Aprende a planificar, dotar de personal, promocionar, ejecutar y elaborar informes sobre eventos presenciales en ClickUp con Listas, plantillas de tareas, Automatizaciones y Super Agents.
Configura tu Entorno de trabajo
Estructura tu Entorno de trabajo para que cada evento siga el mismo camino desde la idea hasta la retrospectiva.
- Crea o elige un Espacio para eventos. Por ejemplo, Field Marketing o Events.
- Crea una Carpeta. Por ejemplo, Activaciones de eventos.
- Crea Listas en tu Carpeta:
- Próximos eventos para todos los eventos planificados y en curso.
- Eventos pasados para los eventos completados y archivados.
- Opcional: Proveedores para contratos, contactos y tareas de proveedores.
- En la Lista Próximos eventos, configura los estados para que reflejen las etapas de tu manual de eventos. Por ejemplo, Planificación, Asignación de recursos, Promoción, En ejecución y Cierre.
- Añade los campos personalizados principales en la Lista Próximos eventos, como:
- Fecha del evento (Fecha)
- Lugar del evento (Texto)
- Tipo de evento (Desplegable)
- Asignado del evento (Personas)
- Público objetivo (Texto o Desplegable)
- Meta principal (Desplegable o Texto)
- Asistencia prevista (Número)
Usa Relaciones para vincular cada evento a objetivos de nivel superior u OKR, de modo que los responsables puedan ver el impacto de tus eventos de un vistazo.
Estandariza los eventos con Documentos y plantillas de tareas
Convierte los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de tus eventos en una plantilla de tarea reutilizable que garantice la coherencia en cada evento.
- Crea un Documento en la Carpeta Activaciones de eventos donde recojas tus manuales y guiones operativos actuales.
- Desde la Lista Próximos eventos, crea una nueva tarea que se convertirá en tu plantilla. Por ejemplo, Evento de campo – activación estándar.
- Añade subtareas para cubrir cada fase de tu SOP. Por ejemplo:
- Planificación del evento
- Asignación de recursos y personal
- Coordinación con proveedores
- Promoción y ejecución
- Guión del día del evento
- Informes y mejora
- Dentro de cada subtarea, añade listas de comprobación o subtareas anidadas para capturar cada detalle. Por ejemplo:
- En la subtarea de planificación del evento, incluye elementos para definir los objetivos finales, identificar las cuentas objetivo y confirmar el presupuesto.
- En la subtarea Asignación de recursos y personal, incluye elementos para el personal interno, los gastos y los viajes o alojamiento.
- En la subtarea Coordinación con proveedores, incluye detalles sobre los proveedores que pueden apoyar tu evento. Al principio puede estar vacía; siempre puedes vincular tareas de tu Lista de proveedores más adelante.
- En la subtarea Promoción y ejecución, incluye elementos para el resumen de campaña, la página de destino, las secuencias de correo electrónico y las publicaciones en redes sociales.
- En la subtarea Guión del día del evento, incluye una lista de comprobación por horarios. Por ejemplo, apertura de puertas, conferencia principal, sesiones paralelas y desmontaje.
- En la subtarea Informes y mejora, incluye elementos para los informes de cartera, la recopilación de comentarios y la retrospectiva.
- Define los campos personalizados que necesitas siempre en la tarea de plantilla. Por ejemplo, Tipo de evento, Asignado del evento o Departamento predeterminados.
- Guarda esta tarea como plantilla de tarea para poder aplicarla a cada nuevo evento.
Usa tipos de tarea personalizados para distinguir claramente las fases o los pasos del flujo de trabajo.
Empieza a planificar nuevos eventos
Combina Automatizaciones y Super Agents para que las nuevas solicitudes de eventos se conviertan automáticamente en tareas de evento completamente estructuradas.
Aplica tu plantilla de tarea con Automatizaciones
Puedes aplicar una plantilla de tarea cada vez que se cree una tarea en tu Lista de próximos eventos.
- Decide cómo se crearán los nuevos eventos en ClickUp:
- Un Formulario que rellenan los equipos de campo o de ventas.
- Una tarea creada manualmente por el equipo de operaciones de marketing.
- Una integración desde un sistema externo.
- Asegúrate de que todas las nuevas tareas de evento lleguen a tu Lista Próximos eventos e incluyan al menos los campos Fecha del evento, Lugar del evento y Tipo de evento.
- En la Lista Próximos eventos, crea una Automatización:
- Desencadenante: Se crea una tarea.
- Condición: El estado es Por hacer. O aplica un filtro al Tipo de evento para que la plantilla se aplique solo a los eventos presenciales.
- Acciones: Aplicar plantilla → Aplica tu plantilla de tarea Evento de campo – activación estándar.
- Guarda y activa la Automatización para que cada nueva solicitud de evento se convierta de inmediato en una tarea de evento estructurada y lista para planificar.
Usa un Super Agent para añadir detalles a tus tareas de evento
Crea un Super Agent para añadir detalles y aclarar los pasos siguientes en tus tareas de evento.
- Crea un Super Agent llamado Agente de activación de eventos.
- Dale instrucciones con pasos como estos:
- Renombrar la tarea del evento con el nombre del evento, la ciudad y la fecha.
- Actualizar los nombres y las descripciones de las subtareas para incluir la ubicación del evento y las fechas relevantes.
- Crear o actualizar una subtarea «Lista de audiencia» con enlaces a listas de cuentas objetivo, vistas de CRM o archivos CSV.
- Compartir los pasos siguientes y las acciones pendientes en un comentario en la tarea principal.
- En la Lista Próximos eventos, añade una Automatización para activar tu Super Agent:
- Desencadenante: Se crea una tarea.
- Condición: El estado es Planificación. Añade otras condiciones para activar el agente solo en tareas específicas.
- Acción: Super Agents → selecciona tu Agente de activación de eventos.
- Guarda y activa la Automatización para que tu Super Agent ayude a desarrollar tus tareas de evento.
Asigna recursos y personal a tus eventos
Usa Super Agents y Automatizaciones para identificar al personal interno y coordinar a los proveedores sin búsquedas manuales.
- Usa campos personalizados para gestionar los recursos en la subtarea Asignación de recursos y personal:
- Personal necesario (interno) (Número)
- Proveedores necesarios (Desplegable)
- Solo local (Sí/No)
- Estado de la asignación de personal (Desplegable: No iniciado, En progreso, Confirmado).
- En la descripción de la subtarea Asignación de recursos y personal, define quién puede trabajar en eventos. Por ejemplo, representantes de campo o CSM que estén a una determinada distancia de la ciudad del evento.
- Crea un Agente de asignación de recursos en el Espacio, la Carpeta o la Lista donde viven tus eventos, y configúralo para que:
- Desencadenante: Cuando el estado de una tarea de evento cambia a Asignación de recursos.
- Instrucciones:
- Lea los campos ubicación, fecha y Personal necesario (interno) del evento.
- Use los datos de los usuarios del Entorno de trabajo (cargo, equipo y ubicación) para generar una lista de personal interno sugerido.
- Redacte mensajes directos o mensajes de Chat individualizados explicando el evento y solicitando disponibilidad.
- Herramientas: Incluye herramientas para Buscar usuarios y equipos y Publicar mensajes en Chat o Enviar mensajes directos, según cómo esté configurado tu Entorno de trabajo.
Coordina a los proveedores
Localiza y alinea a los proveedores desde la subtarea Coordinación con proveedores.
- Usa listas de comprobación para las tareas más pequeñas. ¡Asigna los elementos de la lista de comprobación para que no se quede nada sin hacer!
- Crea subtareas anidadas para hacer seguimiento de los elementos con plazos fijos. Por ejemplo, confirmación de AV, recuentos finales de asistentes para el catering y plazos de envío y entrega.
- Adjunta correos electrónicos de confirmación, presupuestos o acuerdos firmados a la tarea.
- Envía correos electrónicos a los proveedores desde la tarea para que los hilos queden organizados y asociados a cada evento.
Genera campañas y recursos para la promoción
Usa IA de Brain para redactar páginas de destino, correos electrónicos y otros recursos de campaña, manteniendo a las personas en el proceso para garantizar la calidad y el cumplimiento normativo.
Desde la subtarea Promoción y ejecución:
- Añade una lista de comprobación y asigna cada elemento, incluyendo:
- Resumen de campaña.
- Página de destino.
- Secuencia de correos electrónicos.
- Publicaciones en redes sociales.
- Habilitación de socios o ventas.
- Rellena los campos personalizados para que los use la IA, incluyendo:
- Persona objetivo.
- Propuesta de valor principal.
- Sesiones o ponentes clave.
- Llamada a la acción.
- Crea un Agente de contenido de campaña que se active cuando:
- La tarea del evento pase a Promoción, o
- Un campo personalizado como Listo para contenido se establezca en Sí.
- En las instrucciones del Super Agent, incluye pasos como:
- Redactar un resumen de campaña en un Documento relacionado usando los detalles del evento y la información de la persona objetivo.
- Generar un primer borrador del texto de la página de destino y una secuencia de correos electrónicos en varios pasos.
- Crear una lista de comprobación de recursos en la subtarea Promoción y ejecución e indicar cuáles ya ha redactado.
- Mantén al equipo en el proceso asignando el resumen y los recursos a un miembro del equipo para su revisión:
- Usa una Automatización para asignar la subtarea Promoción y ejecución al responsable del evento cuando el contenido de IA esté listo.
- Añade un elemento en la lista de comprobación para la revisión legal o de cumplimiento normativo donde sea necesario.
- Guarda los recursos finales o los enlaces (por ejemplo, URLs de tu plataforma de automatización de marketing) en un campo personalizado «Recursos de campaña» o en un Documento relacionado, para que los futuros eventos puedan reutilizar los mejores ejemplos.
La IA es más útil para generar primeros borradores y variaciones. Establece como norma que un miembro del equipo revise y apruebe cualquier texto generado por IA antes de publicarlo.
Gestiona el día del evento con listas de comprobación optimizadas para móvil
Dale a los equipos in situ una fuente de la verdad única y adaptada al móvil para el guión del evento.
Desde la subtarea Guión del día del evento:
- Crea una lista de comprobación por horarios o subtareas anidadas, por ejemplo:
- 07:00 – Montaje en el lugar
- 08:30 – Apertura de puertas
- 09:00 – Conferencia principal
- 10:30 – Sesiones paralelas
- 12:00 – Almuerzo
- 15:00 – Desmontaje.
- Añade elementos en la lista de comprobación o campos personalizados para la logística clave, como:
- Contacto y número de teléfono del recinto
- Datos de la red Wi-Fi
- Instrucciones para la impresión de acreditaciones o el registro
- Notas sobre equipos y AV.
- Crea un Agente de guión del evento que:
- Se active cuando el estado del evento cambie a En ejecución.
- Amplíe la subtarea Guión del día del evento en una lista de comprobación detallada usando la información de la descripción del evento y los archivos adjuntos. Por ejemplo, programas o planos del recinto.
- Mueva los detalles clave —como la ubicación, el número de asistentes y los contactos críticos— a la parte superior de la descripción de la subtarea.
- Asegúrate de que tu equipo in situ tiene acceso a la aplicación móvil de ClickUp y sabe qué tarea o vista fijar para el evento.
- Durante el evento, pide al equipo que use la lista de comprobación Guión del día del evento para marcar los elementos como completados y registrar cualquier incidencia directamente en la tarea.
Activa el Modo Yo en las vistas para que cada persona vea solo lo que le corresponde durante el evento.
Recopila comentarios e informa sobre el rendimiento del evento con IA
Cierra el ciclo después de cada evento para demostrar el impacto y mejorar continuamente tus manuales.
Desde la subtarea Informes y mejora:
- Cuando la tarea del evento pase al estado Cierre, activa una Automatización que:
- Establezca la fecha de vencimiento de la subtarea a unos días después del evento.
- La asigne al responsable del evento.
- En la subtarea Informes y mejora, incluye elementos en la lista de comprobación para:
- Retrospectiva interna
- Comentarios de proveedores
- Importación de encuestas a asistentes
- Informes de cartera e ingresos
- Actualizaciones del manual.
- Recopila comentarios:
- Envía correos electrónicos desde la tarea a proveedores y participantes con encuestas posteriores al evento o formularios de comentarios.
- Pide a los equipos internos en Chat notas rápidas sobre lo que funcionó y lo que no.
- Configura un Agente de resumen posterior al evento que:
- Lea los comentarios, las listas de comprobación y los informes adjuntos en la tarea del evento.
- Genere un resumen ejecutivo que incluya asistencia, cartera, logros, riesgos y recomendaciones.
- Actualice la subtarea Informes y mejora con un resumen con formato o cree un Documento relacionado para la dirección.
- Añade un elemento final en la lista de comprobación para Actualizar SOP y plantillas, y pide al responsable del evento que:
- Ajuste el Documento principal del manual del evento para incorporar los nuevos aprendizajes.
- Actualice la plantilla de tarea del evento, las subtareas o las listas de comprobación según sea necesario.
- Mueve la tarea del evento de Próximos eventos a Eventos pasados para que la planificación futura pueda consultar ejemplos reales.
Con el tiempo, puedes perfeccionar las instrucciones de tus Super Agents usando patrones de eventos pasados, de modo que las sugerencias de personal, los borradores de campañas y los resúmenes ejecutivos sean cada vez más precisos y requieran menos edición manual.