Apprenez à planifier, affecter du personnel, promouvoir, exécuter et rendre compte d'événements en présentiel dans ClickUp à l'aide de Listes, de modèles de tâches, d'Automatisations et de Super Agents.
Configurez votre Environnement de travail
Structurez votre Environnement de travail pour que chaque événement suive le même parcours, de l'idée à la rétrospective.
- Créez ou choisissez un Espace pour les événements. Par exemple, Marketing terrain ou Événements.
- Créez un Dossier. Par exemple, Activations d'événements.
- Créez des Listes dans votre Dossier :
- Événements à venir pour tous les événements planifiés et en cours.
- Événements passés pour les événements terminés et archivés.
- Facultatif : Fournisseurs pour les contrats, contacts et tâches liés aux fournisseurs.
- Dans la Liste Événements à venir, configurez des statuts qui reflètent les étapes de votre manuel de procédures événementielles. Par exemple, Planification, Dotation en ressources, Promotion, En cours d'exécution et Bilan.
- Ajoutez des champs personnalisés essentiels à la Liste Événements à venir, tels que :
- Date de l'événement (Date)
- Lieu de l'événement (Texte)
- Type d'événement (Liste déroulante)
- Responsable de l'événement (Personnes)
- Public cible (Texte ou Liste déroulante)
- Objectif principal (Liste déroulante ou Texte)
- Nombre de participants prévu (Nombre)
Utilisez des Relations pour lier chaque événement à des objectifs de niveau supérieur ou à des OKR, afin que les responsables puissent évaluer l'impact de vos événements en un coup d'œil.
Standardisez les événements avec des Documents et des modèles de tâches
Transformez vos procédures opérationnelles standard (SOP) d'événements en un modèle de tâche réutilisable qui garantit la cohérence de chaque événement.
- Créez un Document dans le Dossier Activations d'événements pour consigner vos manuels et guides opérationnels d'événements actuels.
- Depuis la Liste Événements à venir, créez une nouvelle tâche qui deviendra votre modèle. Par exemple, Événement terrain – activation standard.
- Ajoutez des sous-tâches pour couvrir chaque phase de votre SOP. Par exemple :
- Planification de l'événement
- Dotation en ressources et en personnel
- Coordination des fournisseurs
- Promotion et exécution
- Déroulement le jour J
- Rapport et amélioration
- Dans chaque sous-tâche, ajoutez des listes de contrôle ou des sous-tâches imbriquées pour consigner chaque détail. Par exemple :
- Dans la sous-tâche Planification de l'événement, incluez des éléments pour finaliser les objectifs, définir les comptes cibles et confirmer le budget.
- Dans la sous-tâche Dotation en ressources et en personnel, incluez des éléments pour le personnel interne, les dépenses et les déplacements ou l'hébergement.
- Dans la sous-tâche Coordination des fournisseurs, incluez des détails sur les fournisseurs susceptibles de soutenir votre événement. Cette section peut être vide au départ. Vous pourrez toujours lier des tâches de votre Liste Fournisseurs ultérieurement.
- Dans la sous-tâche Promotion et exécution, incluez des éléments pour le brief de campagne, la page de destination, les séquences d'e-mails et les publications sur les réseaux sociaux.
- Dans la sous-tâche Déroulement le jour J, incluez une liste de contrôle chronologique. Par exemple, ouverture des portes, discours d'ouverture, ateliers, démontage.
- Dans la sous-tâche Rapport et amélioration, incluez des éléments pour les rapports sur le pipeline, la collecte de retours et la rétrospective.
- Définissez les champs personnalisés dont vous avez toujours besoin sur la tâche modèle. Par exemple, le Type d'événement, le Responsable de l'événement ou le Département par défaut.
- Enregistrez cette tâche en tant que modèle de tâche pour pouvoir l'appliquer à chaque nouvel événement.
Utilisez des types de tâches personnalisés pour distinguer clairement les phases ou étapes du flux de travail.
Commencez à planifier de nouveaux événements
Combinez les Automatisations et les Super Agents pour que les nouvelles demandes d'événements soient automatiquement converties en tâches d'événements entièrement structurées.
Appliquez votre modèle de tâche à l'aide des Automatisations
Vous pouvez appliquer un modèle de tâche chaque fois qu'une tâche est créée dans votre Liste Événements à venir.
- Décidez comment les nouveaux événements sont créés dans ClickUp :
- Un Formulaire que les équipes terrain ou commerciales remplissent.
- Une tâche créée manuellement par les équipes marketing opérations.
- Une intégration depuis un système externe.
- Assurez-vous que toutes les nouvelles tâches d'événements arrivent dans votre Liste Événements à venir et incluent au moins les champs Date de l'événement, Lieu de l'événement et Type d'événement.
- Dans la Liste Événements à venir, créez une Automatisation :
- Déclencheur : Une tâche est créée.
- Condition : Le statut est À faire. Ou appliquez un filtre sur le Type d'événement pour que le modèle soit appliqué aux événements en présentiel.
- Actions : Appliquer un modèle → Appliquez votre modèle de tâche Événement terrain – activation standard.
- Enregistrez et activez l'Automatisation pour que chaque nouvelle demande d'événement soit immédiatement convertie en une tâche d'événement structurée et prête à planifier.
Utilisez un Super Agent pour ajouter des détails à vos tâches d'événements
Créez un Super Agent pour enrichir vos tâches d'événements et clarifier les prochaines étapes.
- Créez un Super Agent appelé Agent d'activation d'événement.
- Donnez-lui des instructions, notamment :
- Renommer la tâche d'événement en utilisant le nom de l'événement, la ville et la date.
- Mettre à jour les noms et descriptions des sous-tâches pour inclure le lieu de l'événement et les dates pertinentes.
- Créer ou mettre à jour une sous-tâche « Liste d'audience » avec des liens vers des listes de comptes cibles, des Vues CRM ou des fichiers CSV.
- Partager les prochaines étapes et les actions à entreprendre dans un commentaire sur la tâche parente.
- Dans la Liste Événements à venir, ajoutez une Automatisation pour déclencher votre Super Agent :
- Déclencheur : Une tâche est créée.
- Condition : Le statut est Planification. Appliquez d'autres conditions pour lancer l'Agent sur des tâches spécifiques.
- Action : Super Agents → sélectionnez votre Agent d'activation d'événement.
- Enregistrez et activez l'Automatisation pour que votre Super Agent contribue à structurer vos tâches d'événements.
Dotez vos événements en ressources et en personnel
Utilisez les Super Agents et les Automatisations pour identifier le personnel interne et coordonner les fournisseurs sans avoir à effectuer de recherches manuelles.
- Utilisez des champs personnalisés pour gérer les ressources dans la sous-tâche Dotation en ressources et en personnel :
- Personnel nécessaire (interne) (Nombre)
- Fournisseurs nécessaires (Liste déroulante)
- Local uniquement (Oui/Non)
- Statut de dotation en personnel (Liste déroulante : Non démarré, En cours, Confirmé).
- Dans la description de la sous-tâche Dotation en ressources et en personnel, définissez les critères d'éligibilité pour participer aux événements en tant que membre du personnel. Par exemple, les représentants terrain ou les CSM situés à une certaine distance de la ville de l'événement.
- Créez un Agent de dotation en ressources dans l'Espace, le Dossier ou la Liste où se trouvent vos événements, et configurez-le pour :
- Déclencheur : Lorsque le statut d'une tâche d'événement passe à Dotation en ressources.
- Instructions :
- Lire les champs Lieu, Date et Personnel nécessaire (interne) de l'événement.
- Utiliser les données des utilisateurs de l'Environnement de travail (titre, équipe et lieu) pour générer une liste de membres du personnel interne suggérés.
- Rédiger des messages directs ou des messages de Discussion personnalisés expliquant l'événement et demandant les disponibilités.
- Outils : Incluez des outils pour Rechercher des utilisateurs et des équipes et Publier des messages de Discussion ou Envoyer des messages directs, selon la configuration de votre Environnement de travail.
Coordonnez les fournisseurs
Trouvez vos fournisseurs et alignez-vous avec eux depuis la sous-tâche Coordination des fournisseurs.
- Utilisez des listes de contrôle pour les petites tâches à accomplir. Assignez les éléments pour qu'ils ne passent pas à la trappe !
- Créez des sous-tâches imbriquées pour suivre les éléments avec des échéances fixes. Par exemple, la confirmation AV, les nombres finaux de participants pour la restauration, ainsi que les délais d'expédition et de livraison.
- Joignez les e-mails de confirmation, devis ou accords signés à la tâche.
- Envoyez des e-mails aux fournisseurs depuis la tâche pour garder les échanges organisés et associés à chaque événement.
Générez des campagnes et des ressources pour la promotion
Utilisez IA Brain pour rédiger des pages de destination, des e-mails et d'autres ressources de campagne, tout en gardant un œil humain sur la qualité et la conformité.
Depuis la sous-tâche Promotion et exécution :
- Ajoutez une liste de contrôle et assignez chaque élément, notamment :
- Brief de campagne.
- Page de destination.
- Séquence d'e-mails.
- Publications sur les réseaux sociaux.
- Activation partenaire ou aide à la vente.
- Renseignez les champs personnalisés que l'IA utilisera, notamment :
- Persona cible.
- Proposition de valeur principale.
- Sessions ou intervenants clés.
- Appel à l'action.
- Créez un Agent de contenu de campagne qui se déclenche lorsque :
- La tâche d'événement passe à Promotion, ou
- Un champ personnalisé tel que Prêt pour le contenu est défini sur Oui.
- Dans les instructions du Super Agent, incluez les étapes suivantes :
- Rédiger un brief de campagne dans un Document lié en utilisant les détails de l'événement et les informations sur le persona cible.
- Générer une première version du texte de la page de destination et une séquence d'e-mails en plusieurs étapes.
- Créer une liste de contrôle des ressources dans la sous-tâche Promotion et exécution et indiquer lesquelles ont été rédigées.
- Maintenez une supervision humaine en assignant le brief et les ressources à un membre de l'équipe pour révision :
- Utilisez une Automatisation pour attribuer la sous-tâche Promotion et exécution au responsable de l'événement dès que le contenu généré par l'IA est prêt.
- Ajoutez un élément de liste de contrôle pour la révision juridique/conformité le cas échéant.
- Stockez les ressources finales ou les liens (par exemple, les URL de votre plateforme d'automatisation marketing) dans un champ personnalisé « Ressources de campagne » ou dans un Document lié, afin que les événements futurs puissent s'appuyer sur les meilleurs exemples.
L'IA est particulièrement utile pour générer des premières ébauches et des variantes. Faites-en une règle : un membre de l'équipe doit réviser et approuver tout contenu généré par l'IA avant sa mise en ligne.
Gérez le jour de l'événement avec des listes de contrôle accessibles depuis mobile
Donnez aux équipes sur site une source de vérité unique et adaptée aux mobiles pour le déroulement du programme.
Depuis la sous-tâche Déroulement le jour J :
- Créez une liste de contrôle chronologique ou des sous-tâches imbriquées, par exemple :
- 07:00 – Installation sur site
- 08:30 – Ouverture des portes
- 09:00 – Discours d'ouverture
- 10:30 – Ateliers
- 12:00 – Déjeuner
- 15:00 – Démontage.
- Ajoutez des éléments de liste de contrôle ou des champs personnalisés pour la logistique clé, tels que :
- Contact du lieu et numéro de téléphone
- Informations Wi-Fi
- Instructions pour l'impression des badges ou l'enregistrement
- Notes sur l'équipement et l'AV.
- Créez un Agent de déroulement le jour J qui :
- Se déclenche lorsque le statut de l'événement passe à En cours d'exécution.
- Développe la sous-tâche Déroulement le jour J en une liste de contrôle détaillée à partir des informations contenues dans la description et les pièces jointes de l'événement. Par exemple, les programmes ou les plans de salle.
- Remonte les détails clés — lieu, nombre de participants et contacts essentiels — en tête de la description de la sous-tâche.
- Assurez-vous que votre équipe sur site a accès à l'application mobile ClickUp et sait quelle tâche ou Vue épingler pour l'événement.
- Pendant l'événement, demandez à l'équipe d'utiliser la liste de contrôle Déroulement le jour J pour cocher les éléments terminés et signaler tout problème directement sur la tâche.
Activez le Mode Moi sur les Vues pour que chaque personne ne voie que ce qui la concerne pendant l'événement.
Collectez les retours et analysez les performances de l'événement avec l'IA
Clôturez chaque événement de manière à en prouver l'impact et à améliorer continuellement vos manuels de procédures.
Depuis la sous-tâche Rapport et amélioration :
- Lorsque la tâche d'événement passe au statut Bilan, déclenchez une Automatisation qui :
- Définit la date d'échéance de la sous-tâche à quelques jours après l'événement.
- L'attribue au responsable de l'événement.
- Dans la sous-tâche Rapport et amélioration, incluez des éléments de liste de contrôle pour :
- Rétrospective interne
- Retours des fournisseurs
- Importation du sondage des participants
- Rapport sur le pipeline et les revenus
- Mises à jour du manuel de procédures.
- Collectez les retours :
- Envoyez des e-mails depuis la tâche aux fournisseurs et aux participants avec des sondages post-événement ou des formulaires de retour.
- Demandez aux équipes internes via Discussion de partager rapidement ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
- Configurez un Agent de synthèse post-événement qui :
- Lit les commentaires, les listes de contrôle et les rapports joints à la tâche d'événement.
- Génère un résumé prêt pour la direction, couvrant la participation, le pipeline, les succès, les risques et les recommandations.
- Met à jour la sous-tâche Rapport et amélioration avec un résumé mis en forme ou crée un Document lié à l'intention de la direction.
- Ajoutez un élément de liste de contrôle final pour la Mise à jour des SOP et des modèles, et demandez au responsable de l'événement de :
- Ajuster le Document principal du manuel d'événements pour intégrer les nouveaux apprentissages.
- Mettre à jour le modèle de tâche d'événement, les sous-tâches ou les listes de contrôle selon les besoins.
- Déplacez la tâche d'événement d'Événements à venir vers Événements passés pour que la planification future puisse s'appuyer sur des exemples concrets.
Au fil du temps, vous pouvez affiner les instructions de vos Super Agents en vous appuyant sur les événements passés, afin que les suggestions de personnel, les ébauches de campagnes et les résumés destinés à la direction gagnent en précision et nécessitent moins de retouches manuelles.