Créer des tâches et des commentaires par e-mail

Transformez les e-mails en tâches ou commentaires actionnables en les transférant via une URL unique dans une tâche ou une liste.

Vous pouvez également envoyer des e-mails depuis les tâches dans votre environnement de travail !

Ce dont vous aurez besoin

  • Vous pouvez créer des tâches et des commentaires par e-mail sur chaque forfait ClickUp.
  • L’invité peut créer une tâche et ajouter des commentaires par e-mail si l’adresse e-mail unique est partagée avec lui, mais il ne peut pas afficher l’adresse e-mail dans ClickUp.
  • Pour les flux de travail d'intégration, nous recommandons d'utiliser l'API ClickUp plutôt que l'e-mail pour créer de grandes quantités de tâches. Nous ne prenons pas actuellement en charge l'automatisation de cette fonctionnalité.

Créer des tâches via e-mail

Pour créer une tâche par e-mail :

  1. Dans votre barre latérale gauche, survolez la liste dans laquelle vous souhaitez créer une tâche.
  2. Cliquez sur les points de suspension (…).
  3. Cliquez sur Email vers Liste.

    Les adresses e-mail sont uniques à chaque utilisateur.

  4. Cliquez sur Copier.
    • Cochez la case Ignorer ce modal et copier le lien à chaque fois pour augmenter l'efficacité la prochaine fois que vous créez une tâche via e-mail.

      Enregistrez les adresses des tâches et des listes dans vos contacts pour créer des tâches depuis n'importe où.

  5. Créez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la liste dans le champ du destinataire. Remplissez l'e-mail avec tous les détails de la tâche que vous souhaitez ajouter.
  6. Une fois l'e-mail envoyé, la tâche est créée. L'e-mail sera ajouté en tant que pièce jointe à la tâche. Les tâches créées par e-mail vous ajoutent automatiquement en tant que observateur malgré vos paramètres de notifications.

Image du modal de création de tâches par e-mail

Si un utilisateur crée une tâche par e-mail mais n'a pas de compte ClickUp associé dans l'environnement de travail, le propriétaire de la liste sera ajouté en tant qu'observateur. 

Détails de la tâche créée par e-mail

Ajoutez des détails à la tâche en utilisant le sujet et le texte du corps de l'e-mail. Les détails de la tâche suivants peuvent être ajoutés lorsque vous envoyez un e-mail à une adresse de liste ClickUp :

Détail de la tâche Description
Nom de la tâche L'objet de l'e-mail sera le nom de la tâche.
Description de la tâche Le corps du courriel sera la description de la tâche. L'adresse e-mail de l'expéditeur apparaîtra également dans la description de la tâche.
Assigner

Utilisez des étiquettes dans l'objet de votre e-mail pour assigner la tâche :

  • <assign me> assigne la tâche à l'utilisateur ClickUp associé à l'adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer.
  • <assigner example@email.com> assigne la tâche à l'utilisateur de ClickUp associé à l'adresse e-mail example@email.com.

Définissez plusieurs assignés en incluant plus d'une balise <assign> dans la ligne d'objet.

Étiquettes Utilisez <tag ClickUp_tag_name> dans la ligne d’objet pour ajouter un ou plusieurs mentionneurs. Si la mention n’existe pas, ClickUp en crée automatiquement une nouvelle.
Date d’échéance

Utilisez une mention dans la ligne d'objet pour définir la date d'échéance de la tâche. Vous pouvez utiliser le langage naturel pour définir la date d’échéance :

  • <due next Friday><à faire pour vendredi prochain>
  • <due 20th of August 2021><dû le 20 août 2021>

Pour définir une heure d'échéance, utilisez la syntaxe suivante : <due mm/jj/aaaa à 14h>.

Pièces jointes

Les pièces jointes des e-mails sont ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche. Les images intégrées dans le corps de l'e-mail sont également ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche.

En raison des limitations d'AWS, la taille combinée de toutes les pièces jointes par e-mail doit être inférieure à 10 Mo.

Créé par L'adresse e-mail de l'expéditeur est automatiquement ajoutée au champ Créé par de la tâche.

Réinitialiser l'e-mail

Pour réinitialiser votre e-mail personnel utilisé pour créer une tâche :

  1. Dans votre barre latérale gauche, survolez la liste dans laquelle vous souhaitez créer une tâche.
  2. Cliquez sur les points de suspension (…).
  3. Cliquez sur Envoyer par e-mail à la liste.
  4. Depuis le modal Créer des tâches par e-mail, cliquez sur Réinitialiser l'adresse e-mail en bas à gauche.

Ajouter des commentaires par e-mail

Pour ajouter un commentaire à une tâche via e-mail :

  1. Ouvrez une tâche.
  2. En haut, cliquez sur les points de suspension (…) .
  3. Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche.

    Les adresses e-mail sont uniques à chaque utilisateur.

  4. Cliquez sur Copier pour copier l'adresse de cette tâche.
    • Vérifiez le lien Skip this modal et copy every time case à cocher pour augmenter l’efficacité la prochaine fois que vous ajouterez un commentaire par e-mail.
  5. Créez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la tâche dans le champ destinataire. Tout texte ajouté à l'e-mail est inclus dans le commentaire de la tâche.
  6. Une fois l'e-mail envoyé, le commentaire est créé. Une copie de l'e-mail est automatiquement ajoutée au commentaire sous forme de pièce jointe HTML. L'adresse e-mail de l'expéditeur est affichée sur les commentaires créés par e-mail. Si l'e-mail correspond à un utilisateur de l'environnement de travail, son avatar et son nom seront affichés.

Lorsque vous répondez à un commentaire créé par e-mail, vous avez le choix de répondre comme un commentaire dans ClickUp ou d'envoyer une réponse par e-mail en utilisant l'Email ClickApp.

Réinitialiser l'e-mail

Pour réinitialiser votre e-mail personnel utilisé pour ajouter un commentaire :

  1. Ouvrez une tâche.
  2. En haut, cliquez sur les points de suspension (…) .
  3. Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche.
  4. Depuis le modal Attacher des e-mails à cette tâche, cliquez sur Réinitialiser l'adresse e-mail en bas à gauche.

Ajoutez des commentaires via les e-mails de notification

Si vous répondez aux e-mails de notification de ClickUp, votre réponse sera ajoutée comme commentaire à la tâche concernée. Une copie de l'e-mail est automatiquement ajoutée au commentaire sous forme de pièce jointe HTML.

Vous devez utiliser l’adresse e-mail associée à votre compte ClickUp en commande pour répondre à notifications.

Dépannage

Si vous recevez un message d'erreur lors de la création de tâches ou de commentaires par e-mail, assurez-vous que l'adresse e-mail n'a pas été réinitialisée.

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