Verpasse nie wieder wichtige Besprechungsinfos! Nutze den KI-Notetaker, um Besprechungsnotizen für dich oder dein Team zu erstellen.

Nach der Besprechung kannst du schnell auf wichtige Erkenntnisse, Aktionspunkte, eine Video- oder Audioaufzeichnung und mehr zugreifen.

Die Verfügbarkeit und die Limits des KI-Notetakers variieren je nach Plan und Benutzerrolle. Mehr erfahren

Du kannst den KI-Notetaker verwenden, um Notizen zu erstellen für:

• SyncUps
• Google Kalender-Besprechungen über Zoom, Teams oder Google Meet
  • Du musst zuerst deinen Google Kalender verbinden.
• Outlook Calendar-Besprechungen über Zoom, Teams oder Google Meet
  • Du musst zuerst deinen Outlook Calendar verbinden.

Die KI-Notetaker-ClickApp aktivieren

Bevor du den KI-Notetaker in Besprechungen nutzt, muss ein Admin oder Eigentümer die KI-Notetaker-ClickApp in deinem Workspace aktivieren.

Den KI-Notetaker zu einer Besprechung schicken

Sobald der KI-Notetaker in deinem Workspace aktiviert wurde, kannst du ihn zu Besprechungen schicken.

Du kannst zwischen drei KI-Notetaker-Typen wählen:

• Persönlicher Notetaker: Das Besprechungsnotiz-Dokument wird nur mit dir geteilt.
• Workspace-Notetaker: Ein Besprechungsnotiz-Dokument ist für alle in deinem Workspace zugänglich.
• Geteilter Notetaker: Ein Besprechungsnotiz-Dokument wird immer mit Personen geteilt, die an der Besprechung teilgenommen haben. Bei geplanten Besprechungen können eingeladene Personen die Notizen auch erhalten, wenn ClickUp sie als einzelne Eingeladene identifizieren kann. Nicht anwesende Eingeladene erhalten die Notizen möglicherweise nicht automatisch – das gilt auch für Personen, die über eine Google-Gruppe eingeladen wurden, die nicht in einzelne Mitglieder gelöst werden kann.

Admins können den Namen und die Beitrittsnachricht festlegen, die jeder Notetaker-Typ verwendet, und wählen, ob Aufzeichnungen und Transkripte in den Notizen enthalten sind. Admins können außerdem verhindern, dass Mitglieder diese Standardeinstellungen ändern. Mehr erfahren

Jede Person, die zu einer Besprechung eingeladen ist, kann einen Workspace- oder geteilten Notetaker für diese Besprechung aktivieren oder deaktivieren.

Den KI-Notetaker zu einer geplanten Besprechung schicken

So schickst du den KI-Notetaker zu einer geplanten Besprechung:

1. Klicke in deinem Planner oder in der Kalenderübersicht auf eine Besprechung mit einem Videokonferenz-Link.
2. Klicke auf KI-Notetaker hinzufügen.

3. Wähle den KI-Notetaker-Typ aus, den du verwenden möchtest. Damit legst du fest, wer auf die Notizen zugreifen kann.
   • Wenn für die Besprechung bereits ein geteilter oder Workspace-Notetaker festgelegt ist, ist der persönliche Notetaker nicht verfügbar.
4. Wenn der Besprechungszeitpunkt erreicht ist, tritt der KI-Notetaker als Mitglied bei und hinterlässt einen Kommentar, in dem er sich vorstellt.
5. Nach der Besprechung wird das Besprechungsnotiz-Dokument entsprechend dem von dir gewählten Notetaker-Typ geteilt.

Der KI-Notetaker wird in Gruppenräumen derzeit nicht unterstützt.

Konflikte zwischen Notetaker-Typen

Wenn jemand einen Workspace- oder geteilten Notetaker für eine Besprechung aktiviert, werden alle persönlichen Notetaker automatisch deaktiviert.

Persönliche Notetaker werden nur deaktiviert, wenn der Workspace- oder geteilte Notetaker vor Beginn der Besprechung aktiviert wurde.

Nach Beginn der Besprechung können einzelne Personen ihre persönlichen Notetaker weiterhin spontan hinzuschicken. Diese Notetaker nehmen ab dem Moment auf, in dem sie dem Anruf beitreten.

KI-Notetaker zu einem Ad-hoc-Meeting senden

Du kannst den KI-Notetaker zu jedem Ad-hoc-Meeting in Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams senden.

Über deinen Planner

So sendest du den KI-Notetaker über deinen Planner zu einem Ad-hoc-Meeting:

1. Klicke oben rechts in deinem Planner auf das Symbol Notizen.
2. Füge unter Persönlichen Notetaker jetzt senden den Link zu deinem Meeting ein.
   • Um den Notetaker-Typ zu ändern, klicke auf das Symbol Erweitern neben dem Symbol Senden.
3. Klicke auf das Symbol Senden.

Über deine Symbolleiste

So sendest du den KI-Notetaker über deine Symbolleiste zu einem Ad-hoc-Meeting:

1. Klicke oben rechts auf deinen persönlichen Avatar und wähle KI-Notetaker aus.
   • Wenn der KI-Notetaker angeheftet ist, klicke links neben deinem persönlichen Avatar auf das Symbol KI-Notetaker.
2. Füge den Link zu deinem Meeting ein und wähle einen Notetaker-Typ aus.
3. Klicke auf Jetzt senden.

Über den Meetings Hub

So sendest du den KI-Notetaker über den Meetings Hub zu einem Ad-hoc-Meeting:

1. Öffne den Meetings Hub.
2. Klicke oben rechts im Abschnitt „Bevorstehende Meetings" auf KI-Notetaker senden.
3. Füge den Link zu deinem Meeting ein und wähle einen Notetaker-Typ aus.
4. Klicke auf Jetzt senden.

Persönlichen Notetaker für alle Meetings aktivieren

So aktivierst du deinen persönlichen Notetaker automatisch für alle bevorstehenden Meetings:

1. Klicke oben rechts in deinem Planner auf das Symbol Notizen.
2. Wähle über das Dropdownmenü die Kalender aus, für die du den KI-Notetaker aktivieren möchtest. Es können nur primäre Kalender ausgewählt werden.
3. Nach dem Ende jedes Meetings wird dein privates Meeting-Notizen-Dokument mit dir geteilt.

Die automatische Planung gilt nur für deinen persönlichen Notetaker. Sie legt weder einen Shared noch einen Workspace-Notetaker als Standard für deine Meetings fest und bestimmt auch keinen Standard-Notetaker-Typ für deinen Workspace.

Die automatische Planung fügt deinen persönlichen Notetaker nicht zu einem Meeting hinzu, für das bereits ein Shared oder Workspace-Notetaker eingerichtet ist.

Wenn zwei Personen im selben Workspace die automatische Planung für dasselbe Meeting aktiviert haben, sendet jede Person ihren eigenen persönlichen Notetaker. Jeder Notetaker erstellt seine eigenen Notizen, und jeder wird auf die KI-Notetaker-Nutzung deines Workspace angerechnet.

KI-Notetaker-Typ ändern

Jede Person, die zu einem Meeting eingeladen ist, kann einen Workspace-, Shared oder persönlichen Notetaker für dieses Meeting aktivieren oder deaktivieren.

So änderst du den KI-Notetaker-Typ für dein Meeting:

1. Klicke in deinem Planner oder in der Calendar Glance auf das Ereignis.
2. Klicke auf deinen aktuellen KI-Notetaker-Typ und wähle einen neuen aus.
   • Wenn ein Shared oder Workspace-Notetaker festgelegt ist, ist Persönlicher Notetaker erst wieder verfügbar, nachdem du Kein Notetaker ausgewählt hast.
3. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, öffnet sich das Fenster Wiederkehrendes Ereignis bearbeiten. Wähle eine Option aus und klicke auf Speichern:
   • Dieses Ereignis: Ändert den Notetaker-Typ nur für dieses Meeting. Die anderen Meetings der Serie behalten ihren Notetaker-Typ.
   • Alle Ereignisse: Ändert den Notetaker-Typ für alle Meetings der Serie.

Wenn du während eines laufenden Meetings von einem Workspace-Notetaker zu einem Shared Notetaker wechselst oder umgekehrt, verlässt der ursprüngliche Notetaker das Meeting und der andere tritt bei. Die beiden Notetaker erstellen jeweils separate Meeting-Notizen für den Zeitraum, den sie im Meeting verbracht haben.

KI-Notetaker entfernen

Entferne einen KI-Notetaker aus deinem Meeting.

Persönlichen Notetaker aus einem Meeting entfernen

Entferne deinen persönlichen Notetaker aus einem Meeting.

Sobald ein Meeting begonnen hat, kann jede Person mit der Berechtigung, Teilnehmende in deiner Videokonferenz-App zu entfernen, deinen persönlichen Notetaker entfernen.

So entfernst du deinen persönlichen Notetaker aus einem Meeting:

1. Klicke in deinem Planner oder in der Kalenderübersicht auf das Meeting und wähle Persönlicher Notetaker aus.
2. Wähle Kein Notetaker aus.
3. Wenn das Ereignis wiederkehrend ist, wirst du vor dem Speichern aufgefordert, Dieses Ereignis oder Alle Ereignisse auszuwählen.

Geteilten oder Workspace-Notetaker aus einem Meeting entfernen

Jede Person, die zu einem Meeting eingeladen ist, kann einen geteilten oder Workspace-Notetaker über ihren Planner entfernen.

Wenn du den Typ des geteilten oder Workspace-KI-Notetakers auf Kein Notetaker änderst, werden alle Notetaker deaktiviert.

Um einen geteilten oder Workspace-KI-Notetaker wieder zu aktivieren, muss jemand ihn manuell erneut zum Meeting hinzufügen.

So entfernst du einen geteilten oder Workspace-Notetaker aus einem Meeting:

1. Klicke in deinem Planner oder in der Kalenderübersicht auf das Meeting und wähle Geteilter oder Workspace-Notetaker aus.
2. Wähle Kein Notetaker aus.

Danach können Teilnehmende für das Meeting Persönlicher Notetaker auswählen oder einen persönlichen Notetaker ad hoc senden.

KI-Notetaker in SyncUps verwenden

Verwende den KI-Notetaker, um Notizen zu machen und SyncUps aufzuzeichnen!

Format von Besprechungsnotizen

Notizen werden in einem Dokument erstellt. Wenn du einen persönlichen Notetaker verwendest, sind deine Notizen privat.

Admins können Aufzeichnungen, Transkripte oder den Chat-Verlauf für den gesamten Workspace deaktivieren. In diesem Fall wird dieser Inhalt nicht in die Besprechungsnotizen aufgenommen.

Die folgenden Informationen sind in den Besprechungsnotizen des KI-Notetakers enthalten:

• Name und Datum der Besprechung: Das Dokument wird automatisch mit dem Titel und dem Datum der Besprechung benannt, damit es sich leicht wiederfinden und referenzieren lässt.
• Meeting Channel: Der Channel oder die Direktnachrichten-Unterhaltung, in dem bzw. der das SyncUp stattgefunden hat. Dies wird nur bei SyncUp-Besprechungen aufgeführt.
• Teilnehmende: Eine Liste aller Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben.
• Aufzeichnung: Bei Anrufen bis zu einer Stunde Länge wird eine vollständige Videoaufzeichnung in die Notizen aufgenommen. Bei Anrufen, die länger als eine Stunde dauern, wird stattdessen eine vollständige Audioaufzeichnung aufgenommen.

Videoaufzeichnungen befinden sich in der Betaphase. Du kannst über das Besprechungs-Dokument oder den Clips Hub darauf zugreifen.

• Übersicht: Eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der Besprechung für einen schnellen Überblick.
• Wichtigste Erkenntnisse: Die bedeutendsten Erkenntnisse und Entscheidungen als Stichpunkte zur einfachen Nachbereitung.
• Nächste Schritte: Eine Checkliste mit Aktionspunkten, damit Aufgaben erledigt und Zuständigkeiten klar sind.
• Hauptthemen: Kategorisierte Besprechungsinformationen in einem ausklappbaren Menü.
• Chat-Verlauf: Der Chat-Verlauf der Besprechung.

Bei Microsoft Teams-Besprechungen wird der Chat-Verlauf nur erfasst, wenn der Besprechungs-Chat für anonyme Teilnehmende zugänglich ist. Der KI-Notetaker kann den Chat-Verlauf bei Channel-Meetings nicht erfassen.

• Transkript: Eine ausklappbare Transkription des gesamten Gesprächs – nützlich für die detaillierte Nachbereitung und Dokumentation. Bei einigen Notizen befindet sich das Transkript auf einer zweiten Dokumentseite.

KI-Notetaker anpassen

Passe deinen KI-Notetaker an, um Notizen ganz nach deinen Bedürfnissen zu gestalten.

Automatische Spracherkennung

Der KI-Notetaker erkennt die in Anrufen gesprochene Sprache automatisch. Werden mehrere Sprachen erkannt, versucht der KI-Notetaker die Hauptsprache zu ermitteln und transkribiert den gesamten Anruf dann in dieser Sprache.

Für die automatische Spracherkennung ist keine Konfiguration erforderlich.

Unterstützte Sprachen

Der KI-Notetaker kann Notizen in nahezu 100 Sprachen automatisch erkennen und transkribieren. Sieh dir die vollständige Liste der unterstützten Sprachen an.

Zoom für Besprechungen verwenden

Der KI-Notetaker erstellt keine lokalen Dateien auf deinem Computer. Besprechungsnotizen werden als private ClickUp-Dokumente angelegt.

Wenn du Zoom für Besprechungen verwendest, muss der Besprechungs-Host bestimmte Einstellungen in der Zoom-Webanwendung aktivieren, bevor der KI-Notetaker genutzt werden kann:

1. Melde dich in deinem Zoom-Konto an und öffne die Seite Einstellungen.
2. Klicke oben auf den Tab Aufzeichnung.
3. Aktiviere Auf Computerdateien aufzeichnen.
4. Stelle sicher, dass Interne Besprechungsteilnehmer aktiviert ist.
5. Aktiviere direkt darunter die Option Ihre Berechtigungsanfragen automatisch genehmigen.

Zoom-Videokonferenzen können nur über deinen externen Google Kalender oder Outlook Calendar hinzugefügt werden. Du kannst ihnen in ClickUp über deinen Planner oder Calendar Glance beitreten.

KI-Notetaker erlauben, Zoom-Meetings aufzuzeichnen

Wenn der Besprechungs-Host Zoom verwendet, aber Zoom nicht mit ClickUp verbunden hat, muss er jedem KI-Notetaker, der der Besprechung beitritt, Aufzeichnungsberechtigungen erteilen – dazu klickt er auf Genehmigen.

ClickUps KI-Notetaker nutzt Zooms natives Benachrichtigungssystem für Aufzeichnungen, um die Besprechungsteilnehmenden darüber zu informieren, dass eine Aufzeichnung läuft. Mehr erfahren

Der Host kann allen KI-Notetakern von Eingeladenen die Aufzeichnung erlauben, indem er Diese Berechtigungen auf alle zukünftigen Anfragen in dieser Besprechung anwenden auswählt, bevor er auf Genehmigen klickt.

Besprechungsnotizen öffnen

Der KI-Notetaker erstellt Besprechungsnotizen in ClickUp-Dokumenten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf deine Besprechungsnotizen zuzugreifen:

• Öffne den Meetings Hub, indem du in deiner Home Sidebar auf Meetings klickst.
• Klicke in deinem Planner auf das Ereignis und wähle KI-Notizen anzeigen.
• Klicke oben rechts im Planner auf das Symbol für Notizen, um deine aktuellen Notizen zu sehen.
• Öffne den Dokumente Hub und wähle in der Docs-Seitenleiste Besprechungsnotizen aus. Von dort kannst du alle deine Besprechungsnotizen durchsuchen, sortieren und filtern.
• Bitte Brain, nach deinen Notizen zu suchen.

Ein Workspace-Eigentümer oder Administrator kann in den KI-Notetaker-Einstellungen die Datenspeicherung des KI-Notetakers einrichten und anpassen.

Brain zu deinen Besprechungsnotizen befragen

Nach der Besprechung kannst du ClickUp Brain Fragen zu beliebigen Notizen stellen:

1. Öffne das Dokument mit den Besprechungsnotizen.
2. Klicke oben rechts auf Brain.
3. Stelle beliebige Fragen oder fordere eine Zusammenfassung der Besprechung an.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zum KI-Notetaker.

Was passiert, wenn ein Workspace- oder Shared Notetaker vor oder während einer Besprechung deaktiviert wird?

Wird ein Workspace- oder Shared Notetaker vor einer Besprechung deaktiviert, müssen die Teilnehmenden ihren Personal Notetaker selbst aktivieren, wenn sie Besprechungsnotizen erhalten möchten.

Wird ein Workspace- oder Shared Notetaker während einer Besprechung deaktiviert, können die Teilnehmenden ihren Personal Notetaker ad hoc starten, wenn sie Besprechungsnotizen erhalten möchten.

Warum haben nicht alle eingeladenen Personen die Notizen erhalten?

Der Shared Notetaker teilt die Notizen immer mit den Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben. Bei geplanten Besprechungen erhalten nicht anwesende Eingeladene die Notizen möglicherweise nicht automatisch. Das kann passieren, wenn Eingeladene über eine Google-Gruppe hinzugefügt wurden, da ClickUp die Gruppe nicht in einzelne Mitglieder aufschlüsseln kann.

Wenn jemand nach der Besprechung noch Zugriff benötigt, können der Notiz-Eigentümer oder ein beliebiger Teilnehmender das Dokument manuell teilen. Erfahre mehr über die Google Kalender-Integration.

Welche Einstellungen sind für Google Meet und Microsoft Teams erforderlich?

Für Google Meet und Microsoft Teams funktioniert der KI-Notetaker ohne zusätzliche Konfiguration.

Wird die Nutzung in Minuten oder Stunden gemessen?

Die Nutzung wird in Minuten gemessen.

Kann ich den KI-Notetaker ohne meinen Planner verwenden?

Der KI-Notetaker funktioniert mit deinem Planner und mit SyncUps.

Was passiert, wenn der KI-Notetaker versehentlich aus einer Besprechung entfernt wird?

Du kannst einen neuen KI-Notetaker ad hoc zur Besprechung schicken. Er erfasst Notizen nur ab dem Moment, in dem er der Besprechung beitritt.

Was passiert, wenn mehrere Personen den KI-Notetaker in einer Besprechung verwenden?

Alle KI-Notetaker erstellen nach der Besprechung Notizen.

Jeder Personal Notetaker erstellt seine eigenen Notizen, und jeder wird auf die KI-Notetaker-Nutzung deines Workspaces angerechnet. Um nur einen Satz Notizen zu erhalten, wähle vor Beginn der Besprechung einen Shared oder Workspace Notetaker aus.

Erhalte ich Notizen, wenn meine Besprechung auf einen anderen Tag verschoben wird?

Wird die Besprechung vor ihrem Beginn auf ein späteres Datum verschoben, passt sich der KI-Notetaker an und du erhältst die Notizen.

Wird die Besprechung nach ihrem Beginn auf ein späteres Datum verschoben, erhältst du nur Notizen für die ursprüngliche Besprechung. Das liegt daran, dass pro Nutzer und Ereignis nur ein KI-Notetaker erlaubt ist. Wird deine Besprechung nach ihrem Beginn verschoben, empfehlen wir, eine neue Besprechung zu erstellen, damit du Notizen erhältst.

Was ist der Standard-Notetaker-Typ?

Für geplante Besprechungen ist standardmäßig dein Personal Notetaker eingestellt. Alle Personen, bei denen die automatische Planung aktiviert ist, schicken ihren eigenen Personal Notetaker – es können also mehrere Notetaker an derselben Besprechung teilnehmen. Ist die automatische Planung deaktiviert, nimmt kein Notetaker teil, es sei denn, jemand fügt einen manuell hinzu.

ClickUp legt keinen Standard-Notetaker-Typ für deinen gesamten Workspace fest. Um einen einzelnen Notetaker für alle Teilnehmenden zu senden, wähle vor Beginn der Besprechung den Shared Notetaker oder Workspace Notetaker aus.

Warum kann ich keinen Personal Notetaker für eine Besprechung auswählen?

Für diese Besprechung ist bereits ein Shared oder Workspace Notetaker festgelegt. ClickUp schickt dann einen Notetaker für alle Teilnehmenden, statt für jede Person einen eigenen Personal Notetaker. Um deinen Personal Notetaker zu verwenden, wähle zuerst Kein Notetaker für die Besprechung aus und danach Personal Notetaker.