Schütze wichtige Informationen in benutzerdefinierten Feldern. Lege fest, wer mit einzelnen benutzerdefinierten Feldern interagieren darf, um interne Kundennotizen, sensible Projektinformationen und mehr zu schützen.
Du kannst Berechtigungen für alle Personen in deinem Workspace festlegen und Ausnahmen für bestimmte Personen, Super Agents und Teams hinzufügen!
Was du benötigst
- Berechtigungen für benutzerdefinierte Felder sind in den Business Plus- und Enterprise-Plänen verfügbar.
- Wenn für ein benutzerdefiniertes Feld keine Berechtigungen festgelegt sind, kann jede Benutzerrolle mit der benutzerdefinierten Rollenberechtigung „Benutzerdefinierte Felder verwalten" Ausnahmen festlegen oder das Feld auf privat setzen.
- Wenn jemand anderes als der Ersteller des benutzerdefinierten Feldes das Feld auf privat setzt, behält der Ersteller weiterhin Zugriff darauf.
- Workspace-Eigentümer können Admins erlauben, private benutzerdefinierte Felder im Enterprise-Plan zu verwalten.
Berechtigungstypen für benutzerdefinierte Felder
Es gibt fünf Arten von Berechtigungen für benutzerdefinierte Felder.
| Berechtigung für benutzerdefiniertes Feld | Beschreibung |
| Workspace-Standard | Die Benutzerrolle jeder Person und die benutzerdefinierten Rollenberechtigungen dieser Rolle bestimmen den Zugriffsgrad auf das benutzerdefinierte Feld. Dies ist die Standardeinstellung, wenn für ein benutzerdefiniertes Feld keine Berechtigung ausgewählt ist. |
| Kann bearbeiten | Personen, Super Agents oder Teams mit dieser Berechtigungsstufe können das benutzerdefinierte Feld bearbeiten und seine Werte für Aufgaben festlegen. |
| Kann festlegen | Personen, Super Agents oder Teams mit dieser Berechtigungsstufe können die Werte des benutzerdefinierten Feldes für Aufgaben festlegen. Das benutzerdefinierte Feld selbst können sie nicht bearbeiten. |
| Kann anzeigen | Personen, Super Agents oder Teams mit dieser Berechtigungsstufe können das benutzerdefinierte Feld sehen, aber weder Werte festlegen noch die Beschreibung bearbeiten. |
| Privat | Nur Personen und Super Agents, die im Abschnitt „Ausnahmen" hinzugefügt wurden, können private benutzerdefinierte Felder sehen. Für alle anderen sind private benutzerdefinierte Felder ausgeblendet. |
Hast du Fragen? Lies unsere FAQ zu Berechtigungen für benutzerdefinierte Felder!
Berechtigungen
Lege eine Berechtigungsstufe für dein benutzerdefiniertes Feld fest. Alle Personen in deinem Workspace erhalten diese Berechtigung, es sei denn, jemand mit der benutzerdefinierten Rollenberechtigung „Benutzerdefinierte Felder verwalten" überschreibt sie für bestimmte Personen und Super Agents mithilfe von Ausnahmen.
So legst du Berechtigungen für ein benutzerdefiniertes Feld fest:
- Klicke im Manager für benutzerdefinierte Felder auf den Feldnamen.
- Klicke in der rechten Seitenleiste auf Weitere Einstellungen und Berechtigungen.
- Klicke auf das Dropdownmenü Berechtigungen und wähle eine Stufe aus.
Ausnahmen
Lege abweichende Berechtigungen für benutzerdefinierte Felder für bestimmte Personen, Super Agents und Teams fest. Ausnahmen überschreiben immer sowohl die Berechtigungen des Feldes als auch die rollenbasierten Berechtigungen der jeweiligen Person oder des Teams.
Mitglieder können benutzerdefinierte Felder in der Regel nicht bearbeiten. Wenn ein Admin oder Eigentümer die Ausnahme eines Mitglieds für ein benutzerdefiniertes Feld auf „Kann bearbeiten" setzt, kann dieses Mitglied das Feld ab sofort bearbeiten.
Ersteller benutzerdefinierter Felder behalten den Zugriff auf die von ihnen erstellten benutzerdefinierten Felder, auch wenn sich ihre Benutzerrolle ändert.
Ausnahmen für ein vorhandenes Feld festlegen
So legst du eine neue Ausnahme für vorhandene benutzerdefinierte Felder im Manager für benutzerdefinierte Felder fest:
- Klicke auf ein Feld, um die Editor-Seitenleiste zu öffnen.
- Klicke auf Weitere Einstellungen und Berechtigungen.
- Klicke auf Ausnahme hinzufügen.
- Suche nach der Person, dem Super Agent oder dem Team und wähle sie aus. Sie werden nun im Abschnitt Ausnahmen aufgeführt.
- Klicke rechts neben dem Namen auf die aktuelle Berechtigungsstufe und wähle eine neue aus.
Ausnahmen für ein neues Feld festlegen
Du kannst Ausnahmen auch beim Erstellen eines neuen benutzerdefinierten Feldes in der Listen- oder Tabellenansicht festlegen.
Ein benutzerdefiniertes Feld auf privat setzen
Setze ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld auf privat und teile es mit bestimmten Personen und Super Agents. Das Feld ist dann in Aufgaben und Ansichten nur für Personen und Super Agents mit ausdrücklicher Berechtigung sichtbar.
So setzt du ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld im Manager für benutzerdefinierte Felder auf privat:
- Klicke auf ein Feld, um die Editor-Seitenleiste zu öffnen.
- Klicke auf Weitere Einstellungen und Berechtigungen.
- Klicke auf das Schloss-Symbol.
- Vorhandene Ausnahmen bleiben unverändert. Aktualisiere diejenigen, die du ändern möchtest.
Wenn jemand anderes als der Ersteller ein benutzerdefiniertes Feld auf privat setzt, behält der Ersteller weiterhin Zugriff auf das Feld.
Aufgaben nach privaten benutzerdefinierten Feldern sortieren, gruppieren und filtern
Personen und Super Agents mit Berechtigung können Aufgaben in ihren Ansichten nach privaten benutzerdefinierten Feldern gruppieren, sortieren und filtern.
Wenn die Ansicht gespeichert ist, wirkt sich die Gruppierung, Sortierung oder Filterung für Personen und Super Agents ohne Berechtigung für das private Feld nicht auf ihre Ansicht aus.
Wenn jemand ohne Berechtigung für ein privates Feld eine Ansicht ändert und speichert, die nach dem privaten Feld gruppiert, sortiert oder gefiltert ist, gehen die entsprechende Gruppierung, Sortierung oder Filterung verloren.
Private benutzerdefinierte Felder mit Formularen verwenden
Personen und Super Agents mit Berechtigung können private benutzerdefinierte Felder zu Formularen hinzufügen. Das private Feld ist für alle sichtbar, die das Formular ausfüllen.
Personen und Super Agents in deinem Workspace ohne Berechtigung sehen beim Bearbeiten des Formulars einen Platzhalter für das benutzerdefinierte Feld.
Private benutzerdefinierte Felder mit Automatisierungen verwenden
Personen und Super Agents mit Berechtigung können private benutzerdefinierte Felder in Automatisierungen verwenden.
Personen und Super Agents ohne Berechtigung sehen beim Verwalten von Automatisierungen einen Platzhalter für die Automatisierung.
Private benutzerdefinierte Felder in Formeln verwenden
Du benötigst Zugriff auf alle in Formeln verwendeten Felder, um die Ergebnisse zu sehen. Wenn eine Formel ein privates Feld verwendet, auf das du keinen Zugriff hast, werden dir keine Ergebnisse angezeigt.
Admins erlauben, private benutzerdefinierte Felder zu verwalten
Im Enterprise-Plan können Workspace-Eigentümer Admins erlauben, private benutzerdefinierte Felder in den erweiterten Berechtigungseinstellungen zu verwalten.