Connected Search transforma la forma en que trabajan los equipos al eliminar los silos de información, suprimir los cambios de aplicación y convertir datos dispersos en información útil en tiempo real.

Esta Connected Search empresarial unifica la búsqueda entre aplicaciones, aprovecha Brain y Super Agents para encontrar archivos, mejora la colaboración e integra tu Entorno de trabajo con las herramientas existentes.

Connected Search está disponible en todos los planes como prueba por tiempo limitado. En el futuro se aplicarán restricciones.

Hay dos tipos de Connected Search:

• Connected Search personal: Las conexiones personales son solo para ti. Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.
• Connected Search del Entorno de trabajo: Permite que todos los miembros del Entorno de trabajo busquen archivos desde la cuenta conectada. Para más información, consulta la tabla de la sección Connected Search del Entorno de trabajo más abajo.

Los propietarios y administradores del Entorno de trabajo pueden activar el ClickApp Connected Search y conectar aplicaciones.

Los Invitados no pueden usar Connected Search.

Connected Search personal

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp. Los resultados de búsqueda de las otras aplicaciones solo serán visibles para ti.

Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.

Connected Search personal está disponible para las siguientes aplicaciones:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Outlook Mail
• Notion
• Microsoft Teams

Connected Search del Entorno de trabajo

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp para todos los miembros de tu Entorno de trabajo.

Connected Search del Entorno de trabajo está disponible para las siguientes aplicaciones:

Activar el ClickApp Connected Search

Un propietario o administrador del Entorno de trabajo debe activar el ClickApp Connected Search para tu Entorno de trabajo:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo.
2. Selecciona Aplicaciones.
3. Busca Connected Search y actívalo.

Conectar una aplicación

Aprende cómo conectar una aplicación externa para empezar a usar Connected Search.

Activar Connected Search

Cuando conectas una aplicación, Connected Search se activa de forma predeterminada. Si lo desactivaste durante el proceso de configuración, puedes volver a activarlo manualmente.

Para activar Connected Search manualmente para una aplicación desde el App Center:

1. Busca y selecciona la integración.
2. Haz clic en la pestaña Personal o Entorno de trabajo.
3. Haz clic en el interruptor junto a Connected Search personal o Connected Search del Entorno de trabajo.
4. Junto a tu conexión, haz clic en Guardar o Volver a conectar.
5. Se iniciará la indexación. Puedes consultar el progreso abriendo la barra de comandos de IA.
6. Una vez completada la indexación, los archivos de la integración aparecerán al buscar en tu Entorno de trabajo. Los resultados muestran el icono de la aplicación correspondiente junto a ellos.

Filtrar los resultados de búsqueda por aplicación

Puedes filtrar los resultados de búsqueda por cada aplicación de Connected Search fijándolas en la barra de comandos de IA.

Usar Super Agents y Brain para buscar archivos

Aprovecha Connected Search en tus Super Agents y Brain.

Indexación de búsqueda

Obtén más información sobre la indexación de búsqueda.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Cuando conectas una integración (como SharePoint, Google Drive, etc.) a ClickUp mediante Connected Search, indexamos los recursos; es decir, organizamos y catalogamos los archivos y datos de tus integraciones conectadas para que puedan buscarse de forma rápida y sencilla dentro de ClickUp.

¿Cómo funciona la indexación?

Una vez establecida la conexión, ClickUp analiza e incorpora los datos relevantes (como nombres de archivo, rutas y, en ocasiones, el contenido del archivo, según los permisos). Esto permite a los usuarios encontrar información de todas las herramientas conectadas en un solo lugar, sin tener que buscar manualmente en cada plataforma.

¿Con qué frecuencia se produce la indexación?

• Análisis inicial: cuando se conecta una nueva integración, ClickUp realiza un análisis masivo para indexar todos los datos compatibles del origen conectado.
• Actualizaciones periódicas: tras el análisis inicial, ClickUp vuelve a analizar periódicamente para mantener el índice actualizado. La frecuencia depende de la integración, pero la mayoría de los orígenes se actualizan cada pocas horas.
• Activadores en tiempo real (cuando están disponibles): algunas integraciones admiten activadores basados en eventos (por ejemplo, webhooks), lo que permite una indexación casi en tiempo real del contenido nuevo o actualizado.

Seguridad de la indexación

Notas importantes para los equipos de seguridad:

• Desactivar una conexión: si se desconecta una integración en el App Center de ClickUp, todos los datos indexados de ese origen se eliminan de ClickUp.
• La indexación es automática: cuando Connected Search está activado, nuestro sistema incorpora automáticamente datos de las cuentas conectadas, lo que puede aparecer en los registros como un acceso masivo o repetido a archivos o datos. Este es el comportamiento esperado de la función y no indica ningún tipo de actividad maliciosa.
• Acceso y permisos: la visibilidad del contenido indexado en ClickUp depende de cómo esté configurada la integración. En el caso de las conexiones del Entorno de trabajo (administrador), indexamos todo lo que la cuenta que realiza la conexión puede ver, aunque algunos archivos estén restringidos en el sistema de origen. Usa carpetas o unidades compartidas a nivel de empresa para evitar que aparezcan archivos confidenciales. En el caso de las conexiones personales, solo se indexan los archivos accesibles al usuario que realiza la conexión, y los resultados solo son visibles para ese usuario.
• Respuesta a alertas de seguridad: la actividad de indexación automática puede generar alertas en tus herramientas de supervisión de seguridad (SIEM, DLP, etc.), especialmente durante la configuración inicial o las sincronizaciones masivas. Esto es normal. Si tu equipo de seguridad tiene dudas, puedes desconectar la integración y los datos indexados se eliminarán de ClickUp.
• Connected Search realiza un análisis inicial y una reindexación periódica para mantener los resultados actualizados. En el caso de orígenes como SharePoint y OneDrive, esta actividad en segundo plano puede aparecer en los registros externos de SIEM, DLP o seguridad como acceso masivo o repetido a archivos. Este es el comportamiento esperado. Los registros de auditoría no muestran actualmente qué usuario creó una conexión personal con terceros, por lo que los administradores deben usar las conexiones del Entorno de trabajo aprobadas como superficie de control.

Seguridad de Connected Search

Obtén información sobre la gestión de datos y la seguridad de Connected Search.

Gestión de datos y acceso de usuarios

Connected Search respeta los permisos existentes de las aplicaciones conectadas. Aplicamos controles basados en roles para mantener el acceso actualizado y coherente.

Además, puedes elegir qué información está disponible para las personas de tu Entorno de trabajo. Estos son los dos tipos de conexiones:

• Conexión del Entorno de trabajo: debe configurarla un propietario o administrador del Entorno de trabajo. Con esta conexión, todos los usuarios del Entorno de trabajo pueden buscar datos en las aplicaciones conectadas mediante Connected Search e IA.

No todas las aplicaciones de Connected Search admiten este tipo de conexión.

• Conexión personal: cualquier usuario puede configurarla. Todos los datos a los que tenga acceso serán buscables. Ningún otro usuario del Entorno de trabajo puede usar esta conexión.

Compromiso con la seguridad y la privacidad

ClickUp se compromete a ofrecer un programa sólido de seguridad y privacidad que proteja los datos en toda su plataforma.

Esto incluye medidas de seguridad rigurosas, el cumplimiento de los estándares del sector y la supervisión continua de posibles amenazas.

Para garantizar la seguridad y la gestión de datos, y permitir un intercambio de datos seguro, Connected Search con tecnología de IA de ClickUp implementa las siguientes protecciones:

Permisos de acceso

• Opciones para compartir la conexión: las personas de tu Entorno de trabajo pueden establecer conexiones personales privadas. Los administradores pueden gestionar las conexiones del Entorno de trabajo y compartir el contenido de búsqueda con todos.
• Acceso basado en roles: Connected Search solo puede hacer referencia a los datos indexados a los que tiene acceso la cuenta conectada. Si la cuenta conectada no puede acceder a los datos del sistema conectado, el usuario o el Entorno de trabajo tampoco podrán acceder a ellos mediante IA de Brain y Connected Search.
• Filtrado de datos en la conexión del Entorno de trabajo: en las conexiones del Entorno de trabajo, indexamos el contenido al que la cuenta que realiza la conexión puede acceder en las ubicaciones seleccionadas para Connected Search, incluidos los archivos privados guardados en dichas ubicaciones. Este filtrado varía según el sistema conectado; por ejemplo, las propiedades de archivos de Box o la configuración de grupos de Confluence.
• Permisos de roles de usuario: el contenido privado dentro de ClickUp no es accesible para usuarios no autorizados mediante Búsqueda o IA de Brain. Las personas de tu Entorno de trabajo solo pueden acceder al contenido de ClickUp que se haya compartido con ellas cuando usan IA de Brain o Búsqueda.
• Controles para compartir: los administradores de ClickUp pueden filtrar los datos directamente dentro de ClickUp mediante las opciones de configuración de Connected Search. Este filtrado varía según el sistema conectado; por ejemplo, las propiedades de archivos de Google Drive, los repositorios de GitHub y los selectores de ubicación.
• Limitar el uso compartido: los administradores de TI pueden restringir aún más el acceso a los datos en las conexiones del Entorno de trabajo mediante cuentas de servicio. Las cuentas de servicio son cuentas creadas exclusivamente para la integración y no las utiliza ningún empleado para su trabajo habitual. El acceso real a los datos está gestionado íntegramente por el sistema conectado, no por ClickUp. Los usuarios individuales deben usar sus cuentas de trabajo en cada sistema conectado para acceder a los resultados de Connected Search.
• Sincronización de accesos: los cambios de acceso y permisos en un sistema conectado se actualizan automáticamente en los datos indexados.
• Autenticación OAuth: inicios de sesión estandarizados cuando la integración de terceros admite este método.
• Activación: los propietarios y administradores pueden activar o desactivar el ClickApp Connected Search.

Privacidad y seguridad de IA de Brain

Consulta nuestro artículo sobre modelos de IA de Brain, privacidad y seguridad para obtener más información sobre las medidas específicas que hemos implementado.

Seguridad de los datos

Consulta nuestro artículo sobre privacidad y seguridad para obtener más información sobre las medidas específicas de cifrado y seguridad que hemos implementado.

Retención de datos

Los datos indexados se conservan hasta que la cuenta se elimina o se quita la conexión con terceros.

¿Qué es un índice de búsqueda?

La indexación consiste en incorporar los recursos de las integraciones conectadas de forma organizada para que puedan buscarse de forma rápida y sencilla.

¿Qué se indexa para Connected Search?

• Recursos y objetos de ClickUp. Los recursos incluyen Tareas, Documentos, Pizarras, Paneles, Chat, Espacios, Carpetas, Subcarpetas, Listas y archivos adjuntos.
• Objetos de integraciones de terceros. Esto incluye elementos como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDF, carpetas, etc. Depende del acceso a los objetos del usuario que creó la conexión. Por ejemplo, si el usuario que configuró la conexión puede ver los datos en una herramienta conectada y es un tipo de dato que buscamos, se indexará para su búsqueda.