Utilisez la vue Charge de travail

La vue Charge de travail visualise la quantité de travail attribuée à chaque membre de l'équipe pendant la période sélectionnée. Vous pouvez choisir une ou deux semaines ou un mois. La charge de travail de chaque personne est comparée à la capacité qui leur est attribuée.

La vue d'un mois est actuellement disponible uniquement pour les Espaces, Dossiers et Listes.

Ce dont vous aurez besoin

  • 60 utilisations de la vue Charge de travail sont incluses dans le forfait Free Forever.
  • 100 utilisations de la vue Charge de travail sont incluses dans le forfait Unlimited. 
  • L'utilisation illimitée de la vue Charge de travail est incluse dans le forfait Business et au-delà.
  • Les actions suivantes comptent comme utilisations :
    • Création et ouverture d'une vue Charge de travail.
    • Reprogrammer, assigner ou déplacer des tâches.
    • Définition de la capacité.
  • Sur les forfaits Business Plus et Enterprise, vous pouvez personnaliser la capacité de charge de travail par jour et voir les totaux d'effort pour des éléments comme les statuts et les étiquettes. Vous pouvez également définir n'importe quel jour comme étant sans capacité.

  • vue Charge de travail ne sont pas visibles par les invités dans votre environnement de travail.

  • Les administrateurs et les propriétaires d'un environnement de travail peuvent définir la capacité pour d'autres utilisateurs, tandis que les membres ne peuvent définir que leur propre capacité.

    Cette vue affiche les informations selon vos préférences de fuseau horaire personnel.

Ajouter une vue Charge de travail

Pour ajouter une vue Charge de travail :

  1. Dans la barre des vues, cliquez sur + Afficher.

    • Vous pouvez cocher la case vue privée si vous ne souhaitez pas que d'autres accèdent à cette vue.
    • Vous pouvez cocher la  case Épingler la vue si vous souhaitez que la vue soit toujours affichée dans votre barre des vues.
  2. Depuis le modal des vues, sélectionnez Charge de travail.

    • Dans le coin supérieur droit, vous pouvez utiliser le menu Personnaliser pour personnaliser et nommer la vue. 

Suivez le niveau d'effort

Il existe quatre méthodes pour suivre le niveau d'effort d'une tâche.

Pour choisir un niveau d'effort :

  1. En haut à droite de la barre des vues, cliquez sur Personnaliser.
  2. Depuis le modal de personnalisation de la vue, sélectionnez Options de disposition.
  3. Cliquez sur Charge de travail et choisissez l'une des options suivantes :
  • Temps: Durée disponible pour chaque personne. Votre ClickApp d'estimations de temps doit être activée.

  • tâche: nombre de tâches qu’une personne peut terminer en une journée. Ceci est particulièrement utile si la tâche nécessite la même quantité de effort.

  • Points: Utilisés pour attribuer une taille relative aux tâches lors d'un sprint. Votre ClickApp de Points de Sprint doit être activé.

  • Champs personnalisés : Configurez vos propres méthodes pour suivre la capacité et la performance ! Actuellement, les champs personnalisés Numérique et Menu déroulant sont pris en charge. 

    • Seuls les champs personnalisés déroulants avec des options numériques peuvent être utilisés. Aucune option de champ personnalisé ne s'affichera s'il n'y a pas de champs pris en charge disponibles à l'emplacement.

Définir la capacité

Définir la capacité de vos membres d'équipe est essentiel pour visualiser qui dépasse sa charge de travail afin de pouvoir réaffecter les tâches.

Pour définir la capacité :

  1. Dans la colonne de gauche sous le nom des assignés, cliquez sur l'icône crayon.
  2. Saisissez la capacité en minutes, heures, jours, semaines ou mois. Par exemple, 1h ou 1d.

    UseWorkloadViewSetCapacity.png
    • La capacité hebdomadaire est répartie uniformément, laissant les week-ends libres.

    • Vous pouvez choisir d’appliquer la même capacité à tous les utilisateurs.

    • Si vous êtes sur les forfaits Business Plus ou Enterprise, vous pouvez également personnaliser la capacité de Charge de travail par jour en cliquant sur Définir la capacité quotidienne

    • Dans la section Capacité quotidienne , entrez la capacité du membre de l’équipe.

Les équipes ClickUp ne sont pas disponibles en utilisant la vue Charge de travail.

Définissez une période

Vous pouvez choisir de voir une ou deux semaines ou un mois de tâches à la fois. Un délai plus long est parfait pour les équipes qui travaillent en deux semaines Sprints ou qui doivent planifier plus à l’avance. Une semaine est la durée par défaut.

  • Les vues d'une et deux semaines sont disponibles au niveau de Tout.

  • La vue sur un mois est disponible pour les Espaces, Dossiers et Listes.

Pour sélectionner une période :

  • En haut à gauche sous la barre des vues, cliquez sur le menu déroulant Période.
  • Le libellé du menu déroulant correspond à la dernière sélection effectuée. Par exemple, Semaine, 2 semaines, ou Mois.

Comprendre les périodes de temps

Faites défiler les semaines avec les boutons fléchés en haut de la vue.

tâche qui s’étend sur plusieurs jours, semaines ou mois :

Le niveau total d'effort est réparti sur tous les jours, à partir de la date de début de la tâche et se terminant à la date d'échéance. Le travail est représenté par un diagramme à barres comparant la charge de travail à la capacité.

Par exemple, pour une tâche avec une estimation de durée de 8 heures prévue sur 2 jours, une charge de travail de 4 heures sera affichée pour chacun de ces jours.

capture d’écran montrant une estimation de durée étirée sur deux jours en vue Charge de travail.

Pour afficher les tâches, cliquez sur la ligne de l'assigné dans le calendrier. Vous pouvez cliquer sur la tâche pour l'ouvrir dans la vue Charge de travail.

Week-ends :
Par défaut, les week-ends ont une capacité de 0. Les tâches planifiées partiellement ou entièrement sur des jours avec une capacité de 0 n'auront aucun détail.

Par défaut, les week-ends sont le samedi et le dimanche. Ceci peut être modifié dans vos paramètres.

Par exemple, cette tâche est planifiée sur 3 jours. Comme un jour a une capacité de 0, l'effort est réparti entre les 2 jours qui ont une capacité.

capture d’écran montrant une estimation de durée étirée sur trois jours en vue Charge de travail.

Si une tâche est placée uniquement sur un jour avec une capacité de 0, elle est mise en évidence en rouge comme tout autre jour en retard.

Groupe

Sur les forfaits Free Forever, vous pouvez grouper par assigné. Sur le forfait Business et supérieur, vous pouvez également regrouper par statut, mentionner, priorité, liste ou l’un des champs personnalisés de votre environnement de travail :

  • Assigné : Consultez l'assigné, la capacité et le jour afin de pouvoir réaffecter rapidement les tâches si nécessaire.

    • Si vous avez assigné une tâche à plusieurs personnes, tâche s’affichera une fois pour chaque personne.

    • Il y a toujours une seule tâche et toute modification est mise à jour partout.

    • Vous pouvez également glisser des tâches d'un assigné à un autre.

Lors du regroupement par assigné, cliquez sur les tâches Non planifiées ou en Retard sous le nom de l'assigné pour voir les tâches.

  • Autres regroupements : Les barres de Charge de travail ne s'afficheront pas car ces regroupements ne montrent pas la capacité.

Afficher les tâches

Les tâches sont classées par date de début, la date de début la plus proche étant affichée en haut. Plusieurs tâches ayant la même date de début sont organisées par ordre alphabétique.

Pour afficher la tâche :

  • Cliquez sur la charge de travail barre d’un assigné.

  • tâche apparaissent en dessous.

  • Cliquez à nouveau pour les masquer.

capture d’écran de tâche étant affichée individuellement dans la vue Charge de travail.

sous-tâche imbriquée d’une autre liste doivent être ajoutées manuellement à la vue Charge de travail avant d’être affichées dans la vue. 

Afficher les tâches hors de vue

Les tâches non assignées, en retard, non planifiées et sans estimation ne s'afficheront pas dans la vue principale.

Non assigné :

Les tâches non assignées possèdent leur propre groupe en bas de la vue. Les tâches doivent être programmées dans la période visible pour s'afficher ici.

En retard, non planifié et sans estimation :

Ces tâches s’affichent dans la barre latérale droite de la vue Charge de travail :

  • En retard : Tâches hors de vue car non complétées dans les délais.

  • Pas de devis : tâche hors de vue car le niveau de effort n’a pas été estimé.

  • Non planifié : Tâches hors vue car elles n'ont pas été planifiées.

Lorsque la barre latérale droite est réduite, le total de ces tâches s'affiche. Cliquez pour déployer et les voir séparément. Reprogrammer les tâches en les déplaçant dans la vue Charge de travail.

Créer et ajouter des tâches

Vous pouvez créer de nouvelles tâches ou en ajouter des existantes :

  • Nouvelle tâche : Créez une nouvelle tâche en cliquant n’importe où dans votre vue Charge de travail !
  • Tâches existantes : Déposez les tâches existantes dans la vue. Faites glisser les extrémités de la tâche pour en modifier la durée.

Filtrez votre vue

En haut de la vue, cliquez sur le bouton Filtre pour vous concentrer sur tâche par assigné, statut ou date d’échéance.

Personnalisez votre vue

D'autres options sont disponibles depuis le bouton Personnaliser dans le coin supérieur droit de la barre des vues.

Options de disposition : Développez Options de disposition pour voir les paramètres suivants :

  • Charge de travail : Sélectionnez une méthode pour suivre le niveau d'effort.
  • Colorer les tâches par : Choisissez d'afficher les tâches selon la couleur de leur liste, leur statut ou la couleur de leur valeur pour un champ personnalisé déroulant.

    • Vous devez avoir les champs personnalisés activés. Les tâches avec un champ personnalisé de type menu déroulant ou étiquette doivent être configurées avec des couleurs.

  • Week-ends : Utile lorsque personne dans votre équipe ne travaille le week-end.
  • Inclure les cumuls: Inclure des cumuls de points ou d’estimations dans la détermination de la charge de travail individuelle.

    • Plus utile lorsque toutes les sous-tâches sont effectuées par une seule personne assignée à la tâche principale.

    • L'option inclure les cumuls est activée automatiquement lors de l'affichage des sous-tâches dans la vue Charge de travail.
  • Toujours rester à cette date : Activez pour revenir à une date spécifique à chaque fois.
  • Tâches récurrentes futures : Incluez les tâches récurrentes futures lors de la planification de votre calendrier ou de votre feuille de route !

    • Les futures tâches récurrentes héritées ne s'affichent pas dans la vue Charge de travail. Les récurrences futures héritées ne comptent pas dans la capacité de quiconque.
  • Emplacements des tâches : Sachez où chaque tâche se trouve dans votre hiérarchie.
  • Noms des sous-tâches parentes : Voyez d'où vient chaque sous-tâche.
  • Tâches fermées : Affichez toutes vos tâches fermées. Désactiver si le chargement de vues très larges.
  • Tâches provenant d'autres listes : Affichez les tâches qui ont été ajoutées à plusieurs listes.
  • Sous-tâches d'autres listes : Affichez les sous-tâches qui ont été ajoutées à plusieurs listes.
  • Mode par défaut sur Moi : Affiche uniquement vos propres tâches par défaut. 
  • Envoyer des notifications : Envoyez des notifications aux observateurs lorsque les dates changent. Désactiver pour réduire les notifications.

  • Déplacer la vue : Retirez cette vue de l'emplacement actuel et enregistrez-la dans un autre emplacement.
  • Dupliquer la vue : Créez une copie de cette vue. 
  • Réinitialiser la vue aux paramètres par défaut : Restaurez la vue aux paramètres par défaut.

Personnaliser les options de vue : Réduisez les options de disposition pour voir les paramètres suivants :

  • Champs : Sélectionnez les champs personnalisés pour votre liste. 
  • Filtre : Filtrez votre vue Liste pour ne voir que les informations dont vous avez besoin. 
  • Groupe : Choisissez comment les tâches dans la Liste doivent être groupées
  • Sous-tâches : Choisissez comment les sous-tâches sont affichées dans la Liste. 
  • Modèles : Créez ou appliquez un modèle
  • Enregistrement automatique pour moi : Enregistrez automatiquement les modifications de vue que vous effectuez. Les modifications seront visibles par tous ceux ayant accès à la vue. 
  • Épingler: Épingler la vue. 
  • Vue privée: Rendez une vue privée
  • Protéger la vue : Empêchez que les paramètres et préférences de la vue soient modifiés. 
  • Définir comme vue par défaut: Faites de cette vue une vue par défaut pour tous les membres de l'environnement de travail. 
  • Copier le lien vers la vue : Copiez le lien de la liste. 
  • Ajouter aux favoris : ajouter la liste à vos favoris.
  • Supprimer la vue : Envoyez cette vue à la corbeille. La vue Charge de travail ne peut pas être restaurée depuis la corbeille.

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