Aprenda a planejar, alocar equipe, promover, executar e gerar relatórios sobre eventos presenciais no ClickUp usando Listas, modelos de tarefa, Automações e Super Agents.
Configure seu Espaço de trabalho
Estruture seu Espaço de trabalho para que cada evento siga o mesmo caminho, da ideia à retrospectiva.
- Crie ou escolha um Espaço para eventos. Por exemplo, Marketing de campo ou Eventos.
- Crie uma Pasta. Por exemplo, Ativações de eventos.
- Crie Listas na sua Pasta:
- Próximos eventos para todos os eventos planejados e em andamento.
- Eventos passados para eventos concluídos e arquivados.
- Opcional: Fornecedores para contratos, contatos e tarefas de fornecedores.
- Na Lista Próximos eventos, configure os status para refletir as etapas do seu manual de eventos. Por exemplo, Planejamento, Alocação de recursos, Promoção, Em execução e Encerramento.
- Adicione os Campos personalizados principais na Lista Próximos eventos, como:
- Data do evento (Data)
- Local do evento (Texto)
- Tipo de evento (Lista suspensa)
- Responsável pelo evento (Pessoas)
- Público-alvo (Texto ou Lista suspensa)
- Meta principal (Lista suspensa ou Texto)
- Participantes esperados (Número)
Use Relações para vincular cada evento a objetivos de nível superior ou OKRs, assim os líderes conseguem ver o impacto dos eventos de forma rápida.
Padronize eventos com Documentos e modelos de tarefa
Transforme os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de eventos em um modelo de tarefa reutilizável que garante consistência em cada evento.
- Crie um Documento na Pasta Ativações de eventos para registrar seus manuais e roteiros de eventos atuais.
- Na Lista Próximos eventos, crie uma nova tarefa que vai se tornar seu modelo. Por exemplo, Evento de campo – ativação padrão.
- Adicione subtarefas para cobrir cada fase do seu POP. Por exemplo:
- Planejamento do evento
- Alocação de recursos e equipe
- Coordenação de fornecedores
- Promoção e execução
- Roteiro do dia do evento
- Relatórios e melhorias
- Dentro de cada subtarefa, adicione checklists ou subtarefas aninhadas para registrar todos os detalhes. Por exemplo:
- Na subtarefa de Planejamento do evento, inclua itens para finalizar objetivos, definir contas-alvo e confirmar orçamento.
- Na subtarefa Alocação de recursos e equipe, inclua itens para equipe interna, despesas e viagens ou hospedagem.
- Na subtarefa Coordenação de fornecedores, inclua detalhes sobre os fornecedores que podem dar suporte ao seu evento. Ela pode começar vazia — você sempre pode relacionar tarefas da sua Lista de Fornecedores depois.
- Na subtarefa Promoção e execução, inclua itens para briefing de campanha, landing page, sequências de e-mail e publicações em redes sociais.
- Na subtarefa Roteiro do dia do evento, inclua um checklist baseado em horários. Por exemplo, abertura das portas, palestra principal, sessões paralelas e desmontagem.
- Na subtarefa Relatórios e melhorias, inclua itens para relatórios de pipeline, coleta de feedback e retrospectiva.
- Defina os Campos personalizados que você sempre precisa na tarefa modelo. Por exemplo, Tipo de evento, Responsável pelo evento ou Departamento como padrão.
- Salve essa tarefa como um modelo de tarefa para aplicá-la a cada novo evento.
Use tipos de tarefa personalizados para distinguir claramente as fases ou etapas do fluxo de trabalho.
Comece a planejar novos eventos
Combine Automações e Super Agents para que novas solicitações de eventos se transformem automaticamente em tarefas de eventos totalmente estruturadas.
Aplique seu modelo de tarefa usando Automações
Você pode aplicar um modelo de tarefa sempre que uma tarefa for criada na sua Lista de Próximos eventos.
- Defina como novos eventos são criados no ClickUp:
- Um Formulário preenchido pelas equipes de campo ou de vendas.
- Uma tarefa criada manualmente pelo time de operações de marketing.
- Uma integração com um sistema externo.
- Certifique-se de que todas as novas tarefas de evento sejam criadas na sua Lista Próximos eventos e incluam pelo menos os campos Data do evento, Local do evento e Tipo de evento.
- Na Lista Próximos eventos, crie uma Automação:
- Gatilho: Tarefa é criada.
- Condição: Status é A fazer. Ou aplique um filtro em Tipo de evento para que o modelo seja aplicado somente a eventos presenciais.
- Ações: Aplicar modelo → Aplique o modelo de tarefa Evento de campo – ativação padrão.
- Salve e ative a Automação para que cada nova solicitação de evento seja convertida imediatamente em uma tarefa de evento estruturada e pronta para planejamento.
Use um Super Agent para adicionar detalhes às suas tarefas de evento
Crie um Super Agent para adicionar detalhes e esclarecer os próximos passos nas suas tarefas de evento.
- Crie um Super Agent chamado Agente de ativação de evento.
- Forneça instruções a ele, incluindo etapas como:
- Renomear a tarefa do evento com o nome do evento, a cidade e a data.
- Atualizar os nomes e as descrições das subtarefas para incluir o local do evento e as datas relevantes.
- Criar ou atualizar uma subtarefa "Lista de público-alvo" com links para listas de contas-alvo, visualizações de CRM ou arquivos CSV.
- Compartilhar próximos passos e itens de ação em um comentário na tarefa principal.
- Na Lista Próximos eventos, adicione uma Automação para acionar seu Super Agent:
- Gatilho: Tarefa é criada.
- Condição: Status é Planejamento. Aplique outras condições para iniciar o Agente em tarefas específicas.
- Ação: Super Agents → selecione seu Agente de ativação de evento.
- Salve e ative a Automação para que seu Super Agent ajude a estruturar suas tarefas de evento.
Aloque recursos e forme equipes para seus eventos
Use Super Agents e Automações para identificar a equipe interna e coordenar fornecedores sem precisar fazer buscas manuais.
- Use Campos personalizados para gerenciar recursos na subtarefa Alocação de recursos e equipe:
- Equipe necessária (interna) (Número)
- Fornecedores necessários (Lista suspensa)
- Somente local (Sim/Não)
- Status da alocação (Lista suspensa: Não iniciado, Em andamento, Confirmado).
- Na descrição da subtarefa Alocação de recursos e equipe, defina quem é elegível para compor a equipe dos eventos. Por exemplo, representantes de campo ou CSMs dentro de uma determinada distância da cidade do evento.
- Crie um Agente de alocação de recursos no Espaço, na Pasta ou na Lista onde seus eventos estão, e configure-o para:
- Gatilho: Quando o status de uma tarefa de evento muda para Alocação de recursos.
- Instruções:
- Ler os campos local, data e Equipe necessária (interna) do evento.
- Usar os dados de usuários do Espaço de trabalho (cargo, equipe e localização) para gerar uma lista de equipe interna sugerida.
- Redigir mensagens diretas ou mensagens de Chat individualizadas explicando o evento e solicitando disponibilidade.
- Ferramentas: Inclua ferramentas para Pesquisar usuários e Times e Publicar mensagens no Chat ou Enviar mensagens diretas, de acordo com a configuração do seu Espaço de trabalho.
Coordene fornecedores
Encontre e alinhe com fornecedores a partir da subtarefa Coordenação de fornecedores.
- Use checklists para tarefas menores. Atribua os itens do checklist para que nada seja esquecido!
- Crie subtarefas aninhadas para acompanhar itens com prazos fixos. Por exemplo, confirmação de AV, contagens finais de participantes para catering e cronogramas de envio e entrega.
- Anexe e-mails de confirmação, orçamentos ou contratos assinados à tarefa.
- Envie e-mails para fornecedores diretamente da tarefa para manter as conversas organizadas e associadas a cada evento.
Gere campanhas e materiais para promoção
Use a IA do Brain para redigir landing pages, e-mails e outros materiais de campanha, mantendo pessoas no processo para garantir qualidade e conformidade.
Na subtarefa Promoção e execução:
- Adicione um checklist e atribua cada item, incluindo:
- Briefing de campanha.
- Landing page.
- Sequência de e-mails.
- Publicações em redes sociais.
- Capacitação de parceiros ou de vendas.
- Preencha os Campos personalizados para que a IA os utilize, incluindo:
- Persona-alvo.
- Proposta de valor principal.
- Sessões ou palestrantes principais.
- Chamada para ação.
- Crie um Agente de conteúdo de campanha que seja acionado quando:
- A tarefa do evento muda para Promoção, ou
- Um Campo personalizado como Pronto para conteúdo é definido como Sim.
- Nas instruções do Super Agent, inclua etapas como:
- Redigir um briefing de campanha em um Documento relacionado usando os detalhes do evento e informações sobre a persona-alvo.
- Gerar uma primeira versão do texto da landing page e uma sequência de e-mails com múltiplas etapas.
- Criar um checklist de materiais na subtarefa Promoção e execução e indicar quais foram redigidos.
- Mantenha um "humano no processo" atribuindo o briefing e os materiais a um membro da equipe para revisão:
- Use uma Automação para atribuir a subtarefa Promoção e execução ao responsável pelo evento quando o conteúdo gerado pela IA estiver pronto.
- Adicione um item de checklist para Revisão jurídica/de conformidade quando necessário.
- Armazene os materiais finais ou links (por exemplo, URLs da sua plataforma de automação de marketing) em um campo personalizado "Materiais de campanha" ou em um Documento relacionado para que eventos futuros possam reutilizar os melhores exemplos.
A IA é mais indicada para gerar primeiras versões e variações. Estabeleça como regra que um membro da equipe deve revisar e aprovar qualquer texto gerado por IA antes de publicá-lo.
Execute o evento no dia com checklists prontos para uso no celular
Ofereça às equipes presenciais uma única fonte da verdade, acessível pelo celular, para o roteiro do evento.
Na subtarefa Roteiro do dia do evento:
- Crie um checklist baseado em horários ou subtarefas aninhadas, por exemplo:
- 07:00 – Montagem no local
- 08:30 – Abertura das portas
- 09:00 – Palestra principal
- 10:30 – Sessões paralelas
- 12:00 – Almoço
- 15:00 – Desmontagem.
- Adicione itens de checklist ou Campos personalizados para a logística principal, como:
- Contato do local e número de telefone
- Dados do Wi-Fi
- Instruções de impressão de crachás ou credenciamento
- Equipamentos e observações de AV.
- Crie um Agente de roteiro do evento que:
- Seja acionado quando o status do evento muda para Em execução.
- Expanda a subtarefa Roteiro do dia do evento em um checklist detalhado usando informações da descrição e dos anexos do evento. Por exemplo, programações ou plantas do local.
- Inclua detalhes importantes como local, número de participantes e contatos críticos no início da descrição da subtarefa.
- Certifique-se de que sua equipe presencial tenha acesso ao aplicativo móvel do ClickUp e saiba qual tarefa ou visualização fixar para o evento.
- Durante o evento, peça à equipe que use o checklist do Roteiro do dia do evento para marcar itens como concluídos e registrar qualquer problema diretamente na tarefa.
Ative o Modo Eu nas visualizações para que cada pessoa veja apenas o que é relevante para ela durante o evento.
Colete feedback e gere relatórios de desempenho do evento com IA
Feche o ciclo após cada evento para comprovar impacto e melhorar continuamente seus manuais.
Na subtarefa Relatórios e melhorias:
- Quando a tarefa do evento mudar para o status Encerramento, acione uma Automação que:
- Defina a data de vencimento da subtarefa para alguns dias após o evento.
- Atribua-a ao responsável pelo evento.
- Na subtarefa Relatórios e melhorias, inclua itens de checklist para:
- Retrospectiva interna
- Feedback de fornecedores
- Importação de pesquisa com participantes
- Relatórios de pipeline e receita
- Atualizações do manual.
- Colete feedback:
- Envie e-mails da tarefa para fornecedores e participantes com pesquisas pós-evento ou formulários de feedback.
- Peça às equipes internas no Chat anotações rápidas sobre o que funcionou e o que não funcionou.
- Configure um Agente de resumo pós-evento que:
- Leia comentários, checklists e relatórios anexados na tarefa do evento.
- Gere um resumo pronto para a liderança, cobrindo participação, pipeline, conquistas, riscos e recomendações.
- Atualize a subtarefa Relatórios e melhorias com um resumo formatado ou crie um Documento relacionado para a liderança.
- Adicione um item de checklist final para Atualizar POPs e modelos e peça ao responsável pelo evento que:
- Ajuste o Documento principal do manual de eventos para incorporar os novos aprendizados.
- Atualize o modelo de tarefa do evento, as subtarefas ou os checklists conforme necessário.
- Mova a tarefa do evento de Próximos eventos para Eventos passados para que o planejamento futuro possa usar exemplos reais como referência.
Com o tempo, você pode aprimorar as instruções dos seus Super Agents com base em padrões de eventos anteriores, tornando as sugestões de equipe, os rascunhos de campanha e os resumos para liderança cada vez mais precisos e com menos necessidade de edição manual.