Seit der Gründung von ClickUp hat sich unser Team verpflichtet, jede Woche neue Funktionen und Fehlerbehebungen zu veröffentlichen. Innerhalb von zwei Jahren ermöglichte uns dieses Tempo, mit einigen der größten Projektmanagement-Softwareunternehmen auf dem Markt gleichzuziehen – und das alles mit ClickUp.

Nutze unsere Vorlage für die Sprint-Dashboard-Ansicht, um automatisch eine Ansicht für die Sprint-Planung und -Verwaltung einzurichten.

ClickUp für Sprints verwenden

Ein Sprint ist ein zeitlich begrenzter Arbeitsumfang, zu dem sich dein Team verpflichtet. Um mit unseren wöchentlichen Releases Schritt zu halten und effektive Feedback-Schleifen mit Stakeholdern aufrechtzuerhalten, arbeitet unser Team in einwöchigen Sprints. Mithilfe von ClickUp Sprints kann unser Team einschätzen, was jede Woche veröffentlicht wird.

Unserer Erfahrung nach funktionieren Sprints in ClickUp am besten, wenn du den Sprints-ClickApp zusammen mit dem Aufgaben-in-mehreren-Listen-ClickApp aktiviert hast.

Den Sprints-ClickApp verwenden

Bei der Verwendung von Sprints empfehlen wir:

• Verwende „Aufgaben in mehreren Listen", um Aufgaben zu Sprint-Listen hinzuzufügen und sie gleichzeitig an ihrem ursprünglichen Speicherort zu behalten.
• Verwende benutzerdefinierte Aufgaben-Status, um schnell zu sehen, woran dein Team gerade arbeitet und wie weit es ist.
• Mit dem Business-Plan und höher kannst du Sprint-Automatisierungen nutzen, damit ClickUp Sprints erstellt und übrig gebliebene Aufgaben für dich verwaltet. So verwaltet unser Team unfertige Aufgaben am Ende eines Sprints.
• Mit dem Business-Plan und höher kannst du den Sprint-Fortschritt mithilfe von Sprint-Dashboard-Karten verfolgen.

Sprints ohne den ClickApp verwenden

Du kannst Sprints in ClickUp auch ohne den ClickApp effektiv verwalten. Wir empfehlen weiterhin, „Aufgaben in mehreren Listen" zu verwenden, wenn du Sprints ohne den Sprints-ClickApp nutzt.

Nachfolgend siehst du einen Überblick, wie deine ClickUp-Hierarchie aussehen könnte.

Zusätzlich zu einem Features-Ordner empfehlen wir, individuelle Ordner oder Unterordner für jede Produktmanagerin und jeden Produktmanager zu erstellen, um deren Aufgaben im Überblick zu behalten. Der Aufgaben-in-mehreren-Listen-ClickApp ermöglicht es dir, Aufgaben aus deinen Feature-Listen zu Sprint-Listen hinzuzufügen.

Wir empfehlen, für jedes Release eine Aufgabe zu erstellen und Beziehungen zu allen zugehörigen Design- und Entwicklungsaufgaben hinzuzufügen. Du kannst die Release-Aufgabe auch von anderen erforderlichen Aufgaben abhängig machen. Unser Team nutzt Release-Aufgaben, um das Produktbriefing zu speichern – einschließlich aller Anforderungen und Designs des jeweiligen Releases. Diese Aufgabe ist der zentrale Ort für alle Informationen zu einem Release.

Bei ClickUp verwalten Entwicklerinnen und Entwickler Bugs. Unsere Bug-Listen befinden sich in einem Entwicklungs-Space innerhalb unseres QA-Ordners. Entwicklerinnen und Entwickler fügen diesen Listen Aufgaben hinzu, wenn sie Bug-Sprints und wöchentliche Hotfixes durchführen.

Agile Zeremonien und Prozesse in ClickUp

Kommunikation ist entscheidend, wenn man jede Woche etwas veröffentlicht. Deshalb hält unser Produktteam täglich Sprint-Zeremonien ab. Wir verwenden wiederkehrende Aufgaben in der Kalender-Ansicht, um diese Meetings im Blick zu behalten.

Workspaces mit kostenpflichtigen Plänen können zukünftige wiederkehrende Aufgaben in der Kalender-Ansicht anzeigen.

Dashboards für tägliche Stand-ups verwenden

Wir nutzen tägliche Stand-ups, um dringende Bugs zu besprechen, bevor wir zu regulären Updates übergehen. Ein Dashboard und eine priorisierte Listenansicht der Aufgaben helfen uns, die Diskussion in unseren Stand-ups zu strukturieren. Jede Produktmanagerin und jeder Produktmanager prüft Dashboard und Liste vor dem Meeting, um zu verstehen, welche Aufgaben nachverfolgt werden müssen. Nachdem alle Entwicklerinnen und Entwickler ein kurzes Status-Update gegeben und eventuelle Blocker angesprochen haben, hat das Produktteam Zeit für Fragen – oder kleinere Teams halten kurze Breakout-Sessions ab.

Benutzerdefinierte Felder

Wir haben mehrere benutzerdefinierte Felder erstellt, die für unseren wöchentlichen Release-Plan und das Dashboard unverzichtbar sind:

• Ziel-Release-Gruppe: Dieses Feld gibt an, wann wir mit der Veröffentlichung einer Funktion rechnen. Dieses Zieldatum gilt als Verpflichtung des Produktteams. Es kann nach hinten verschoben werden, wenn das Ziel nicht erreicht wird – in der Aufgabenaktivität bleibt das ursprüngliche Datum jedoch festgehalten.
• Backend-Ziel-Release: Dieses Feld gibt an, wann das Backend fertig sein muss, um unser geplantes Release-Datum einzuhalten.
• Risiko: Dieses Feld zeigt, wie sicher wir uns bei einem pünktlichen Release sind. Mögliche Werte sind zum Beispiel „sehr wahrscheinlich", „wahrscheinlich", „gefährdet" und „hohes Risiko".

Unser Dashboard nutzen wir auch für die Nachmittags-Synchronisierung mit dem Qualitätssicherungsteam. Wir aktualisieren das Dropdown-benutzerdefinierte Feld für das Risiko laufend, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Sobald wir erkennen, dass etwas gefährdet ist, informieren wir alle Stakeholder, damit sie bei Bedarf umsteuern können.

Mit Entwicklerinnen und Entwicklern über Kommentare zusammenarbeiten

Nutze Aufgaben-Kommentare, um Gespräche nachzuverfolgen und Entscheidungen festzuhalten. Wichtige Informationen aus Kommentaren kannst du in die Aufgabenbeschreibung übernehmen, indem du auf das Ellipsis ... oben rechts im Kommentar klickst und Zur Beschreibung hinzufügen auswählst. So bleibt unser Entwicklungsteam auf dem gleichen Stand.

Wenn unser Qualitätssicherungsteam mit dem Testen beginnt, hinterlässt es zugewiesene Kommentare mit Bannern, um kritische blockierende Probleme von weniger schwerwiegenden Problemen zu unterscheiden.

Unvollständige zugewiesene Kommentare erscheinen im Abschnitt Zu erledigen deiner Aufgabe.

Unser Qualitätssicherungsteam fügt zugewiesene Kommentare in eine Textblock-Karte ein, sodass sie für alle im Dashboard sichtbar sind.

Unser Team nutzt Thread-Kommentare, um mehrere ausführliche Gespräche innerhalb einzelner Aufgaben zu führen. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, tragen wir sie entweder in die Aufgabenbeschreibung ein oder weisen einen Kommentar als Aktionspunkt zu, den jemand abschließen soll.

Sprints planen und Releases verwalten

Zusätzlich zu den benutzerdefinierten Feldern und Tags, die wir zur Sprint-Planung und Release-Verwaltung nutzen, pflegen wir eine umfangreiche Backlog-Liste mit einfachen Usability-Verbesserungen. In Wochen, in denen wir keine große Funktion veröffentlichen, versuchen wir stattdessen mehrere Usability-Verbesserungen zu veröffentlichen.

Mit dem Produktteam zusammenarbeiten

Wir haben ein tägliches Produktteam-Meeting, das folgende Themen abdeckt:

• Überprüfung des Produktbriefings
• Design-Review
• Demos
• Diskussionen zur Prozessverbesserung
• Priorisierung von Kundenfeedback
• Besprechen von Blockern und allgemeinen Fragen

Aktionspunkte werden live während des Meetings besprochen, und anschließend erstellen wir Follow-up-Aufgaben in ClickUp, damit nichts verloren geht. Wir halten diese Meetings täglich ab, um eine schnelle, positive Feedback-Schleife mit Kunden und Stakeholdern zu schaffen.

Da unser Produktteam gewachsen ist, haben wir einige zusätzliche Prozesse eingeführt, um unseren Release-Ansatz zu standardisieren und Zeit zu sparen:

• Clips: Clips zeichnen komplexes Feedback auf und helfen so, Missverständnisse zu vermeiden, die bei schriftlichem Feedback häufig entstehen. Clips erleichtern außerdem die Remote-Arbeit, da Teammitglieder Meetings nachträglich ansehen können, wenn sie nicht live dabei sein konnten.
• Produktbriefing-Vorlage: Die Produktbriefing-Vorlage stellt sicher, dass alle Produktmanagerinnen und Produktmanager sorgfältig über die Aufgaben nachdenken, die sie erstellen, und den Design-, Entwicklungs- und Qualitätssicherungsteams klare Akzeptanzkriterien liefern. Die Vorlage enthält eine Checkliste, die Produktmanagerinnen und Produktmanager dabei unterstützt, den etablierten Prozess einzuhalten.
• Asynchrones Peer-Review: Um weniger Zeit in Meetings zu verbringen, führen wir Peer-Reviews durch und nutzen die Kommentarfunktion bei Aufgaben für Feedback. Nach einer ersten Peer-Review-Runde gehen unsere Aufgaben in ein ausführliches Produktreview mit dem gesamten Team über – einschließlich Zeb, ClickUps Mitgründer und CEO.