Administra los estados de tarea predeterminados de ClickUp. O crea estados de tarea personalizados para que coincidan con tu flujo de trabajo.

Ya sea que gestiones aprobaciones de recursos creativos o historias de usuario desde la ideación hasta la finalización, los estados mantienen el trabajo organizado y el progreso visible.

Lo que necesitarás

• Los propietarios, miembros y administradores pueden crear, editar y eliminar estados de forma predeterminada.
• Los planes Business Plus y Enterprise pueden usar permisos avanzados para controlar si los miembros e invitados pueden crear, editar y eliminar estados.
  • Necesitarás ambos permisos avanzados Eliminar elementos y Editar estados para poder eliminar estados.

Estados

Puedes crear estados en los niveles de Espacio, Carpeta, Subcarpeta y Lista. O reutiliza estados creando plantillas de estados.

Grupos de estados de tarea

Hay tres grupos de estados de tarea predeterminados.

Sin comenzar es un cuarto grupo de estados que se activa mediante un ClickApp.

Los tres grupos de estados predeterminados son:

• Activo: Tareas en las que se está trabajando actualmente.
• Listo: Tareas que están listas, pero que deben permanecer abiertas. Por ejemplo, toda la ingeniería se completó en una tarea de Sprint, pero los equipos de marketing y redacción técnica aún necesitan acceder a ella.
  • Las tareas en este grupo de estados no se consideran vencidas.
  • Cualquier dependencia se borra cuando se aplica este estado.
• Cerrado: Tareas que están totalmente completadas.
  • Completado es el estado Cerrado predeterminado.
  • No puedes crear estados Cerrado personalizados, pero sí puedes cambiarles el nombre.

Las tareas cerradas en la vista Lista están ocultas de forma predeterminada. Puedes mostrarlas así:

1. Haz clic en el botón Mostrar cerradas, ubicado en la parte superior de la vista Lista. Cuando el botón está activado, se resalta y aparece un menú desplegable.
   • Desde el menú desplegable, puedes seleccionar Subtareas.
   • También puedes hacer clic en la x en la esquina superior derecha del botón Mostrar cerradas para ocultar las tareas rápidamente.
2. Las tareas cerradas aparecerán en tu Lista.
3. Haz clic en el botón Mostrar cerradas para volver a ocultarlas.

Para mantener la coherencia en todo tu Entorno de trabajo, los estados Por hacer y Completado marcan el inicio y el final de tus flujos de trabajo.

Crear estados de tarea personalizados

Cuando creas Espacios, se te pedirá que configures los estados para las tareas que se agregarán allí.

Los estados personalizados no aparecerán en el nivel Todo. El nivel Todo solo muestra los estados que existen en todos los niveles de la jerarquía.

Las Carpetas, las Subcarpetas y las Listas también pueden tener estados distintos para sus tareas. De forma predeterminada, sus tareas siguen la jerarquía de estados:

• Las Carpetas y Listas creadas en un Espacio heredan los estados de ese Espacio.
• Las Subcarpetas heredan el estado de su Carpeta principal si esa Carpeta tiene estados personalizados activados. De lo contrario, la Subcarpeta hereda los estados del Espacio de nivel superior.
• Las Listas heredan los estados de su Carpeta.
• Las Listas que no pertenecen a ninguna Carpeta heredan los estados de su Espacio.
• Puedes crear estados personalizados para cualquier tipo de estado, excepto Cerrado.

Los colores de los estados corresponden a la ubicación en la que se crearon. Si mueves una tarea a otra Lista con colores de estado diferentes, la tarea conservará el color de la Lista original.

Para crear estados personalizados al crear un Espacio:

1. Cuando crees y nombres un Espacio, abre la pestaña Estados de tarea.
2. En el menú desplegable Plantilla de estados, selecciona Personalizado.
3. Debajo de cada grupo de estados, haz clic en Agregar estado para crear nuevos estados. Usa el controlador de arrastre a la izquierda de los estados para subirlos o bajarlos.
4. Asigna un nombre al nuevo estado. Reordena los estados arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo con los controladores de arrastre que están a la izquierda. Haz clic en el color de un estado para elegir uno nuevo.
5. Haz clic en Guardar.

Para crear estados personalizados al crear una Carpeta o Subcarpeta:

1. Cuando crees una Carpeta o Subcarpeta, se abrirá el modal Crear carpeta. Desde el modal, abre la pestaña Estados y selecciona Usar estados personalizados.
2. Sigue el mismo proceso que para configurar estados en un Espacio.

También puedes crear flujos de trabajo personalizados para Carpetas individuales cuando creas una Lista.

Agregar nuevos estados con el botón Nuevo

Usa el botón Nuevo para agregar un nuevo estado rápidamente.

Editar estados

Edita los estados para alinearlos con tus flujos de trabajo.

Ver todos los estados del Espacio

Los propietarios y administradores pueden ver todos los estados del Espacio en su configuración.

Para ver todos los estados del Espacio:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu Entorno de trabajo y selecciona Configuración.
2. En la barra lateral Toda la configuración, haz clic en Espacios.
3. Verás todos tus Espacios y su información, incluidos los estados.

   

Reordenar estados

Hay varias formas de reordenar los estados de tarea.

Desde la barra lateral de inicio

Para reordenar los estados de un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista desde la barra lateral de inicio:

1. En tu Navegación global, haz clic en Inicio.
2. En la sección Espacios de tu barra lateral de inicio, coloca el cursor sobre la ubicación y haz clic en el ícono de puntos suspensivos ....
   • También puedes hacer clic derecho en la ubicación.
3. Haz clic en Estados de tarea o Estados de lista.
4. En el modal de estados, haz clic en el controlador de arrastre a la izquierda del estado para moverlo.

Desde la barra lateral de Espacios

Para reordenar los estados de un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista desde la barra lateral de Espacios:

1. En tu Navegación global, haz clic en Espacios.
   • Si no ves el elemento en tu Navegación global, haz clic en Más y selecciónalo.
   • Para mantener el elemento visible en tu Navegación global, fíjalo.
2. En la barra lateral de Espacios, coloca el cursor sobre la ubicación y haz clic en el ícono de puntos suspensivos ....
   • También puedes hacer clic derecho en la ubicación.
3. Selecciona Estados de tarea o Estados de lista.
4. En el modal de estados, haz clic en el controlador de arrastre a la izquierda del estado para moverlo.