente para fines de integración y ningún empleado las usa para trabajar. El acceso real a los datos está completamente gestionado por el sistema conectado, no por ClickUp. Los usuarios individuales deben usar sus cuentas de trabajo en cada sistema conectado para acceder a los resultados de la Búsqueda conectada.
• Sincronización de acceso: Los cambios de acceso y permisos en un sistema conectado se actualizan automáticamente en los datos indexados.
• Autenticación OAuth: Inicios de sesión estandarizados cuando la integración de terceros admite este método.
• Habilitación: Los propietarios y administradores pueden habilitar o deshabilitar el ClickApp de Búsqueda conectada.

Privacidad y seguridad de la IA de Brain

Consulta nuestro artículo sobre modelos, privacidad y seguridad de la IA de Brain para obtener más información sobre las medidas específicas que hemos implementado.

Seguridad de datos

Consulta nuestro artículo sobre privacidad y seguridad para obtener más información sobre las medidas específicas de cifrado y seguridad que hemos implementado.

Retención de datos

Los datos indexados se conservan hasta que se elimine la cuenta o se quite la conexión con el tercero.

¿Qué es un índice de búsqueda?

La indexación significa que los recursos se incorporan desde las integraciones conectadas de manera organizada para que se puedan buscar de forma rápida y sencilla.

¿Qué se indexa para la Búsqueda conectada?

• Recursos y objetos de ClickUp. Los recursos incluyen tareas, Documentos, Pizarras, Paneles, Chat, Espacios, Carpetas, Subcarpetas, Listas y adjuntos.
• Objetos de integraciones de terceros. Esto incluye elementos como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDF, carpetas, etc. Depende del acceso a objetos del usuario que creó la conexión. Por ejemplo, si el usuario que configuró la conexión puede ver los datos en una herramienta conectada y es un tipo de dato que buscamos, entonces se indexará para su búsqueda.