Crie Automações para cuidar de tarefas repetitivas, como aplicar um modelo quando uma tarefa é criada ou enviar um e-mail quando o status de uma tarefa muda.

No modal de Automações, você pode:

• Começar com uma Automação sugerida.
• Começar com um modelo de Automação pré-criado.
• Atribuir automaticamente ou seguir automaticamente tarefas na sua localização atual.
• Criar uma Automação personalizada.

A disponibilidade e os limites de recursos variam conforme o plano e a função do usuário. Saiba mais

Criar uma Automação

Para criar uma nova Automação a partir de um Espaço, Pasta, Subpasta ou Lista:

1. No canto superior direito, clique no ícone de robô.
2. Clique em Criar Automação.
3. Use uma Automação sugerida, comece com um modelo pré-criado ou crie uma Automação personalizada do zero.
4. Configure seu Gatilho, Condições e Ações.
5. Dê à sua Automação um nome e uma descrição opcionais.
   • Se você deixar o nome em branco e o ClickApp de IA estiver ativado no seu Espaço de trabalho, um nome gerado por IA será criado automaticamente.
6. Clique em Criar.

Gatilhos e Ações

Os elementos fundamentais de uma Automação são os Gatilhos e as Ações dos menus suspensos nas seguintes seções:

• Gatilho: quando este Gatilho ocorre em tarefas nesta localização.
• Ação: então esta Ação será executada nas tarefas nesta localização.

Usar condições

Para filtrar as tarefas que podem acionar sua Automação, adicione Condições.

Para adicionar condições, clique no ícone de mais abaixo do Gatilho.

Adicionar mais Ações

Para adicionar mais de uma Ação, clique no ícone de mais abaixo da primeira Ação.

Você pode arrastar e soltar Ações para reordená-las.

Usar uma Automação sugerida

Comece a criar com uma Automação sugerida com base no trabalho que acontece no seu Espaço, Pasta, Subpasta ou Lista.

Para usar uma Automação sugerida:

1. No canto superior direito, clique no ícone de robô.
2. Selecione uma Automação sugerida.

Começar com um modelo de Automação

Navegue e comece a criar com um modelo de Automação popular. Encontre um modelo com base no seu caso de uso ou na categoria de ações que você quer automatizar.

Para criar uma Automação usando um modelo:

1. No canto superior direito, clique no ícone de robô.
2. Clique em Criar Automação.
3. Na barra lateral, selecione uma solução ou categoria.
4. Clique em um modelo para abri-lo.
5. Configure seu Gatilho, Condições e Ações.
6. Dê à sua Automação um nome e uma descrição opcionais.
7. Clique em Criar.

Criar uma Automação personalizada

Você pode criar uma Automação totalmente personalizável do zero.

Para criar uma Automação personalizada:

1. No modal de Automações, verifique se você está na aba Explorar.
   • Por padrão, as Automações são configuradas para afetar tarefas e subtarefas. Para alterar isso:
   • Na seção Gatilho, clique no menu suspenso Tarefas ou subtarefas.

     

   • Selecione Tarefas para configurar esta Automação para afetar somente tarefas.
   • Selecione Subtarefas para configurar esta Automação para afetar somente subtarefas.
2. Para selecionar tarefas ou subtarefas criadas por fontes específicas, clique no menu suspenso Criado por. Estas são as opções disponíveis:
   • API: afeta tarefas ou subtarefas criadas via API do ClickUp.
   • Automações: afeta tarefas ou subtarefas criadas por Automações e Integrações de Automações.
   • Extensão do ClickUp para o Chrome: afeta tarefas criadas com a extensão do ClickUp para Chrome.
   • E-mail: afeta tarefas criadas por e-mail.
   • Formulários: quando pessoas enviam respostas a um Formulário, tarefas de envio são criadas. Esta opção afeta as tarefas de envio na localização escolhida.
   • Importações: afeta tarefas ou subtarefas criadas ao importar seu trabalho para o ClickUp a partir de outra plataforma.
   • Integrações: afeta tarefas criadas por aplicativos externos integrados ao ClickUp. Esta opção não afeta tarefas criadas por Integrações de Automações.
   • Tarefas recorrentes: afeta tarefas criadas pelo nosso recurso de tarefas recorrentes.
   • Modelos e tarefas duplicadas: afeta tarefas ou subtarefas criadas ao aplicar um modelo ou ao duplicar uma tarefa existente.
   • Usuários: afeta tarefas ou subtarefas criadas por pessoas ou equipes específicas.
3. Para configurar um Gatilho, clique no menu suspenso. Nosso artigo Usar Gatilhos de Automações lista todos os Gatilhos disponíveis e detalha suas configurações.
   • Para configurar uma Condição, clique no ícone de mais abaixo do menu suspenso do Gatilho. As Condições são critérios opcionais disponíveis no plano Business e superiores que precisam ser atendidos para que a Automação seja iniciada. Para configurar outra Condição, clique no ícone de mais abaixo da primeira Condição.
4. Para configurar uma Ação, na seção Então clique no menu suspenso superior. Nosso artigo Usar Ações de Automações lista todas as Ações disponíveis e suas configurações. Quase todas as Automações suportam múltiplas Ações.

Ação Enviar e-mail

Se uma Automação incluir uma Ação Enviar e-mail, ela só poderá incluir Ações Enviar e-mail adicionais. Ações que não envolvem e-mail, como alterar status ou mover tarefas, não podem ser combinadas com Enviar e-mail na mesma Automação. Para usar ambas, crie Automações separadas com o mesmo Gatilho ou use uma alteração de campo ou status compartilhado para acionar a segunda.

Criar uma Automação de Chat

Crie Automações nos seus Canais de Chat.

Automações acionadas por subtarefas

Quando Automações são acionadas por subtarefas, elas também serão acionadas por subtarefas aninhadas.

A Ação Criar uma subtarefa só funcionará se a subtarefa que aciona a Automação não for a subtarefa de nível mais baixo.

Por exemplo, se você usar 7 níveis de subtarefas aninhadas e uma subtarefa aninhada sob outras 6 tarefas atender ao Gatilho e às Condições, a Automação não criará uma subtarefa.

Quando uma subtarefa ou subtarefa aninhada aciona a Ação Mover para Lista, a tarefa pai de nível superior e todas as subtarefas e subtarefas aninhadas serão movidas.

Selecionar Hoje como data de vencimento é dinâmico, e as datas de vencimento serão acionadas às 4h, a menos que um horário específico seja informado.

Automações com falha

Você pode ver o status das Automações na aba Atividade de Automações. Consulte nosso artigo Acompanhar a atividade das suas Automações para saber como tratamos as falhas de Automações.