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Wiederkehrende Aufgaben verwenden

Spare dir den Verwaltungsaufwand für wiederkehrende Elemente wie wöchentliche Berichte, Team-Meeting-Agenden sowie Kunden-Updates mit wiederkehrenden Aufgaben.

Was du brauchst

GIF: Klick auf das Datumsfeld in einer geöffneten Aufgabe, um das Modal für Wiederholungen zu öffnen und „Wöchentlich

Wiederkehrende Aufgaben

Du kannst Aufgaben so einrichten, dass sie in einem regelmäßigen Intervall wiederkehren – mit anpassbaren Zeitplänen, Wiederholungsoptionen und Aufgabeneinstellungen.

Fälligkeitsdaten

Wiederkehrende Aufgaben nutzen das Fälligkeitsdatum als den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe wiederkehrt.

Startdaten

Du kannst im Feld Startdatum ein Startdatum für deine wiederkehrende Aufgabe festlegen.

Das Startdatum wiederholt sich immer mit demselben Abstand in Tagen vor dem Fälligkeitsdatum.

Start- und Fälligkeitszeiten

Im Feld Zeit hinzufügen kannst du außerdem eine Uhrzeit festlegen, zu der die wiederkehrende Aufgabe erstellt wird.

Wenn keine Wiederholungszeit festgelegt ist, wiederholt sich die Aufgabe um 23:00 Uhr in der Zeitzone der Person, die den Wiederholungsplan eingerichtet hat.

Eine wiederkehrende Aufgabe schließen

Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe vor dem Fälligkeitsdatum als geschlossen markierst, wiederholt sie sich sofort.

Die nächste Instanz der Aufgabe wird gemäß den Wiederholungseinstellungen sofort erstellt.

Wenn die nächste Instanz erst zum Fälligkeitsdatum und nicht beim Abschließen erstellt werden soll, verwende die Option Planmäßig.

Wiederkehrende Aufgaben im Kalender anzeigen

Bei kostenpflichtigen Plänen kannst du zukünftige Instanzen wiederkehrender Aufgaben in Kalender-Ansichten anzeigen.

Um geschlossene wiederkehrende Aufgaben in einer Kalender-Ansicht zu sehen, müssen die Wiederholungseinstellungen der Aufgabe ein bestimmtes Datum enthalten und die Option Neue Aufgabe erstellen aktiviert sein.

Aufgaben in mehreren Listen

Aufgaben in mehreren Listen, die wiederkehren und eine neue Aufgabe erstellen, tun dies nur in ihrer ursprünglichen Liste.

Wenn Personen deinen Workspace verlassen

Wiederkehrende Aufgaben, die Personen zugewiesen sind oder von Personen erstellt wurden, die nicht mehr Teil deines Workspace sind, bleiben unverändert. Die Aufgabe wiederholt sich weiterhin im festgelegten Rhythmus.

Einschränkungen bei wiederkehrenden Aufgaben

  • Aufgaben mit 500 oder mehr Unteraufgaben – einschließlich verschachtelter, archivierter und geschlossener Unteraufgaben – wiederholen sich nicht, und die Wiederholungseinstellungen werden aus der Aufgabe entfernt.
    • Die Gesamtanzahl der Unteraufgaben umfasst verschachtelte, archivierte und geschlossene Unteraufgaben.
    • Um die Wiederholung zu aktivieren, verschiebe oder lösche Unteraufgaben, bis weniger als 500 vorhanden sind, und richte dann die Wiederholungseinstellungen neu ein.
  • Erfasste Zeit wird bei wiederkehrenden Aufgaben nicht auf neue Aufgaben übertragen.
  • Wiederkehrende Aufgaben erstellen keine Instanzen in der Vergangenheit.
  • Aufgaben mit Wiederholungseinstellungen in archivierten Spaces, Ordnern, Unterordnern oder Listen wiederholen sich nicht.
  • Aufgaben können an arbeitsfreien Tagen wiederkehren.

Eine wiederkehrende Aufgabe einrichten

Um eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten, kannst du eine neue Aufgabe erstellen oder eine bestehende verwenden.

Eine bestehende Aufgabe muss den Status „Nicht gestartet", „Aktiv" oder „Erledigt" haben. Aufgaben mit dem Status „Geschlossen" wiederholen sich nicht.

So richtest du eine bestehende Aufgabe als wiederkehrend ein:

  1. Klicke auf das Datumsfeld oberhalb der Aufgabenbeschreibung.
  2. Klicke unten links im Modal auf Wiederholung festlegen.
  3. Wähle ein Datum im Kalender aus oder gib es in das Feld Fälligkeitsdatum ein. Fälligkeitsdaten lassen sich auch per natürlicher Sprache festlegen.
  4. Konfiguriere deinen Wiederholungsplan.
  5. Wähle aus, wann die Aufgabe wiederkehren soll.
  6. Wähle deine bevorzugten Aufgabenoptionen aus.
  7. Klicke auf Speichern, um die wiederkehrende Aufgabe zu erstellen.

Screenshot einer wiederkehrenden Aufgabe.

Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben

Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben:

Einstellungsgruppe Einstellung Beschreibung
Zeitplan Täglich Wiederholt sich jeden Tag mit der Option, Wochenenden zu überspringen.
Zeitplan Wöchentlich Wiederholt sich einmal pro Woche am ausgewählten Tag.
Zeitplan Monatlich Optionen umfassen:

• Gleicher Tag jeden Monat
• Erster Tag des Monats
• Letzter Tag des Monats
• Standardtag des Monats. Beispiel: Du wählst den zweiten Mittwoch im Juli als Fälligkeitsdatum für die erste wiederkehrende Aufgabe. Der Standardtag des Monats ist dann der zweite Mittwoch jeden Monats.
Zeitplan Jährlich Wiederholt sich einmal im Jahr am ausgewählten Tag.
Zeitplan Tage danach Wiederholt sich eine bestimmte Anzahl von Tagen, nachdem die Aufgabe als abgeschlossen markiert wurde.
Wenn das Fälligkeitsdatum aktualisiert wird, wird sofort eine neue wiederkehrende Aufgabe erstellt.
Zeitplan Benutzerdefiniert Lege fest, ob die Aufgabe alle paar Tage wiederholt werden soll, wähle Wochentage, Wochen im Monat oder Tage im Jahr aus.
Wiederholung Bei Abschluss Die Aufgabe wiederholt sich, wenn sie in einen geschlossenen Status wechselt. Diese Option zeigt den Namen des geschlossenen Status der ursprünglichen Liste der Aufgabe an.
Wiederholung Bei Erledigung Die Aufgabe wiederholt sich, wenn sie in einen „Erledigt"-Status wechselt oder in einen geschlossenen Status verschoben wird.
Wiederholung Planmäßig Die Aufgabe wiederholt sich, wenn sie den Status „Nicht gestartet" oder „Aktiv" hat.

• Aufgaben wiederholen sich um 23:00 Uhr in der Zeitzone der Person, die die Wiederholungseinstellungen festgelegt hat.
• Aufgaben, die planmäßig wiederkehren sollen und vor ihrer geplanten Wiederholung als „Erledigt" oder „Geschlossen" markiert werden, wiederholen sich sofort.
Aufgabenoptionen Wochenenden überspringen Die wiederkehrende Aufgabe wird nicht an einem Wochenende eingeplant.
Aufgabenoptionen Neue Aufgabe erstellen Optionen umfassen:

• Nicht ausgewählt: Bei der Wiederholung wird keine neue Aufgabe erstellt. Die aktuelle Aufgabe sowie abgeschlossene Aktivitäten, Unteraufgaben, Checklisten und zugewiesene Kommentare bleiben erhalten.
• Ausgewählt: Die wiederkehrende Aufgabe wird als neue Aufgabe in deinem Workspace dupliziert.
Aufgabenoptionen Unbegrenzt wiederholen Lege den Zeitraum fest, über den die Aufgabe wiederkehrt.
Optionen umfassen:

• Ausgewählt: Die Wiederholung wird auf unbestimmte Zeit fortgesetzt.
• Nicht ausgewählt: Deaktiviere die Option und wähle aus dem Dropdown-Menü:
• Wiederholen: Lege fest, wie oft diese Aufgabe wiederkehren soll.
• Endet am: Lege ein Enddatum für die Wiederholung fest.
Aufgabenoptionen Status aktualisieren • Wird angezeigt, wenn die Aufgabe planmäßig wiederkehren soll. Wähle einen Status für die neue wiederkehrende Aufgabe aus.
Aufgabenoptionen Aufgabenfelder Wähle aus, was aus der ursprünglichen Aufgabe in zukünftigen Instanzen übernommen werden soll. Optionen umfassen:

• Alles übernehmen
• Nur zugewiesene Kommentare
• Anhänge
• Kommentare
• Kommentaranhänge
• Beschreibung
• Benutzerdefinierte Felder
• Abhängigkeiten
• Beziehungen
Benutzerdefinierte Beziehungen, die die Option „Aufgaben aus einer bestimmten Liste" verwenden, werden nicht vollständig unterstützt.

• Zugewiesene Personen
• Checklisten
• Abgehakte Elemente behalten
• Follower
• Zugewiesene Personen der Unteraufgaben
• Tags
• Unteraufgabendaten neu zuordnen
• Unteraufgaben
• Aktivität

Alle wiederkehrenden Aufgaben anzeigen

Nutze die Übersicht über wiederkehrende Aufgaben, um alle wiederkehrenden Aufgaben in deinem Workspace anzuzeigen.

Screenshot der Übersicht über wiederkehrende Aufgaben.

Eine wiederkehrende Aufgabe bearbeiten

Du kannst einzelne Instanzen wiederkehrender Aufgaben bearbeiten, ohne den Wiederholungsplan zu verändern.

Um eine wiederkehrende Aufgabe vollständig zurückzusetzen, musst du die Wiederholung entfernen.

Startdaten bearbeiten

So bearbeitest du Startdaten:

  1. Klicke auf das Datumsfeld oberhalb der Aufgabenbeschreibung.
  2. Klicke oben rechts im Modal auf Startdatum. Wenn bereits ein Startdatum ausgewählt ist, klicke auf das x, um ein neues einzugeben. Du kannst auch direkt ein neues Datum im Kalender auswählen.

Fälligkeitsdaten wiederkehrender Aufgaben bearbeiten

Du kannst das Fälligkeitsdatum wiederkehrender Aufgaben bearbeiten. Nur das Verschieben auf einen späteren Zeitpunkt wirkt sich auf den gesamten Wiederholungsplan aus.

Ein früheres Fälligkeitsdatum festlegen

Du kannst das Fälligkeitsdatum auf ein früheres Datum ändern, ohne den Wiederholungsplan zu beeinflussen.

Beispiel: Eine Aufgabe wiederholt sich jeweils am 15. eines Monats. Im Oktober änderst du das Fälligkeitsdatum auf den 10. Oktober. Die nächste Instanz der Aufgabe ist dann am 15. November fällig.

Ein späteres Fälligkeitsdatum festlegen

Wenn du das Fälligkeitsdatum auf einen Zeitpunkt verschiebst, der am oder nach dem Fälligkeitsdatum der nächsten Instanz liegt, wird der Wiederholungsplan entsprechend angepasst.

Beispiel: Eine Aufgabe wiederholt sich jeweils am 15. eines Monats. Im Oktober änderst du das Fälligkeitsdatum auf den 20. November. Die nächste Instanz der Aufgabe ist dann am 20. Dezember fällig.

Du kannst eine Aufgabe bis zu einem Tag vor der nächsten Wiederholung nach vorne verschieben, ohne den Wiederholungsplan zu beeinflussen.

Übersprungene wiederkehrende Aufgaben

Wenn du das Fälligkeitsdatum einer wiederkehrenden Aufgabe auf ein früheres Datum verschiebst, kann der Eindruck entstehen, als wäre eine Instanz übersprungen worden.

Beispiel:

Eine Aufgabe hat als Fälligkeitsdatum den ersten Donnerstag im Juli. Du fügst der Aufgabe einen Wiederholungsplan hinzu, der sich am ersten Donnerstag jeden Monats wiederholt.

Die nächste Instanz der Aufgabe ist am ersten Donnerstag im August fällig.

Für die August-Instanz der wiederkehrenden Aufgabe änderst du das Fälligkeitsdatum manuell auf den ersten Donnerstag im Juli zurück.

Die nächste Instanz der wiederkehrenden Aufgabe ist dann der erste Donnerstag im September.

Das Bearbeiten des Fälligkeitsdatums der August-Instanz hat den gesamten Wiederholungsplan nicht beeinflusst.

Wenn es so aussieht, als hätten deine wiederkehrenden Aufgaben eine Wiederholung übersprungen, stoppe die Wiederholung und richte sie neu ein.

Fälligkeitsdaten löschen

Wenn du das Fälligkeitsdatum der aktuellen Instanz einer wiederkehrenden Aufgabe löschst, werden alle zukünftigen Instanzen so aktualisiert, dass sie am aktuellen Datum wiederkehren.

Beispiel: Du entfernst das Fälligkeitsdatum der aktuellen Instanz am 10. Juni, ohne auf Nicht wiederholen zu klicken. Die nächste Instanz ist dann am 10. Juli fällig.

Unteraufgabendaten neu zuordnen

Wenn du neue Aufgaben als Teil eines Wiederholungsplans erstellst, kannst du festlegen, ob Start- und Fälligkeitsdaten der Unteraufgaben neu zugeordnet werden sollen.

Wenn eine übergeordnete Aufgabe keine Start- oder Fälligkeitsdaten hat, behalten Unteraufgaben ihre vorhandenen Daten in allen zukünftigen Instanzen.

Die folgende Tabelle zeigt eine wöchentlich wiederkehrende Aufgabe und ihre Unteraufgaben, deren Fälligkeitsdaten neu zugeordnet werden:

Aufgabe Fälligkeitsdatum der ersten Instanz Fälligkeitsdatum der zweiten Instanz
Übergeordnete Aufgabe 10. Juli 17. Juli
Unteraufgabe 1 11. Juli 18. Juli
Unteraufgabe 2 15. Juli 22. Juli

Eine Aufgabe vom Wiederholen abhalten

So hältst du eine Aufgabe vom Wiederholen ab:

  1. Öffne die wiederkehrende Aufgabe.
  2. Klicke auf das Fälligkeitsdatum.
  3. Klicke unten links in der Datumsauswahl auf Wiederholt sich.
  4. Wähle Nicht wiederholen aus.

Wiederkehrende Aufgaben und Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben, die mithilfe von Aufgabenvorlagen erstellt wurden, können nicht als Auslöser einer Automatisierung verwendet werden. Das bedeutet: Wenn du eine Automatisierung mit dem Auslöser Aufgabe erstellt und der Aktion Vorlage anwenden erstellst, lässt sich die Automatisierung nicht über Aufgaben auslösen, die über Wiederholungseinstellungen erstellt wurden.

Screenshot einer Automatisierung, die eine Vorlage anwendet.

Wiederkehrende Aufgaben und benutzerdefinierte Beziehungen

Du kannst benutzerdefinierte Beziehungen mit wiederkehrenden Aufgaben verwenden.

Die Verwendung von Aufgaben aus einer bestimmten Liste wird bei wiederkehrenden Aufgaben nicht unterstützt. Wenn eine Aufgabe wiederkehrt, werden Beziehungen des Typs „Aufgaben aus einer bestimmten Liste" nicht auf die neue Aufgabe übertragen.

Verwandte Aufgaben müssen nach der Erstellung der neuen Aufgabe erneut hinzugefügt werden.