I modelli di checklist ti permettono di configurare rapidamente processi coerenti. Usali per replicare le checklist che utilizzi più spesso e completare le attività in modo più efficiente.

I modelli non si limitano alle checklist. Puoi usarli anche per Spazi, Cartelle, Sottocartelle ed Elenchi e per le attività!

Cosa ti serve

• I modelli di checklist sono disponibili su tutti i piani.
• Gli Ospiti possono usare i modelli di checklist in base alle loro autorizzazioni:
  • Completo: può creare, modificare, rimuovere e applicare modelli di checklist.
  • Modifica: può creare, modificare e applicare modelli di checklist, ma non rimuoverli dalle attività.
  • Commento: non può usare i modelli.
  • Solo visualizzazione: non può usare i modelli.
• Le attività possono avere fino a 250 checklist. Le checklist possono avere fino a 500 elementi. Le descrizioni degli elementi della checklist non possono superare i 2.000 caratteri.

Creare un modello di checklist

Per creare un nuovo modello di checklist:

1. Apri un'attività con una checklist.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione Checklist.
3. Passa il cursore sulla checklist che vuoi trasformare in modello e fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
4. Seleziona Salva come modello.
5. Digita il nome del nuovo modello.
6. Seleziona con chi condividere il modello:
   • Tutti i membri: i membri, gli amministratori e il titolare dell'area di lavoro possono vedere e usare questo modello.
   • Solo io: nessun altro potrà vedere o usare questo modello.
   • Seleziona persone: scegli le persone con cui vuoi condividere il modello da un elenco di utenti nella tua area di lavoro.
   • Tutti (inclusi gli ospiti): tutti nell'area di lavoro possono vedere e usare questo modello.
   • Amministratori: solo gli amministratori e il titolare dell'area di lavoro possono vedere e usare questo modello. Solo il titolare e gli amministratori dell'area di lavoro possono scegliere questa opzione.
7. In basso a destra, fai clic su Salva modello.

Applicare un modello di checklist

Puoi applicare manualmente un modello di checklist alle attività oppure configurare un'Automazione che lo faccia al posto tuo.

Applicare un modello di checklist alle attività

Per applicare un modello di checklist a un'attività:

1. In basso a sinistra, passa il cursore sulla sezione Checklist e fai clic su Usa modello.
   • Se l'attività non ha checklist, fai clic su + Crea checklist, poi passa il cursore sulla nuova checklist e fai clic su Usa modello.
2. Cerca e seleziona un modello di checklist.
3. Fai clic su Usa modello in alto a destra per confermare.

Applicare un modello di checklist tramite Automazione

Per applicare un modello di checklist tramite Automazione:

1. In alto a destra nella vista, fai clic sull'icona del robot. Non è possibile aggiungere Automazioni a Tutte le attività.
2. Dal menu a discesa sulla destra, seleziona l'Azione Applica un modello.
3. Fai clic sul menu a discesa Seleziona un modello.
4. Seleziona il tuo modello.
5. In alto a destra, fai clic su Usa modello per confermare.
6. Sulla sinistra, fai clic sul menu a discesa per scegliere un Trigger di Automazione. I Trigger di Automazione si attivano su tutte le attività nello Spazio, nella Cartella, nella Sottocartella o nell'Elenco selezionato.
7. In basso a destra, fai clic su Crea.

Modificare un modello di checklist esistente

Per modificare un modello di checklist esistente:

1. Apri un'attività e scorri verso il basso per passare il cursore sulla sezione Checklist.
2. Fai clic su + Crea checklist e poi seleziona il pulsante Usa modello.
3. Seleziona il modello che vuoi modificare.
4. Fai clic su Usa modello per applicare il modello di checklist alla tua attività.
5. Apporta le modifiche desiderate alla checklist nell'attività.
6. Passa il cursore sul nome della checklist e fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
7. Seleziona Aggiorna modello esistente.
8. Seleziona lo stesso modello di checklist che hai applicato e fai clic su Avanti.
9. In basso a destra, fai clic su Salva modello.

Eliminare un modello di checklist

Per eliminare un modello di checklist dal Centro modelli:

1. Cerca e seleziona il modello di checklist.
2. In alto a sinistra, fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
3. Seleziona Elimina. I modelli di checklist eliminati non possono essere recuperati.
4. Per confermare, fai clic su Elimina.