Éliminez le travail administratif lié aux éléments récurrents, comme les rapports hebdomadaires, les ordres du jour de réunions d'équipe et les mises à jour clients, grâce aux tâches récurrentes.
Ce dont vous aurez besoin
- Les tâches récurrentes sont disponibles sur tous les abonnements ClickUp.
- Avec un abonnement payant, vous pouvez rendre visibles toutes les tâches récurrentes à venir. En savoir plus.
- Tout le monde, y compris les invités, peut créer des tâches récurrentes.
Tâches récurrentes
Vous pouvez configurer des tâches pour qu'elles se répètent à intervalle régulier, avec des planifications, des récurrences et des options de tâche personnalisables.
Dates d'échéance
Les tâches récurrentes utilisent la date d'échéance comme date de répétition de la tâche.
Dates de début
Vous pouvez définir une date de début pour votre tâche récurrente depuis le champ Date de début.
La date de début se répète toujours le même nombre de jours avant la date d'échéance.
Heures de début et d'échéance
Vous pouvez également définir une heure de création pour la tâche récurrente depuis le champ Ajouter une heure.
Si aucune heure de récurrence n'est définie, la tâche se répète à 23 h dans le fuseau horaire de l'utilisateur qui a configuré la planification récurrente.
Clôture d'une tâche récurrente
Lorsque vous marquez une tâche récurrente comme fermée avant la date d'échéance, la tâche se répète immédiatement.
L'instance suivante de la tâche est créée immédiatement, conformément aux paramètres de récurrence de la tâche.
Si vous souhaitez que l'instance suivante soit créée à la date d'échéance plutôt qu'à la date de clôture, utilisez l'option Selon le calendrier.
Afficher les tâches récurrentes dans votre Calendrier
Avec les abonnements payants, vous pouvez afficher les instances futures des tâches récurrentes dans les Vues Calendrier.
Pour voir les tâches récurrentes fermées dans une Vue Calendrier, les paramètres de récurrence doivent comporter une date spécifiée et utiliser l'option Créer une nouvelle tâche.
Tâches dans plusieurs Listes
Les tâches présentes dans plusieurs Listes qui se répètent et créent une nouvelle tâche ne le font que dans leur Liste d'origine.
Lorsque des personnes quittent votre Environnement de travail
Les tâches récurrentes attribuées à des personnes qui ne font plus partie de votre Environnement de travail, ou créées par elles, restent inchangées. La tâche continue de se répéter selon la cadence définie.
Limitations des tâches récurrentes
- Les tâches comportant 500 sous-tâches ou plus, y compris les sous-tâches imbriquées, archivées et fermées, ne se répéteront pas et les paramètres de récurrence seront supprimés de la tâche.
- Le nombre total de sous-tâches inclut les sous-tâches imbriquées, archivées et fermées.
- Pour activer la récurrence, déplacez ou supprimez des sous-tâches jusqu'à en avoir moins de 500, puis configurez vos paramètres de récurrence.
- Le temps suivi n'est pas reporté sur les nouvelles tâches lors de la récurrence.
- Les tâches récurrentes ne créent pas d'instances dans le passé.
- Les tâches dont les paramètres de récurrence se trouvent dans des Espaces, Dossiers, Sous-dossiers ou Listes archivés ne se répéteront pas.
- Les tâches peuvent se répéter les jours non ouvrés.
Configurer une tâche récurrente
Pour configurer une tâche récurrente, vous pouvez créer une nouvelle tâche ou utiliser une tâche existante.
Si vous utilisez une tâche existante, celle-ci doit avoir le statut Non commencée, Active ou Terminée. Les tâches au statut Fermée ne se répéteront pas.
Pour configurer la récurrence d'une tâche existante :
- Cliquez sur le champ des dates au-dessus de la description de la tâche.
- En bas à gauche du modal, cliquez sur Définir la récurrence.
- Sélectionnez une date dans le calendrier ou saisissez-la dans le champ Date d'échéance. Vous pouvez définir des dates d'échéance en langage naturel.
- Configurez votre planification récurrente.
- Choisissez à quel moment la tâche doit se répéter.
- Choisissez vos options de tâche.
- Cliquez sur Enregistrer pour créer votre tâche récurrente.
Paramètres des tâches récurrentes
Le tableau suivant décrit les paramètres disponibles pour les tâches récurrentes :
| Groupe de paramètres | Paramètre | Description |
| Planification | Quotidienne | Se répète chaque jour avec la possibilité d'ignorer les week-ends. |
| Planification | Hebdomadaire | Se répète une fois par semaine le jour sélectionné. |
| Planification | Mensuelle | Les options comprennent : • Le même jour chaque mois • Le premier jour du mois • Le dernier jour du mois • Le jour par défaut du mois. Par exemple, vous sélectionnez le deuxième mercredi de juillet comme date d'échéance de la tâche récurrente initiale. Le jour par défaut du mois sera le deuxième mercredi de chaque mois. |
| Planification | Annuelle | Se répète une fois par an le jour sélectionné. |
| Planification | Jours après | Se répète un certain nombre de jours après que la tâche a été marquée comme terminée. Si la date d'échéance est mise à jour, une nouvelle tâche récurrente est créée immédiatement. |
| Planification | Personnalisée | Indiquez si la tâche doit se répéter tous les quelques jours, sélectionnez des jours de la semaine, des semaines du mois ou des jours de l'année. |
| Récurrence | À la complétion | La tâche se répète lorsqu'elle passe à un statut fermé. Cette option affiche le nom du statut fermé de la Liste d'origine de la tâche. |
| Récurrence | À la fin | La tâche se répète lorsqu'elle passe à un statut terminé ou à un statut fermé. |
| Récurrence | Selon le calendrier | La tâche se répète lorsqu'elle est dans un statut non commencé ou actif. • Les tâches se répètent à 23 h dans le fuseau horaire de l'utilisateur qui a défini les paramètres de récurrence. • Les tâches configurées pour se répéter Selon le calendrier qui sont marquées comme Terminées ou Fermées avant leur récurrence planifiée se répètent immédiatement. |
| Options de tâche | Ignorer les week-ends | La tâche récurrente ne sera pas planifiée un week-end. |
| Options de tâche | Créer une nouvelle tâche | Les options comprennent : • Non sélectionnée : aucune nouvelle tâche ne sera créée lors de la récurrence ; l'activité en cours et terminée, les sous-tâches, les listes de contrôle et les commentaires attribués sont conservés dans la tâche. • Sélectionnée : la tâche récurrente est dupliquée en tant que nouvelle tâche dans votre Environnement de travail. |
| Options de tâche | Récurrence indéfinie | Sélectionnez la durée pendant laquelle la tâche se répète. Les options comprennent : • Sélectionnée : la récurrence se poursuit indéfiniment. • Non sélectionnée : désélectionnez et choisissez dans la liste déroulante : • Répétitions : définissez le nombre de fois que cette tâche se répète. • Se termine le : définissez une date finale pour la récurrence. |
| Options de tâche | Mettre à jour le statut | • S'affiche lorsque la tâche est configurée pour se répéter selon le calendrier. Sélectionnez un statut à appliquer à la nouvelle tâche récurrente. |
| Options de tâche | Champs de tâche | Choisissez ce que vous souhaitez reprendre de la tâche d'origine dans les instances futures. Les options comprennent : • Tout inclure • Commentaires attribués uniquement • Pièces jointes • Commentaires • Pièces jointes des commentaires • Description • Champs personnalisés • Dépendances • Relations Les Relations personnalisées utilisant l'option Tâches d'une Liste spécifique ne sont pas entièrement prises en charge. • Personnes assignées • Listes de contrôle • Conserver les éléments cochés • Abonnés • Personnes assignées aux sous-tâches • Étiquettes • Recalculer les dates des sous-tâches • Sous-tâches • Activité |
Afficher toutes les tâches récurrentes
Utilisez la Vue d'ensemble des tâches récurrentes pour afficher toutes les tâches récurrentes de votre Environnement de travail.
Modifier une tâche récurrente
Vous pouvez modifier des instances de tâches récurrentes sans affecter la planification récurrente.
Pour réinitialiser complètement une tâche récurrente, vous devrez supprimer la récurrence.
Modifier les dates de début
Pour modifier les dates de début :
- Cliquez sur le champ des dates au-dessus de la description de la tâche.
- Cliquez sur Date de début dans le coin supérieur droit du modal. Si une date de début a déjà été sélectionnée, cliquez sur le x pour en saisir une nouvelle. Vous pouvez également sélectionner une nouvelle date dans le calendrier.
Modifier les dates d'échéance des tâches récurrentes
Vous pouvez modifier la date d'échéance des tâches récurrentes. Seule la mise à jour vers une date ultérieure a un impact sur la planification récurrente globale.
Définir une date d'échéance antérieure
Vous pouvez avancer la date d'échéance sans affecter la planification récurrente.
Par exemple, une tâche se répète le 15 de chaque mois. En octobre, vous changez la date d'échéance au 10 octobre. L'instance suivante de la tâche sera due le 15 novembre.
Définir une date d'échéance ultérieure
Lorsque vous reportez la date d'échéance à une date égale ou postérieure à celle de l'instance suivante, la planification récurrente est mise à jour en conséquence.
Par exemple, une tâche se répète le 15 de chaque mois. En octobre, vous changez la date d'échéance au 20 novembre. L'instance suivante de la tâche sera due le 20 décembre.
Vous pouvez avancer une tâche jusqu'à la veille de la prochaine récurrence sans affecter la planification récurrente.
Tâches récurrentes ignorées
Avancer la date d'échéance d'une tâche récurrente peut donner l'impression qu'une instance a été sautée.
Par exemple :
Une tâche a pour date d'échéance le premier jeudi de juillet. Vous ajoutez une planification récurrente à la tâche pour qu'elle se répète le premier jeudi de chaque mois.
L'instance suivante de la tâche est due le premier jeudi d'août.
Pour l'instance d'août de la tâche récurrente, vous changez manuellement la date d'échéance pour la ramener au premier jeudi de juillet.
L'instance suivante de la tâche récurrente sera le premier jeudi de septembre.
La modification de la date d'échéance de l'instance d'août n'a pas eu d'impact sur la planification récurrente globale.
Si vos tâches récurrentes semblent avoir sauté une récurrence, arrêtez la récurrence de la tâche et reconfigurez-la.
Supprimer les dates d'échéance
Supprimer la date d'échéance de l'instance actuelle d'une tâche récurrente met à jour toutes les instances futures pour qu'elles se répètent à la date actuelle.
Par exemple, vous supprimez la date d'échéance de l'instance actuelle de la tâche récurrente le 10 juin sans cliquer sur Ne pas répéter. L'instance suivante sera due le 10 juillet.
Recalculer les dates des sous-tâches
Lorsque vous créez de nouvelles tâches dans le cadre d'une planification récurrente, vous pouvez choisir de recalculer les dates de début et d'échéance des sous-tâches.
Lorsqu'une tâche parente n'a pas de dates de début ou d'échéance définies, les sous-tâches conservent leurs dates existantes pour toutes les instances futures.
Le tableau suivant présente une tâche récurrente hebdomadaire et ses sous-tâches dont les dates d'échéance sont recalculées :
| Tâche | Date d'échéance de la première instance | Date d'échéance de la deuxième instance |
| Tâche parente | 10 juillet | 17 juillet |
| Sous-tâche 1 | 11 juillet | 18 juillet |
| Sous-tâche 2 | 15 juillet | 22 juillet |
Arrêter la récurrence d'une tâche
Pour arrêter la récurrence d'une tâche :
- Ouvrez la tâche récurrente.
- Cliquez sur la date d'échéance.
- Dans le coin inférieur gauche du sélecteur de date, cliquez sur Se répète.
- Sélectionnez Ne pas répéter.
Tâches récurrentes et Automatisations
Les tâches récurrentes créées à partir de modèles de tâches ne peuvent pas servir de déclencheur d'Automatisation. Cela signifie que lorsque vous créez une Automatisation avec le Déclencheur Tâche créée et l'Action Appliquer un modèle, vous ne pouvez pas déclencher l'Automatisation depuis des tâches créées via les paramètres de récurrence.
Tâches récurrentes et Relations personnalisées
Vous pouvez utiliser des Relations personnalisées avec des tâches récurrentes.
L'option Tâches d'une Liste spécifique n'est pas prise en charge pour les tâches récurrentes. Lorsqu'une tâche se répète, les relations de type Tâches d'une Liste spécifique ne sont pas reportées sur la nouvelle tâche.
Vous devrez rajouter les tâches liées après la création de la nouvelle tâche.