Protege la información importante de los campos personalizados. Elige quién puede interactuar con cada campo personalizado para proteger las notas internas de clientes, la información confidencial de proyectos y mucho más.
Puedes establecer permisos para todos los miembros de tu Entorno de trabajo y usar excepciones para personas concretas, Super Agents y Teams.
Qué necesitas
- Los permisos de campos personalizados están disponibles en los planes Business Plus y Enterprise.
- Si un campo personalizado no tiene permisos definidos, cualquier rol de usuario con los permisos de rol personalizados de Gestionar campos personalizados puede establecer excepciones o hacer el campo privado.
- Si alguien distinto del creador del campo personalizado lo hace privado, el creador conservará el acceso al campo.
- Los propietarios del Entorno de trabajo pueden permitir que los administradores gestionen los campos personalizados privados en el plan Enterprise.
Tipos de permisos de campos personalizados
Hay cinco tipos de permisos de campos personalizados.
| Permiso de campo personalizado | Descripción |
| Predeterminado del Entorno de trabajo | El rol de usuario de cada persona y la configuración de permisos de rol personalizados de ese rol determinan su nivel de acceso al campo personalizado. Este es el valor predeterminado cuando no se selecciona ningún permiso para un campo personalizado. |
| Puede editar | Las personas, los Super Agents o los Teams con este nivel de permiso pueden editar el campo personalizado y establecer sus valores en las tareas. |
| Puede establecer | Las personas, los Super Agents o los Teams con este nivel de permiso pueden establecer los valores del campo personalizado en las tareas, pero no pueden editarlo. |
| Puede ver | Las personas, los Super Agents o los Teams con este nivel de permiso pueden ver el campo personalizado, pero no pueden establecer sus valores ni editar su descripción. |
| Privado | Solo las personas y los Super Agents añadidos en la sección Excepciones pueden ver los campos personalizados privados. El resto no tendrá acceso. |
¿Tienes alguna duda? Consulta nuestras preguntas frecuentes sobre permisos de campos personalizados.
Permisos
Establece un nivel de permiso para tu campo personalizado. Todos los miembros de tu Entorno de trabajo tendrán este permiso, a menos que alguien con el permiso de rol personalizado de Gestionar campos personalizados lo modifique para personas concretas y Super Agents mediante excepciones.
Para establecer permisos en un campo personalizado:
- En el Gestor de campos personalizados, haz clic en el nombre del campo.
- En la barra lateral derecha, haz clic en Más ajustes y permisos.
- Haz clic en el desplegable Permisos y selecciona un nivel.
Excepciones
Establece permisos de campo personalizado que anulen los generales para personas concretas, Super Agents y Teams. Las excepciones siempre anulan los permisos del campo y los permisos basados en el rol de la persona o el Team.
Por ejemplo, los miembros normalmente no pueden editar campos personalizados. Si un administrador o propietario establece la excepción de un miembro como Puede editar para un campo personalizado, ese miembro podrá editar ese campo.
Los creadores de campos personalizados conservan el acceso a los campos personalizados que crean, aunque cambie su rol de usuario.
Establecer excepciones en un campo existente
Para establecer una nueva excepción en campos personalizados existentes desde el Gestor de campos personalizados:
- Haz clic en un campo para abrir la barra lateral del editor.
- Haz clic en Más ajustes y permisos.
- Haz clic en Añadir excepción.
- Busca y selecciona la persona, el Super Agent o el Team. Aparecerán en la sección Excepciones.
- A la derecha de su nombre, haz clic en su nivel de permiso actual y selecciona uno nuevo.
Establecer excepciones en un campo nuevo
También puedes establecer excepciones al crear un nuevo campo personalizado desde la Vista Lista o la Vista Tabla.
Hacer privado un campo personalizado
Convierte un campo personalizado existente en privado y compártelo con personas concretas y Super Agents. El campo solo será visible en tareas y vistas para las personas y los Super Agents con permiso explícito.
Para hacer privado un campo personalizado existente desde el Gestor de campos personalizados:
- Haz clic en un campo para abrir la barra lateral del editor.
- Haz clic en Más ajustes y permisos.
- Haz clic en el icono de candado.
- Las excepciones existentes no se verán afectadas. Actualiza las que quieras cambiar.
Si alguien distinto del creador hace privado un campo personalizado, el creador conservará el acceso al campo.
Ordenar, agrupar y filtrar tareas por campos personalizados privados
Las personas y los Super Agents con permiso pueden agrupar, ordenar y filtrar tareas por campos personalizados privados en sus vistas.
Si la vista está guardada, las personas y los Super Agents sin permiso para el campo privado no verán reflejada en su vista la agrupación, la ordenación ni el filtrado.
Si alguien sin permiso para un campo privado modifica y guarda una vista que está agrupada, ordenada o filtrada por ese campo privado, la vista perderá esa agrupación, ordenación o filtrado.
Usar campos personalizados privados con Formularios
Las personas y los Super Agents con permiso pueden añadir campos personalizados privados a los Formularios. El campo privado será visible para cualquier persona que rellene el Formulario.
Las personas y los Super Agents de tu Entorno de trabajo sin permiso verán un marcador de posición para el campo personalizado al editar el Formulario.
Usar campos personalizados privados con Automatizaciones
Las personas y los Super Agents con permiso pueden usar campos personalizados privados en Automatizaciones.
Las personas y los Super Agents sin permiso verán un marcador de posición para la Automatización al gestionar las Automatizaciones.
Usar campos personalizados privados en Fórmulas
Debes tener acceso a todos los campos usados en las Fórmulas para ver los resultados. Si se usa un campo privado al que no tienes acceso, no verás los resultados.
Permitir que los administradores gestionen los campos personalizados privados
En el plan Enterprise, los propietarios del Entorno de trabajo pueden permitir que los administradores gestionen los campos personalizados privados en los ajustes de permisos avanzados.