Saiba como planejar, recrutar equipe, promover, executar e gerar relatórios sobre eventos presenciais no ClickUp usando Listas, modelos de tarefas, Automações e Super Agents.
Configure seu Espaço de trabalho
Estruture seu Espaço de trabalho para que cada evento siga o mesmo caminho, da ideia à retrospectiva.
- Crie ou escolha um Espaço para eventos. Por exemplo, Field Marketing ou Eventos.
- Crie uma Pasta. Por exemplo, Ativações de eventos.
- Crie Listas na sua Pasta:
- Próximos eventos para todos os eventos planejados e em andamento.
- Eventos passados para eventos concluídos e arquivados.
- Opcional: Fornecedores para contratos, contatos e tarefas de fornecedores.
- Na Lista Próximos eventos, configure os status para refletir as etapas do seu guia de eventos. Por exemplo, Planejamento, Recursos, Promoção, Em execução e Encerramento.
- Adicione os principais Campos personalizados na Lista Próximos eventos, como:
- Data do evento (Data)
- Local do evento (Texto)
- Tipo de evento (Lista suspensa)
- Responsável pelo evento (Pessoas)
- Público-alvo (Texto ou Lista suspensa)
- Meta principal (Lista suspensa ou Texto)
- Expectativa de público (Número)
Use Relações para vincular cada evento a objetivos de nível superior ou OKRs, para que as lideranças possam ver o impacto dos eventos de relance.
Padronize eventos com Documentos e modelos de tarefas
Transforme os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) do seu evento em um modelo de tarefa reutilizável que garante consistência em cada evento.
- Crie um Documento na Pasta Ativações de eventos para registrar seus guias e roteiros de eventos atuais.
- Na Lista Próximos eventos, crie uma nova tarefa que se tornará seu modelo. Por exemplo, Evento presencial – ativação padrão.
- Adicione subtarefas para cobrir cada fase do seu POP. Por exemplo:
- Planejamento do evento
- Recursos e equipe
- Coordenação de fornecedores
- Promoção e execução
- Roteiro do dia do evento
- Relatórios e melhorias
- Dentro de cada subtarefa, adicione listas de verificação ou subtarefas aninhadas para registrar todos os detalhes. Por exemplo:
- Na subtarefa de Planejamento do evento, inclua itens para definir objetivos, identificar contas-alvo e confirmar orçamento.
- Na subtarefa Recursos e equipe, inclua itens para equipe interna, despesas e viagem ou hospedagem.
- Na subtarefa Coordenação de fornecedores, inclua detalhes sobre os fornecedores que podem apoiar seu evento. Ela pode começar vazia — você sempre pode relacionar tarefas da sua Lista de Fornecedores depois.
- Na subtarefa Promoção e execução, inclua itens para briefing de campanha, página de destino, sequências de e-mail e publicações em redes sociais.
- Na subtarefa Roteiro do dia do evento, inclua uma lista de verificação baseada em horários. Por exemplo, abertura das portas, palestra principal, sessões paralelas e desmontagem.
- Na subtarefa Relatórios e melhorias, inclua itens para relatórios de pipeline, coleta de feedback e retrospectiva.
- Defina os Campos personalizados que você sempre precisa na tarefa modelo. Por exemplo, Tipo de evento, Responsável pelo evento ou Departamento como padrão.
- Salve essa tarefa como modelo de tarefa para poder aplicá-la a cada novo evento.
Use tipos de tarefas personalizados para distinguir claramente as fases ou etapas do fluxo de trabalho.
Comece a planejar novos eventos
Combine Automações e Super Agents para que novas solicitações de eventos se tornem automaticamente tarefas de evento totalmente estruturadas.
Aplique seu modelo de tarefa usando Automações
Você pode aplicar um modelo de tarefa toda vez que uma tarefa for criada na sua Lista Próximos eventos.
- Decida como os novos eventos serão criados no ClickUp:
- Um Formulário preenchido pelas equipes de campo ou de vendas.
- Uma tarefa criada manualmente pelo time de operações de marketing.
- Uma integração com um sistema externo.
- Garanta que todas as novas tarefas de evento sejam criadas na sua Lista Próximos eventos e incluam pelo menos os campos Data do evento, Local do evento e Tipo de evento.
- Na Lista Próximos eventos, crie uma Automação:
- Gatilho: Tarefa é criada.
- Condição: Status é A fazer. Ou aplique um filtro em Tipo de evento para que o modelo seja aplicado a eventos presenciais.
- Ações: Aplicar modelo → Aplique o modelo de tarefa Evento presencial – ativação padrão.
- Salve e ative a Automação para que cada nova solicitação de evento seja convertida imediatamente em uma tarefa estruturada e pronta para planejamento.
Use um Super Agent para adicionar detalhes às suas tarefas de evento
Crie um Super Agent para adicionar detalhes e esclarecer os próximos passos nas suas tarefas de evento.
- Crie um Super Agent chamado Agente de ativação de eventos.
- Dê instruções a ele, incluindo etapas como:
- Renomear a tarefa do evento usando o nome do evento, a cidade e a data.
- Atualizar os nomes e as descrições das subtarefas para incluir o local do evento e as datas relevantes.
- Criar ou atualizar uma subtarefa "Lista de público" com links para listas de contas-alvo, visualizações de CRM ou arquivos CSV.
- Compartilhar os próximos passos e itens de ação em um comentário na tarefa principal.
- Na Lista Próximos eventos, adicione uma Automação para acionar seu Super Agent:
- Gatilho: Tarefa é criada.
- Condição: Status é Planejamento. Aplique outras condições para acionar o Agente em tarefas específicas.
- Ação: Super Agents → selecione seu Agente de ativação de eventos.
- Salve e ative a Automação para que seu Super Agent ajude a estruturar suas tarefas de evento.
Recrute equipe e aloque recursos para seus eventos
Use Super Agents e Automações para identificar a equipe interna e coordenar fornecedores sem precisar fazer buscas manuais.
- Use Campos personalizados para gerenciar recursos na subtarefa Recursos e equipe:
- Equipe necessária (interna) (Número)
- Fornecedores necessários (Lista suspensa)
- Somente local (Sim/Não)
- Status da equipe (Lista suspensa: Não iniciado, Em andamento, Confirmado).
- Na descrição da subtarefa Recursos e equipe, defina quem está apto a trabalhar nos eventos. Por exemplo, representantes de campo ou CSMs dentro de um determinado raio da cidade do evento.
- Crie um Agente de recursos no Espaço, Pasta ou Lista onde seus eventos estão e configure-o para:
- Gatilho: Quando o status de uma tarefa de evento muda para Recursos.
- Instruções:
- Ler os campos local, data e Equipe necessária (interna) do evento.
- Usar os dados de usuários do Espaço de trabalho (cargo, equipe e localização) para gerar uma lista de sugestões de equipe interna.
- Redigir mensagens diretas ou mensagens de Chat individualizadas explicando o evento e perguntando sobre disponibilidade.
- Ferramentas: Inclua ferramentas para Pesquisar usuários e Equipes e Publicar mensagens no Chat ou Enviar mensagens diretas, de acordo com a configuração do seu Espaço de trabalho.
Coordene fornecedores
Identifique e alinhe com fornecedores a partir da subtarefa Coordenação de fornecedores.
- Use listas de verificação para tarefas menores. Atribua os itens para que nada passe despercebido!
- Crie subtarefas aninhadas para acompanhar itens com prazos fixos. Por exemplo, confirmação de AV, contagem final de participantes para catering e prazos de envio e entrega.
- Anexe e-mails de confirmação, orçamentos ou contratos assinados à tarefa.
- Envie e-mails para fornecedores diretamente da tarefa para manter os tópicos organizados e associados a cada evento.
Gere campanhas e materiais para promoção
Use a IA do Brain para redigir páginas de destino, e-mails e outros materiais de campanha, mantendo pessoas no processo para garantir qualidade e conformidade.
A partir da subtarefa Promoção e execução:
- Adicione uma lista de verificação e atribua cada item, incluindo:
- Briefing de campanha.
- Página de destino.
- Sequência de e-mails.
- Publicações em redes sociais.
- Habilitação de parceiros ou vendas.
- Preencha os Campos personalizados para uso pela IA, incluindo:
- Persona-alvo.
- Principal proposta de valor.
- Sessões ou palestrantes principais.
- Chamada para ação.
- Crie um Agente de conteúdo de campanha que é acionado quando:
- A tarefa do evento muda para Promoção, ou
- Um Campo personalizado como Pronto para conteúdo é definido como Sim.
- Nas instruções do Super Agent, inclua etapas como:
- Redigir um briefing de campanha em um Documento relacionado usando os detalhes do evento e as informações sobre a persona-alvo.
- Gerar um rascunho inicial do texto da página de destino e uma sequência de e-mails em múltiplas etapas.
- Criar uma lista de verificação de materiais na subtarefa Promoção e execução e marcar quais foram redigidos.
- Mantenha o "humano no processo" atribuindo o briefing e os materiais a um membro da equipe para revisão:
- Use uma Automação para atribuir a subtarefa Promoção e execução ao responsável pelo evento quando o conteúdo gerado por IA estiver pronto.
- Adicione um item de lista de verificação para Revisão jurídica/de conformidade quando necessário.
- Armazene os materiais finais ou links (por exemplo, URLs da sua plataforma de automação de marketing) em um campo personalizado "Materiais de campanha" ou em um Documento relacionado para que eventos futuros possam reutilizar os melhores exemplos.
A IA é mais útil para gerar primeiros rascunhos e variações. Estabeleça como regra que um membro da equipe deve revisar e aprovar qualquer texto gerado por IA antes de publicá-lo.
Execute o evento no dia com listas de verificação otimizadas para mobile
Ofereça às equipes no local uma única fonte da verdade, fácil de usar no celular, para o roteiro do evento.
A partir da subtarefa Roteiro do dia do evento:
- Crie uma lista de verificação baseada em horários ou subtarefas aninhadas, por exemplo:
- 07:00 – Montagem no local
- 08:30 – Abertura das portas
- 09:00 – Palestra principal
- 10:30 – Sessões paralelas
- 12:00 – Almoço
- 15:00 – Desmontagem.
- Adicione itens de lista de verificação ou Campos personalizados para a logística principal, como:
- Contato do local e número de telefone
- Dados do Wi-Fi
- Instruções de impressão de crachás ou credenciamento
- Notas sobre equipamentos e AV.
- Crie um Agente de roteiro do evento que:
- É acionado quando o status do evento muda para Em execução.
- Expande a subtarefa Roteiro do dia do evento em uma lista de verificação detalhada usando informações da descrição do evento e dos anexos. Por exemplo, programações ou plantas do local.
- Extrai detalhes importantes como local, número de participantes e contatos críticos para o início da descrição da subtarefa.
- Garanta que sua equipe no local tenha acesso ao aplicativo mobile do ClickUp e saiba qual tarefa ou visualização fixar para o evento.
- Durante o evento, peça à equipe que use a lista de verificação do Roteiro do dia do evento para marcar itens como concluídos e registrar quaisquer problemas diretamente na tarefa.
Ative o Modo Eu nas visualizações para que cada pessoa veja apenas o que é relevante para ela durante o evento.
Colete feedback e gere relatórios sobre o desempenho do evento com IA
Feche o ciclo após cada evento para comprovar o impacto e melhorar continuamente seus guias.
A partir da subtarefa Relatórios e melhorias:
- Quando a tarefa do evento mudar para o status Encerramento, acione uma Automação que:
- Define a data de vencimento da subtarefa para alguns dias após o evento.
- Atribui a subtarefa ao responsável pelo evento.
- Na subtarefa Relatórios e melhorias, inclua itens de lista de verificação para:
- Retrospectiva interna
- Feedback de fornecedores
- Importação de pesquisa com participantes
- Relatórios de pipeline e receita
- Atualizações do guia.
- Colete feedback:
- Envie e-mails a partir da tarefa para fornecedores e participantes com pesquisas pós-evento ou formulários de feedback.
- Peça às equipes internas no Chat anotações rápidas sobre o que funcionou e o que não funcionou.
- Configure um Agente de resumo pós-evento que:
- Leia comentários, listas de verificação e relatórios anexados na tarefa do evento.
- Gere um resumo executivo cobrindo presença, pipeline, conquistas, riscos e recomendações.
- Atualize a subtarefa Relatórios e melhorias com um resumo formatado ou crie um Documento relacionado para a liderança.
- Adicione um item final de lista de verificação para Atualizar POPs e modelos e peça ao responsável pelo evento que:
- Ajuste o Documento principal do guia de eventos para incorporar os novos aprendizados.
- Atualize o modelo de tarefa do evento, as subtarefas ou as listas de verificação conforme necessário.
- Mova a tarefa do evento de Próximos eventos para Eventos passados para que o planejamento futuro possa referenciar exemplos reais.
Com o tempo, você pode aprimorar as instruções dos seus Super Agents usando padrões de eventos anteriores, para que sugestões de equipe, rascunhos de campanha e resumos executivos fiquem cada vez mais precisos e exijam menos edições manuais.