Transformez les e-mails en tâches ou commentaires actionnables en les transférant via une URL unique dans une tâche ou une liste.
Vous pouvez également envoyer des e-mails depuis les tâches dans votre environnement de travail !
Ce dont vous aurez besoin
- Vous pouvez créer des tâches et des commentaires par e-mail sur chaque forfait ClickUp.
- L’invité peut créer une tâche et ajouter des commentaires par e-mail si l’adresse e-mail unique est partagée avec lui, mais il ne peut pas afficher l’adresse e-mail dans ClickUp.
- Pour les flux de travail d'intégration, nous recommandons d'utiliser l'API ClickUp plutôt que l'e-mail pour créer de grandes quantités de tâches. Nous ne prenons pas actuellement en charge l'automatisation de cette fonctionnalité.
Créer des tâches via e-mail
Pour créer une tâche par e-mail :
- Dans votre barre latérale gauche, survolez la liste dans laquelle vous souhaitez créer une tâche.
- Cliquez sur les points de suspension (…).
- Cliquez sur Email vers Liste.
Les adresses e-mail sont uniques à chaque utilisateur.
- Cliquez sur Copier.
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Cochez la case Ignorer ce modal et copier le lien à chaque fois pour augmenter l'efficacité la prochaine fois que vous créez une tâche via e-mail.
Enregistrez les adresses des tâches et des listes dans vos contacts pour créer des tâches depuis n'importe où.
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Cochez la case Ignorer ce modal et copier le lien à chaque fois pour augmenter l'efficacité la prochaine fois que vous créez une tâche via e-mail.
- Créez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la liste dans le champ du destinataire. Remplissez l'e-mail avec tous les détails de la tâche que vous souhaitez ajouter.
- Une fois l'e-mail envoyé, la tâche est créée. L'e-mail sera ajouté en tant que pièce jointe à la tâche. Les tâches créées par e-mail vous ajoutent automatiquement en tant que observateur malgré vos paramètres de notifications.
Si un utilisateur crée une tâche par e-mail mais n'a pas de compte ClickUp associé dans l'environnement de travail, le propriétaire de la liste sera ajouté en tant qu'observateur.
Détails de la tâche créée par e-mail
Ajoutez des détails à la tâche en utilisant le sujet et le texte du corps de l'e-mail. Les détails de la tâche suivants peuvent être ajoutés lorsque vous envoyez un e-mail à une adresse de liste ClickUp :
| Détail de la tâche | Description |
| Nom de la tâche | L'objet de l'e-mail sera le nom de la tâche. |
| Description de la tâche | Le corps du courriel sera la description de la tâche. L'adresse e-mail de l'expéditeur apparaîtra également dans la description de la tâche. |
| Assigner |
Utilisez des étiquettes dans l'objet de votre e-mail pour assigner la tâche :
Définissez plusieurs assignés en incluant plus d'une balise <assign> dans la ligne d'objet. |
| Étiquettes | Utilisez <tag ClickUp_tag_name> dans la ligne d’objet pour ajouter un ou plusieurs mentionneurs. Si la mention n’existe pas, ClickUp en crée automatiquement une nouvelle. |
| Date d’échéance |
Utilisez une mention dans la ligne d'objet pour définir la date d'échéance de la tâche. Vous pouvez utiliser le langage naturel pour définir la date d’échéance :
Pour définir une heure d'échéance, utilisez la syntaxe suivante : <due mm/jj/aaaa à 14h>. |
| Pièces jointes |
Les pièces jointes des e-mails sont ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche. Les images intégrées dans le corps de l'e-mail sont également ajoutées en tant que pièces jointes à la tâche. En raison des limitations d'AWS, la taille combinée de toutes les pièces jointes par e-mail doit être inférieure à 10 Mo. |
| Créé par | L'adresse e-mail de l'expéditeur est automatiquement ajoutée au champ Créé par de la tâche. |
Réinitialiser l'e-mail
Pour réinitialiser votre e-mail personnel utilisé pour créer une tâche :
- Dans votre barre latérale gauche, survolez la liste dans laquelle vous souhaitez créer une tâche.
- Cliquez sur les points de suspension (…).
- Cliquez sur Envoyer par e-mail à la liste.
- Depuis le modal Créer des tâches par e-mail, cliquez sur Réinitialiser l'adresse e-mail en bas à gauche.
Ajouter des commentaires par e-mail
Pour ajouter un commentaire à une tâche via e-mail :
- Ouvrez une tâche.
- En haut, cliquez sur les points de suspension (…) .
- Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche.
Les adresses e-mail sont uniques à chaque utilisateur.
- Cliquez sur Copier pour copier l'adresse de cette tâche.
- Vérifiez le lien Skip this modal et copy every time case à cocher pour augmenter l’efficacité la prochaine fois que vous ajouterez un commentaire par e-mail.
- Créez un nouvel e-mail et collez l'adresse de la tâche dans le champ destinataire. Tout texte ajouté à l'e-mail est inclus dans le commentaire de la tâche.
- Une fois l'e-mail envoyé, le commentaire est créé. Une copie de l'e-mail est automatiquement ajoutée au commentaire sous forme de pièce jointe HTML. L'adresse e-mail de l'expéditeur est affichée sur les commentaires créés par e-mail. Si l'e-mail correspond à un utilisateur de l'environnement de travail, son avatar et son nom seront affichés.
Lorsque vous répondez à un commentaire créé par e-mail, vous avez le choix de répondre comme un commentaire dans ClickUp ou d'envoyer une réponse par e-mail en utilisant l'Email ClickApp.
Réinitialiser l'e-mail
Pour réinitialiser votre e-mail personnel utilisé pour ajouter un commentaire :
- Ouvrez une tâche.
- En haut, cliquez sur les points de suspension (…) .
- Cliquez sur Envoyer un e-mail à la tâche.
- Depuis le modal Attacher des e-mails à cette tâche, cliquez sur Réinitialiser l'adresse e-mail en bas à gauche.
Ajoutez des commentaires via les e-mails de notification
Si vous répondez aux e-mails de notification de ClickUp, votre réponse sera ajoutée comme commentaire à la tâche concernée. Une copie de l'e-mail est automatiquement ajoutée au commentaire sous forme de pièce jointe HTML.
Vous devez utiliser l’adresse e-mail associée à votre compte ClickUp en commande pour répondre à notifications.
Dépannage
Si vous recevez un message d'erreur lors de la création de tâches ou de commentaires par e-mail, assurez-vous que l'adresse e-mail n'a pas été réinitialisée.